Ausschreibung zur Modernisierung EDV Netzwerk an 2 Standorten 1. Wer ist die WFB GmbH Die Wirtschaftsförderung Bodenseekreis GmbH ist die regionale Wirtschaftsförderungsgesellschaft des Bodenseekreises. Unseren Kunden bieten wir somit das komplette Spektrum der modernen Wirtschaftsförderung aus einer Hand. 2. Unsere Anforderungen Grundsätzliches Realisierungszeitraum März 2014. Planungskonzept für min. 5 Jahre Betriebszeit auslegen. Internet über TeleData Direct Shared 5 Mbit/s symmetrisch (Cisco IP-Router) vorhanden. Ablösung des aktuellen IT-Systems (Generation Windows XP) durch ein System, welches aktuellen IT-Standards entspricht und Flexibilität für Erweiterungen in der Zukunft bietet. Gegenüberstellung der Möglichkeiten von Outsourcing und In-House Lösungen. Vernetzung der Standorte Friedrichshafen (Hauptsitz) und Überlingen (Zweigstelle). 7 Arbeitsplätze in Friedrichshafen 3 Arbeitsplätze in Überlingen. Skalierbarkeit der Arbeitsplätze und System-Ressourcen (up/ down). Anbindung von Smart Phones an E-Mail, Kalender, Kontakte. Evt. Ablösung der WatchGuard Firewall an beiden Standorten. Mobiler Fernzugriff auf die Arbeitsplatzumgebung. Tägliche Datensicherung mit 5 Arbeitstagen Historie. Software im Einsatz Microsoft Office 2003 Microsoft Exchange 2003 (SP2) Microsoft Terminal Server 2003 (SP2) File Server mit Seite 1 von 9
Active Directory CRM Software KWIS (GEFAK mbh) EDIFACT zum Einlesen von Unternehmensdaten in KWIS ProCall CTI-Software (ESTOS GmbH) Freeware wie Adobe Reader, Microsoft Internet Explorer, Firefox Avira Antivirus für Client und Server Hardware im Einsatz Aktuelle Clients sind mit MS XP (9 Stück) und MS Windows 7 (1 Stück) ausgestattet und sollen (optional) auf Win7 erweitert werden. Optionaler Ersatz der Clients inkl. Bildschirm, Tastatur und Maus durch moderne Hardware. Unabhängige Stromversorgung (USV) existiert in FN und soll weiter genutzt werden. Stationäre Telefon-Endgeräte sind per USB Anschluss mit dem jeweiligen Arbeitsplatzrechner und der dort lokal installierten CTI-Software verbunden. Handelsübliche Netzwerkdrucker sind im Einsatz. Wartung und Pflege Betreuung der Systeme per Fernwartung und Vor-Ort-Service. Service Hotline erreichbar zu Geschäftszeiten (8 17 Uhr werktäglich). Garantieverlängerungen für Hardware und Software (optional). 3. Lösungs-Konzepte Es können unterschiedliche Lösungs-Konzepte in Betracht gezogen werden. Eine klassische IT-Infrastruktur bei uns vor Ort, in unseren Räumlichkeiten, vergleichen Sie mit einer Outsourcing-Lösung eines in Deutschland befindlichen Rechenzentrums. Bemerkung: Die unter 2.3 genannte optionale Umrüstung auf ein aktuelles Betriebssystem würde auch Arbeiten an der Hardware nach sich ziehen. Die Kosten für die Umrüstung von Hardware, Software und Arbeitszeit sind zu vergleichen mit den Kosten für neue Hardware. 4. Einmalige Servicepauschalen für Arbeitszeit Folgende Arbeiten sind einzuplanen: Seite 2 von 9
