Erfordernisse zur prüfungssicheren Aufzeichnung der Bareinnahmen

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1 Uta Ulrich Steuerberater Klughäuser Weg 16a Breitenbrunn März 2011 Erfordernisse zur prüfungssicheren Aufzeichnung der Bareinnahmen Sehr geehrte Damen und Herren, aus aktuellem Anlass möchte ich Sie zu Beginn des Jahres für die wichtigsten Anforderungen an eine prüfungssichere Kassenführung sensibilisieren. Wie bereits in den vergangenen Jahren ist diese Problematik stets im Blickpunkt der Finanzverwaltungen. Die Finanzverwaltung zählt die Folgenden zu den bargeldintensiven Branchen: Gastronomie Einzelhandel (Bäcker, Metzger, Lebensmitteleinzelhandel) Taxiunternehmen Eisdielen, Pizzerien Kiosk, Tankstellen, Marktbetriebe Toto-Lotto Friseure Juweliere, Apotheken Die Berufsgruppe der Ärzte sowie auch kleinere Handwerksbetriebe bzw. Hausmeisterdienste können ohne Weiteres zu dem Personenkreis gehören. Bei regelmäßigen Bareinnahmen der Ärzte aus Praxisgebühren ist es daher ratsam, diese Einnahmen taggenau aufzuzeichnen und z. B. kleine Reparaturrechnungen von Kleinstbetrieben, die bar bezahlt werden, sollten immer einen Vermerk bar erhalten am haben. Bei den zuvor genannten Branchen sollen mit manipulationssicheren Registrierkassen und neuen Anforderungen bei der Aufbewahrung der digitalen Unterlagen von Bargeschäften die Steuerausfälle erheblich verringert werden. (BMF-Schreiben vom BStBl I 2010, S i. V. m. dem BMF Schreiben vom ) Die digitalen Unterlagen sind zwingend unveränderbar aufzubewahren und zu archivieren. Für Registrierkassen, die nicht nach den neuen Vorschriften aufgerüstet werden können, gelten bis zum Ende der Schonfrist zum die bisherigen Bestimmungen. Da auch die sogenannten Daten-Vorsysteme manipulierbar sind, da sie meist über eine PC- Schnittstelle verfügen, werden sie zukünftig im Fokus der Prüfungsdienste stehen. Dazu zählen u.a. Registrierkassen mit PC Schnittstellen, Auftragsverwaltungen, elektronische Fahrtenbücher, elektronische Zeiterfassungen für z.b. Überstundenzuschläge oder s mit steuerrelevanten Daten. -1-

2 Verantwortung zur Kassenführung Es ist allein der Unternehmer bzw. der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies trifft ebenfalls zu, wenn er sich einen Erfüllungsgehilfen in Form eines Filialleiters oder Oberkellners bedient. Die Kassenaufsteller sind in gewisser Weise auch mit verantwortlich, da sie für die Programmierung und Betreuung der Kasse zuständig sind. Rechtliche Grundlagen Die Grundlage hierfür sind in erster Linie die steuerrechtlichen Vorschriften zur ordnungsgemäßen Rechnungslegung, in denen die Anforderungen wie z. B. fortlaufende Nummerierung, MwSt-Satz, MwSt-Betrag, etc. aufgeführt sind. Die Kasseneinnahmen und ausgaben sind ständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfassen. Bei Änderungen muss zwingend der ursprüngliche Inhalt feststellbar sein, sodass Streichungen, die Verwendung von Tippex bzw. das Löschen von Daten (nur Stornos erlaubt) untersagt ist. Die Kassen müssen zu jederzeit kassensturzfähig sein. D.h. der tatsächlich körperliche vorhandene Geldbestand muss mit dem im Kassenbuch erfassten Betrag identisch sein. Im Falle einer Betriebsprüfung kann ein Kassensturz die sachliche Richtigkeit der Kassenführung auch für zurückliegende Jahre widerlegen. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen in Papierform Bedienungs- und Programmieranleitungen Tagesendsummenbons / Finanzberichte / Z-Bons Journaldaten (d. h. jede einzelne verkaufte Ware bzw. Artikel) Auswertungsdaten (Artikelstammdaten, Bedienerberichte, etc.) Programm- und Stammdatenänderungsdaten Aufzeichnungen (Kassenbuch) Aufzeichnungen zum konkreten Einsatzort und -zeitraum des Gerätes (für jedes Gerät separat) Zusätzlich aufzubewahrende digitale Daten alle steuerlich relevanten Einzeldaten elektronisch erzeugte Rechnungen (z.b. Bewirtungsrechnungen, Einkaufsrechnung im Einzelhandel etc.) Strukturinformationen (u. a. Datensatzbeschriftungen) Ist die Speicherung dieser Daten innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen die Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. -2-

