Mindjet für die Agile Planng Visell, bentzerfrendlich nd flexibel ein Whitepaper von Mindjet - Janar 2014
Inhalt Inhalt 1 Einführng: Agile Planng 2 Abschnitts- nd Inhaltsübersicht 2 1. Wie Mindjet Planngsprozesse nterstützt 3 1.1 Bedarf an bentzerfrendlichen nd flexiblen Tools für die agile Planng 3 1.2 Szenarien, für die Mindjet sich gt eignet 4 1.3 Mindjet in komplexen Planngsszenarien 4 1.4 Typische Anwendngsfälle nd wie Mindjet sich dafür eignet 5 2. Die Planng mit Mindjet 5 2.1 Vorteile von Mindjet 5 2.2 Der Planngsprozess mit Mindjet 6 2.3 Die Mindjet Plattform nterstützt die Ntzng drch mehrere Bentzer 7 3. Praxisbeispiel für die Agile Planng 8 3.1 Brainstorming nd Strktrierng 8 3.2 Berechnngen afstellen 9 3.3 Intitiver, viseller Planngsprozess 9 3.4 Was-wäre-wenn-Analysen drch Filter 10 3.5 Mehrere Berechnngen pro Zweig drchführen 10 3.6 Bereitstellng von Kontext-Informationen 10 3.7 Unterstützng für mehrere Bentzer 11 3.8 Excel nd CSV-Export 11 3.9 Afgabenplanngsfnktionen 12 3.10 Datenintegration 12 3.11 Wiederverwendbarkeit 13 4. Übersicht über die wichtigsten Planngsfnktionalitäten 13 5. Zsamenfassng 13 Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 1
Einführng: Agile Planng Wer sich mit Planngsvorgängen wie Kostenplanng nd Bdgetierng, Forecasting oder Finanzplanng aseinandersetzt, denkt spontan an komplexe Planngssoftware wie Oracle Hyperion Planning, SAP Planning nd andere mfassende Softwareprodkte für die Unternehmensplanng. Diese Systeme eignen sich für komplexe Planngsszenarien, aber häfig sind wir mit weniger komplexen, so genannten agilen Planngsszenarien konfrontiert, die einfachere nd flexiblere Tools benötigen. In solchen Fällen mit komplexer Unternehmensplanngssoftware z arbeiten ist viel z zeitafwändig nd überdimensioniert, nd häfig sind die Atoren dieser Planngsszenarien gar keine Experten für derartige Systeme. In diesem Segment bietet Mindjet eine viselle nd bentzerfrendliche Software für äßerst flexible Planngs- nd Berechnngs-Szenarien. Gerade die kreativen Phasen z Beginn werden besonders gt nterstützt, sodass Bentzer sofort erste Planngsentwürfe vorweisen können. Aßerdem sind Pläne drch die Visalisierng leicht verständlich nd lassen sich im Team besser vermitteln. Wo es m Nestrktrierng nd die Erweiterng von bestehenden Plänen geht, besticht Mindjet mit einer äßerst drchdachten Lösng. Agile Planng wird daher sehr gt nterstützt. In diesem White Paper werden die Vorassetzngen nd Anforderngen der nterschiedlichen Szenarien erklärt. Ziel ist es darzlegen, für welche Planngsszenarien sich Mindjet eignet nd welche Szenarien komplexere Systeme erfordern. Wir wollen zeigen, welche Vorteile Mindjet bietet nd wie Mindjet innerhalb des Planngsprozesses eingesetzt werden kann. Abschnitts- nd Inhaltsübersicht Abschnitt 1 Übersicht: In diesem Abschnitt zeigen wir, dass die herkömmlichen Planngssoftware-Tools sich nicht gt für die agile Planng eignen. Wir erklären, warm nd wie Mindjet diese Lücke füllt. Abschnitt 2 Die Mindjet Lösng: Wir bieten einen Überblick darüber, wie wir Planngsprozesse nterstützen. Und wir skizzieren, woraf nsere Lösng in den Planngsphasen abzielt. Aßerdem erklären wir krz die Mindjet Plattform nd ihre Komponenten. Abschnitt 3 Ein Beispiel as der Praxis: Anhand eines detaillierten Praxisbeispiels zeigen wir, wie wir die verschiedenen Phasen innerhalb eines Marketing-Bdgetplanngsprozesses nterstützen. Abschnitt 4 Übersicht über Planngsfnktionalitäten: Überblick der Planngsfnktionalitäten nd Rating wie Mindjet diese Fnktionalitäten nterstützt. Abschnitt 5 Zsammenfassng Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 2
1. Wie Mindjet Planngsprozesse nterstützt Ein Ziel dieses White Papers ist es, Kriterien dafür afzstellen, für welche Planngsszenarien klassische Unternehmensplanngssoftware überdimensioniert nd z nflexibel ist. As diesem Grnd zeigen wir znächst, dass sich nter den marktüblichen Tools keines befindet, das als adäqate Lösng für einfachere Planngsszenarien gelten kann. Davon asgehend beschreiben wir anschließend, wie nd wo Mindjet ansetzt, m speziell den Anforderngen solcher Planngsszenarien gerecht z werden nd damit diese Lücke z schließen. 