Benutzerhandbuch für WebMail Februar 2016
Inhaltsverzeichnis 1 Beschreibung 3 2 Sicherheit 3 3 Funktionen 3 3.1 Eröffnungsbestätigung 3 3.2 Erstmalige Anmeldung 3 3.3 Standard Anmeldung 5 3.4 Übersichtsseite 5 3.5 Nachrichten senden 6 3.6 Nachrichten empfangen 7 3.7 Nachrichten endgültig löschen 9 3.8 Benutzer 10 3.9 Passwort ändern 10 3.10 Neues Passwort anfordern 11 4 Administration 11 4.1 WebMail Zugang kündigen 11 4.2 Persönliche Kontaktdaten ändern 11 5 Support und Hilfe 11 2/11
1 Beschreibung WebMail ist ein verschlüsselter E-Mail-Service der. Dieser ermöglicht nach heutigem Stand der Technik eine sichere elektronische Kommunikation zwischen Ihnen (nachfolgend Benutzer genannt) und Ihrer Ansprechperson bei der (nachfolgend Kontaktperson genannt). WebMail eignet sich nicht für Zahlungs-, Handels-, und andere zeitkritische Aufträge, da eine zeitgerechte Verarbeitung nicht gewährleistet werden kann. Dafür empfehlen wir unser ebanking oder ebanking Mobile. 2 Sicherheit Die Mitteilung mittels WebMail und die Anhänge zur Mitteilung haben nach heutigen technischen Sicherheitsstandards einen hohen Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Dritte. Einzig die automatische Benachrichtigung an Ihre persönliche E-Mail-Adresse bei Eingang einer neuen Mitteilung in Ihrem WebMail Konto wird unverschlüsselt via Internet übermittelt. Der Einsatz einer Firewall und eines regelmässig aktualisierten Virenscanners wird empfohlen. 3 Funktionen 3.1 Eröffnungsbestätigung Nach der Eröffnung Ihres WebMail-Accounts wird Ihnen eine unverschlüsselte E-Mail mit folgendem Inhalt zugestellt: Sehr geehrte WebMail-Benutzerin Sehr geehrter WebMail-Benutzer Für die elektronische Kommunikation mit der haben wir für Sie einen neuen WebMail- Account eröffnet. Das Passwort wird Ihnen per Post oder Telefon mitgeteilt. Freundliche Grüsse Ihr WebMail Support 3.2 Erstmalige Anmeldung Das Initial-Passwort erhalten Sie von der per Post oder per Telefon mitgeteilt und Sie können sich dann bei WebMail anmelden. Gehen Sie dazu auf die Homepage der, anschliessend auf den Reiter Private oder den Reiter Unternehmen, wählen Sie efinance, danach WebMail und Leistungsumfang aus, wo Sie den Link zum Login WebMail Service finden. Die sich öffnende Internetseite ist das Login für WebMail: 3/11
Hinweis Damit Sie das nächste Mal direkt zur Login-Seite des WebMail Services gelangen, können Sie die entsprechende Internet-Adresse in die Favoriten Liste Ihres Internetbrowsers aufnehmen. Bitte konsultieren Sie dazu die entsprechende Benutzeranleitung Ihres Internet Browsers. Für die Anmeldung füllen Sie die Eingabefelder wie folgt aus: Benutzer ID Passwort Geben Sie die E-Mail Adresse ein, unter welcher Sie die Eröffnungsbestätigung erhalten haben. Geben Sie das erhaltene Initial-Passwort ein. Klicken Sie anschliessend auf das Feld Einloggen und Sie gelangen auf die folgende Seite zum Setzen Ihres persönlichen Passwortes: Benutzer ID Vorname und Nachname Neues Passwort Passwort bestätigen Sprache Senden Abbrechen Der Login-Name wird automatisch gesetzt und entspricht Ihrer E-Mail-Adresse. Vorname und Nachname eingeben. Neues persönliches Passwort setzen. Dabei sind folgende Vorgaben zu beachten: mindestens 8 Zeichen mindestens 1 Grossbuchstabe mindestens 1 Zahl folgende Sonderzeichen sind zulässig: -._+/=?$ Neues Passwort nochmals eingeben. Benutzer-Sprache Deutsch oder Englisch wählen. Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, dann klicken Sie auf das Feld Senden und Sie gelangen wieder auf die Anmelde-Seite des WebMail Service. Wenn Sie sich doch nicht anmelden möchten, dann klicken Sie auf das Feld Abbrechen. Die Anmeldung wird abgebrochen und die Anmelde-Seite wird geschlossen. Sie können die Anmeldung später durchführen. 4/11
