Ausbildung. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation

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1 Ausbildung Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation

2 Die FernUniversität in Hagen auf einen Blick ist die einzige staatliche Fernuniversität im deutschsprachigen Raum bietet Studiengänge mit Bachelor- und Masterabschlüssen, besondere Weiterbildungsstudien sowie umfassende Akademiestudien an hat die Fakultäten Kultur- und Sozialwissenschaften, Mathematik und Informatik, Wirtschaftswissenschaft und die Rechtswissenschaftliche Fakultät kombiniert klassische Methoden des Wissenserwerbs mit der Nutzung der neuen Medien zum Blended Learning liefert Ihnen das Studienmaterial direkt ins Haus bietet Ihnen umfassende Betreuung durch Kursbetreuer/-innen in Hagen und Mentorinnen und Mentoren in den Studienzentren in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Ungarn. Campus der FernUniversität in Hagen an der Universitätsstraße. Impressum Herausgeberin Die Kanzlerin Fotos fancy Stand April

3 Inhalt Wo arbeiten Kaufleute für Bürokommunikation und was tun sie eigentlich? 4 In welchen Bereichen der FernUniversität werden Kaufleute für Bürokommunikation eingesetzt? 5 Welche Voraussetzungen benötige ich? 6 Bewerbungsverfahren 7 Wie läuft die Ausbildung ab und was werde ich lernen? 8 Ausbildungsinhalte 9 Die Ausbildung an der FernUniversität 10 Muss ich auch Prüfungen machen? 12 Wie viel Geld werde ich während der Ausbildung verdienen? 13 Wie sind die Arbeitszeiten und wieviel Urlaub bekomme ich? 14 Und wie geht es nach der Ausbildung weiter? 15 3

4 Wo arbeiten Kaufleute für Bürokommunikation und was tun sie eigentlich? Als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation können Sie grundsätzlich in allen Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, in der öffentlichen Verwaltung, bei freien Berufen, Verbänden etc. arbeiten. Ihre Tätigkeit besteht aus kaufmännischverwaltenden Funktionen sowie aus Assistenz- und Sekretariatsarbeiten. Der tägliche Umgang mit Kunden, Lieferanten, Behörden sowie Kolleginnen und Kollegen stellt an Sie die Anforderung, angemessene Mitteilungen zu formulieren, zu gestalten und mündlich oder schriftlich weiterzugeben. Als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation gehört es zu Ihren Aufgaben, die eigenen Arbeiten sinnvoll zu organisieren sowie die Termine der übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu koordinieren und zu überwachen. Hierzu zählt auch die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Präsentationen und Messen. Neben der statistischen Aufbereitung von Daten wird von Ihnen auch eine Interpretation dieser Daten verlangt, d. h. Sie müssen über das notwendige Hintergrundwissen verfügen bzw. es sich beschaffen können. Die Lösung dieser Aufgaben verlangt von Ihnen sowohl sprachliche Fähigkeiten als auch Kenntnisse im Einsatz und Umgang mit unterschiedlichen PC-Anwendungsprogrammen und die Fähigkeit, moderne Kommunikationstechniken zu nutzen wie FAX, , Internet. Da Sie branchenunabhängig eingesetzt werden können, benötigen Sie Kenntnisse über betriebswirtschaftliche Abläufe, um sich in das jeweilige Arbeitsgebiet fachgerecht einarbeiten zu können. 4

5 In welchen Bereichen der FernUniversität werden Kaufleute für Bürokommunikation eingesetzt? Kaufleute für Bürokommunikation werden an der FernUniversität vorwiegend in den Sekretariaten der Lehrgebiete eingesetzt sowie in den zentralen Einrichtungen, im Rektorat und in den Personalratsbüros. Zu den typischen Aufgaben einer bzw. eines Verwaltungsangestellten im Lehrgebietssekretariat gehören u.a.: Assistenztätigkeiten Organisation des Lehrgebiets: - Terminkoordination - Registratur - Urlaubsplanung - Schriftverkehr - Versorgung mit Büro- und sonstigen Materialien Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen Schreiben und Formatieren von Studienbriefen Erstellen von Statistiken und Grafiken Mittelverwaltung des Lehrgebiets Verwaltung der Lehrgebietsbibliothek Verwaltungsmäßige Mitarbeit bei Personalangelegenheiten und Projekten Internetrecherche und Bearbeitung von Internetseiten Erstellung von Vortragsfolien und Präsentationen Umgang mit Datenbanken 5

