Kassenführung Vorgaben, Gefahren und Neuerungen

Kassenführung Vorgaben, Gefahren und Neuerungen Inhaltsverzeichnis 1. Gesetzliche Regelungen - Steuerrechtliche Grundlagen und wichtige Verwaltungsvorschriften 2. Einzelaufzeichnungspflicht 3. Kassenbericht 4. Kassenbuch 1. - Form des Kassenbuchs 5. Kassenführung: Mittel zur Erfassung - Kassenführung mit Kassenberichten (offene Ladenkasse) - Kassenführung mit EDV-Registrierkassen / PC-Kassensysteme 6. Erkennbarkeit und Veränderungen - Speicherung 7. Aufbewahrung und Vorlage der Aufzeichnungen 8. Keine Einnahmen an der Buchführung vorbei 9. Was hinsichtlich Tagesendsummenbons zu beachten ist 10. Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuchs 11. Kassennachschau - Datenzugriffsrecht - Folgen bei fehlerhafter Kassenführung 12. Neuregelungen ab dem 01.01.2020 13. Fazit 14. Muster-Kassenbuch 15. Muster-Zählprotokoll 16. Muster-Kassenbericht Eschenstraße 1 Postfach 1457 www.schladitz-spies.de Eschenstraße 51702 Bergneustadt 1 Postfach 51692 Bergneustadt 1457 www.schladitz-spies.de www.steuerstrafrechtsschutz.de Tel. (02261) 9474-0 Fax (02261) 9474-79 kanzlei@schladitz-spies.de

1. Gesetzliche Regelungen Seit dem 01.01.2017 stellt der Gesetzgeber an die Kassenführung mit elektronischen Kassen neue Anforderungen. Insbesondere müssen die Tagesendsummen und alle Einzelbewegungen (Einzelbons) täglich aufgezeichnet und in maschinell auswertbarer Form für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) archiviert werden. Steuerrechtliche Grundlagen und wichtige Verwaltungsvorschriften Den rechtlichen Rahmen bilden die folgenden Vorschriften oder BMF-Schreiben: - Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnung, 145 AO - Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnung, 146 AO - Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme; Verordnungsermächtigung, 146a AO - Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, 147 AO - BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (2. Kassenrichtlinie), BMF-Schreiben vom 26.11.2010 IV A 4 - S 0316/08/10004-07 - BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (GoBD), 2. Einzelaufzeichnungspflicht Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen einzeln aufzuzeichnen. Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht ergibt sich aus den umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften in 22 Abs. 2 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz. Er gilt nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz ermitteln (sog. Einnahmen-Überschuss- Rechner). Bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall sind aufzuzeichnen: - Name, Firma, Anschrift des Verkäufers - Name, Firma, Anschrift des Käufers - Inhalt des Geschäfts (Lieferung oder sonstige [Dienst-]Leistung) - Gegenleistung/(Bar-)Zahlungsbetrag In den folgenden Branchen sind die Einnahmen in jedem Fall bei der Kassenführung einzeln aufzuzeichnen: - Hotel- und Beherbergungsgewerbe. Hier kommt es wegen der Meldepflicht gerade darauf an, dass die Gäste identifiziert werden können. - Autoreparaturwerkstätten. Garantie- und Nachbesserungspflichten erfordern, dass die Reparaturen nach Zeitpunkt, Umfang, Inhalt und Kunden erfasst werden müssen. - Restaurants und Gaststätten. Hier sind die Vertragspartner für Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen namentlich bekannt. - Freiberufler und Handwerker. Hier sind die Mandanten und Kunden in jedem Fall bekannt. - Taxigewerbe. Einnahmen aus einzelnen Taxifahrten. Ausnahmen von der Einzelaufzeichnung bei der Kassenführung: Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung entfällt aus Zumutbarkeitsgründen nur bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Aus der Formulierung ergibt sich, dass diese Ausnahmeregelung nur den Verkauf von Waren, nicht dagegen die Erbringung von Dienstleistungen gegen Barzahlung betrifft. Für Dienstleister, wie z. B. Friseure, Imbisse, Eisdielen (Bereitstellen von Sitzmöglichkeiten = Dienstleistungen) gilt dagegen die Pflicht zur Einzelaufzeichnung uneingeschränkt. Es ist streitig, ob die Zumutbarkeitsregelung nur bei der Nutzung einer offenen Ladenkasse anwendbar ist oder auch für elektronische-kassensysteme gilt. Es ist nicht eindeutig geregelt, ob für die 2

Aufzeichnungspflicht neben dem Inhalt des Geschäftsvorfalls der Name des Kunden zu erfassen ist. Grundsätzlich ist dies der Fall, allerdings lassen es die GoBD zu, branchenspezifische Zumutbarkeitsgesichtspunkte zu berücksichtigen. 3. Kassenbericht Der Kassenbericht wird täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt. Die Tageseinnahmen sind dabei retrograd zu ermitteln. Vor dem Schreiben des Kassenberichtes ist es notwendig, den gesamte Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld, welches sich in der Geldkassette befindet, zu zählen. Dies wird am einfachsten mit einem Zählprotokoll nachgewiesen. Durch das Nachzählen wird der Tagesendbestand ermittelt. Die Differenz zum Tagesanfangsbestand ergibt dann die Betriebseinnahmen, wobei dieser Betrag noch um die Einlagen, Entnahmen und Ausgaben zu korrigieren ist. Die Entnahmen, Einlagen (einschl. Herkunftsnachweis) und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in dieser Weise erstellter Kassenbericht mit fortlaufender Nummer ist zulässig und ordnungsgemäß. Das Ermitteln der Tageskasseneinnahmen mit Hilfe des Kassenberichts ist aber nur dann zulässig, wenn keine Einzelaufzeichnungspflicht besteht. 4. Kassenbuch Das Kassenbuch (= Grundbuch) dient der buchmäßigen Darstellung und Erfassung des gesamten Bargeldverkehrs einschließlich der Bestände. Es erfüllt bei buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen die Grundbuchfunktion. Form des Kassenbuchs: Ein Kassenbuch kann wie folgt geführt werden: - handschriftlich als gebundenes Kassenbuch in Buchform - als Loseblattsammlung in Form aneinandergereihter, retrograd aufgebauter Kassenberichte. Die Vollzähligkeit ist dann anhand der Datumsfolge und des Übertrags der Endbestände auf den jeweils folgenden Tag zu überprüfen. - mithilfe spezieller Kassenbuch -Software (mit täglicher Festschreibung der Daten, sodass diese unveränderbar sind). 5. Kassenführung: Mittel zur Erfassung Kassenführung mit Kassenberichten (offene Ladenkasse) Es ist ab 2017 nach wie vor möglich eine offene Ladenkasse zu führen. In diesem Fall ist es nicht verpflichtend sich ab dem 01.01.2017 eine Registrier-Kasse anzuschaffen, die den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entspricht. Die Finanzverwaltung stellt an diese Form der Kassenführung besondere Anforderungen, vor allem im Hinblick auf das Prüffeld Einnahme- Vollständigkeit. Das Zählprotokoll dient als weiterer Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Der Kassenbestand wird so tatsächlich täglich durch eine materielle Bestandsaufnahme aufgenommen. Wenn Zählprotokolle fehlen, kann dies in der Regel für sich allein kein Anlass für eine Hinzuschätzung sein. Das Zählprotokoll sollte nach Auszählung auch von der Person unterschrieben werden, die die Zählung durchgeführt hat. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig. 3