1.1 Bedarf an bentzerfrendlichen nd flexiblen Tools für die agile Planng Es gibt hochkomplexe Planngsszenarien (wie etwa die Finanz- nd Kapazitätsplanng in der Prodktion), für die komplexe Unternehmensplanngssoftware (wie z.b. Oracle Hyperion Planning, SAP Planning, etc.) letztendlich entwickelt wrde. Bei solchen Szenarien sind ansprchsvolle Berechnngen drchzführen nd sie müssen in Bsiness-Informations-Systeme mit komplizierten Dashboard- nd Berichtserstellngs-Fnktionalitäten integriert werden. Sehr viele einfachere nd agile Planngsszenarien benötigen diese komplexen Fnktionalitäten der Planngssoftware aber gar nicht. Der Afwand für den Einsatz eines solchen Systems kann sogar kontraprodktiv sein nd viel z viel Zeit kosten. Typische Beispiele hierfür sind die Vertriebs- nd Absatzplanng, das Forecasting oder die Marketing-Bdgetvergabe, aber ach die Kosten- nd Bdgetplanng bei Geschäftsprojekten sowie Teilbereiche der Kapazitäts- nd Finanzplanng. Häfig sind für die agile Planng lediglich einfache hierarchische Berechnngen geringer bis mittlerer Komplexität erforderlich. D.h. hier besteht oft kein Bedarf an komplexen Berechnngen, mehrdimensionalen Analysen oder vielschichtigen Berichterstellngsfnktionen nd oft sind einfach nr schnelle Reaktionszeiten nd schnelle Ergebnisse gefragt. Bei solchen Szenarien ist eine Software gefragt, die bentzerfrendlich, flexibel nd transparent ist nd mit der sich die Afgaben rasch erledigen lassen. Beim Einsatz komplexer Tools stellen sich folgende Herasforderngen: Knappe Terminvorgaben bringen es mit sich, dass Pläne oft in kürzester Zeit entwickelt werden müssen. Mss der Plan mit Planngssoftware erstellt werden, kann dies recht kompliziert nd zeitafwändig sein, besonders dann, wenn die Verantwortlichen keine Planngsexperten sind. Das Erstellen einer ersten Berechnngsstrktr gestaltet sich ziemlich kompliziert, insbesondere, wenn das Berechnngsmodell nd die Eingabeparameter nicht klar sind. Für solche kreativen Afgaben bietet die aktelle Planngssoftware kam Unterstützng. Die Strktr von Plänen z ändern kann sehr schwierig nd zeitafwändig sein. Dies stellt in manchen Szenarien eine echte Herasforderng dar: - Etwa bei der initialen Entwicklng von Plänen, da dies im Allgemeinen ein eher dynamischer Prozess ist, bei dem es bis zr Fertigstellng zahlreiche Änderngen geben kann. - Falls ein Plan vieler strktreller Änderngen bedarf, etwa bei einem Vertriebs- nd Absatzplan, wo Acconts ne zgewiesen werden, oder wenn sich die Organisationsstrktr des Vertriebsteams häfig ändert. - Falls Was-wäre-wenn-Szenarien drchgespielt werden sollen, die strktrelle Änderngen erfordern. Transparente Kommnikation nd das Erkennen von Abhängigkeiten zwischen Daten nd Informationen sind häfig nicht einfach. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 3
1.2 Szenarien, für die Mindjet sich gt eignet Im folgenden Abschnitt entwickeln wir Kriterien für Szenarien, in denen sich der Einsatz von Mindjet lohnt, wann es besonders empfehlenswert ist nd wofür es sich nicht eignet. Werfen wir znächst einen Blick af die Kernafgaben as dem Bereich der komplexeren Berechnngsfnktionen von Planngssoftware, nd wie sie sich mit Mindjet handhaben lassen: Bottom-Up Roll-Up: Am gebrächlichsten ist diese Fnktionalität in Bdgetplanngsszenarien (z.b. bei der Vertriebsplanng oder Marketing-Bdgetvergabe). Da mit Mindjet derzeit Bottom-Up-Berechnngen möglich sind, handelt es sich dabei m das wahrscheinlichste Anwendngsfallszenarim. Top-Down-Verteilng: Dabei handelt es sich m eine Fnktionalität, die typischerweise in der Kapazitätsplanng gentzt wird. Mindjet bietet für solche Berechnngen derzeit keine Unterstützng (aber in nserer Prodktplanng ist sie bereits vorgesehen). Bei Plänen von geringer bis mittlerer Komplexität ließe sich dies folgendermaßen lösen: Manell erfolgt eine Top-Down- Verteilng nd mit einer Bottom-Up-Berechnng werden die entsprechenden Rahmenbedingngen geprüft. Wir sehen Mindjet vor allem in Szenarien, für die eine Untermenge der folgenden Bedingngen nd Anforderngen gelten: Das Berechnngsmodell ist von geringer bis mittlerer Komplexität nd berht af hierarchischen Bottom-Up-Berechnngen. Es sind weder komplexe Umrechnngen noch mehrdimensionale Ansichten erforderlich. Die Entwicklng eines Plans mss innerhalb eines engen Zeitrahmens erfolgen Mitarbeiter, die die Pläne entwickeln, sind normalerweise keine Experten nd benötigen daher eingängige, intitive Tools. Transparenz nd schnelle Verständigng im Team sind besonders wichtig. Es werden flexible Pläne benötigt, die häfigen strktrellen Änderngen nd Erweiterngen nterliegen, aber nicht jedes Mal einen Experten für Anpassngen erfordern sollten. Organisation von Meetings, bei denen es m Abstimmng nd schnelle Verständigng geht nd bei denen spontane Änderngen nd/oder Umstrktrierngen am Plan zr Tagesordnng gehören (z.b. Meetings zr Prognostizierng oder Vertriebs- nd Absatzplanng). Möglichkeit, Informationen in einen Kontext z stellen, sodass Abhängigkeiten erkennbar werden. 