3 Grundsätzlich sind die Daten alter nicht mehr genutzter Kassen analog der Papieraufzeichnungen innerhalb der gesetzlichen Vorhaltefrist 10 Jahre aufzubewahren. Dazu ist eine Archivierung der Kassen Daten vorzunehmen. Soweit die Unterlagen und Daten gesichert sind, kann eine alte Kasse (Hardware) entsorgt werden. Wenn im Rahmen eine Betriebsprüfung wissentlich digitale Daten nicht oder schuldhaft verzögert zur Verfügung gestellt werden, so kann ein Strafgeld von mindestens Euro festgesetzt werden. Es ist nicht als Betriebsausgabe abziehbar und ist auch nach Vorlage der Daten trotzdem zu entrichten. Angaben der Z Bons Bezeichung und Anschrift des Betriebes Datum Steuernummer fortlaufende Nummerierung des Bons Summe der Tageseinnahmen Stornos und Retouren Zahlungswege Bar, Kredit (EC Karte) oder Scheck Entnahmen / Einlagen sachliche Mängel nicht oder zeitlich unzutreffend gebuchte Geschäftsvorfälle Nichtbeachtung der Einzelaufzeichnung (Zusammenfassung mehrerer Geschäftsvorfälle) Kassenfehlbeträge nicht erfasste Tageseinnahmen Verschiebung zwischen vorhandenen Filialkassen unzutreffende Erfassung der Umsatzsteuersätze (Verzehr an Ort und Stelle 19% und Verkauf außer Haus 7%) fehlende Kasse bei Unternehmen mit nicht unerheblichen und regelmäßigen Bareinnahmen formelle Mängel das Überschreiben von Zahlen, das Führen eines Excel-Kassenbuches (Eintragungen jederzeit änderbar), das Fehlen von fortlaufend nummerierten Z-Bons, offene PC-Kassen ohne Datensicherung, Online-Kassenbuchführung ohne Festschreibung der Daten. -3-