6 Welche Voraussetzungen benötige ich? Schulische Voraussetzungen: Fachoberschulreife oder guter Hauptschulabschluss; gute Noten in Deutsch und Mathematik Persönliche Voraussetzungen: gutes sprachliches Ausdrucksvermögen Interesse an modernen Kommunikationstechniken Organisationstalent Freude am Umgang mit Menschen 6

7 Bewerbungsverfahren Pro Jahr werden ca. 4-6 Auszubildende zu Kaufleuten für Bürokommunikation eingestellt. Im Schnitt gehen ca Bewerbungen ein. Alle geeigneten Bewerberinnen und Bewerber werden zu einem Eignungstest eingeladen. Bewerbungsschreiben senden Sie bitte, zusammen mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Lichtbild, die letzten zwei Zeugnisse), an folgende Adresse: Kanzlerin der FernUniversität in Hagen Dezernat 3.2 z. Hd. Frau Moldenhauer Hagen Links Weitere Informationen erhalten Sie im Internet unter: buerokommunikation.shtml 7

8 Wie läuft die Ausbildung ab und was werde ich lernen? Die Ausbildung verläuft nach dem dualen Prinzip, d. h. sie findet im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule statt. Die zuständige Berufsschule für die Kaufleute für Bürokommunikation ist die Kaufmannsschule II in Hagen-Hohenlimburg. Der Berufsschulunterricht erfolgt an 2 Vormittagen in der Woche mit ca. 10 bis 14 Wochenstunden. Ausbildungsdauer Die Ausbildung der Bürokommunikationskaufleute beginnt in der Regel im August/September und dauert 3 Jahre. Bei guten Leistungen kann die Ausbildung um ½ Jahr verkürzt werden. 8

9 Ausbildungsinhalte Lerninhalte in der Berufsschule In der Berufsschule sollen den Schülerinnen und Schülern allgemeine und berufsbezogene Lerninhalte für die Berufsausbildung, die Berufsausübung und im Hinblick auf die berufliche Weiterbildung vermittelt werden. Neben allgemeinbildenden Fächern wie Deutsch, Englisch, Politik und Religion sind folgende Themenbereiche vorgesehen: 1. Allgemeine Wirtschaftslehre z. B. Berufsausbildung, Grundlagen des Wirtschaftens, Absatzwirtschaft und Beschaffungswesen, Zahlungsverkehr, Finanzierung und Investition, Rechtsformen der Unternehmen u.a. 2. Spezielle Wirtschaftslehre: z. B. Gestaltung von Arbeitsraum, Arbeitsplatz und Arbeitszeit, Personalwirtschaft, aufgabenbezogene Kommunikation u.a. 3. Rechnungswesen z. B. Einführung in die Systematik der Buchführung, kaufmännisches Rechnen u.a. 4. Informationsverarbeitung z. B. Datenverarbeitung und Textverarbeitung, Tabellenkalkulation 9

