Verkündungsblatt 20. Jahrgang Wolfenbüttel, den 27.01.2017 Nummer 05 Inhalt Leitfaden für die Archivierung von Prüfungsunterlagen und prüfungsbezogenen Dokumenten der Ostfalia Hochschule für angewandte Wissenschaften Seite 2 Seite 1 von 7
Leitfaden für die Archivierung von Prüfungsunterlagen und prüfungsbezogenen Dokumenten der Bekanntmachung des Präsidiumsbeschlusses vom 15.12.2016 1. Einleitung Die Archivierung betrifft Prüfungsunterlagen und prüfungsbezogene Dokumente, die nicht (mehr) laufend als Arbeitsunterlagen gebraucht werden, deren sofortige Entsorgung aber aufgrund von Aufbewahrungsfristen rechtlich nicht zulässig ist. Zu den archivierungspflichtigen Dokumenten gehören beispielsweise: Prüfungsunterlagen wie Klausuren, Hausarbeiten, Studienarbeiten, Projektarbeitsberichte, Abschlussarbeiten, Protokolle mündlicher Prüfungen mit Ausnahme des Protokolls für das Kolloquium, Praktikumsunterlagen wie Praxisphasenberichte, Verträge im Zusammenhang mit der Praxisphase, Bescheinigungen der Praxisstelle, Zeugnisunterlagen wie Kopien der Zeugnisse und Urkunden, zugehörige epv-ausdrucke, Transcripts of Records, Diploma Supplements, Protokoll der Abschlussprüfung, sonstige Unterlagen wie Atteste, Anerkennungsunterlagen, Anträge auf Zulassung zur Abschlussarbeit, Widersprüche, Bescheide, Protokolle der Sitzungen von Prüfungsausschüssen. Die Archivierungsfristen sind unabhängig davon einzuhalten, ob die Dokumente in Papierform oder digitaler Form vorliegen. Die Sicherung der Daten der epv durch das Rechenzentrum wird im Folgenden nicht betrachtet. Nach Ablauf der Archivierungsfrist können die Unterlagen unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet werden. 2. Aufbewahrungsfristen Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich auf den entsprechenden Erlass des MWK Aufbewahrungsfristen für Prüfungsunterlagen von Bachelor- und Masterprüfungen (Nds. MBl. 2013, Nr. 16, S. 329) sowie Auslegungshinweise des MWK zu diesem Erlass. Der Erlasstext ist jeweils kursiv gedruckt; die Nummerierung bezieht sich auf die Gliederung des Erlasses. 1.1 Entwürfe von oder Zensurenlisten zu Prüfungs-, Abschluss- oder Abgangszeugnissen mit den für eine Neuausfertigung erforderlichen Angaben sowie entsprechende Listen über nicht bestandene Prüfungen sind 50 Jahre aufzubewahren. Unter Nr. 1.1. RdErl. werden nur die dort genannten Unterlagen verstanden, die für eine Neuausfertigung des jeweiligen Zeugnisses benötigt werden. Diese werden 50 Jahre aufbewahrt um ggf. z. B. ein Ersatzzeugnis ausstellen zu können. 1.2 Alle weiteren Prüfungsunterlagen zu Bachelor- und Masterprüfungen sind drei Jahre aufzubewahren. Alle nicht unter Nr. 1.1. genannten Prüfungsunterlagen, z. B. schriftliche und praktische Prüfungsleistungen (Hausarbeiten, Klausuren), werden als weitere Prüfungsunterlagen verstanden und nach Nr. 1.2. RdErl. nur drei Jahre aufbewahrt. In den modularisierten Studiengängen stellt die Mitteilung über das Ergebnis der jeweiligen Modulprüfung einen Verwaltungsakt dar. Entsprechend ist unter dem Begriff der jeweiligen Prüfung die jeweilige Modulprüfung, nicht der Abschluss des Bachelorstudiums insgesamt zu verstehen. 1.3 Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem der oder dem Studierenden das endgültige Ergebnis der jeweiligen Prüfung mitgeteilt worden ist. Die dreijährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Ergebnis über das endgültige Bestehen oder Nichtbestehen der jeweiligen Modulprüfung mitgeteilt wurde und daher insbesondere die jeweils konkrete Prüfungsleistung (z. B. Klausur, Hausarbeit) beziehungsweise deren Dokumentation (z. B. Protokoll einer mündlichen Prüfung) drei Jahre nach dem Jahr der Ergebnisübermittlung vernichtet werden kann. Im Rahmen der Anwendung des Erlasses ist zudem der Beendigung eines Studiums gleichzustellen der Abbruch des Studiums oder der Hochschulwechsel durch einen Studenten. 1.4 Prüfungsunterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn gegen eine Prüfungsentscheidung Widerspruch oder Klage erhoben wurde und das Rechtsmittelverfahren noch nicht abgeschlossen ist. Unberührt bleibt weiterhin die gesonderte Aufbewahrungspflicht im Falle einer Prüfungsanfechtung. Für Diplomstudiengänge kommen die Vorgaben des MWK- Erlasses ebenfalls zur Anwendung. Eine Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen von Prüfungsunterlagen enthält die Anlage 1 dieses Leitfadens. Seite 2 von 7
