Informationsblatt Datenschutz nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO

Transkript

1 Informationsblatt Datenschutz nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Betreuungsvertrag Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. 1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden? Verantwortlich ist: Leitung des Waldkindergartens Susanne Kayko Steiningergasse Passau 0179/ Nachdem bei uns nur drei Personen mit den relevanten Daten arbeiten, benötigen wir keinen eigenen Datenschutzbeauftragten. Wenn jedoch ein Datenunfall passieren würde, muss dies dem Datenschutzbeauftragten der Stadt Passau gemeldet werden. 2. Welche Datenkategorien verarbeiten wir? Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Erfüllung unseres gesetzlichen Sozialauftrags benötigen. Erste Anmeldung für die Interessentenliste: Daten der Kinder: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, gewünschter Aufnahmetermin Bisherige Betreuungssituation (z. B. Besuch einer/keiner Kindertagesstätte) Angaben der Sorgeberechtigten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer (mobil, dienstlich oder privat), adresse Betreuungsvertrag: Angaben der Sorgeberechtigten: Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummern (mobil, dienstlich oder privat), Familienstand-Sorgeberechtigte Angaben des Kindes: Name, Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Familiensprache, Aufnahmetermin, wöchentliche Betreuungszeit, Verpflegung, Einsichtnahme in das U-Untersuchungsheft Anlagen: Kontaktdaten für den Notfall; Einwilligung zu Foto-und Videoaufnahmen der Kinder für die Bildungsdokumentation gem. BayKiBig; die interne Verwendung in der Kita; die Erstellung eines Fotobuches; die Veröffentlichung im Internet;

2 Wir filmen und fotografieren Ihre Kinder zu verschiedenen Anlässen (z. B. Feierlichkeiten und Ausflüge, aber auch Alltags- und Bildungssituationen). Das Fotografieren und Filmen sind wichtige Bestandteile in der Dokumentation unserer Arbeit. Darüber hinaus haben die Fotos und Filmaufnahmen einen großen Erinnerungswert für Sie. Die Fotos und Filmsequenzen werden genutzt, um Ihnen und den Kindern anschaulich die durchgeführten Projekte und besondere Spiel- oder Lernsituationen darzustellen. Wir möchten Ihnen unsere Arbeit hierdurch transparent machen und die Einrichtungen nach außen präsentieren. Außerdem geben sie dem pädagogischen Personal einen besseren Einblick in Spielsituationen und die Möglichkeit, weitere Angebote zu planen und über pädagogisches Handeln zu reflektieren. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise widerrufen. In diesem Fall werden die Aufnahmen durch uns nicht mehr neu verwendet. Bereits herausgegebene Aufnahmen werden nicht zurückgeholt. Aufnahmen im Internet werden bei Einwänden umgehend entfernt, soweit wir hierauf einen Einfluss haben. Es liegt jedoch in der Natur des Internet, dass einmal veröffentlichte Aufnahmen möglicherweise nicht überall entfernt werden können. Daten in den Kinderakten: Betreuungsvertrag (Zweitausfertigung), Förderrelevante Beobachtungsbögen perik und seldak Bildungsdokumentation (Fotos, Lerngeschichten, persönlicher Brief, Zeichnungen des Kindes), diese wird den Eltern bei Verlassen der Kita ausgehändigt. Wenn in seltenen Fällen Auskünfte bei Dritten eingeholt werden müssen oder an Dritte von uns gegeben werden müssen, geschieht dies aufgrund der Einverständniserklärung mit Schweigerechtsentbindung im Betreuungsvertrag. 3. Welche Quellen nutzen wir? Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen erhoben, indem Sie uns Ihre Daten mitteilen. Die Voranmeldung, die telefonisch oder per bei uns ankommt wird ausschließlich in der Interessentenliste abgespeichert 4. Für welche Zwecke werden Daten verarbeitet? Zweck der Datenverarbeitung ist das Zustandekommen eines Betreuungsvertrages. 5. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet? Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und der weiteren Datenschutzgesetzen 6. Wer bekommt Ihre Daten? Alle Daten werden intern nur von unseren Beschäftigten in der Kindertageseinrichtung verarbeitet und intern an unseren Träger für vertragliche und finanzielle Angelegenheiten weitergegeben. Im Zuge unserer Förderbeantragung werden bestimmte Daten anonymisiert im online- Portal Kibigweb eingetragen, zudem Stadt, Gemeinde und Jugendamt Zugang besitzen. Ebenso anonymisiert werden Buchungsdaten in die jährliche Statistikabfrage weitergegeben.