10 Die Ausbildung an der FernUniversität Die Auszubildenden Kaufleute für Bürokommunikation werden in den ersten 2 Jahren vorwiegend in verschiedenen Verwaltungsbereichen eingesetzt. In den letzten Monaten findet dann die Ausbildung in den Lehrgebietssekretariaten und/oder Prüfungsämtern statt. Da die FernUniversität in unterschiedlichen Dienstgebäuden innerhalb von Hagen untergebracht ist, erfolgt auch die Ausbildung an verschiedenen Einsatzorten. Dies können z. B. sein: der Campus an der Universitätsstrasse (Verwaltung, Lehrgebiete), In der Krone 17 (Verwaltung), Konkordiastrasse 5 (Verwaltung), Fleyer Str. 204 (Lehrgebiete) und Profilstrasse (Logistikzentrum, Verwaltungsbereiche und Lehrgebiete). An einem Vormittag in der Woche wird für die jeweiligen Ausbildungsjahrgänge Werkunterricht erteilt. Dieser ist vor allem berufsschulbegleitend, d. h. Lerninhalte aus der Berufsschule wie BWL und Rechnungswesen werden vertieft und ergänzt. In dem für die Auszubildenden ausgestatteten PC- Schulungsraum haben sie die Möglichkeit, sich in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation zu üben und ihre Kenntnisse und Fertigkeiten zu verbessern. In den ersten Monaten ihrer Ausbildung erhalten alle Auszubildenden die Möglichkeit, an einem Einführungsseminar für neue Beschäftigte teilzunehmen. Hier erfahren sie alles über die Aufgaben, die Arbeit und den Aufbau der FernUniversität und lernen verschiedene Dienstgebäude und interessante Bereiche wie das Fernsehstudio und das Logistikzentrum kennen. Weiterhin bietet die FernUniversität unter anderem Windows-Grundlagen-Seminare, Word- und Excel- Schulungen an, die auch die Auszubildenden zur Vertiefung Ihrer Berufsschulkenntnisse nutzen können. Vor den Sommerferien werden alle neuen Auszubildenden mit ihren Eltern zu einem Infotag in der FernUniversität eingeladen! 10

11 Am ersten Ausbildungstag erhalten die neuen Auszubildenden eine sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung, in der alle zu durchlaufenden Bereiche, die jeweilige Ausbildungszeit und die entsprechenden Ausbildungsinhalte aufgeführt sind sowie einen individuellen Ausbildungsplan. Dieser könnte z.b. wie folgt aussehen: Versetzungsplan 2007/2010 Beginn Dezernat Arbeitsbereich Standort Dauer Studentensekretariat K5 3 Monate Bau/Technik/Arbeitssicherheit AVZ 3 Monate Organisation Fl Monate Zentrale Beschaffungsstelle KRONE 3 Monate Rechnungsstelle KRONE 3 Monate Tarifpersonal KRONE 3 Monate Sondergebiete KRONE 1 Monat Personalentwicklung/ KRONE 3 Monate Aus- und Fortbildung Lehrgebiet 3 Monate Lehrgebiet 4 Monate Lehrgebiet 4 Monate Lehrgebiet 3 Monate 11

12 Muss ich auch Prüfungen machen? Für alle Ausbildungsberufe sind eine Zwischenprüfung und eine Abschlussprüfung vorgesehen. Während der gesamten Ausbildung werden für die einzelnen Bereiche Ausbildungsnachweise erstellt, in denen über die entsprechenden Abteilungen und die verrichteten Tätigkeiten berichtet wird. Diese sind eine der Zugangsvoraussetzungen für die Abschlussprüfung und müssen bei der mündlichen Prüfung vorgelegt werden. Zu Beginn des zweiten Ausbildungsjahres erfolgt eine Zwischenprüfung vor der Industrie und Handelskammer, um den Ausbildungsstand zu ermitteln. In einer Prüfungszeit von 120 Minuten sind ca. 60 Aufgaben aus den Bereichen Bürowirtschaft, Betriebslehre und Wirtschafts- und Sozialkunde nach dem Multiple-Choice-Verfahren zu bearbeiten. Die Abschlussprüfung besteht aus 3 Teilen. Sie beginnt in der Regel im April/Mai eines jeden Jahres mit der schriftlichen Prüfung. Diese umfasst wiederum Multiple-Choice-Aufgaben aus den Bereichen Betriebslehre (90 Minuten) und Wirtschafts- und Sozialkunde (60 Minuten) sowie offene Fragen aus dem Bereich Bürowirtschaft (60 Minuten). Ein bis zwei Wochen später werden dann in der praktischen Prüfung Aufgaben aus den Bereichen Tabellenkalkulation und Textverarbeitung am Computer bearbeitet. Die mündliche Prüfung erfolgt jeweils im Juni/Juli, nach Bestehen der beiden ersten Prüfungen. Bei erfolgreichem Abschluss der Prüfungen erhalten die Auszubildenden ihr Abschlusszeugnis von der Industrie- und Handelskammer. Weitere Zeugnisse werden von der Berufsschule und dem Ausbildungsbetrieb überreicht. 12

