MS-Office-Einstellungen Druckerei Hachenburg GmbH Leitfaden für die Erstellung von PDFs aus Office-Programmen (PC) für die Druckerei Hachenburg GmbH 1
Grundlagen Grundlagen Damit beim Austausch von PDF-Dokumenten Fehler verhindert werden können, müssen einige Regeln eingehalten werden. So sind nicht nur die Einstellungen des Acrobat-Distillers von Bedeutung, sondern bereits der Aufbau von Grunddokumenten. Daher muss darauf geachtet werden, dass genau diese Grunddokumente printoptimiert sind. Leider sind Office-Programme nicht optimal geeignet, um druckoptimierte Dateien zu erstellen, da diese Programme ausschließlich im RGB-Farbmodus arbeiten. Dies hat gewisse Farbverschiebungen zur Folge. Was bedeutet das für die PDF-Erstellung? Grundsätzlich wird ein PDF immer in zwei Schritten erstellt: 1. Erstellen einer PS-Datei (PostScript-Datei). Bei Office-Programmen auf PC-Ebene ist dieser Schritt automatisiert. 2. Aus der PS-Datei wird ein PDF erzeugt Davon ausgenommen ist das Erzeugen von PDFs mit den Softwares Apogee Creat von Agfa und Instant PDF von Enfocus. Bei diesen Lösungen wird die PS-Datei im Hintergrund erstellt und daraus wiederum direkt eine fertige PDF-Datei erzeugt. Adobe Distiller mit DruckereiHachenburg_ 70er-Setting Für die Erstellung von PDFs sind folgende Systemkomponenten erforderlich: - Acrobat Distiller PPD (FUJI_LuxelT9000CTP), Adobe PDF bei Acrobat 6.0 - Acrobat Distiller 5.0 oder höher Auf den folgenden Seiten werden die einzelnen Schritte und Einstellungen aufgezeigt. 2
MS-Office-Einstellungen Grundeinstellungen für WORD Damit eine optimale Weiterverarbeitung der Daten aus Office-Programmen erfolgen kann, müssen einige Grundeinstellungen in Word und der Druckerqueue vorgenommen werden. Extras/Optionen/Kompatibilität Damit sich der Seitenumbruch nicht mehr verändert, muss in Word die Einstellung Druckermaße für Dokumentenlayout verwenden ausgeschaltet werden. 3
MS-Office-Einstellungen Einstellungen der Acrobat-Distiller-Druckerqueue Damit die folgenden Einstellungen an der Druckerqueue getätigt werden können, müssen Sie die Administratorrechte des PC besitzen. Unter Start/Einstellungen/Drucker/Adobe PDF/ Drucker/Eigenschaften/Geräteeinstellungen Output-Protokoll muss auf Binär stehen Grauen Text in PostScript-Grau konvertieren auf Ja stellen Graue Grafiken in PostScript-Grau konvertieren auf Ja stellen 4
MS-Office-Einstellungen Vorgehen beim PDF-Schreiben aus Office-Programmen Drucken/Ausgabe Unter Drucker/Name ist der Drucker Acrobat PDF auszuwählen. Drucken/Eigenschaften Die Ausrichtung des Papierformates (Hochformat oder Querformat) muss je nach Dokument angepasst werden. 5
MS-Office-Einstellungen Drucken/Eigenschaften/Erweitert Im Menü Drucker/Eigenschaften/Erweitert werden für die PDF-Erstellung folgende Einstellungen benötigt: Druckqualität auf 600dpi TrueType-Schriftart auf Als Softfont in den Drucker laden PostScript-Ausgabeoption auf Portabilität optimieren TrueType-Downloadoption auf TrueType Drucken/Eigenschaften Unter Drucker/Eigenschaften/Adobe-PDF-Einstellungen ist das richtige Distillersetting auszuwählen (z. B. DruckereiHachenburg_70er). Damit bei der Generierung alle Schriften eingebettet werden, darf der Button Schriften nicht an Distiller senden nicht aktiviert werden. 6
