Mit Mindjet Software und Vorlagen IT- Projekte planen

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1 Erste Schritte Anleitung Mit Mindjet Software und Vorlagen IT- Projekte planen 68% aller IT-Projekte sind nicht erfolgreich. Viele dieser Fehlschläge sind auf schlechte Anforderungsanalysen zurückzuführen, was bedeutet, dass sie gleich von Beginn an zum Scheitern verurteilt sind. Artikel in ZDNet Erfahrene IT-Manager werden bestätigen, dass ein Projekt bereits zu Beginn an der Herausforderung scheitern kann, die Anforderungen der Stakeholder sorgfältig zu ermitteln und gleichzeitig das Management von Terminplänen und Ressourcen zu überzeugen. Die Mindjet Software beschleunigt den Erfolg von IT-Projekten durch eine bessere Geschäftsausrichtung. IT-Manager wissen, dass ein Projekt nur dann erfolgreich sein kann, wenn es sowohl die Anforderungen der Benutzer als auch die Erwartungen des Managements umfassend erfüllt. Mit Mindjet können IT- Abteilungen von Anfang an alle Beteiligten einbeziehen und während des gesamten Projektverlaufs auf dem aktuellen Stand halten. Die Mindjet Software ermöglicht Ihnen Folgendes: Eine Prozessoptimierung, damit Sie in einer interaktiven visuellen Arbeitsumgebung Geschäftsanforderungen besser ermitteln und überprüfen können. Inhalte werden erfasst und geordnet, Prioritäten werden herausgearbeitet. Dadurch sind alle Beteiligten in der Lage, Anforderungen sofort zu erkennen und zu ihrer Umsetzung beizutragen. Realistischere Projektpläne; indem Sie Ressourcenzuweisungen und Abhängigkeiten klar in einer Map herausarbeiten, kann das Management rasch die Auswirkungen auf Personalplanung und Budget erkennen. Detaillierte Zeitpläne; Sie können damit erreichen, dass die Beteiligten sich wirklich zur Einhaltung der Termine verpflichten. Aktuelle Statuskommunikation und effektive Zusammenarbeit an Projekt-Maps im erweiterten, über verschiedene Standorte verteilten Team über jeden Webbrowser. Integration vorhandener Werkzeuge für Projektmanagement und -umsetzung. 1

2 Diese Anleitung vermittelt einen schrittweisen Einstieg in das Arbeiten mit der Mindjet Software und den benutzerdefinierten Vorlagen, sodass Sie Informationen gezielt nutzen und IT- Projekte effektiver planen können. Insbesondere erhalten Sie eine Anleitung zur Map-Vorlage für die Projektplanung. Alle vorgestellten Funktionen sind Bestandteil der Mindjet Software, die MindManager 2012, Mindjet Connect und Mindjet Mobile umfasst. In der folgenden Tabelle finden Sie die einzelnen Anwendungen und eine kurze Beschreibung: Anwendung Mindjet MindManager Mindjet Connect Mindjet Mobile Beschreibung Diese Software für das Information Mapping fördert aktiv die Zusammenarbeit. Mit interaktiven Maps können Benutzer beim Brainstorming Ideen sammeln, planen, Strategien entwickeln und präsentieren und dabei stets den Überblick behalten. Trotzdem sind alle relevanten Einzelaspekte in unterschiedlicher Detailtiefe in einer einzigen Map enthalten. Der kostenfreie Online-Service Mindjet Connect ist in MindManager2012 integriert, sodass visuelle MindManager-Maps problemlos teamübergreifend und geräteunabhängig ausgetauscht werden können. Dieser Online-Service für das Collaborative Work Management erweitert die Vorteile des Mappings auf das gesamte Team und das Unternehmen. Mit Mindjet Connect können Sie MindManager-Maps und Dateien sicher online speichern und verwalten. Sie können einen beliebigen Personenkreis ohne zusätzliche Software zur Mitwirkung und zur Zusammenarbeit einladen und jederzeit von fast überall und von jedem Gerät auf Ihre Arbeit zugreifen. Als Free und Business Edition erhältlich. Erstellen Sie Ihre Maps und Dateien, arbeiten Sie mit anderen zusammen daran und greifen Sie unterwegs darauf zu. Nutzen Sie die Mindjet Mobile Apps, um Ihre Arbeit immer dabei zu haben. Stimmen Sie sich immer und überall und von jedem Mobilgerät aus mit Ihrem Team ab. MAP-VORLAGE FÜR DIE PROJEKTPLANUNG Weiter unten sehen Sie die Mindjet Standardvorlage für die Projektplanung. Im folgenden Beispiel wird ein Szenario beschrieben, in dem eine IT-Abteilung mit der Implementierung eines neuen Systems zur Gehaltsabrechnung betraut wird. Die Vorlage dient lediglich als Ausgangspunkt. Sie müssen nicht alle Elemente verwenden und können die Vorlage Ihren eigenen Erfordernissen entsprechend anpassen. 2