Projektplanung Installation und Konfiguration aller Hardware und Software. Umzug unserer Daten ins Rechenzentrum. Umzug unserer Daten auf einen neuen lokalen Server. Migration unserer Emails auf die neue Infrastruktur. Einrichtung der Back-up Routinen. Einrichtung von Berechtigungen. Erstellung von Dokumentation. Einweisung in die Systemadministration. Aufwandsberechnungen sind getrennt auszuweisen nach Arbeitsstunden, Spesen, Fahrtkosten. Alle Preise sind zzgl. 19% MwSt. auszuweisen. 5. Lokale Infrastruktur Als Alternative zur outsourcing-lösung kaufen wir die IT wie bisher als Investitionsgut und betreiben sie in unseren Büroräumlichkeiten. Von nachstehenden Anforderungen kann bei gleicher Qualität abgewichen werden. In diesem Fall ist die Abweichung zu begründen. Client Rechner Intel Core i3 (4. Gen.) 4130 / 3.4 GHz (3M Cache) Prozessor Windows 7 Professional 64-Bit inkl. Windows XP-Mode (Downgrade von Windows 8.1 Pro) Maus und Tastatur optional DVD +/- RW 4 GB RAM installiert 1 x 500 GB Standard Serial ATA-600 Festplatte Intel HD Graphics 4400 Dynamic Video Memory Technology Unterstützt DirectX 11.1 OpenGL 4.1 Open CL 1.2 Grafikprozessor 36 Monate Garantie inkl. Vor-Ort-Service (12h) Bildschirme Energiesparendes/Umweltschonendes LED/LCD Slim Design 16:9 Format, Diagonale 24 Zoll Auflösung 1920 x 1080 Pixel 24 M. + Vor-Ort-Austausch Microsoft Office 2013 Windows 8 / Windows 7 (Product Key Card) 32- und 64-Bit, enthält Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook / 2013/ deutsch/ Vollversion/ MEDIALESS Seite 3 von 9
Avira Antivirus Small Business Security Suite (9 Anwender, 3 Jahre Lizenz) Server vorhanden Backplane 4HD MiniSAS 4 x Hot Swap Einschübe (SAS/SATA) 2 Stück CPU Intel XEON E5-2603 4 x 1.8 GHz/6.4 GT/10 MB 8 Stück RAM DDR3 REG 4GB Samsung DVD RW/R (SATA) 3 Stück HD2.5 SAS2 1TB Seagate ST91000640SS / 7.2k (RAID 5) WIN SBS 2011 Standard Ed. 64Bit COA OEM mit 5 CALs max. 75 User WIN TMS 2012 R2 Standard Ed. 64Bit für 2 CPU/2VMs COA downgrade auf Win. Server 2008 R2 möglich Diverse Kleinteile wie Kabel, Lüfter, Netzteil, Adapter, usw. 60 Monate Garantie inkl. 60 Monate Vor-Ort-Service 24h Reaktionszeit; Mo.-Do. 8:00-17h; Fr. 8:00-16:00h WatchGuard Firewall vorhanden Datensicherung Tandberg RDX QuikStore Drive USB 3.0 extern Tandberg RDX 1,5 TB 7 Stck Alle Preise sind zzgl. 19% MwSt. auszuweisen. 6. Rechenzentrum Als Alternative zu einer lokalen Hardware- und Software Infrastruktur haben Sie die Möglichkeit, die benötigten Funktionen als Dienstleistung aus einem in Deutschland ansässigen Rechenzentrum anzubieten. Von nachstehenden Anforderungen kann in begründeten Fällen abgewichen werden. Für die Nutzung der Arbeitsumgebung bezahlen wir in bequemen monatlichen Raten. Diese können je nach unseren Wünschen an die gebuchten Dienste und an die gewünschte Leistungsfähigkeit des Systems angepasst werden. Wir haben die Möglichkeit einer flexiblen Skalierung und können das System an die benötigte Anzahl von Arbeitsplätzen anpassen - Wir bezahlen das, was wir brauchen. Die Dienstleistungsverträge Rechenzentrum sollten eine Min.-Laufzeit von 24 Monaten haben. Seite 4 von 9