3.3 Standard Anmeldung Die Standard Anmeldung besteht aus dem Aufruf der Anmelde-Seite WebMail und die Eingabe Ihrer Benutzer ID sowie Ihrem persönlichen Passwort. Danach gelangen Sie direkt zur Übersichtsseite. 3.4 Übersichtsseite Die Übersichtsseite von WebMail sieht wie folgt aus: Auf der linken Seite der Übersichtsseite werden folgende aufrufbare Funktionen angezeigt: Übersicht Neue Nachricht Posteingang Entwürfe Gesendete Nachrichten Gelöschte Nachrichten Einstellungen In der Übersichtsseite werden die Anzahl und Grösse aller E-Mails in den entsprechenden Ordnern sowie das Total aller E-Mails und neuer Nachrichten angezeigt. In grüner Farbe wird die aktuelle Grösse bzw. der verwendete Speicherplatz aller in Ihrem WebMail Account gespeicherten E-Mails und die maximal zulässige Grösse Ihres Webmail Accounts angegeben. Seite zur Erfassung einer Nachricht an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter der. Anzeige des Ordners Posteingang, in welchem die empfangenen E-Mails gespeichert sind. Anzeige des Ordners Entwürfe, in welchem der von Ihnen verfassten, aber noch nicht abgeschickten E-Mails gespeichert sind. Anzeige des Ordners Gesendete Nachrichten, in welchem sich alle von Ihnen verschickten E-Mails befinden, sofern Sie die Einstellung Gesendete Nachrichten speichern ausgewählt haben, siehe Funktion Einstellungen. Anzeige des Ordners Gelöschte Nachrichten, in welchem sich alle aus den Ordnern Posteingang, Gesendete Nachrichten und Entwürfe gelöschten Nachrichten befinden. Die E-Mails in diesem Ordner können Sie definitiv und unwiderruflich löschen, um verwendeten Speicherplatz frei zu machen. Wenn Sie auf diese Funktion klicken, öffnet sich ein Untermenü mit den Funktionen Benutzer und Passwort ändern. Hier können Sie Ihre Benutzerangaben und -einstellungen anpassen resp. Ihr Passwort neu setzen. 5/11
3.5 Nachrichten senden Klicken Sie links auf die Funktion Neue Nachricht und rechts wird die Maske zur Erfassung einer neuen Nachricht angezeigt: An Betreff Priorität Nachricht Anlagen E-Mail-Adresse Ihrer Kontaktperson bei der eingeben. Fügen Sie das Thema bzw. den Betreff Ihrer E-Mail ein. Hier können Sie die Dringlichkeit der Nachricht wählen. Standardmässig ist diese auf Normal eingestellt. Geben Sie Ihre Nachricht bzw. Ihren Text ein. Für die Bearbeitung des Textes stehen verschiedene Optionen und Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Alle Optionen sind als Symbole in der Menüleiste aufgeführt. Die Erklärungen zu den Symbolen werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Symbole fahren. Um eine Datei mit der Nachricht zu schicken gehen Sie folgt vor: 1. Klicken Sie auf das Feld Anlagen und es wird das zusätzliche Fenster Anlagen hinzufügen angezeigt. 2. Klicken Sie auf das Feld Durchsuchen und wählen Sie die entsprechende Datei aus. Klicken Sie auf das Feld Anlagen und die Datei wird an die Nachricht angehängt. 3. Wenn weitere Dateien angehängt werden sollen, dann den Schritt 2 wiederholen. 4. Durch Klicken auf das Feld Schliessen wird der Vorgang abgeschlossen und das zusätzliche Fenster geschlossen. 6/11
Nachricht senden Zum Senden der E-Mail klicken Sie auf das Feld Nachricht senden. Speichern Wenn Sie das E-Mail nicht sofort verschicken sondern als einen Entwurf speichern wollen, dann klicken Sie auf das Feld Speichern. Das E-Mail wird in den Ordner Entwürfe gespeichert. Sobald die Nachricht gesendet wurde, wird Ihnen die folgende Information angezeigt: Die mit Klicken des Feldes Speichern in den Ordner Entwürfe gespeicherten E-Mails können mit Aufruf der Funktion Entwürfe angezeigt werden: Hinweis Um ein E-Mail fertig zu stellen, müssen Sie in der Liste auf den Betreff klicken und es wird die gespeicherte E-Mail angezeigt. 3.6 Nachrichten empfangen Sobald Sie eine E-Mail in WebMail empfangen haben, wird Ihnen automatisch an Ihre private E-Mail-Adresse eine Benachrichtigung mit folgendem Inhalt geschickt. Sehr geehrte WebMail-Benutzerin Sehr geehrter WebMail-Benutzer Die hat in Ihrem WebMail-Account eine neue Nachricht hinterlegt. Bitte loggen Sie sich dort ein. Freundliche Grüsse Ihr WebMail Support 7/11
Hinweis Bitte prüfen Sie auch ohne eine solche Nachricht regelmässig in Ihrem WebMail-Account, ob darin Nachrichten für Sie vorhanden sind. Klicken Sie auf die Funktion Posteingang, und es werden alle empfangenen, im Ordner Posteingang gespeicherten E-Mails angezeigt: Die von Ihnen noch nicht gelesenen E-Mails sind an dem geschlossenen Briefumschlag sowie die Anhängean der Briefklammer erkennbar Hinweis Um ein E-Mail anzuzeigen, müssen Sie in der Liste auf den Betreff klicken. 8/11
