Vorwort. Die nachfolgenden Informationen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu oben genannten Zwecken, soweit

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1 Infrmatinen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vrgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverrdnung in der Finanzverwaltung der Stadtverwaltung Gtha Vrwrt Nahezu alle Bürgerinnen und Bürger der Stadt Gtha swie Unternehmen treten mit der Finanzverwaltung früher der später in Kntakt, weil sie Steuererklärungen abgeben und Steuern zahlen müssen und/der Erstattungen beanspruchen können, der im Rahmen des Zahlungsverkehrs im Mahnwesen der über die Vllstreckung eigener der fremder Geldfrderungen an die Stadtkasse der Stadtverwaltung Gtha zahlen der zur Zahlung aufgefrdert werden. Hierbei müssen persnenbezgene Daten verarbeitet werden. Die nachflgenden Infrmatinen betreffen die Verarbeitung persnenbezgener Daten zu ben genannten Zwecken, sweit die Abgabenrdnung das Gewerbesteuergesetz das Grundsteuergesetz das Ordnungswidrigkeitengesetz das Verwaltungsverfahrensgesetz das Thüringer Kmmunalabgabengesetz das Thüringer Verwaltungskstengesetz das Thüringer Verwaltungszustellungs- und Vllstreckungsgesetz die Hundesteuersatzung der Stadt Gtha die Autmatensteuersatzung der Stadt Gtha die Straßenreinigungsgebührensatzung der Stadt Gtha Thüringer Kmmunalrdnung Thüringer Gemeindehaushaltsverrdnung Umsatzsteuergesetz unmittelbar der mittelbar anzuwenden ist/sind. Im Besteuerungsverfahren sind Daten persnenbezgen, wenn sie einer natürlichen Persn, einer Körperschaft (z. B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Persnenvereinigung der einer Vermögensmasse zugerdnet werden können. Keine persnenbezgenen Daten sind annymisierte der pseudnymisierte Daten. Die Finanzverwaltung der Stadt Gtha verarbeitet persnenbezgene Daten, das bedeutet, dass sie diese Daten erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen der löschen. Im Flgenden infrmieren wir Sie darüber, welche persnenbezgenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem infrmieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können. Seite 1 vn 8

2 Inhaltsverzeichnis 1. Wer sind wir? 3 2. Wer ist Ihr Ansprechpartner? 3 3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre persnenbezgenen Daten? 3 4. Welche persnenbezgenen Daten verarbeiten wir? 4 5. Wie verarbeiten wir diese Daten? 5 6. Unter welchen Vraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben? 6 7. Wie lange speichern wir Ihre Daten? 6 8. Welche Rechte haben Sie? 6 9. W bekmmen Sie weitergehende Infrmatinen? 8 Seite 2 vn 8

3 1. Wer sind wir? Wir" sind die Finanzverwaltung der Stadtverwaltung Gtha mit der: Abt. Steuern (Grundsteuer, Gewerbesteuer, Autmatensteuer, Hundesteuer und Straßenreinigungsgebühren) Abt. Stadtkasse (Zahlungsverkehr, Mahnung, Vllstreckung und Inslvenz) Abt. Kämmerei (Haushalt, Umsatzsteuer und Anrdnungswesen) 2. Wer ist Ihr Ansprechpartner? Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die Stadtverwaltung Gtha Datenschutzbeauftragte Hauptmarkt Gtha 03621/ datenschutz@gtha.de richten. 3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre persnenbezgenen Daten? Um unsere Aufgabe zu erfüllen, die Steuern und Gebühren swie steuerliche Nebenleistungen nach den Vrschriften der Abgabenrdnung und der Steuergesetze swie Steuersatzungen festzusetzen und zu erheben, benötigen wir persnenbezgene Daten ( 85 der Abgabenrdnung). Ihre persnenbezgenen Daten werden in dem steuerlichen Verfahren verarbeitet, für das sie erhben wurden ( 29b der Abgabenrdnung). Nur in den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen wir die zur Durchführung eines steuerlichen Verfahrens erhbenen persnenbezgenen Daten auch für andere steuerliche der nichtsteuerliche Zwecke verarbeiten (Weiterverarbeitung nach 29c Absatz 1 der Abgabenrdnung). Für die Aufgabe im Rahmen des Zahlungsverkehrs, der Buchführung, Erhebung, Auszahlung und Beitreibung der Frderungen ( 42 Thüringer Gemeindehaushaltsverrdnung) werden ebens persnenbezgene Daten vn der Stadtkasse und der Kämmerei verarbeitet. Beispiel zur Verarbeitung: Die mit der Hundesteueranmeldung erhbenen Daten werden vn der Abt. Steuern bei der Hundesteuerveranlagung verarbeitet. Die im Rahmen des Sepa-Lastschriftverfahren erhbenen Daten werden vn der Abt. Stadtkasse zu den betrffenen Steuern/Gebühren der snstigen Frderungen verarbeitet. Beispiel zur Weiterverarbeitung: Im Inslvenzverfahren werden zentral die Daten erfasst und zur Prüfung und Feststellung ffener Frderungen an alle Fachbereiche der Stadtverwaltung weitergegeben. Diese Daten finden im weiteren Festsetzungs- und Erhebungsverfahren in den einzelnen Bereichen der Stadtverwaltung Gtha Berücksichtigung. Seite 3 vn 8

4 Die Finanzverwaltung der Stadt Gtha erhebt und verarbeitet Daten für flgende Bereiche: Abt. Steuern Grundsteuer Gewerbesteuer Autmatensteuer Hundesteuer Straßenreinigungsgebühren Verwaltungsksten Inanspruchnahme Dritter (z.b. Rechtsnachflger, Haftung) Einleitung vn Ordnungswidrigkeitsverfahren Abt. Stadtkasse Zahlungsverkehr Schuldenbereinigungs-, Vergleichs-, Inslvenzverfahren Mahn- und Vllstreckungsverfahren Abt. Kämmerei Körperschaftssteuer Umsatzsteuer Anrdnungswesen Spendenbescheinigungen 4. Welche persnenbezgenen Daten verarbeiten wir? Wir verarbeiten insbesndere flgende persnenbezgene Daten: Persönliche Identifikatins- und Kntaktangaben z. B. Vr- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Steuernummer, -Adresse, Telefnnummer. Für die Festsetzung und Erhebung der Steuern, swie im Zahlungsverkehr, bei Stundungsanträgen und im Mahn- und Vllstreckungsverfahren sämtlicher Frderungen, sind erfrderliche Infrmatinen z. B. Einnahmen (z. B. Arbeitslhn, Betriebseinnahmen, Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, Kapitalerträge, Renten), Ausgaben (z. B. Werbungsksten, Betriebsausgaben, Snderausgaben und außergewöhnliche Belastungen), vn Dritten einbehaltene Steuern (z. B. Lhnsteuer, Kapitalertragsteuer, Slidaritätszuschlag, Kirchensteuer), Familienstand und Kinder, Beruf, Bankverbindung, Angaben über geleistete der erstattete Steuern und Abgaben, Angaben über abgegebene Steuererklärungen und gestellte Anträge swie Rechtsbehelfe. Seite 4 vn 8

5 Besndere Kategrien persnenbezgener Daten, sgenannte sensible Daten", erheben wir ebenfalls nur dann, wenn dies für das Verfahren erfrderlich ist. S benötigen wir z. B. Angaben über Behinderungen, um satzungsgemäße Ermäßigungsgründe prüfen zu können. Wir erheben Ihre persnenbezgenen Daten in erster Linie bei Ihnen selbst, z. B. durch Ihre Steuererklärungen/-anmeldungen, Mitteilungen und Anträge. Darüber hinaus erheben wir Ihre persnenbezgenen Daten bei Dritten, sweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind. Eine weitere Möglichkeit der Erfassung vn Daten ist die annyme Anzeige, die mit Verweis auf die gesetzmäßige Gleichmäßigkeit der Besteuerung aller Betrffenen zu prüfen und im Rahmen der Steuergerechtigkeit umzusetzen ist. Beispiele: die Meldebehörde übermittelt Daten zu Umzügen, Namensänderungen, u. ä. Gewerbean-,ab- und -ummeldungen werden für das rdnungsgemäße Besteuerungsverfahren in der Gewerbesteuer übermittelt Ntare übermitteln Daten zu Grundstücksveräußerungen andere Behörden und Körperschaften des öffentlichen Rechts übermitteln Daten im Rahmen der vrzunehmenden Vllstreckungsverfahren für Dritte Außerdem erhalten wir steuerrelevante Infrmatinen vn anderen Finanzbehörden. Können wir einen steuerrelevanten Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir Sie betreffende persnenbezgene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben. Im Vllstreckungsverfahren können wir Daten bei Drittschuldnern (z. B. Kreditinstitut der Arbeitgeber) erheben. Zudem können wir öffentlich zugängliche Infrmatinen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern der öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten. 5. Wie verarbeiten wir diese Daten? Im weitgehend autmatinsgestützten Besteuerungs- und Erhebungsverfahren werden Ihre persnenbezgenen Daten gespeichert und dann in zumeist maschinellen Verfahren der Festsetzung und Erhebung der jeweiligen Frderung zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und rganisatrische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre persnenbezgenen Daten gegen unbeabsichtigte der unrechtmäßige Vernichtung, Verlust der Veränderung swie gegen unbefugte Offenlegung der unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technlgischen Entwicklungen. Rechtsverbindliche Entscheidungen treffen wir nur dann auf Grundlage einer vllautmatischen" Verarbeitung persnenbezgener Daten, wenn dies gesetzlich zugelassen ist (z. B. vllautmatischer" Steuerbescheid nach 155 Absatz 4 der Abgabenrdnung). Seite 5 vn 8