1.3 Mindjet in komplexen Planngsszenarien Es gibt ach komplexe Planngsszenarien, in denen Mindjet zsammen mit Unternehmensplanngssoftware oder mit Excel eingesetzt werden kann. Da gängige komplexe Planngssoftware die kreativen Phasen z Beginn nicht gt abdeckt, kann Mindjet hier zm Definieren der Ziele nd Anforderngen für das Informationsmodell nd die entsprechenden Berechnngen herangezogen werden. Bei bestimmten hierarchischen Modellen nterstützt Mindjet die Entwicklng einer anfänglichen Strktr mit allen erforderlichen Wertefeldern. Mindjet ermöglicht den Export ins CSV-Format, sodass die Arbeit in Excel oder anderen Systemen, die den CSV-Import nterstützen, fortgesetzt werden kann. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 4
Dank dieser Möglichkeit, lassen sich dann alle entsprechenden komplexen Berechnngen in Excel oder anderen dafür geeigneten Systemen drchführen. Daher können wir die kreative Phase z Beginn enorm beschlenigen, die eigentliche Planng vorantreiben nd komplexere Planngsszenarien ohne Unternehmensplanngssoftware bewältigen. Da Mindjet ach XML als Dokmentformat nterstützt nd darüber hinas als Programmierschnittstelle die so genannte COM-API bietet, können zsätzliche Exporte oder noch nahtlosere Integrationen in andere Planngssysteme in den Ablaf eingebnden oder af Basis von XSL-Transformationen realisiert werden. 1.4 Typische Anwendngsfälle nd wie Mindjet sich dafür eignet Marketing-Bdgetplanng: Solche Planngen benötigen im Allgemeinen Bottom-Up Roll-Up s. Dieser Anforderngsbereich wird von Mindjet somit hervorragend nterstützt. Strategische Planng: Da Mindjet gerade af kreative Phasen nd Entscheidngsfindngsprozesse abzielt, handelt es sich hierbei m einen optimalen Anwendngsfall für Mindjet. Projektplanng: Mindjet bietet hervorragende nd mfangreiche Afgabennd Projektplanngsfnktionalitäten nd ist daher eine asgezeichnete Lösng in diesem Bereich. Finanz- nd Bdgetplanng: Erfordert komplexe Berechnngen, Dashboards für das Management, Berichte nd die Möglichkeit zr Integration in andere Geschäftssysteme. Für dieses Szenario eignet sich Mindjet weniger gt. Vertriebs- nd Bdgetplanng: Es werden im Allgemeinen Bottom- Up Roll-Up s benötigt. Dieser Anforderngsbereich wird von Mindjet somit hervorragend nterstützt Kapazitätsplanng: Erfordert die Möglichkeit zr Top-Down-Verteilng nd wird von Mindjet bislang nicht gt nterstützt. Da Kapazitätsplanng in der Regel ach Vertriebsplanng beinhaltet, können immerhin Teilbereiche dieses Prozesses von Mindjet abgedeckt werden. 2. Die Planng mit Mindjet Znächst beschreiben wir die Vorteile, die Mindjet für Planngs-Szenarien bietet, für die die herkömmliche Planngssoftware z komplex nd nflexibel wäre, gefolgt von einer Übersicht über die Drchführng eines Planngsprozesses mit Mindjet. 2.1 Vorteile von Mindjet Mindjet bietet folgende Vorteile für den gesamten Planngsprozess: Visalisierng: Inhalte sind klar ersichtlich nd lassen sich gt im Team kommnizieren. Sofort einsetzbar: Bentzer können Pläne entwickeln, ohne selbst Expertenwissen oder Programmierngskenntnisse z besitzen. Jeder kann sofort starten nd rasch Ergebnisse vorweisen. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 5