13 Wieviel Geld werde ich während der Ausbildung verdienen? Während der Ausbildungszeit erhalten die Auszubildenden eine monatliche Vergütung vom Ausbildungsbetrieb, die in den jeweiligen Tarifverträgen festgelegt ist. Alle Arbeits- und Lernmittel für die Ausbildung werden kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Vergütung an der FernUniversität richtet sich nach dem Tarifvertrag für Auszubildende der Länder und ist nach Ausbildungsjahren gestaffelt. Vergütung ab : 1. Ausbildungsjahr 703,58 2. Ausbildungsjahr 754,42 3. Ausbildungsjahr 801,05 13

14 Wie sind die Arbeitszeiten und wieviel Urlaub bekomme ich? Die Arbeitszeiten richten sich nach den jeweiligen Dienstzeiten des Ausbildungsbetriebes. Für Jugendliche unter 18 Jahren gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden und 50 Minuten. Bei der FernUniversität sind die offiziellen Dienstzeiten: Montags bis Donnerstags Freitags von Uhr bis Uhr von Uhr bis Uhr jeweils einschließlich einer Mittagspause von 30 Minuten Die Dauer des Urlaubs ist in den jeweiligen Tarifverträgen festgelegt Für die Auszubildenden Kaufleute für Bürokommunikation an der FernUniversität gilt die Urlaubsregelung des Tarifvertrags der Länder. Sie erhalten 26 Tage Urlaub im Jahr. 14

15 Und wie geht es nach der Ausbildung weiter? An der FernUniversität werden Kaufleute für Bürokommunikation vorwiegend im Sekretariatsbereich eingesetzt. Die FernUniversität kann keine Garantie für eine unbefristete Übernahme nach der Ausbildung geben. Zum jetzigen Zeitpunkt wird allen Auszubildenden ein auf 12 Mo nate befristetes Stellenangebot gemacht. Bisher konnten fast alle ehemaligen Azubis, die an der FernUniversität bleiben wollten, auch danach zumindest befristet weiterbeschäftigt werden. Wie schon eingangs erwähnt, können Kaufleute für Bürokommunikation weitgehend branchenunabhängig eingesetzt werden. Natürlich ist auch hier, wie in allen Berufen, lebenslanges Weiter lernen gefordert. Außerdem gibt es eine Reihe von Qualifizierungsund Spezialisierungsmöglichkeiten in alle Richtungen wie zum Beispiel: Teilnahme an Lehrgängen, Kursen oder Seminaren über Finanz- und Rechnungswesen Lohnbuchhaltung, Controlling, Steuerwesen, Kalkulation Vordruckwesen EDV im kaufmännisch-betriebswirtschaftlichen Bereich Desktop-Publishing Fremdsprachen u.v.m. Die SIHK, die Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie, die Fachschule für Wirtschaft und viele andere Berufsfortbildungseinrichtungen bieten Aufstiegsfortbildungen an wie: Staatlich geprüft/e Betriebswirt/in Betriebswirt/in VWA Fachkauffrau/kaufmann für Marketing, Vorratswirtschaft, Einkauf und Materialwirtschaft oder Finanzierung Bilanzbuchhalter/in Organisator/in 15

16 * * (06/09) BR 1