Dienste aus dem Rechenzentrum (monatlich) Pos. Bezeichnung Preis ( ) Anzahl Gesamtpreis ( ) 1. Monatliche Servicepauschale Windows Server 2008 R2 1.1 Email (Exchange Basic, 5 GB Speicher) 1 Email (Exchange Standard, 15 GB Speicher) 9 Email mit lokaler Outlook Lizenz 2 1.2 MS Office 2010 oder 2013 1.3 Virtueller Server (2 CPU, 8 GB RAM, 85 GB Datenspeicher) Zusätzlicher File-Speicherplatz je GB 1.4 Datensicherheit, Datensicherung Automatisierter Back-Up Automatisierter Anti-Viren / Spam-Schutz Automatisiertes Monitoring 2. Optionale Premiumdienste 2.1 Schneller Performance mit VPN-Standort- Vernetzung 2.2 Geo-redundantes File Back-up (min. 50 GB) Die tatsächlich verfügbare Internet-Bandbreite ist ein wesentliches Element in der Funktionskette und das flüssige Arbeiten in der Rechenzentrums-Infrastruktur muss gewährleistet sein: Derzeit arbeiten wir mit einer modernen Internetanbindung von TeleData Friedrichshafen (siehe Ziffer 2) Im Falle einer Beauftragung muss die tatsächlich verfügbare Bandbreite im Rahmen der Arbeiten überprüft werden. Hardware / Software zum Rechenzentrum Client Rechner Intel Core i3 (4. Gen.) 4130 / 3.4 GHz (3M Cache) Prozessor Windows 7 Professional 64-Bit inkl. Windows XP-Mode (Downgrade von Windows 8.1 Pro) Maus und Tastatur optional DVD +/- RW 4 GB RAM installiert 1 x 500 GB Standard Serial ATA-600 Festplatte Intel HD Graphics 4400 Dynamic Video Memory Technology Seite 5 von 9
Unterstützt DirectX 11.1 OpenGL 4.1 Open CL 1.2 Grafikprozessor 36 Monate Garantie inkl. Vor-Ort-Service (12h) Bildschirme Energiesparendes/Umweltschonendes LED/LCD Slim Design 16:9 Format, Diagonale 24 Zoll Auflösung 1920 x 1080 Pixel 24 M. + Vor-Ort-Austausch Avira Antivirus Professional Security Antivirus Software ausschließlich für die Arbeitsplatzrechner (ohne Server) Intuitives Vorbeugen vor Cyber-Bedrohung und Datendiebstahl (Cloudbasierte Echtzeiterkennung von Malware) Uneingeschränkter Gold Support Avira Management Konsole Firewall Installation Konfiguration SERVICES Firewall SERVICES FIREWALL Geschützte IP-Geräte (PC s, Smartphones, etc.) Bis zu 10 (optional mehr möglich) 1 Sicherheitszonen 2 LAN LAN VPN (site-to-site) 2 Client VPN-Anbindungen (remote access) 2 Max. Anzahl VPN-Verbindungen Bis zu 10 Administration durch TeleData 10/100 Base-T Schnittstellen Aktive Überwachung durch das Rechenzentrum Störungsannahme 24h/7 Tage Endgerät (leihweise während der Vertragslaufzeit)? Alle Preise sind zzgl. 19% MwSt. auszuweisen. Service-Leistung im Störfall Im Störungsfall unserer gebuchten Dienste haben wir Zugriff auf das RZ-Team von Montags-Freitags in der Zeit von 8:00-17:00 Uhr, ausgenommen bundeseinheitlichen Feiertagen. Bitte geben Sie die Preise für Beratung und technischen Support für Leistungen, die über die von uns gebuchten Dienste hinausgehen, gesondert je angebrochene viertel Stunde in an. Seite 6 von 9
Bei Störungen in unserer Büroumgebung sollte uns Ihr Kundendienst zur Verfügung stehen. Bitte geben Sie die Preise dafür in an. Für regelmäßige Wartung, Pflege und User-Support kommt auch ein Wartungsvertrag in Frage. Dieser sollte sich individuell auf unsere Bedürfnisse zuschneiden lassen und kann alternativ unsere Server, Arbeitsplatzrechner und/oder andere System-Komponenten umfassen. Zusammenfassung Bitte beachten Sie, dass ein Vergleich zwischen lokaler Infrastruktur und Rechenzentrum auch immer berücksichtigen muss, dass eine lokale Infrastruktur neben zusätzlichem