Hinweis Ein allfälliger Anhang wird am Ende der E-Mail als Link zum Öffnen des Anhangs angezeigt. Antworten Löschen Druckversion Vorherige Nachricht / Nächste Nachricht Wenn Sie auf das angezeigte E-Mail dem Absender antworten möchten, dann klicken Sie auf das Feld Antworten. Das E-Mail wird in den Ordner Gelöschte Nachrichten verschoben. Das E-Mail wird in einem zweiten Fenster oder Reiter in einer mittels Druckfunktion des Browsers druckbaren Version angezeigt. Mittels Klicken auf die Funktionen Vorherige Nachricht resp. Nächste Nachricht können Sie alle im Ordner Posteingang gespeicherten E-Mails eine nach der anderen lesen. 3.7 Nachrichten endgültig löschen Um die Ordner Posteingang, Entwürfe oder Gesendete Nachrichten effizient von nicht mehr benötigten E-Mails zu bereinigen, klicken Sie in der hellblau hervorgehobenen Kopfzeile auf den Auswahlkasten, damit werden alle E-Mail im betreffenden Ordner ausgewählt: Anschliessend klicken Sie auf das Feld Löschen, und alle ausgewählten E-Mails werden in den Ordner Gelöschte Nachrichten verschoben. Rufen Sie die Funktion Gelöschte Nachrichten auf und wiederholen Sie die Auswahl aller E-Mails. Anschliessend klicken Sie das Feld Löschen, und es werden alle ausgewählten E-Mails ohne weitere Nachfrage nach Bestätigung endgültig und unwiderruflich gelöscht. Hinweis: Wenn der maximal zulässige Speicherplatz des WebMail Accounts (siehe Übersichtsseite) ausgeschöpft ist, dann können keine neuen E-Mails empfangen werden. 9/11
3.8 Benutzer Mit der Funktion Benutzer können Sie die für Ihren WebMail Zugang geltenden Einstellungen mutieren: Sprache der angezeigten Funktionen, Felder, Beschriftungen und der Online-Hilfe auswählen und bestimmen, ob die verschickten E-Mails im Ordner Gesendete Nachrichten gespeichert werden sollen: Benutzer ID Vorname und Nachname Sprache Gesendete Nachrichten speichern Speichern Ihre E-Mail-Adresse ist in diesen Einstellungen fest eingegeben und kann hier nicht geändert werden. Wenn Ihre E-Mail-Adresse ändert, melden Sie sich bitte beim ebanking Support oder bei Ihrer Ansprechperson in der Zürcher Kantonalbank. Hier können Sie Ihren Namen und Vornamen eingeben oder ändern. Wählen Sie hier die Sprache der angezeigten Funktionen, Felder, Beschriftungen und der Online-Hilfe aus. Zur Auswahl stehen Deutsch und Englisch zur Verfügung. Setzen Sie im Feld einen Haken, wenn Sie die gesendeten Nachrichten im Ordner Gesendete Nachrichten speichern möchten. Klicken Sie auf Speichern, damit die Änderungen übernommen werden. 3.9 Passwort ändern Mit der Funktion Passwort ändern können Sie ein neues Passwort für Ihren WebMail Zugang setzten: Altes Passwort Neues Passwort Passwort bestätigen Altes Passwort eingeben. Neues persönliches Passwort setzen. Dabei sind folgende Vorgaben zu beachten: mindestens 8 Zeichen mindestens 1 Grossbuchstabe mindestens 1 Zahl folgende Sonderzeichen sind zulässig: -._+/=?$ Neues Passwort nochmals eingeben. 10/11
3.10 Neues Passwort anfordern Bei Passwortverlust können Sie entweder ein neues Passwort beim ebanking Support resp. Ihrer Kontaktperson bei der anfordern, das Ihnen telefonisch oder per Post mitgeteilt wird. Sie können auch ein neues Passwort via der Anmelde-Seite WebMail anfordern. Dazu klicken Sie auf den unter Passwort vergessen? hinterlegten Link, und es wird das zusätzliche Fenster Passwort anfordern angezeigt: Ihre E-Mail Adresse Anfordern Abbrechen Geben Sie Ihre E-Mail Adresse ein. Ihr Passwort wird zurückgesetzt. Das neue Einmal-Passwort wird Ihnen per Post zugestellt. Sobald Sie das neue Einmal-Passwort eingegeben haben, gehen Sie bitte in die Einstellungen zu Passwort ändern, und setzen Sie ein neues Passwort. Die Passwortanforderung wird abgebrochen und das Zusatzfenster schliesst sich. 4 Administration 4.1 WebMail Zugang kündigen Falls Sie Ihren WebMail-Zugang kündigen möchten, wenden Sie sich an Ihre Kontaktperson bei der Zürcher Kantonalbank. 4.2 Persönliche Kontaktdaten ändern Wenden Sie sich an Ihre Kontaktperson bei der, wenn sich Ihre Kontaktdaten, z.b. Ihre E-Mail Adresse, geändert haben. 5 Support und Hilfe Falls Sie Fragen zum Service oder ein Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Kontaktperson bei der Zürcher Kantonalbank. Bei technischen Fragen rufen Sie bitte den ebanking Support an unter: Telefon 0844 840 140 Supportzeiten Montag bis Freitag 08.00-17.30 Uhr 11/11