Einfache Erweiterngsmöglichkeiten: Intitiv lassen sich weitere Details oder zsätzliche Strktrebenen hinzfügen. Was-wäre-wenn-Analysen: Mühelos lassen sich nterschiedliche Szenarien drchspielen, indem Sie die flexiblen Umstrktrierngs- nd Filterfnktionen af der Grndlage von visellen nd stextbasierten Tags ntzen. Kontext: Es ist ganz einfach, weitere Informationen as anderen Systemen hinzzfügen sowie Hyperlinks z anderen Dokmenten oder Informationsqellen z erstellen. Informationen as verschiedensten Qellen lassen sich so besser konsolidieren, Abhängigkeiten werden leichter erkannt nd Informationen as dem Kontext heras schneller gefnden. Unterstützng für mehrere Bentzer: mit zentralem Zgriff af Maps nd Dokmente in der Clod (einschließlich simltaner Bearbeitng) oder af Microsoft SharePoint. Afgabenmanagement: Afgaben können im entsprechenden Kontext hinzgefügt werden, sodass kombinierte Pläne entstehen, welche die erforderlichen Aktivitäten enthalten. Mindjet bietet aßerdem ansprchsvolle Afgabenplanngs- nd Afgabenmanagementfnktionen zr Umsetzng nd Nachverfolgng der Afgaben. Export nach Excel oder CSV: Der Export nach Excel ist denkbar einfach nd wendet sich an Endbentzer, die dadrch weitere Verarbeitngsmöglichkeiten in Excel oder in anderen CSV-nterstützenden Systemen erhalten. 2.2 Der Planngsprozess mit Mindjet Der folgende Abschnitt vermittelt einen Überblick darüber, wie der Planngsprozess mit Mindjet asgeführt nd was in den einzelnen Schritten mgesetzt werden kann. Wenden wir ns znächst den ersten Schritten bei der Entwicklng eines Plans z: Ziele nd Optionen definieren: Ziele nd Anforderngen für einen Plan werden visell in einer Map dargestellt. Drch Zweisen von Prioritäten nd Anfügen von Kommentaren kann af besonders Wichtiges oder Optionales hingewiesen werden. Brainstorming: Sammeln Sie erste Ideen nd Anregngen darüber, was im Plan abgedeckt werden mss, nd welche Informationen nd Berechnngen Sie benötigen. Informationen strktrieren nd Kostenmodell erstellen: Setzen Sie das hierarchische Informationsmodell zsammen. Dies lässt sich dank der intitiven Strktrierngs- nd Umstrktrierngsmöglichkeiten in den Maps mühelos drchführen. Wenn die richtige Strktr entwickelt ist, erweitern Sie diese m Bottom-Up-Berechnngen. In der Map sind pro Zweig mehrere Berechnngen möglich. Tags nd Filter einrichten: Erweitern Sie Pläne drch viselle nd/oder textelle Markierngen, die das Filtern nd Was-wäre-wenn-Analysen ermöglichen. Drch Filtern können aßerdem für einige Zweige, die bestimmte Kriterien erfüllen, Bdget oder Kosten geprüft werden. So können Sie etwa die Prognose für einen bestimmten Accont Manager prüfen oder sich einen Überblick über risikoreiche Geschäfte innerhalb eines Vertriebs- nd Absatzplans verschaffen. Kontext bereitstellen: Bringen Sie Daten in einen Kontext, indem Sie weitere Informationen as anderen Systemen hinzfügen. Dadrch lassen sich Abhängigkeiten besser nachvollziehen, aber ach zgehörige Information schnell affinden. (Mindjet ermöglicht die Integration von Daten in Datenbanken, Excel, SharePoint, Otlook nd vieles mehr.) Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 6
Nachfolgend sind nr einige der Fnktionen afgeführt, die Sie beim Arbeiten mit dem Plan ntzen können: Was-wäre-wenn-Szenarien: Gestützt af die Markierng drch Tags ist das Filtern nach einzelnen Tags oder Tag-Kombinationen ein Kinderspiel. Werte werden atomatisch ne berechnet, nd der Plan spiegelt die angepassten Werte in der gefilterten Ansicht entsprechend wieder. Wird ein bestimmtes Szenario (drch Filtern) in dieser Weise af den Plan angewendet, so ist leichter nachvollziehbar, wie es sich nmittelbar af die Gesamtkosten oder das Bdget aswirkt. In Mindjet können verschiedene Filterkriterien eingerichtet nd gespeichert werden. Erweiterbarkeit nd Umstrktrierng: Das Erweitern nd Umstrktrieren eines Plans ist afgrnd der visellen, hierarchischen Strktr nd der flexiblen Umstrktrierngsmöglichkeiten per Drag&Drop extrem intitiv nd einfach. Organisation von ergebnisorientierten Meetings: Drch Visalisierng lassen sich Pläne besser nachvollziehen nd die Konsensfindng im Team wird beschlenigt. In Meetings kann der Plan über Zahlen informieren nd interaktiv bearbeitet werden. Daz gehört ach, dass Werte geändert, Szenarien drchgespielt oder Pläne erweitert oder ne strktriert werden können. Datenintegration: Drch die Integration von Datenbankinhalten (DatabaseLinker) oder Informationen as Microsoft SharePoint oder Excel können externe Daten in den Plan einbezogen nd für Berechnngen herangezogen werden. Weitere Integrationsmöglichkeiten lassen sich af Basis der COM-API-Schnittstelle von Mindjet entwickeln. Afgabenmanagement: Viele Pläne münden in einer strktrierten Abfolge von Aktionen. Dieser Aspekt wird bei herkömmlichen Planngsanwendngen häfig aßer Acht gelassen. Im Prodktmfang von Mindjet sind Fnktionen enthalten, welche die Definition von Afgaben mit Start- nd Fälligkeitsdaten, Verantwortlichkeiten sowie weiteren Afgabenattribten nd Abhängigkeiten zwischen Afgaben ermöglichen. Zeitpläne können ach im interaktiven Gantt- Diagramm von Mindjet visalisiert nd bearbeitet werden. Es stehen darüber hinas Integrationen nd Synchronisationen mit bestehenden Anwendngen/Plattformen wie Otlook, SharePoint oder der Social Task Management Plattform von Mindjet zr Verfügng. 