4 Folgen sachlicher und formeller Mängel Formelle und sachliche Mängel führen im Rahmen von Betriebsprüfungen zu Zuschätzungen durch den Betriebsprüfer. Je nach Schwere des Mangels fallen die Zuschätzungen der Einnahmen unterschiedlich aus. (BFH vom ) 1. geringe Fehlbeträgen, die nachprüfbar und erklärbar sind i. d. R. keine Zuschätzung 2. nicht erklärbare Fehlbeträgen Zuschätzung als Summe des höchsten Fehlbetrages zuzüglich eines angemessenen durchschnittlichen Kassenbestandes als Zuschlag 3. nicht fortlaufende Kassenfehlbeträge i. d. R. die Summe aller Fehlbeträge zuzüglich eines angemessenen durchschnittlichen Kassenbestandes In der Praxis werden bei Betriebsprüfungen immer wieder Mängel bei den Aufzeichnungspflichten festgestellt. Dazu zählen u. a. Folgende: Erfassung der Einnahmen auf dem Papierblock nachträgliche Bonierung nur auf Rechnungswunsch Erfassung nur als Zwischenrechnung mit anschließender Stornierung Phantomkasse wird genutzt, geht aber nicht in die Buchführung ein es werden mehrere typengleiche Kassen genutzt, aber nur das Ergebnis von einer verbucht auffallend große Kassenbestände ungeklärte Bareinlagen in die Kasse Proforma Rechnungen Manipulation des Z-Bons (ein Teil des Bons mit der Schere abschneiden) Nacherstellung von Tagesendsummenbons mit zweiter Kasse es wird nur das Essen eingetippt, aber nicht die Getränke oder umgekehrt fehlende Aufzeichnungen von Entnahmen, Zahlungswegen (Kredit, bar, EC, Scheck) Bedienstete als Trainer eingerichtet, sodass die Zahlen nicht im Z-Bon sichtbar werden Unterdrückung des Stornos, sodass dieser nicht auf dem Z-Bon steht auf dem Z-Bon muss immer ein Stornobetrag stehen kein Storno = 0,00 Euro Unterdrückung des Z Zählers (Nullstellenzählers), sodass keine fortlaufende Z Nummerierung ausgedruckt wird Wissentliche Unterbindung der automatischen Nummerierung ist ein Form der Steuerhinterziehung!!! das Unterdrücken oder Entfernen der Kellner-/Bedienberichte, Spartenberichte durch Programmierung oder manuelles Entfernen Prüfroutinen bei einer Betriebsprüfung Wo steht die Kasse? Was für ein Typ ist im Einsatz? Wer bedient die Kasse? Wie viele Bediener/Schlüssel gibt es? Wer darf was? -4-

5 Welche Belege müssten vorliegen? Welche Belege liegen tatsächlich vor? Kassencheckliste u. U. auch ein Testverzehr vor der Prüfung Anforderung von Kassendaten (elektronische Registrierkasse) Systemprüfung der Kasse (Einstellung Storno) Buchung an der Kasse mit Abruf des Z-Bons Überprüfung Grand Total Speicher Abruf von Trainer-/Bedienerberichte Überprüfung Artikelliste/Statistik Feststellung, wann Daten letztmals gelöscht wurden Kassenbuch abänderbar (keine Excel-Liste etc.) Kassensturz bei einem Prüfungszeitraum für frühere Jahre Durch die elektronischen Prüfprogramme der Finanzverwaltung sind innerhalb kürzester Zeit Plausibiltätsprüfungen möglich. Dabei ist u. a. Folgendes möglich: Verteilungsanalyse (z.b. An welchem Wochentag wurde kein Umsatz gemacht? Gibt es Erklärung hierzu? Vergleiche mit plausiblen Daten (z.b. Wetterdaten) Vergleiche der Einnahmen/Tageseinnahmen über mehrere Jahre Suchfunktion nach Text (z.b. Geschenk, Bewirtungen,) Urteile zu Mängeln in der Kassenführung Regelmäßig fehlende Stornos auf Summenbons (Z-Bons) Es widerspricht der Lebenserfahrung und ist nicht glaubhaft, dass in einem Lokal über einen ganzen Tag oder Monat die Eingaben in das Kassensystem ohne Fehler erfolgen und keine Stornobuchungen erforderlich werden. Die Buchführung ist nicht ordnungsgemäß. Zuschätzungen sind hier zulässig. (Niedersächsisches Finanzgericht vom AZ: 10 V 52/04) Kassenbon über eine Bewirtung i. H. v Es ist eine fortlaufende Rechnungsnummer und die Anschrift des Rechnungsempfängers erforderlich. fehlende / fehlerhafte (ohne laufende Nr) Z-Bons formeller Mangel, der aber so gravierend ist, dass eine Zuschätzung möglich ist (Finanzgericht Düsseldorf ) Einzelbareinnahmen über werden in der Kasse erfasst Umsätze größer als dürfen nicht in einem Betrag mit den Tageseinnahmen ins Kassenbuch eingetragen werden, sondern müssen einzeln erfasst werden; dazu gehört auch die Angabe zum Empfänger der Leistung (Bundesministerium der Finanzen vom , BstBl I 2004, S. 419) -5-