Flächenbedarf für den Serverraum auch zusätzliche Stromkosten für Server und Unabhängige Stromversorgung (USV) verursacht. Außerdem gilt es zu beachten, dass eine lokale Infrastruktur zusätzlichen Aufwand dadurch produziert, dass die Server-Systeme betrieben und gewartet werden müssen. Dieser Kostenfaktor sollte beim Rechenzentrum bereits inkludiert sein wir möchten die Dienste als Full Service buchen. Wir bitten Sie, in einer Tabelle die erforderlichen Budgets basierend auf einer 5 Jahresbudgetplanung für uns zusammenzufassen, da die Server-Abschreibungsdauer 5 Jahre beträgt. Vertragliches Lieferzeit: Nach schriftlicher Beauftragung ist die Umsetzung innerhalb 3 Wochen zu vollziehen. Ausfallzeit: Die Ausfallzeit während der EDV-Umstellung ist auf das geringst mögliche Maß zu beschränken. Im Angebot werden zeitliche Angaben dazu erwartet. Um die Betriebsausfallzeit so gering wie möglich zu halten, ist ggf. ein Wochenendeinsatz einzuplanen. Mehrkosten hierfür werden nicht erstattet. Systemvoraussetzungen: Eventuell erst bei der Durchführung Ihrer Arbeiten auftretende unerwartete Informationen zu unserer System-Konfiguration (z.b. Server, Speichermedien, Laptops, Desktops, Drucker, Scanner, Fax, usw.) beeinflussen möglicherweise den einmaligen Arbeitsaufwand signifikant. In so einem Fall werden Sie den geschätzten Arbeitsaufwand gemeinsam mit uns entsprechend anpassen. Seite 7 von 9
Vertragslaufzeit: 24 oder 36 Monate Vertragslaufzeit für Dienstleistungen aus dem Rechenzentrum und Wartungsverträge, die sich um weitere 12 Monate verlängern, wenn nicht 3 Monate vor Ablauf des Vertrags gekündigt wird. Bezahlung: Nach Rechnungsstellung. Alle Preise in Ihrem Angebot weisen die gesetzliche Umsatzsteuer von zurzeit 19% separat aus. Gültigkeit: Die angebotenen Hard- und/oder Software unterliegt möglicherweise Preis- und Wechselkurschwankungen. Die angebotenen Preise sind daher für die Zeit von 8 Wochen ab dem Tag des Eingangs des Angebotes festzuschreiben. Allgemeinen Geschäftsbedingungen: Für den Auftrag gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen VOL/B unter Ausschluss anderer Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieters. Bewerbungsunterlagen Der Auftragnehmer sollte eine aussagekräftige Ausarbeitung übermitteln, die gemäß folgender Gliederung aufgebaut sein sollte: 1. Kurze Beschreibung des Antragstellers (Organisationsform, Profil, Kontaktperson mit Telefon-, Faxnummer und Email-Adresse) 2. Affinitäten des Antragsstellers zu den Gebieten EDV und Server- und Netzwerklösungen 3. Zeitplan zur Umsetzung 4. Angaben zu den Kosten Zeitplan 10. März 2014 Ende der Frist für die Einreichung der Angebote voraussichtl. KW 11 Auftragsvergabe Die Ausführungsfrist beträgt 3 Wochen. Angebote sind bis zum 10. März 2014 (einschließlich) in einem verschlossenen Umschlag mit dem Vermerk Modernisierung EDV-Netzwerk an folgende Adresse zu schicken: Seite 8 von 9
Wirtschaftsförderung Bodenseekreis GmbH Leutholdstraße 30 88045 Friedrichshafen Kosten für die Erstellung eines Angebotes werden nicht erstattet. Ansprechpartner für Rückfragen WFB GmbH Michael Mahl Tel. 07541 385 88 30 mahl@wf-bodenseekreis.de Seite 9 von 9