Anleitung für die Mail-Umstellung

Anleitung für die Mail-Umstellung Version/Datum: 1.0 29-November-2013 Autor/Autoren: Green.ch Autorenteam Seite 1/11

Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 1 Einleitung... 3 2 Allgemeine Informationen zur Migration... 3 2.1 Kontakt zu green.ch... 3 3 Die Migration... 3 3.1 Wichtige Vorbereitungen... 3 3.1.1 Email-Konto einrichten... 3 3.1.2 Ihre neuen Zugangsdaten... 3 3.2 Ablauf der Email-Umstellung seitens green.ch... 3 3.2.1 Die Umstellung... 3 3.3 Kundenseitige Umstellung bei POP/IMAP Email-Konten... 4 3.3.1 Einstellungen für Ihr Email-Programm... 4 3.3.2 Das neue Webmail... 4 3.3.3 Die neue Administrations-Konsole... 4 4 Konfigurationsanleitungen... 5 4.1 IMAP aktivieren... 5 4.2 Einstellung von Outlook 2010 für POP/IMAP Kontos... 7 5 FAQ (Häufig gestellte Fragen)... 10 5.1.1 Gehen während der Umstellung Emails verloren?... 10 5.1.2 Wie lange wird mein E-Mail Konto nicht erreichbar sein?... 10 5.1.3 Weshalb gibt es einen Unterbruch?... 10 5.1.4 Was ist eine Domain?... 10 5.1.5 Was ist eine TLD (Top Level Domain)?... 10 6 Fact Sheet... 11 6.1 Mail-Client Einstellungen... 11 6.2 E-Mail-Restriktionen... 11 Seite 2/11

1 Einleitung Die green.ch AG, als führender Schweizer Anbieter von Web- und Mailhosting-Lösungen, ist bestrebt mit innovativen Lösungen und fortschrittlichen Angeboten ihre Produkte ständig auf dem neusten Stand zu halten. In diesem Zusammenhang hat die green.ch AG die Serverlandschaft in den letzten Monaten auf georedundante Cluster, verteilt über 3 Rechencentren, verschoben und die Netzwerk-Infrastruktur aktualisiert. Aus diesem Grund wird der Mail-Server, auf welchem sich Ihre Email-Konten befinden, abgeschaltet. Damit Sie Ihre Email-Konten weiterverwenden können, werden diese auf die neue Mail- Server-Umgebung von green.ch migriert. Wir sind bemüht, die Migration für unsere Kunden so einfach wie möglich zu gestalten. Trotzdem ist es unumgänglich, dass der Besitzer des Email-Kontos oder der jeweilige IT-Verantwortliche Einstellungen bei den Email-Programmen oder Domänen vornehmen muss. Dieses Dokument liefert alle notwendigen Informationen und Anleitungen für die kundenseitigen Arbeitsschritte welche während der Migration nötig sind. Zudem liefert es Auskunft über den Ablauf der Umstellung und zu den einzelnen Arbeitsschritten. Sollten Sie die Migration nicht selbst durchführen können, konsultieren Sie bitte Ihren IT-Verantwortlichen. 2 Allgemeine Informationen zur Migration 2.1 Kontakt zu green.ch Sollten Sie Fragen zur Migration haben, können Sie sich gerne an unseren Support wenden. Unser Kundendienst steht Ihnen von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 17:30 Uhr telefonisch unter 0844 842 842 zur Verfügung. Alternativ können Sie uns mittels Ticketanfrage über http://contact.green.ch erreichen. 3 Die Migration 3.1 Wichtige Vorbereitungen green.ch ist sich bewusst, dass die Email-Korrespondenz heutzutage eines der wichtigsten Kommunikations-Mittel darstellt. Aus diesem Grund werden diese Migrationen mit äusserster Vorsicht geplant und durchgeführt. 3.1.1 Email-Konto einrichten Ihr Email-Programm sollte bereits richtig konfiguriert sein. Bitte überprüfen Sie trotzdem Ihre Einstellungen anhand des Datenblatts in Kapitel 6.1. Trotz sorgfältiger Migrations-Vorbereitungen empfehlen wir Ihnen dringend, Sicherheitskopien ihrer Email- Konten anzufertigen. Insbesondere dann, wenn Sie mit dem IMAP-Protokoll ihre Emails auf den Computer laden. 3.1.2 Ihre neuen Zugangsdaten Die Zugangsdaten zu Ihrer E-Mail Adresse bleiben bestehen. Die Angaben zum Server werden in dieser Anleitung aufgeführt. Konsultieren Sie hierzu Kapitel 3.3.1 oder Kapitel 6. 3.2 Ablauf der Email-Umstellung seitens green.ch Bitte entnehmen Sie den Zeitpunkt der Umstellung aus dem Email. 3.2.1 Die Umstellung Für diese Umstellung ist ein Zeitfenster von ca. 1 bis 2 Stunden notwendig. Sie werden ab dem im Email erwähnten Datum einen entsprechenden Unterbruch des Maildienstes erfahren. Seite 3/11