3 In diesem Beispiel entscheidet sich die Teamleitung des IT-Projekts für MindManager 2012 und erstellt damit MindManager-Maps, da das Management einige der neuen Projektplanungsfunktionen in MindManager 2012 nutzen möchte. Der Teamleiter greift direkt in MindManager auf die Austauschfunktionen von Mindjet Connect zu. Die übrigen Mitglieder des Projektteams melden sich einfach bei Connect an, um sich die Map anzusehen und ihre Beiträge hinzuzufügen. Da Mindjet Connect Funktionen zum Erstellen und Bearbeiten von Maps bietet, können Sie die Map direkt in ihren Browsern bearbeiten. Um die Schritte nachzuvollziehen, laden Sie einfach die Vorlage herunter und öffnen sie entweder in MindManager 2012 oder in Mindjet Connect. Text Zweige und Unterzweige erstellen Als Erstes könnten Sie eine Projektbeschreibung eingeben, die auch Ziele und Umfang des Projekts umfasst. Visualisierung Einen neuen Zweig erstellen Sie entweder über die Multifunktionsleiste oder durch Drücken 3

4 der Eingabetaste. Wenn Sie einen neuen Unterzweig erstellen möchten, um etwa Ihre verschiedenen Ziele festzuhalten, können Sie hierzu ebenfalls die Multifunktionsleiste nutzen oder die Taste Einfügen drücken. Informationen zentral zusammenbringen Sie können Ihre Aufgaben mit Notizen, Hyperlinks, Anhängen und Bildern ergänzen. In diesem Beispiel fügt der Teamleiter einen Hyperlink auf die Webseite von Cloudpay hinzu, da möglicherweise nicht alle Teammitglieder mit der Softwarelösung dieses Anbieters vertraut sind. Austausch Sie legen einen entscheidenden Grundstein für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts, wenn Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten stets über den aktuellen Stand informiert sind und ihren Teil der zugewiesenen Aufgaben zuverlässig 4

5 und termingerecht erledigen. Als IT- Projektleitung müssen Sie außerdem in der Lage sein, jederzeit auch Außenstehenden den Projektstatus zu vermitteln. Mit Mindjet Connect Free Edition können Sie alle Beteiligten über den jeweiligen Status informieren und Projekt-Maps über einen beliebigen Webbrowser gemeinsam im erweiterten Team bearbeiten. Sie können Ihre Maps austauschen, indem Sie zunächst auf die Schaltfläche Hochladen klicken. Klicken Sie anschließend auf Freigeben. 5

6 Sie werden aufgefordert, Ihre Freigaberegeln festzusetzen, indem Sie Empfänger als Gast oder als Mitglied ausweisen und ihnen Lese- oder Bearbeitungsrechte erteilen. Priorisierung Blenden Sie dann weitere Detailebenen im Zweig Ziele ein und weisen Sie den gesammelten Zielen Prioritäten zu, sodass alle Stakeholder diese Ziele und Prioritäten sofort anzeigen und eigene Vorschläge einbringen können. 6

7 7 Filtern Falls die Liste Ihrer Prioritäten sehr lang wird, kann es erforderlich sein, sich auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren. Dabei werden Sie von der Filterfunktion effektiv unterstützt. Eine große Vielfalt vordefinierter Filter für Priorität, Status, Aufgabenzuweisung und mehr hilft Ihnen dabei, rasch und bequem die wichtigsten Aufgaben einer Map zu identifizieren.

8 Aufgabenverwaltung Jetzt können Sie mit MindManager im Handumdrehen von der Konzeptionierung zur Umsetzung übergehen. Im Bereich Aufgabeninfo können Sie alle erforderlichen Aufgaben eingeben. Geben Sie die jeweilige Bearbeitungsdauer an. Anschließend können Sie die Fertigstellung jeder Aufgabe bequem mit visuellen Markierungen verfolgen, die von den Teammitgliedern selbst aktualisiert werden. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte Aufgabeninfo und anschließend auf die Dropdown-Liste Status. 8

9 Ressourcen Greifen Sie im Bereich Aufgabeninfo auf die Dropdown-Liste Ressourcen zu, um Teammitglieder zuzuweisen und Abhängigkeiten zu ermitteln. So kann das Management rasch die Auswirkungen auf Personalplanung und Budget erkennen. Gantt-Diagramm Mit nur einem Klick können Sie Ihre Aufgaben in einem Gantt-Diagramm anzeigen. Eine der mächtigsten Funktionen von MindManager ist die Integrationsmöglichk eit in vorhandene Werkzeuge, wie etwa Microsoft Excel und Microsoft Project. So könnten Sie etwa während der Planungsphase in MindManager selbst die Funktion zur Erstellung von Gantt- Diagrammen benutzen und sich 9

10 dann für einen Export nach MS Project entscheiden, wenn das Projekt in die Umsetzungsphase eintritt. Damit sind die ersten Schritte bereits erfolgreich absolviert. Sie sollten nun in der Lage sein, eigene Maps zur IT-Projektplanung zu erarbeiten und dabei einige der leistungsstarken Funktionen aus dieser Anleitung anzuwenden. Beispielsweise könnten Sie in Zukunft mit Ihren Kunden gemeinsam Informationen erfassen und strukturieren oder Pläne entwickeln und umsetzen alles in einer visuellen Umgebung, die ganz auf Teamarbeit setzt. Ihnen stehen weitere Map-Vorlagen für IT-Projekte zur Verfügung, beispielsweise: (Links) Projektauftrag Projektsteuerung Projekt-Dashboard Projektstatus Besuchen Sie bitte unsere Website, wenn Sie weiterführende Tutorials und Ressourcen benötigen. Geben Sie uns Feedback! Teilen Sie uns mit, wie wir Ihnen weiterhelfen können. 10