Von einer "offenen Ladenkasse" wird gesprochen, wenn bei der Kassenführung die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine elektronische Kasse, sondern in z. B. einer Geldkassette oder Schublade, gesammelt werden. Auch bei der offenen Ladenkasse gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht. Bei den offenen Ladenkassen kann ein sog. Kassenbericht geführt werden, wenn die Kasse im Mittelpunkt der geschäftlichen Betätigung steht - also hauptsächlich Bargeschäfte getätigt werden. Kassenberichte dienen in erster Linie der rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen. Kassenführung mit EDV-Registrierkassen / PC-Kassensysteme Die Kassensysteme dienen zur Erfassung und Abrechnung der Geschäftsvorfälle mit dem Endkunden bzw. in der Gastronomie mit dem Gast. Die artikelgenaue Erfassung (=Einzeldatenspeicherung) erfolgt z. B. über externe Tastaturen, Touchscreens, Scanner oder mobile Erfassungsgeräte. Die Einzeldaten werden abgelegt in Datenbanktabellen. 6. Erkennbarkeit von Veränderungen Unabhängig davon, welches Kassensystem Sie verwenden, gilt: Änderungen, die nach der Buchung vorgenommen werden, müssen feststellbar sein. Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Werden Eintragungen geändert, muss der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben, erkennbar sein, ob die Veränderungen ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Nur dann sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erfüllt. Bei einer EDV-Buchführung müssen Sicherungen oder Sperren eingebaut sein, die nicht erkennbare Änderungen oder Löschungen verhindern. Über die Änderungen müssen Protokolle gefertigt werden mit Angabe des Datums der Änderungen. Nach den GoBD müssen die Kassensysteme folgende Anforderungen erfüllen: - Belegfunktion: D. h Dokumentation des Geschäftsvorfalls oder des maßgeblichen Rechnungsinhaltes: Wer hat wann was gekauft und wie bezahlt? - Grundbuchfunktion: D. h. unveränderbare Speicherung (Festschreibung) mit Erfassungsdatum und Uhrzeit der Erfassung (Systemzeit). - Journalfunktion: D. h. vollständige, zeitliche geordnete und formal richtige Speicherung und Aufbewahrung, die nicht geändert oder gelöscht werden kann. Speicherung - die eingerichteten Artikel mit den entsprechenden Preisen, Bezeichnungen, erforderlichen Steuersätzen (z. B. 7 % und 19%), Zuordnungen zu einzelnen Waren- und/oder Hauptgruppen; - die eingerichteten Waren- und/oder Hauptgruppen; - die eingerichteten Bediener mit den entsprechenden Berechtigungen (z. B. ob ein Bediener Storni durchführen oder Berichte abrufen darf); - die Anzahl der Kunden; - die Anzahl der Bonierungen; - die Anzahl der Geldladenöffnungen ohne Bonierung ( nur Lade ); - die Summen der bonierten Artikel und/oder Warengruppen; - die Summen der abkassierten und in Rechnung gestellten Beträge unterteilt nach Zahlungswegen; - die Umsätze unterteilt nach Steuersätzen; - die Summe der Stornierungen (außer den Sofortstorni werden in der Regel alle Storni auf Berichten dokumentiert, d. h. Nachstorno, Managerstorno, Warenrücknahme, Retouren, etc.); 4

- Berichtseinstellungen, wie z.b. die fortlaufende Z-Nummer, auf den Tages- und/oder Monatsberichten; - den/die Grand Total (GT)-Speicher: Dieser Speicher beinhaltet die Summe der aufgelaufenen Umsätze. Dieser Speicher ist in fast jeder Kasse vorhanden, wird aber nicht immer aktiviert. Hinzu kommt, dass manchmal auch der Ausdruck eines eingerichteten GT-Speicher verhindert wird. 7. Aufbewahrung und Vorlage der Aufzeichnungen Geschäfte mit wechselnden Kunden: Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Zahlungen in bar oder mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift oder EC-Karte mit Geheimnummer geleistet. Alle im Rahmen dieser Geschäfte angefallenen Belege und Aufzeichnungen müssen i. d. R. 10 Jahre aufbewahrt werden. Aufbewahrung