3. Ablieferung und Einlagerung Grundsätzlich entscheiden die jeweiligen Fakultäten und zentralen Einrichtungen wie die Ablieferung und Archivierung der Prüfungsunterlagen und prüfungsbezogenen Dokumente zu erfolgen hat. Unterlagen, die von der Fakultät oder zentralen Einrichtung zentral aufbewahrt werden, sollten in geeignete Behältnisse verpackt und eindeutig beschriftet werden. Einen Vorschlag zur Beschriftung enthält Anlage 2 dieses Leitfadens. Zu ausgewählten Dokumenten werden folgende Empfehlungen gegeben. 5. Archivierung von Studierendenakten Die Studierendenakten werden am jeweiligen Standort des SSB archiviert. Die Verpackung der Studierendenakten, die Beschriftung der Verpackungseinheiten sowie die Entsorgung erfolgen entsprechend der Anlage 3 dieses Leitfadens. 3.1. Prüfungsunterlagen: Klausuren, Protokolle mündlicher Prüfungen Die Unterlagen werden in den Dekanaten oder Prüfungsausschüssen gesammelt und in geeignete Behältnisse (z. B. Kartons, Briefumschläge) verpackt. Die Behältnisse müssen so beschriftet sein, dass der Inhalt ersichtlich und der früheste Entsorgungstermin einfach ablesbar ist. 3.2. Abschlussarbeiten und Protokolle der Kolloquien Die jeweilige Kopie der Dozentin/des Dozenten kann im Besitz und den Räumlichkeiten der Dozentin/des Dozenten verbleiben, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, oder nach dem Kolloquium entsorgt werden. Das für den Prüfungsausschuss bestimmte Exemplar der Abschlussarbeit ist bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die Protokolle der Kolloquien werden über die Prüfungsausschüsse an das SSB weitergeleitet und dort der Prüfungsakte der/des Studierenden beigefügt. 3.3. Hausarbeiten, Ausarbeitungen von Referaten o. ä. Unterlagen Hausarbeiten, Ausarbeitungen von Referaten o. ä. Unterlagen müssen aufbewahrt und können unter Wahrung der Frist für Prüfungsleistungen entsorgt werden. Die Fakultäten entscheiden, ob die Aufbewahrung bei der/dem jeweiligen Lehrenden oder zentral erfolgt. 3.4. In elektronischer Form eingereichte Prüfungsunterlagen Hausarbeiten, Ausarbeitungen von Referaten, Laborprotokolle, Übungsaufgaben o. ä. Unterlagen, die bei der/dem Lehrenden von den Studierenden in elektronischer Form eingereicht werden, unterliegen ebenfalls den Aufbewahrungsfristen für Prüfungsleistungen, sofern die Leistungen prüfungs- oder notenrelevant sind. Für diese Daten wird eine Aufbewahrung in Alfresco oder Stud.IP empfohlen. Die Aufbewahrungsfristen können in diesen Systemen eingehalten werden, da die Inhaberin/der Inhaber der Alfresco-Site bzw. die Verwalterin/der Verwalter der Stud.IP-Veranstaltung die Löschung der Site bzw. Veranstaltung veranlassen muss. 4. Archiv am Standort Wolfenbüttel Am Standort Wolfenbüttel wird ein zentrales Archiv Am Exer geführt. Die Einlagerung und Entsorgung der Unterlagen wird durch das SSB Wolfenbüttel (Ansprechpartnerin Frau Müller, Leiterin des SSB) organisiert. Einzelheiten hierzu enthält die Anlage 3 dieses Leitfadens. Seite 3 von 7