2.3 Die Mindjet Plattform nterstützt die Ntzng drch mehrere Bentzer Die Mindjet Plattform ermöglicht das Speichern nd den Astasch von visellen Maps, Dokmenten nd Afgaben an einem zentralen Ort, entweder in der Clod oder in Microsoft SharePoint. Af die Plattform kann mit verschiedenen Clients, Desktop-Clients für Windows nd für Mac, Web-Clients sowie Clients für Mobilgeräte as zgegriffen werden, sodass mobiles Arbeiten an visellen Maps nd Afgaben möglich ist. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 7
3. Praxisbeispiel für die Agile Planng Die verschiedenen Clients sprechen drei verschiedene Bentzerrollen an, indem sie nterschiedliche Kombinationen von Fnktionalitäten bieten. Die Desktop-Clients bieten mit dem mfassendsten Satz von Fnktionalitäten die meisten Möglichkeiten. Sie nterstützen Power-User, die alle Fnktionen benötigen, m Afgaben nd Projekte effektiv z planen nd mzsetzen. Web-Clients verfügen über eine eingeschränkte Fnktionalität nd vereinfachte Bentzeroberflächen. Diese Clients erfüllen die Anforderngen von sogenannten Casal Bentzern. Diese Bentzer beteiligen sich ebenfalls an Projekten, benötigen aber häfig nr lesenden Zgriff af Maps nd Dokmente nd nr gelegentlich die Möglichkeit in beschränktem Umfang Änderngen vorznehmen. Ach reine Consmer, die rein lesenden Zgriff af Maps, Afgaben nd Dokmente benötigen, werden nterstützt. Bentzer dieses Typs sind im Lizenzmodell ohne Zsatzkosten berücksichtigt. Power-User können alle Clients af allen Plattformen ntzen - Web Apps nd Mobile Apps inbegriffen. Casal Bentzer nd Consmer sind af die Ntzng der Web-Clients nd Mobile Apps beschränkt. Beispiel: Marketing-Bdgetvergabe Am Beispiel der jährlichen Marketing-Bdgetvergabe möchten wir veranschalichen, wie Planngsprozesse nterstützt werden können: Z den Zielsetzngen in diesem Beispiel gehört, dass das Team einen Übersichtsplan aller für das Jahr vorgesehenen Aktivitäten erstellen nd die damit verbndenen Kosten sowie das Gesamtbdget schätzen mss. 3.1 Brainstorming nd Strktrierng In einem ersten Schritt werden erste Ideen z möglichen Marketing-Aktivitäten in einem Brainstorming zsammentragen. Wir erfassen Ideen, indem wir sie einfach an einer beliebigen Stelle in der visellen Map eingeben (siehe Abb 1). Die Map kann gewissermaßen wie ein digitales Whiteboard gentzt werden. Die so gesammelten Ideen können dann per Drag&Drop der Zweige einfach strktriert nd dann weiter ergänzt werden. Hierdrch lassen sich ach sehr schnell nd einfach nterschiedliche Strktrierngsmöglichkeiten drchspielen. Für nseren Bdgetplan werden Übersichten für die einzelnen Qartale nd das Gesamtbdget für das Jahr benötigt. Innerhalb der Qartale sollen die Aktivitäten nach übergeordneten Kategorien wie Webinaren, Roadshows sw. gegliedert werden. Ziel ist die Erstellng eines erweiterngsfähigen Plans mit ersten Aktivitäten, der im Lafe des Jahres weiter jstiert nd angepasst werden kann. In Abbildng 2 sieht man den entsprechenden Erstentwrf dieses Plans, der bereits drch weitere Details ergänzt wrde. Abb 1: Erstes Brainstorming Abb 2: Anfangsstrktr des Marketing-Bdgetvergabeplans für Aktivitäten Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 8