von Kassenbüchern oder Kassenberichte: Alle Kassenbücher oder Kassenberichte müssen aufbewahrt werden; Zählprotokolle sollten ebenfalls aufbewahrt werden. Aufbewahrung von Finanzberichten u. ä.: Alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons, alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen und sonstige Belege müssen aufbewahrt werden. Aufbewahrung von Notizzetteln: Ein in der Praxis umstrittenes Thema, das meist bei Betriebsprüfungen auf den Tisch kommt, ist die Aufbewahrungspflicht von Notizzetteln über Kasseneinnahmen, wenn deren Ergebnisse noch am gleichen Tag in das Kassenbuch eingetragen werden. Werden Kassenmängel bei einer Außenprüfung aufgedeckt, ist es in jedem Fall hilfreich, wenn Sie die Notizen aufbewahrt haben und anhand dieser Notizen aufzeigen können, wie die Tageseinnahmen ermittelt wurden. Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften: Werden Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, müssen die hierüber gefertigten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch nicht möglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Dem Unternehmen obliegt der Nachweis, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden. Dies gilt auch bei einem Wechsel des Kassensystems. Auch hier sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten des Altsystems zu sichern. Aufbewahrung von Bedienungsanleitung u. ä. Für jede Kasse ist auch die betreffende Bedienungsanleitung aufzubewahren. Diese geben nämlich über die technischen Voraussetzungen der Datenerfassung und deren Möglichkeiten der Änderung Auskunft. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für Handbücher und Wartungsprotokolle, Programmieranleitungen, alle Programmabrufe nach jeder Änderung (Stammdatenänderungen, u. a. Artikelpreise), sowie Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-, Trainingsspeichern u. ä. Aufbewahrung von Speisekarten, Preislisten, u. ä.: Die Speisekarten, Preislisten, Terminbücher, Reservierungsbücher und ähnliches sollen Aufbewahrt werden. Aufbewahrung weiterer Unterlagen: Bei Bareinnahmen über 10.000 sind darüber hinaus die Aufzeichnungspflichten nach dem Geldwäschegesetz zu beachten. Die Identität des Geschäftspartners muss festgehalten werden. 5

8. Keine Einnahmen an der Buchführung vorbei - Vollständige Erklärung aller Betriebseinnahmen in Bargeldbetrieben - Betriebsprüfer tauschen regelmäßig ihre Erfahrungen untereinander aus. Sie ziehen vermehrt geschulte Fachleute zur Prüfung von Kassen heran und wissen in der Regel sehr genau, welche Kassen als gut manipulierbar gelten. - Die Prüfer rufen z. B. Wetterdaten ab und wissen damit ziemlich schnell, ob es realistisch ist, dass z. B. an einem sonnigen Sonntag in einer Eisdiele keine Erlöse erzielt wurden sind. 9. Was hinsichtlich Tagesendsummenbons zu beachten ist (Z-Bon) Folgende Daten muss ein Z-Bon festhalten: - Name des Unternehmens - Datum und Uhrzeit des Abrufs - Fortlaufende Z-Nummer - Zahl der erfolgten Tages- bzw. Periodenabrufe - Tagessumme - Kundenkennzahl - Zahlungswege z. B. Bar- oder Kreditkartenzahlung - Stornobuchungen - Retouren - Waren-, Hauptgruppen- oder Spartenberichte - alle weiteren Auswertungen, die im Zuge des Tagesabschlusses abgerufen und ausgedruckt wurden, z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen oder sonstige Finanzberichte 10. Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch - Der Mandant/die Mandantin muss das Kassenbuch selbst führen bzw. den Kassenbericht selbst erstellen! - Keine Buchung ohne Beleg (Dies gilt auch für Privatentnahmen und Einlagen; hier müssen Eigenbelege erstellt oder vorhandene Quittungen eingereicht werden). - Die Belege sind jährlich beginnend mit 1 durchgängig zu nummerieren. Im Kassenbuch muss jeweils die gleiche Ziffer stehen. - Die Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. - Der Kassenbestand kann nie negativ sein. - Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Geldtransit). - Privateinlagen und Entnahmen aus der Kasse sind täglich aufzuzeichnen (Es sind jeweils Eigenbelege zu erstellen!). - Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen (Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse). - Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels neuer Eintragung. - Die Tagesfolge darf nicht willkürlich sein (bspw. 16.05. > 09.05. > 17.05....). Sollte die Verarbeitung eines Tages versehentlich unterblieben sein, muss das Kassenbuch neu verfasst werden. - Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich. - Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann (Kassensturzfähigkeit). Eventuelle Differenzen müssen ausgewiesen werden. 6

- Keine hohen Kassenbestände: der Kassenbestand darf nicht beim Gastwirt sein, sondern das Geld, was nicht zur Bank gebracht wird, muss in der Kasse sein. - Kreditkarten- und EC-Karteneinnahmen sowie Schecks dürfen in einer Kasse nicht erfasst werden, da es sich nicht um Bargeld handelt. Das sind unbare Vorgänge. 11. Kassen-Nachschau Die Kassennachschau wird ab 01.01.2018 eingeführt. Bei der Kassennachschau kann die Finanzverwaltung unangekündigt die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Aufzeichnungen und Buchungen sowie das eingesetzte Kassensystem überprüfen. Vor der Kassennachschau ist es zulässig, Testkäufe ohne Vorlage eines Dienstausweises zu tätigen. Danach oder später wird sich der Prüfer ausweisen und mit der Nachschau beginnen, d. h. diese kann insbesondere ohne Ankündigung durchgeführt werden. Datenzugriffsrecht Der Finanzverwaltung steht bezüglich der digitalen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten im Rahmen einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff zu. Hier kann im Rahmen des unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriffs Einsicht am Kassensystem vorgenommen oder eine Datenträgerüberlassung verlangt werden. Für die Datenträgerüberlassung sind alle unter Einzelaufzeichnung aufgeführten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen muss also selbst dafür sorgen, dass die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur gespeichert, sondern auch exportiert und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können. Folgen bei fehlerhafter Kassenführung Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Werden digitale Unterlagen bei Bargeschäften nicht entsprechend aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel sein, der zu einer Hinzuschätzung berechtigt. Die Frage, ob und wenn ja, in welcher Höhe hinzugeschätzt werden darf, kann nicht allgemein beantwortet werden, sondern hängt vom Einzelfall ab. Beispielsweise hat das Finanzgericht Düsseldorf (26.3.2012, Az. 6 K 2749/11 K,G,U,F) in 2012 wie folgt entschieden: Führt ein Restaurant mit hohen Bareinnahmen und hohen Kassenbeständen kein Kassenbuch und erstellt es auch keine ordnungsgemäßen Kassentagesberichte, dann rechtfertigen diese formellen Buchführungsmängel eine Hinzuschätzung von 8 % des erklärten Umsatzes. Dies gilt selbst dann, wenn eine Nachkalkulation möglicherweise keine Differenz erbracht hätte. Fehlen bei einem programmierbaren Kassensystem Protokolle nachträglicher Programmänderungen, stellt dies einen formellen Mangel dar, der schon für sich genommen zu einer Zuschätzung berechtigt. 12. Neuregelungen ab dem 01.01.2020 - Ab dem 01.01.2020 dürfen nur noch Kassensysteme zum Einsatz kommen, die neben einem sog. Fiskalspeicher (ein vom BSI zertifiziertes System zur Datenspeicherung) auch über eine entsprechende Schnittstelle zum Auslesen der Daten verfügen. Solche zertifizierte Kassensysteme sind derzeit noch nicht verfügbar. 7