Distiller-Einstellungen Einstellungen für den Distiller Distillersetting Im DruckereiHachenburg_70er -Setting sind die Einstellungen für printoptimierte PDFs für einen 70er-Raster hinterlegt. Anschließend sind die detaillierten Einstellungen für den Acrobat Distiller aufgeführt. Um diese zu überprüfen, kann über den Button Bearbeiten... die aktive Distillereinstellung angezeigt werden. Hinweis: Die folgenden Einstellungen gelten nur für die DruckereiHachenburg_70er-Joboption. Distiller/Allgemein Wichtig: Die Kompatibilität muss auf Acrobat 5.x (PDF 1.4) stehen. Die Auflösung ist mit 2400 dpi zu definieren. Das Papierformat wird im Distiller auf maximal definiert, da das Format, welches in den Office-Programmen definiert wurde, vom Distiller übernommen wird. 7
Distiller-Einstellungen Distiller/Komprimierung Für Farbbilder und Graustufenbilder gelten dieselben Einstellungen. So muss die Auswahl auf Bikubische Neuberechnung auf 300 dpi stehen. Das Feld für obige Bilder soll auf 450 dpi eingestellt werden. Für Schwarzweiß-Bitmap-Bilder ist die Einstellung Bikubische Neuberechnung auf 2400 dpi auszuwählen. Das Feld für obige Bilder soll auf 3600 dpi eingestellt werden. Die Komprimierung soll mit CCITT Group 4 erfolgen. Distiller/Schriften Bei den Schriften müssen alle eingebettet werden. Die Untergruppen aller eingebetteten Schriften müssen aktiv sein. 8
Distiller-Einstellungen Distiller/Farben Bei Farbmanagement muss die Auswahl Farbe nicht ändern angewählt sein. Unter Geräteabhängige Daten darf nur Rastereinstellungen beibehalten nicht aktiviert sein. Distiller/Erweitert Unter Optionen müssen folgende Bedingungen aktiv sein: Level 2 copypage-semantik beibehalten Einstellungen für Überdrucken beibehalten PostScript XObjects zulassen Farbverläufe in Smooth Shades konvertieren Unter DCS (Document Structuring Conventions) sind folgende Bedingungen aktiv: DSC-Kommentare verarbeiten Für EPS-Dateien Seitengröße ändern und Grafiken zentrieren EPS-Info von DSC beibehalten Dokumentinfo von DSC beibehalten 9
Distiller-Einstellungen Distiller/PDF/X3 Wird mit Acrobat Distiller 6.0 gearbeitet, kann mit der Option PDF/X gearbeitet werden. Mit den nebenstehenden Einstellungen sind die wichtigsten Kriterien für ein PDF/X3 erfüllt. Wenn PDF/X3 angewählt wird, muss ein ICC-Profil (z. B. Offset Euro pos U375 K85.icc) ausgewählt und der Überfüllungsschlüssel auf False gesetzt werden. Bei der Zusammenarbeit mit der Druckerei Hachenburg GmbH ist ein ICC-Profil der Druckerei Hachenburg GmbH auszuwählen. Hinweis: Das ICC-Profil kommt bei der Ausgabe nicht zum Einsatz. Es ist lediglich eine Information, auf welche Druckkriterien die Daten optimiert sind. 10
PDF/X3 PDF/X3-Standard Was ist PDF/X3? Prüfung von PDF-Dateien PDF/X3 (ISO-Norm 15930-3) ist ein anerkannter PDF-Standard für die Datenübergabe bei der Herstellung von Printprodukten. Damit eine PDF-Datei auch wirklich dem PDF/X3-Standard entspricht, wird empfohlen, dies anhand der Freeware Software PdfInspektor 2.0 von Callas prüfen zu lassen. Nach einer erfolgreichen Prüfung wird der Dateiname mit _x3 erweitert. Achtung: Beim PdfInspektor 2.0 muss ein interner Dateiname im PDF definiert sein, und die Zuweisung eines ICC-Profils ist nötig (z. B. Offset Euro pos U375 K85.icc). Eine weitere Prüfmöglichkeit für PDFs bietet die Software PitStop von Enfocus. Um eine Datei auf die Richtlinien von Enfocus (Druckerei Hachenburg GmbH) zu prüfen, kann das PitStop-Prüfprofil von der Impressed- Internetseite heruntergeladen werden. 11
Kontakt Kontakt DIN EN ISO 9001:2000 Druckerei Hachenburg GmbH Saynstraße 18 57627 Hachenburg Telefon: 02662-802-0 Telefax: 02662-802-140 Internet: www.druckerei-hachenburg.de E-Mail: info@druckerei-hachenburg.de Vorstufe: Telefon: 02662-802-127 Telefax: 02662-802-160 E-Mail: dtp@druckerei-hachenburg.de 12