3.2 Berechnngen afstellen Im nächsten Schritt werden Kostenattribte nd Berechnngen hinzgefügt. Für die Definition der Bdgetkalklation stehen Roll-Up-Fnktionen wie Smme, Drchschnitt, Maximm, Minimm sw. zr Verfügng. Da wir die Gesamtkosten nd Zwischensmmen der Aktivitäten für Qartale nd ach af weiteren Ebenen berechnen möchten, fügen wir die Roll-Up-Fnktionen als Berechnng der Smme einfach an den entsprechenden Zweigen ein. Berechnngen über mehrere Aggregationsebenen mit Zwischenergebnissen werden also in der Zweighierarchie sehr einfach nterstützt (siehe Abb 3). Sobald Werte eingeben oder Werte geändert werden, findet atomatisch eine Neberechnng der Kosten in den übergeordneten Zweigen, die Berechnngen enthalten, statt. in die Hierarchie der Kndenntzertage für Q2; die Software berechnet dann atomatisch den gesamten Marketingplan ne (siehe Abb 4). Abb 4: Neplanng nd Berechnng drch einfache Re-Strktrierng Abb 3: Eingefügte Kosten nd Berechnngen 3.3 Intitiver, viseller Planngsprozess Wir nterstützen somit eine viselle Herangehensweise für den gesamten Planngsprozess. So wird die Planng z einem wirklich agilen nd intitiven Prozess für Endbentzer. In nserem Beispiel kommen wir z dem Schlss, dass der Marketingplan für Q1 z hoch angesetzt ist, nd verschieben dann einfach (per Drag&Drop) ein Planngselement (z.b. den Zweig Firma X, Ntzertag für 5.000 ) Mit der Möglichkeit, visell planen nd aßerdem sehr schnell Strktränderngen vornehmen z können, steht ein effektives nd effizientes Instrmentarim für die Drchführng von Was-wärewenn-Analysen zr Verfügng. Ist für ein bestimmtes Qartal abzsehen, dass wir das Bdget überschreiten, so können die betreffenden Elemente einfach in ein anderes Qartal verschoben werden. So wird schnell erkennbar, wie sich nterschiedliche Strktren af das Gesamtbdget für die Qartale aswirken. Im folgenden Abschnitt wird eine weitere leistngsfähige Technik für wirklich agile Was-wäre-wenn-Analysen eingeführt. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 9
3.4 Was-wäre-wenn-Analysen drch Filtern Zweige können entweder mit visellen Symbolen oder Text-Tags markiert werden (Zweigmarkierngen). Damit ergibt sich eine Möglichkeit, Zweigen eine bestimmte Kategorie oder ach Bedetng zzweisen. Anhand von visellen Symbolen können Zweige innerhalb der Map ach leichter drch das Age erfasst nd identifiziert werden. Markierngen ermöglichen das Filtern nach einzelnen oder ach kombinierten Kriterien. des Plans ein Kosten-Attribt für die Angabe der höchsten Qartalskosten eingefügt (siehe Abb 5). Es können übrigens jederzeit weitere Berechnngen hinzgefügt werden. Der Plan lässt sich also flexibel, ganz nach Bedarf weiterentwickeln. Damit steht ein leistngsstarkes Instrment zm Drchspielen verschiedener Szenarien zr Verfügng. Es kann aber ach zr reinen Konzentration af bestimmte Zweige mit den zgehörigen Kosten dienen. So lassen sich drch verschiedene Markierngen nd Filter ganz schnell Was-wäre-wenn-Analysen drchführen. In nserem Beispiel haben wir den Aktivitäten innerhalb des Plans Prioritäten zgewiesen. Af dieser Basis können wir nach wichtigen Elementen filtern (Priorität 1) oder nach solchen, die nr optional sind (Priorität 2). Sobald Filter angewendet werden, erfolgt atomatisch eine Neberechnng aller Werte. Und in diesem Fall werden nr die sichtbaren Zweige in die Neberechnng einbezogen. Nn können wir schnell erkennen, wie hoch das Bdget für wichtigen Elemente mit Priorität 1 sein mss, bzw. ob wir ein definiertes Limit noch einhalten können. 3.5 Mehrere Berechnngen pro Zweig drchführen Innerhalb des Plans können pro Zweig mehrere Berechnngen definiert werden. Und jeder Zweig kann seine eigene Aswahl von Berechnngen haben. Im Beispiel haben wir vorgegeben, dass die Anzahl der Aktivitäten pro Qartal nd im gesamten Jahr verfolgt wird. Aßerdem haben wir am Stammzweig Abb 5: Mehrere Berechnngen pro Zweig 3.6 Bereitstellng von Kontext-Informationen Nn können weitere organisatorische Informationen ergänzt nd zsätzliche Informationen im Kontext des Plans bereitgestellt werden. So fügen wir für die Roadshows Informationen über die drchführenden Teammitglieder hinz. Im Beispiel sind dies die Otlook-Kontaktdaten der Teammitglieder (siehe Abb 6). Diese Angaben werden stets mit den Originaldaten, hier etwa den Kontakten as Otlook, synchronisiert. Das heißt, wenn sich solche Angaben ändern, werden sie atomatisch ach in der Map geändert. So ist sichergestellt, dass sie stets aktell sind. Möglich ist dies mit E-Mails, Afgaben nd Terminen as Otlook. Ach as anderen Systemen wie Microsoft SharePoint, Datenbanken, Excel sw. können Informationen in ähnlicher Weise in eine Map integriert werden. So lässt sich alles Erforderliche mühelos in einen visellen Kontext setzen. Die eigentlichen Qellen der Informationen können direkt von der Map as geöffnet, müssen also nicht erst gescht werden. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 10