- Nach den gesetzlichen Neuregelungen besteht bei der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems die Pflicht zur Ausgabe von Belegen an Kunden. Lediglich bei Bargeschäften mit einer Vielzahl von unbekannten Personen kann aus Gründen der Zumutbarkeit auf die Belegausgabe verzichtet werden. - Der Verzicht zur Ausgabe von Belegen an Kunden ist nur möglich, wenn dies beim Finanzamt beantragt und eine Genehmigung hierzu erteilt wurde. o Folgende Punkte müssen auf dem Beleg enthalten sein Name und Anschrift des leistenden Unternehmers Datum des Beleg Vorgangsbeginn und ende Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art Leistung Transaktions-Nummer Entgelt und Steuerbetrag in Summe sowie Steuersatz (oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung) Seriennummer Aufzeichnungssystem oder Sicherheitsmodul Bediener (nur der Vorname reicht nicht aus; vollständiger Name oder Kürzel/Nummer, die eindeutig einer Person zuzuordnen sind) - Unternehmer, die Kassen mit elektronischen Aufzeichnungssystemen anschaffen oder außer Betrieb nehmen, müssen dies den Finanzbehörden innerhalb eines Monats mitteilen. Ein bereits vorher angeschafftes System ist spätestens bis zum 31.01.2020 zu melden. Hierbei sind insbesondere Angaben: o zur Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung o Art, Anzahl und Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems o Datum der Anschaffung bzw. der Außerbetriebnahme zu machen - Entnahmen/Ausgaben müssen über das Kassensystem erfasst werden. - Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme und digitale Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen, damit die aufgezeichneten Daten unveränderbar sind bzw. jede Änderung dokumentiert werden kann. - Ferner können künftig Verstöße gegen eine ordnungsgemäße Kassenführung mit Bußgeldern bis zu 25.000 bestraft werden. 13. Fazit - Die Praxis zeigt, dass die Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten in den seltensten Fällen vollständig erfüllt werden. - Die Finanzverwaltung prüft verstärkt die Einhaltung der Regelungen und bei Verstößen löst dies i.d.r. negative steuerliche Folgen aus. - Die Datenerfassung, deren Speicherung und Aufbewahrung erfolgt in der Regel im Unternehmen, daher sind vor Ort die Neuregelungen zu beachten, nicht erst in der Steuerkanzlei. 8

14. Muster-Kassenbuch KASSENBUCH Datum Beleg Konto Text Einnahmen USt Ausgaben VSt Kassenbestand 01.09.17 AB 501,50 04.09.17 1 8400 Einnahmen 423,50 19 925,00 04.09.17 2 4910 Briefmarken 2,40 0 922,60 04.09.17 3 1360 Bank- Einzahlung 600,00 0 322,60 04.09.17 EB 322,60 15. Muster-Kassenbericht - Retrograd aufgebauter Kassenbericht Kassenbericht vom XX.XX.XXXX Bericht Nr. XXX Kassenbestand bei Geschäftsschluss + Wareneinkäufe + Sonstige Kosten + Privatentnahmen (Eigenbeleg) + Sonstige Ausgaben (Geldtransit zur Bank) - Kassenbestand des Vortages - Privateinlagen (Eigenbeleg) - Sonstige Einnahmen (Geldtransit von Bank) = Bareinnahmen XX.XX.XXX Datum, Unterschrift 9

16. Musterzählprotokoll: Zählprotokoll Als Anlage zum Kassenbericht Nr. XX Datum: XX.XX.20XX Scheine Anzahl Gesamtwert in EUR 500,00 EUR 200,00 EUR 100,00 EUR 50,00 EUR 10,00 EUR 5,00 EUR Summe I: Münzen Anzahl Gesamtwert in EUR 2,00 EUR 1,00 EUR 0,50 EUR 0,20 EUR 0,10 EUR 0,05 EUR 0,02 EUR 0,01 EUR Summe II: Gesamtsumme (I und II) Datum, Unterschrift 10