Anlage 1: Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen von Prüfungsunterlagen Art der Unterlagen Beispiele Dauer der Aufbewahrung Beginn der Aufbewahrungsfrist Schriftliche Prüfungsarbeiten sowie sich darauf beziehende Gutachten, Niederschriften mündlicher Prüfungen Bachelor- und Masterarbeiten sowie sich darauf beziehende Gutachten Einzelfallbezogene Prüfungsunterlagen Kopien der Zeugnisse und der Urkunden sowie zugehörige epv-ausdrucke, Transcripts of Records, Diploma Supplements, Protokolle von Kolloquien Protokolle der Sitzungen von Prüfungsausschüssen * Nds. MBI. 2013, Nr. 16, S. 329. Klausuren, Hausarbeiten, Projektarbeiten, Protokolle etc. Atteste, Anerkennungsunterlagen, Antrag auf Zulassung zur Thesis, Bescheide, Widerspruchsunterlagen mindestens 3 Jahre*; empfohlen 5 Jahre mindestens 3 Jahre*; empfohlen 5 Jahre mindestens 3 Jahre*; empfohlen 5 Jahre mindestens 50 Jahre* Ablauf des Kalenderjahres der jeweiligen Prüfung Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Studium abgeschlossen wurde Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Studium abgeschlossen wurde Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Studium abgeschlossen wurde 5 Jahre Ablauf des Kalenderjahres der jeweiligen Sitzungen Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Unterlagen durch die Fakultät bzw. den Hausdienst unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet. Seite 4 von 7
Anlage 2: Empfehlungen zur Beschriftung von archivierten Prüfungsunterlagen Prüfungsunterlagen sind vor der Archivierung in geeignete Behältnisse (z. B. Kartons, Briefumschläge) zu verpacken und eindeutig zu beschriften. Für die Beschriftung dieser Behältnisse werden folgende Inhalte empfohlen: Titel der Veranstaltung: Dozentin/Dozent: Prüfungsnr.: Entsorgungsdatum: Prüfungsdatum: Beinhaltet eine Verpackungseinheit mehrere bzw. unterschiedliche Prüfungsunterlagen, sollte diese Verpackungseinheit zusätzlich folgende Angaben enthalten: Titel der Veranstaltung Dozentin/Dozent Prüfungsnummer Prüfungsdatum Seite 5 von 7
Anlage 3: Archivierung am Standort Wolfenbüttel Am Standort Wolfenbüttel wird ein zentrales Archiv Am Exer geführt. Die Einlagerung und Entsorgung der Unterlagen wird durch das SSB Wolfenbüttel (Ansprechpartnerin Frau Müller, Leiterin des SSB) organisiert. Beschriftung der Verpackungseinheiten mit Prüfungsunterlagen der Fakultäten Die Prüfungsunterlagen sind vor der Übergabe von der Fakultät in Kartonagen zu verpacken, die folgendermaßen zu beschriften sind: Fakultät: Titel der Veranstaltung: Dozentin/Dozent: Prüfungsnr.: Entsorgungsdatum: Prüfungsdatum: Beinhaltet eine Verpackungseinheit mehrere bzw. unterschiedliche Prüfungsunterlagen, ist diese Verpackungseinheit mit folgendem Formular zu versehen. Fakultät: Titel der Veranstaltung Dozentin/Dozent Art der Prüfung Prüfungsnummer Prüfungsdatum Vorgehensweise bei der Einlagerung bzw. Entsorgung von Prüfungsunterlagen Die beabsichtigte Einlagerung von Unterlagen ist beim SSB Wolfenbüttel anzumelden und mit dem Hausdienst abzustimmen. Der Hausdienst übernimmt den Transport der Unterlagen in die vom SSB vorgegebenen Räume des Archivs. Die Entsorgung der Dokumente veranlasst das SSB in Zusammenarbeit mit dem Hausdienst (nach Rücksprache (Anbietung) mit dem Staatsarchiv). Beabsichtigt eine Fakultät Unterlagen (z. B. Abschlussarbeiten) über die empfohlene Aufbewahrungsfrist hinaus aufzubewahren, sind diese in den Räumlichkeiten der Fakultät zu archivieren. Seite 6 von 7
Beschriftung und Vorgehensweise bei der Einlagerung bzw. Entsorgung von Studierendenakten Die Studierendenakten sind in Jurismappen und diese in Kartonagen zu verpacken. Die Jurismappen sind wie folgt zu beschriften: Name: Matrikelnr.: Laufzeit der Akte: Die Beschriftung der Kartonagen (innerhalb der Kartonage alphabetische Sortierung (DIN 5007-1,-2) erfolgt mit den Angaben: Fakultät: Jahrgang: Die Einlagerung erfolgt durch das SSB Wolfenbüttel im Archiv Am Exer. Die Kartonagen sind nach Fakultäten und Jahrgängen geordnet zu archivieren. Eine Entsorgung der Dokumente veranlasst das SSB in Zusammenarbeit mit dem Hausdienst (nach Rücksprache -Anbietung- mit dem Staatsarchiv). Seite 7 von 7