3.3 Kundenseitige Umstellung bei POP/IMAP Email-Konten Wenn Sie Ihre Emails via POP oder IMAP auf Ihr Email-Programm laden, müssen Sie am Tag der Umstellung Ihr Email- Programm (z.b. Outlook, Thunderbird, Mac Mail etc.) unter Umständen anpassen. Prüfen Sie bitte Ihre Email- Einstellungen gemäss dem Fact-Sheet in Kapitel 6. Passen Sie die Einstellungen wenn nötig an. (Anmerkung: Im Normalfall sind keine Anpassungen notwendig. Ausser Sie haben bis anhin bei den Server- Einstellungen die Domain messaging.ch oder eine IP-Adresse verwendet.) 3.3.1 Einstellungen für Ihr Email-Programm Benutzername: Passwort: Ihre Email-Adresse Ihr persönliches Passwort (wurde im Email zugestellt) Posteingangsserver (POP): pop.ihredomain.xy Port: 110 oder Posteingangsserver (IMAP): imap.ihredomain.xy Port: 143 Postausgangsserver (SMTP): smtp.ihredomain.xy Port: 587 Der SMTP Server muss auch mit dem Benutzernamen und Passwort authentifizieren. 3.3.2 Das neue Webmail Auch wenn Sie Ihr Email-Programm am Tag der Umstellung noch nicht neu konfiguriert haben, werden Ihnen die Emails nach der Umstellung bereits auf das neue Webmail zugestellt. Sie können das Webmail wie folgt erreichen: Link zum Webmail: Benutzername: Passwort: https://owa.ihredomain.xy Ihre Email-Adresse Ihr persönliches Passwort 3.3.3 Die neue Administrations-Konsole Neu können Sie bequem persönliche Einstellungen in Ihrem Email-Konto konfigurieren. Sie können unter anderem die folgenden Einstellungen vornehmen: Emails an eine weitere Email-Adresse weiterleiten Das Passwort anpassen Usw. Hierzu steht Ihnen die Administrationskonsole unter my.green.ch zu Verfügung. Sie können die Administrationskonsole wie folgt erreichen: Link: Benutzername: Passwort: https://my.green.ch Ihre Email-Adresse Ihr persönliches Passwort Seite 4/11

4 Konfigurationsanleitungen 4.1 IMAP aktivieren Wichtig: Diese Arbeit muss von Ihrem Administrator durchgeführt werden. 1. Gehen Sie auf https://my.green.ch und melden Sie sich mit Admin-Benutzer an. Der Admin Benutzer heisst in der Regel admin@ihredomain.xy. 2. Klicken Sie auf Liste der Benutzer. Seite 5/11

3. Klicken Sie bei dem Benutzer, welchen Sie bearbeiten wollen, auf das Bleistift-Symbol. 4. Wählen Sie bei Einstellungen den Radiobutton Benutzerdefiniert aus (1.) und setzten Sie den Haken bei IMAP. Klicken Sie anschliessen auf Speichern (2.) um den Vorgang abzuschliessen. Wiederholen Sie den Vorgang bei allen Benutzern, welche mit IMAP arbeiten möchten. Seite 6/11

4.2 Einstellung von Outlook 2010 für POP/IMAP Kontos 1. Klicken Sie in Outlook auf Datei und wählen Sie unter Konteneinstellungen im Drop-Down Menu Kontoeinstellungen aus. 2. Wählen Sie das betroffene Email-Konto aus und klicken Sie auf Ändern. Seite 7/11

3. Geben Sie in den Feldern a. Posteingangsserver b. Postausgangsserver c. Benutzername d. Passwort die Daten gemäss Fact Sheet (Siehe Kapitel 6) ein. Ihr Benutzername und Passwort sind unverändert. Klicken Sie anschliessend auf Weitere Einstellungen. 4. Wählen Sie den Reiter Postausgangsserver an und kontrollieren Sie, dass der Haken bei Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung gesetzt ist. Markieren Sie zusätzlich die Option Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden. Seite 8/11

