BMW Onboarding Portal Aufbau und Funktionen im Überblick
INHALTSVERZEICHNIS 1 EINLEITUNG... 3 1.1 Die Registrierung... 3 1.1.1 Partnerstammdaten... 5 1.1.2 Ansprechpartner... 9 1.1.3 Downloads... 10 1.2 Der Administrationsbereich... 10 1.2.1 Unternehmensdaten bearbeiten... 11 1.2.2 Admin Benutzer... 12 1.2.3 ebox Benutzer Verwaltung... 12 1.2.4 E-Mail Accounts E-Mail Benachrichtigung... 15 1.2.5 Downloads & Ansprechpartner... 15 1.2.6 Kennwort ändern... 16 Version 1.1 2
1 EINLEITUNG Das Onboarding-Portal bietet die Möglichkeit, alle im Rahmen der Umstellung auf den elektronischen Belegaustausch enthaltenen Arbeitsschritte zentralisiert und übersichtlich vorzunehmen. Es ist unterteilt in zwei Bereiche: Die eigentliche Registrierung für die Umstellung auf den elektronischen Belegaustausch und den Administrationsbereich nach erfolgter Registrierung. In diesem können Anpassungen der Kontakt- und Geschäftsdaten vorgenommen sowie die Zugänge zum ebox Partner Archiv verwaltet werden. Im Folgenden werden die einzelnen Funktionen des Onboarding-Portals beschrieben und deren Anwendung erläutert 1.1 Die Registrierung Wird ein Zeichnungsberechtigter von BMW für die Registrierung zur Umstellung auf den elektronischen Belegaustausch für den Geschäftspartner angelegt, erhält dieser eine entsprechende Einladung via E-Mail. In dieser wird der Zeichnungsberechtigte aufgefordert, innerhalb der kommenden sieben Werktage die Registrierung im Onboarding Portal vorzunehmen. Der Versand des Kennwortes erfolgt in einer separaten E-Mail. Die in der Einladung angegebene URL führt auf die Startseite des Geschäftspartnerbereiches: https://www.bip.de/bmw-esign-ev Version 1.1 3
Über die im Kopfbereich dargestellten Landesflaggen erfolgt die Sprachauswahl: Für die Registrierung ist zuvor die Anmeldung mit den persönlichen Zugangsdaten erforderlich. Diese erfolgt über die entsprechende Maske, welche sich nach einem einfachen Klick auf das Feld öffnet. Sollte der Geschäftspartner das Kennwort vergessen haben, so kann über die Funktion unter Angabe des Benutzernamens und der E-Mail-Adresse ein neues Kennwort beantragt werden. Version 1.1 4
Nach erfolgreicher Anmeldung wird der Geschäftspartner auf die Registrierungsseite geführt. Im Kopfbereich der Registrierungsseite wird die Umstellung auf den elektronischen Belegaustausch inhaltlich erläutert und die einzuhaltenden Schritte übersichtlich dargestellt. Außerdem werden die im Anschluss an die erfolgreiche Registrierung an den Geschäftspartner versendeten Informationen und Bestätigungen aufgelistet. Die unter dem Kopfbereich befindlichen Reiter Partnerstammdaten, Ansprechpartner und Downloads bieten die Möglichkeit, den jeweils gewünschten Bereich auszuwählen. Unter erfolgt die eigentliche Registrierung. Unter können die in Bezug auf den elektronischen Belegaustausch relevante Kontaktdaten eingesehen werden. Unter lassen sich alle in Bezug auf den elektronischen Belegaustausch relevanten Dokumente einsehen und herunterladen. 1.1.1 Partnerstammdaten In den Partnerstammdaten sind die Unternehmensdaten, die Kontaktdaten des Zeichnungsberechtigten und der für die per E-Mail versendeten Rechnungsbelege hinterlegte Empfänger enthalten. Bei Einladung des Geschäftspartners durch den Kunden sind ggf. bereits Felder vorausgefüllt. Alle weiteren Angaben werden vom Geschäftspartner ergänzt, wobei die Pflichtfelder mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet sind Version 1.1 5
Im Fußbereich der Registrierungsseite erfolgen die Bestätigung der SAP Deutschland SE & Co. KG Nutzungsbedingungen sowie die Einverständniserklärung hinsichtlich der Umstellung auf den elektronischen Belegaustausch. Nachdem alle Pflichtfelder in den Partnerstammdaten ausgefüllt sowie Bestätigung und Einverständnis mit dem erforderlichen Haken versehen wurden, wird über das Feld die Registrierung abgeschlossen. Nach der erfolgreich abgeschlossenen Registrierung erhält der Geschäftspartner drei automatisch generierte E-Mails mit den folgenden Inhalten: Die Registrierungsbestätigung Absender: Empfänger: bmwgroup.erollout@crossgate.com, Die E-Mail Adresse des Geschäftspartners, der die Registrierung vorgenommen hat Version 1.1 6