Darüber hinas lassen sich ach Dokmente oder Internetseiten verlinken. Pro Zweig können hier beliebig viele Links erstellt werden. Bei der Aktivierng eines Links wird dieser innerhalb der Map angezeigt (siehe Abb 6). Mit dieser nkomplizierten, flexiblen Vorgehensweise können wir den Plan nach nseren Erfordernissen bis ins kleinste Detail mit allen notwendigen Informationen asarbeiten. gleichzeitig einen Plan überarbeiten (Co-Editing). Wenn ein Bentzer bestimmte Werte ändert, werden diese Änderngen, aber ach Änderngen, die sich as Neberechnngen ergeben, sofort für die anderen Bentzer sichtbar, die ebenfalls gerade an der Map arbeiten. Für Microsoft SharePoint bieten wir derzeit noch keine Unterstützng für die gleichzeitige Bearbeitng. Wie in der Plattformbeschreibng schon erwähnt, werden hier die Zgriffe nd die Bearbeitng über Webbasierte Clients nd Mobile Devices nterstützt. Abb 6: Integration externer Informationen (z.b. Otlook) 3.7 Unterstützng für mehrere Bentzer Die Mindjet Plattform ermöglicht das Speichern nd den Astasch von Maps, Dokmenten nd Afgaben an einem zentralen Ort, entweder in der Clod oder in SharePoint. In der Mindjet Clod lassen sich Maps von mehreren Bentzern gemeinsam bearbeiten nd Bentzer können ach 3.8 Excel nd CSV-Export Mindjet ermöglicht den Export von Maps in das CSV-Format. Dabei werden ach alle Feldattribte, die in der Map definiert wrden, sowie die zgewiesenen Werte exportiert. Damit gibt es eine Möglichkeit, bereits entworfene Pläne in Excel oder in anderen Systemen, die das CSV-Format nterstützen, wiederzverwenden nd weiterzverarbeiten. Hier können dann bei Bedarf komplexere Berechnngen drchgeführt werden (siehe Abb 7). Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 11
Damit lässt sich Mindjet aßerdem mit anderen Planngs-Systemen kombinieren. Da Planngs- Attribte wie Prioritäten, Stats, Daer nd Afwand haben. Zeitpläne können ach im interaktiven Gantt- software die Anforderngen der kreativen Phasen z Beginn nicht gt abdeckt, kann hier Mindjet in Diagramm von Mindjet visalisiert nd bearbeitet werden (siehe Abb 8: Interaktive Gantt Ansicht). den Anfangsphasen des Planngsprozesses gentzt werden. Mit dieser Herangehensweise kann der Einstieg nd die kreative Phase z Beginn enorm beschlenigt nd damit die eigentliche Planng vorangetrieben werden (siehe ach Abschnitt: Mindjet in komplexen Planngsszenarien - Seite 4). Abb 8: Interaktive Gantt Ansicht Afgaben können in anderen Systemen drch Integration in bestehende Plattformen wie Otlook nd SharePoint oder aber drch Ntzng von Mindjet Tasks weiterbearbeitet werden. Mindjet Tasks ist das Social Task Management-System von Mindjet, in dem Afgaben zentral abgelegt werden können nd das verschiedene Web- nd mobile Plattformen wie ios oder Android mfassend nterstützt. Drch die Integrationen nd Synchronisation können sowohl Maps oder eben das entsprechende Task Abb 7: CSV-Export des Marketing-Bdgetvergabeplans, geöffnet in Excel Management System zr Ansicht nd Bearbeitng gentzt werden. 3.9 Afgabenplanngsfnktionen 3.10 Datenintegration Viele Pläne münden in einer strktrierten Abfolge von Aktionen. Dieser Aspekt wird bei herkömmlicher Drch die Integration von Datenbanken, Microsoft SharePoint nd Excel können Datensätze Planngssoftware häfig aßer Acht gelassen bzw. nicht nterstützt. Mindjet jedoch ermöglicht in eine Map einbezogen nd für Berechnngen gentzt werden. Aßerdem lassen sich weitere Teams die Definition spezifischer Aktionen, woras sich dann Afgaben mit Start- nd Fälligkeitsdaten Integrationsmöglichkeiten af Basis der COM-API-Schnittstelle von Mindjet entwickeln. Damit können ergeben, denen Verantwortliche zgeordnet werden können. Aßerdem können Afgaben weitere wir bei Berechnngen af Datensätze, die as anderen Systemen stammen, zrückgreifen. Hierz werden bei der Definition der Berechnngen einfach die Feldnamen as den Datensätzen verwendet. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 12