5. Wechseln Sie in den Reiter Erweitert und kontrollieren Sie die Serveranschlussnummern. Bei Posteingangsserver (POP3) verwenden Sie Port 110. Sollten Sie Ihr Konto mit IMAP konfiguriert haben, verwenden Sie bitte Port 143. Beim Postausgangsserver (SMTP) verwenden Sie bitte Port 587. Klicken Sie auf OK um das Fenster zu verlassen. 6. Da während der Umstellung beim testen der Kontoeinstellungen ein Fehler auftritt, entfernen Sie den Hacken bei Konteneinstellungen durch klicken auf Schaltfläche Weiter testen. Klicken Sie nun auf Weiter und im folgenden Fenster auf Fertigstellen. Die Umstellung der Konten kann ca. 2 Stunden in Anspruch nehmen. Der Unterbruch ist notwendig, damit Ihre Emails auf das neue System kopiert werden können. Seite 9/11

5.1.1 Gehen während der Umstellung Emails verloren? Die Umstellung wird durch green.ch mit aller Sorgfalt geplant. Es gehen keine Emails verloren. Es ist jedoch trotzdem ratsam, eine Kopie der Emails auf dem Computer zu erstellen. Während des Umzuges wird das Email-Konto für einen gewissen Zeitraum gesperrt. Dies hat zur Folge, dass Emails, welche zu diesem Zeitpunkt an das Email-Konto gesendet werden, mit einer Fehlermeldung an den Absender zurückgesendet werden. Moderne Email-Server versuchen die Emails eine gewisse Zeit erneut zuzustellen. Daher wird sich die Anzahl Emails, welche nicht zustellbar sein werden, in Grenzen halten. 5.1.2 Wie lange wird mein E-Mail Konto nicht erreichbar sein? Der Umzug eines Kontos ist leider nicht ohne Unterbruch möglich. In der Regel dauert der Unterbruch ca. 2 Stunden. Bei Konten, welche wenig Emails beinhalten, kann der Unterbruch jedoch auch weniger Zeit in Anspruch nehmen. 5.1.3 Weshalb gibt es einen Unterbruch? Während des Unterbruchs werden Ihre Emails vom alten auf den neuen Server kopiert. Während dieser Zeit dürfen die Email-Konten nicht aktiv sein da sonst Emails oder Kalendereinträge etc. verloren gehen können. 5.1.4 Was ist eine Domain? Die Domain ist der Name, welcher eindeutig auf Ihr Email-Konto oder ihre Internet-Seite verweist. Bei der Email-Adresse steht die Domain immer hinter dem @-Zeichen. 5.1.5 Was ist eine TLD (Top Level Domain)? Die TLD stellt den hintersten Teil der gesamten Domain dar (zum Beispiel.ch oder.com). Seite 10/11

6.1 Mail-Client Einstellungen Mail-Server @IhreDomain.xy Benutzername Posteingangsserver (POP3) Posteingangsserver (IMAP) Postausgangsserver (SMTP) Authentifizierung Posteingang und Postausgang Webmail Admin-Konsole Benutzername: Ihre Email-Adresse Passwort: Ihr persönliches Passwort Benutzername: Ihre Email-Adresse Passwort: Ihr persönliches Passwort pop.ihredomain.xy (Port 110) imap.ihredomain.xy (Port 143) smtp.ihredomain.xy (Port 587) Ihre Email-Adresse Zwingend mit Benutzernamen und persönlichem Passwort https://owa.ihredomain.ch oder https://owa.mail-ch.ch https://my.green.ch 6.2 E-Mail-Restriktionen Maximale Empfängerzahl Maximale Attachement-Grösse Versandlimit in einem gewissen Zeitraum 50 Empfänger pro Mail 25 MB pro Mail 250 Mails pro Stunde und Domain Gut zu Wissen! Green.ch ist Mitglied der Initiative StopSpam. Details finden Sie unter www.stopspam.ch. Daher ist unauthentifizierter Versand von E-Mails auf den green.ch Systemen nicht gestattet. Es muss zwingend mit dem korrekten Benutzernamen und Passwort authentifiziert werden. Es kann nur noch mit Email Adressen authentifiziert werden, für welche ein Abonnement bei green.ch besteht. Zum Beispiel wird der Versand mit einer gmx.ch-adresse über den Postausgangsserver smtp.ihredomain.xy nicht mehr möglich sein. Empfang mit TLS ist über POP (Port 110) und IMAP (Port 143) nicht möglich. Seite 11/11