Die Zugangsdaten zum ebox Partner Archiv, wobei der Versand des Kennwortes in einer separaten E- Mail erfolgt Absender: Empfänger: Die E-Mail Adresse des Geschäftspartners, der die Registrierung durchgeführt hat Die E-Mail Adresse des Zeichnungsberechtigten Der Benutzername für das ebox Partner Archiv setzt sich aus BMW-Partner-Nr._Nachname zusammen. Das Kennwort wird vom System automatisch generiert. Es setzt sich aus acht Zeichen zusammen, welche mindestens einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben sowie eine Zahl enthalten müssen. Version 1.1 7
Nachdem die Registrierung über das Feld folgende Maske: abgeschlossen wurde, erscheint im Portal die Ein Klick auf das Feld führt den Geschäftspartner in dessen Administrationsbereich. Version 1.1 8
1.1.2 Ansprechpartner Unter diesem Reiter können alle in Bezug auf den elektronischen Belegversand relevanten Kontaktdaten eingesehen werden. Version 1.1 9
1.1.3 Downloads Hier können alle in Bezug auf den elektronischen Belegversand relevanten Dokumente eingesehen werden. 1.2 Der Administrationsbereich Der Administrationsbereich ist unter der gleichen URL erreichbar wie der Registrierungsbereich: https://www.bip.de/bmw-esign-ev/ Der Administrationsbereich ermöglicht die Bearbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Unternehmens- und Kontaktdaten, die Verwaltung der Benutzer für das ebox Partner Archiv und bietet die Möglichkeit, das Kennwort für den Zugang zum Administrationsbereich zu ändern. Des Weiteren können hier die in Bezug auf den elektronischen Belegversand relevanten Dokumente und Kontaktdaten eingesehen werden. Der Zeichnungsberechtigte kann als einziger einen weiteren Administrator anlegen, der die Verwaltung der Benutzer für das ebox Partner Archiv im Auftrag des Zeichnungsberechtigten übernehmen kann. Version 1.1 10
1.2.1 Unternehmensdaten bearbeiten Hier können die Unternehmensdaten eingesehen und vom Zeichnungsberechtigten bearbeitet werden. Version 1.1 11
1.2.2 Admin Benutzer Diese Funktion erlaubt die Anlage eines weiteren Administrators durch den Zeichnungsberechtigten. Dieser weitere Administrator verfügt über Sichtrechte im gesamten Administrationsbereich und kann die Verwaltung der Benutzer für das ebox Partner Archiv im Auftrag des Zeichnungsberechtigten übernehmen. 1.2.3 ebox Benutzer Verwaltung Dieser Bereich ermöglicht die Verwaltung der Zugänge zum ebox Partner Archiv. Hierüber erfolgt das Ändern, Entsperren und Löschen bestehender Benutzer sowie das Anlegen neuer Benutzer. Mit der Option lässt sich bei einem bestehenden Benutzer mittels Hinterlegung einer neuen E-Mail Adresse der Empfänger der Rechnungsbelege ändern. Ebenso können Vor- und Nachname modifiziert sowie ein neues Kennwort für den Zugang zum ebox Partner Archiv vergeben werden. Version 1.1 12
Die Option erlaubt die Reaktivierung eines gesperrten Zugangs zum ebox Partner Archiv. Dies kann bei mehrmaliger Eingabe falscher Benutzerdaten erforderlich sein. Nach erfolgreich durchgeführter Entsperrung gibt das System eine entsprechende Meldung aus. Das Kennwort bleibt hierbei unverändert. Die Option erlaubt das dauerhafte Entfernen eines bestehenden Benutzers für das ebox Partner Archiv. Vor Umsetzung dieser Anweisung vergewissert sich das System, ob dies tatsächlich die gewünschte Aktion ist. Version 1.1 13
Die Option ermöglicht die Anlage eines weiteren Benutzers für das ebox Partner Archiv für das Unternehmen des jeweiligen Geschäftspartners. Dieser erhält die Zugangsdaten zum ebox Partner Archiv im Anschluss an die erfolgreich vorgenommene Anlage des Benutzers via E-Mail. Version 1.1 14
1.2.4 E-Mail Accounts E-Mail Benachrichtigung Hier haben der Zeichnungsberechtigte sowie der Administrator die Möglichkeit, bis zu fünf E-Mail Empfänger für die unterschiedlichen Rechnungssteller / Prozesse zu hinterlegen. 1.2.5 Downloads & Ansprechpartner Hier finden Sie alle relevanten Dokumente und Kontakte in Bezug auf den elektronischen Belegversand, welche auch bereits bei der Registrierung unter dem jeweiligen Reiter eingesehen werden konnten (siehe 3.1.2 Ansprechpartner und 3.1.3 Downloads). Version 1.1 15
1.2.6 Kennwort ändern Hier kann das Kennwort für den Zugang zum Administrationsbereich geändert werden. Version 1.1 16
Nach erfolgreicher Änderung des Kennwortes gibt das System eine entsprechende Meldung aus. Eine Bestätigung via E-Mail erfolgt nicht. Version 1.1 17
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