3.11 Wiederverwendbarkeit Mindjet ermöglicht das Speichern von Plänen als Map-Vorlagen, die dann in ähnlichen Szenarien wiederverwendet werden können. Darüber hinas können mit Mindjet so genannte Map Parts gespeichert werden. Dabei kann es sich m einzelne Zweige oder kleine Zweigstrktren handeln. Map Parts können einer Map ganz schnell per Drag&Drop hinzgefügt werden. So lassen sich Zweige oder kleine Zweigstrktren mit Berechnngen wiederholt nd schnell als Basteine oder Erweiterngselemente für Maps ntzen. 4. Übersicht über die wichtigsten Planngsfnktionalitäten Fnktionen Bottom-Up (Smme, Minimm, Maximm, Drchschnitt, Zweigsmme; weitere Fnktionen in Planng) Top-Down (in Planng; alternativ CSV-Export nd z.b. Excel verwenden) f Umrechnngen (in Planng; alternativ CSV-Export nd z.b. Excel verwenden) f Was-wäre-wenn-Analysen af Basis von Filtern Datenintegration (Datenbanken, Excel, SharePoint, Otlook, COM-API für Erweiterngen) Dashboards nd Berichterstattng k OLAP-Integration (drch CSV-Export) f Workflow a Unterstützng für mehrere Bentzer Tagging (Symbole nd Text-Tags) nd Filtern Top-Fnktionen Brainstorming Schnelle nd flexible Entwicklng Transparenz nd einfache Kommnikation Entscheidngsfindng Strategische Planng Mühelose Umstrktrierng nd Erweiterng von Plänen Bereitstellng von Kontext Integriertes Afgabenmanagement Allgemeine Fnktionen nd Vorteile Effektive nd kürzere Meetings Transparente Kommnikation Datenintegration (Microsoft Otlook, Microsoft SharePoint, Microsoft Excel, Datenbanken sw.) Export (Microsoft Project, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, HTML sw.) Import (Microsoft Project, Microsoft Word, MPX) Dokmentverwaltng: Planng nd Management von Projekten nd Afgaben 5. Zsammenfassng In diesem White Paper haben wir gezeigt, dass ein dringender Bedarf an Planngstools besteht, die so flexibel nd bentzerfrendlich sind, dass sie sich für bestimmte, häfige, Szenarien eignen. Dabei handelt es sich m Szenarien, die weniger komplex, aber dynamisch nd agil sind, weshalb wir sie als agile Planngsprozesse bezeichnen. Der Einsatz von herkömmlicher Planngssoftware für solche Szenarien wäre z zeitafwändig nd kompliziert, da häfig nr eine kleine Aswahl der verfügbaren Fnktionalität benötigt wird. Verantwortliche, die solche Prozesse steern nd asführen, sind häfig keine Experten für komplexe Planngssoftware. Wir haben die typischen Merkmale der agilen Planng nd deren nee Anforderngen mrissen. Es wrde gezeigt, dass Mindjet eine leistngsstarke nd bentzerfrendliche viselle Plattform bietet, die den Erfordernissen der agilen Planng effektiv Rechnng trägt. Bentzer können Pläne entwickeln, ohne selbst Expertenwissen oder Programmierngskenntnisse z besitzen. Jeder kann sofort starten nd rasch Ergebnisse vorweisen. Die Software ist bentzerfrendlich nd leicht verständlich, die Visalisierng fördert die Konsensbildng nd die effiziente Kommnikation im Team. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 13
Viselle Pläne erlaben das Drchspielen von Szenarien mit intitiven nd flexiblen Umstrktrierngs- nd Filterfnktionen af der Grndlage von visellen nd textbasierten Tags. Es ist ganz einfach, weitere Informationen as anderen Systemen hinzzfügen oder drch Hyperlinks af andere Dokmente z ergänzen. Informationen as verschiedensten Qellen lassen sich so besser konsolidieren, Abhängigkeiten werden leichter erkannt nd Informationen schneller gefnden. Mindjet bietet Unterstützng für mehrere Bentzer mit zentralem Zgriff af Maps nd Dokmente in der Clod (einschließlich simltaner Bearbeitng) oder erlabt die gemeinsame Bearbeitng von Maps nd Dokmenten in Microsoft SharePoint. Ferner haben wir komplexe Planngsszenarien skizziert, in denen Mindjet zsammen mit herkömmlicher Planngssoftware oder mit Excel gentzt werden kann. Da herkömmliche Planngssoftware die Anforderngen der kreativen Phasen z Beginn nicht gt abdeckt, kann hier Mindjet gentzt werden, m diese Lücke z schließen. Fazit: Mindjet erfüllt die Anforderngen agiler Planngsszenarien sehr gt nd übt eine Brückenfnktion as, weil herkömmliche Tools bestimmte Anforderngen in diesen Szenarien nicht erfüllen. Mindjet GmbH. Mindjet nd das Mindjet Logo sind Marken von Mindjet LLC. SharePoint, Excel, Word, PowerPoint, Otlook nd Project sind Marken der Microsoft Corporation. Oracle Hyperion Planning nd OLAP sind Marken der Oracle Corporation. SAP Planning ist eine Marke der SAP AG. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, 63755 Alzena, Detschland - www.mindjet.com Seite 14