6 6. Unter welchen Vraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben? Alle persnenbezgenen Daten, die uns in einem steuerlichen Verfahren bekannt gewrden sind, dürfen wir nur dann an andere Persnen der Stellen (z. B. an Finanzgerichte der andere Behörden) weitergeben, wenn Sie dem zugestimmt haben der die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist. Beispiele: Mitteilungen an Körperschaften des öffentlichen Rechts zur Festsetzung vn slchen Abgaben, die an Besteuerungsgrundlagen, Steuermessbeträge der Steuerbeträge anknüpfen, Namen und Anschriften vn Grundstückseigentümern die bei der Verwaltung der Grundsteuer bekannt gewrden sind, können zur Verwaltung anderer Abgaben swie zur Erfüllung snstiger öffentlicher Aufgaben den hierfür zuständigen Gerichten, Behörden der juristischen Persnen des öffentlichen Rechts mitgeteilt werden 7. Wie lange speichern wir Ihre Daten? Persnenbezgene Daten müssen wir slange speichern, wie sie für das Besteuerungsverfahren erfrderlich sind. Maßstab hierfür sind die steuerlichen Verjährungsfristen ( 169 bis 171 der Abgabenrdnung swie 228 bis 232 der Abgabenrdnung). Wir dürfen Sie betreffende persnenbezgene Daten auch speichern, um diese für künftige steuerliche Verfahren zu verarbeiten ( 88a der Abgabenrdnung). Alle anderen persnenbezgenen Daten im Kassen- der Anrdnungswesen werden schuldnerbezgen 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres mit der letzten Zahlungsmaßnahme bzw. dem Eintritt der Zahlungsverjährung aufbewahrt. 8. Welche Rechte haben Sie? Sie haben nach der Datenschutz-Grundverrdnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesndere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverrdnung. Recht auf Auskunft Sie können Auskunft über Ihre vn uns verarbeiteten persnenbezgenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sllten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erfrderlichen Daten zu erleichtern. Daher sllten in dem Antrag möglichst Angaben zum knkreten Verwaltungsverfahren (z. B. Steuerart und Jahr) und zum Verfahrensabschnitt (z. B. Festsetzung, Vllstreckung) gemacht werden. Recht auf Berichtigung Sllten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sllten Ihre Daten unvllständig sein, können Sie eine Vervllständigung verlangen. Seite 6 vn 8

7 Recht auf Löschung Sie können die Löschung Ihrer persnenbezgenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davn ab, b die Sie betreffenden Daten vn uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben nch benötigt werden (vgl. ben 7.). Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, sweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse (z. B. gesetzmäßige und gleichmäßige Besteuerung) besteht. Recht auf Widerspruch Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besnderen Situatin ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkmmen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht der eine Rechtsvrschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet (z. B. Durchführung des Besteuerungsverfahrens). Recht auf Beschwerde Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht der nicht in vllem Umfang nachgekmmen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Im Rahmen der Grund- und Gewerbesteuer: Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Infrmatinsfreiheit Husarenstraße Bnn Tel. 0228/ pststelle@bfdi.bund.de Im Rahmen der snstigen kmmunalen Steuern/Abgaben und Angelegenheiten der Stadtkasse und Kämmerei: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Infrmatinsfreiheit Häßlerstraße Erfurt Tel. 0361/ pststelle@datenschutz.thueringen.de Seite 7 vn 8

8 Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten In einigen Fällen können der dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen ( 32c bis 32f der Abgabenrdnung). Sfern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit. Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Mnats nach Eingang Ihres Anliegens antwrten. Sllten wir länger als einen Mnat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht. 9. W bekmmen Sie weitergehende Infrmatinen? Weitergehende Infrmatinen können Sie flgenden Internetseiten entnehmen: Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Infrmatinsfreiheit Thüringer Landesbeauftragter für Datenschutz und Infrmatinsfreiheit Stand Seite 8 vn 8