6 Umsätze in einer Summe erfassen Eine ordnungsgemäße Buchführung liegt nicht vor, wenn ein erheblicher Teil der Umsätze in einer Summe erfasst wird, ohne das Zustandekommen der Summe durch Aufbewahrung der angefallenen Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons nachzuweisen oder einen Kassenbericht vorzulegen. (Finanzgericht Berlin-Brandenburg vom , 6K 4146/04 B) Grundsätzlich ist in solchen Fällen eine Schätzung zulässig. Speisekarte Eine Schätzung der Einnahmen aus dem Betrieb eines Restaurants und einer Bar ist geboten, wenn der Steuerpflichtige seine Aufbewahrungspflichten verletzt hat, indem er weder Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Z-Bons und sonstige Belege, zu denen auch die Organisationsunterlagen der Registrierkasse (Bedienungsanleitungen, Programmieranleitung) gehören, noch die Speisekarten der Streitjahre aufbewahrt hat. (Finanzgericht München vom , 15 K 219/07, rkr.) Zulässigkeit von Chi Quadrat Tests und Zeitreihen Vergleiche: Der Verdacht unvollständiger, ggf. manipulierter Aufzeichnungen aufgrund einer nicht ordnungsgemäßen Kassenbuchführung kann durch einen sogenannten Chi-Quadrat-Test erhärtet werden. Das Maß der Zuschätzung kann durch einen Zeitreihen-Vergleich ermittelt werden. (Finanzgericht Münster , 6 V 4562/03 E, U) FAZIT Die Praxis zeigt, dass die Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten in den seltensten Fällen vollständig erfüllt werden. Werden Pflichten zu Kassenaufzeichnungen nicht befolgt, Anforderungen an die Registrierkasse nicht beachtet und führen statistisch mathematische Prüfungsmethoden zu Auffälligkeiten, so führt dies oft zur Umkehr der Beweislast. Der Unternehmer muss dann nachweisen, dass sein Betriebsergebnis stimmt. Ist das nicht der Fall, führt dies unweigerlich zu Zuschätzungen von Betriebseinnahmen. Im Einzelfall entfallen dann bisherige aufwendige Nachkalkulationen durch die Finanzverwaltung. Es ist eine berechtigte Vorgehensweise der Steuerbehörde, statistische Verfahren einzusetzen, um Hinweise auf mögliche Manipulationen zu bekommen, für die in der Folge gezielt der Nachweis gesucht werden kann. Verfahren der Zeitreihenanalyse oder der statistischen Prozesskontrolle sind Beispiele für höchst erfolgreiche Anwendungen von statistischen Methoden zum effizienten Identifizieren von möglichen Manipulationen. -6-

7 Ergänzende Hinweise für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach 4 Abs. 3 EStG ermitteln (Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben) keine grundsätzliche Pflicht zur Kassenführung bei Einnahmen Überschussrechnern Nutzung einer Registrierkasse und deren Belege für die Überschussrechnung führen dabei zwingend zu einer Aufbewahrungspflicht (Belegzusammenhang) ansonsten gelten die gleichen Aufzeichungspflichten wie bei Buchführungspflichten die Vorschriften über eine ordnungsgemäße Rechnung und die Aufzeichnungspflichten nach dem Umsatzsteuergesetz sind zu beachten Beachtung der Aufbewahrungsvorschriften von Bewirtungsrechnungen Bei Fragen zu diesem oder anderen Themen können Sie mich gerne telefonisch erreichen. Mit freundlichen Grüßen Dipl.-Ing. oec. Uta Ulrich Steuerberater