3 7. Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt? Unsere Datenverarbeitung findet in Deutschland und in der EU statt, eine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt. 8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Der Betreuungsvertrag und die Einverständniserklärungen werden 10 Jahre aufbewahrt. Alle weiteren Unterlagen des Kindes aus der Kindertageseinrichtung werden nach dem Austritt aus der Kindertagesstätte vernichtet. Die Beobachtungsbögen perik und seldak und Protokolle für die Entwicklungsgespräche mit den Eltern werden 1 Jahr aufbewahrt. Die Bildungsdokumentation wird den Kindern bei Entlassung mitgegeben und auf den Datenträgern gelöscht. Die Fotos werden zur Dokumentation der Geschichte des Waldkindergartens auf einer Festplatte archiviert. 9. Welche Datenschutzrechte haben Sie? Wenn Sie durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die aufgrund der Einwilligung in dem Zeitraum bis zum Widerruf erfolgten ist, nicht berührt. Der Widerruf kann grundsätzlich schriftlich formfrei eingelegt werden. 10. Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten? Im Rahmen eines Aufnahmeantrags und des Betreuungsvertrags müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Betreuungsvertrag mit Ihnen durchzuführen. Alle anderen Angaben sind freiwillig. Falls Angaben eines Aufnahmeantrages nicht vollständig sind, kann es sein, dass kein Betreuungsvertrag zustande kommt. 11. Wie können Sie weitere Informationen erhalten? Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an obengenannten Ansprechpartner, die Ihnen gern weiterhelfen

4 Einwilligungserklärung Zwischen dem Waldkindergarten Passau e.v. als Träger der Kindertageseinrichtung und Name, Vorname des/r Sorgeberechtigen (in Wahrnehmung der Rechte ihrer Kinder) Name, Vorname (des Kindes): Straße, Postleitzahl, Ort: Ich/Wir bin/sind damit einverstanden, dass fotografische Aufnahmen meines/unseres Kindes in folgenden Situationen durch Mitarbeiter des Waldkindergartens getätigt werden können O Im Kindergartenalltag beim Spielen und weiteren Aktivitäten im Wald O Auf Ausflügen der Kindergartengruppe außerhalb der Kita. O Auf seitens der Kita initiierten Veranstaltungen Für folgende Zwecke dürfen die fotografischen Aufnahmen erhoben, verarbeitet und genutzt: O Innerhalb der portfoliogestützten Bilddokumentation O Jährliches Fotobuch O Fotoweitergabe auf einem Datenstick an die Eltern der Waldkindergartengruppe O Fotonutzung auf unserer homepage O Fotoaushang bei Festen, Veranstaltungen Ich/ Wir bin/sind damit einverstanden, dass andere Eltern für ihre privaten Zwecke Fotos im Waldkindergarten erstellen, auf denen auch unser/e Kind/er zu sehen sind. Ich/ Wir bin/sind damit einverstanden, dass unser/e Kind/er auf Aufnahmen von Pressefotografen wie PNP für Artikel über den Waldkindergarten zu sehen ist/sind. Ich/ Wir bin/sind damit einverstanden, dass unser/e Kind/er auf Aufnahmen von Hospitanten aus schulischen oder universitären Einrichtungen für Bildungszwecke der Studierenden zu sehen ist/sind. Ich/wir bin/sind darauf hingewiesen worden, dass die im Rahmen der vorstehend genannten Zwecke erhobenen persönlichen Daten meines Kindes unter Beachtung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung erhoben, verarbeitet, genutzt und übermittelt werden. Ich/Wir bin/sind zudem darauf hingewiesen worden, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung meiner/unserer Daten auf freiwilliger Basis erfolgt. Ferner, dass ich/wir mein/unser Einverständnis ohne für mich/uns nachteilige Folgen verweigern bzw. jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann/können. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird nicht berührt.

5 Meine/Unsere Widerrufserklärung werde(n) ich/wir richten an: Waldkindergarten Passau e.v. Steiningergasse Passau Ich bin / Wir sind ferner darüber informiert worden, dass die Veröffentlichung durch mich/uns von Bildern anderer Personen ohne deren Zustimmung Schadenersatzansprüche auslösen kann. Insbesondere ist eine Veröffentlichung im Internet unzulässig. Diese Einwilligung ist freiwillig. Wird sie nicht erteilt, entstehen keine Nachteile. Sie können jederzeit Auskunft über die von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten. Sie haben ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung.. Ort, Datum Unterschrift/en Hiermit bestätige ich, dass ich das Infoblatt Geimpft-geschützt in Kindertageseinrichtungen erhalten habe: Ort, Datum Unterschrift Auf diese Wünsche, Besonderheiten, Allergien, Regelmäßige Medikamentengabe o.ä. möchte/n Ich/wir noch im Speziellen schriftlich hinweisen: