SwyxPLUS VisualContacts und SwyxPLUS für DATEV pro

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1 SwyxPLUS VisualContacts und SwyxPLUS für DATEV pro Integration von Dritthersteller-Anwendungen in SwyxIt! Stand: März 2012

2 Swyx. Alle Rechte vorbehalten. Rechtliche Hinweise Bei der Erstellung von SwyxWare und dieser Dokumentation wurde die größtmögliche Sorgfalt hinsichtlich der Brauchbarkeit und Richtigkeit aufgewendet. Diese Dokumentation ist Gegenstand ständiger Änderungen und kann daher ungenaue oder fehlerhafte Informationen enthalten. Diese Dokumentation, einschließlich aller Informationen, die hierin enthalten sind, wird ohne Mängelgewähr zur Verfügung gestellt. Es werden weder stillschweigende noch ausdrückliche Gewährleistungen gegeben, einschließlich, jedoch nicht beschränkt auf die Gewährleistung der Marktgängigkeit oder der Eignung für einen bestimmten Zweck. Warenzeichen: Swyx, SwyxIt! sind eingetragene Warenzeichen von Swyx. Alle weiteren Marken und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Besitzer. Diese Dokumentation ist urheberrechtliches Eigentum von Swyx. Reproduktion, Adaption oder Übersetzung dieser Dokumentation ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung von Swyx ist verboten und wird als Urheberrechtsverletzung behandelt werden. Swyx Solutions AG Joseph-von-Fraunhofer-Str. 13a D Dortmund

3 3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis SwyxPLUS VisualContacts und SwyxPLUS für DATEV pro Voraussetzungen zur Nutzung von SwyxPLUS Installation und Einrichtung Installation von SwyxPLUS ContactServer Installation von DATEV pro Web Extension Skins der SwyxWare-Datenbank hinzufügen SwyxIt! mit SwyxPLUS installieren LDAP-Server-Parameter festlegen Wie benutze ich SwyxPLUS VisualContacts Aufbau der Benutzeroberfläche Nach Kontakten suchen Anzeige der Kontakte parallel zum Anruf Mehrere Anrufe Wie benutze ich SwyxPLUS für DATEV pro Kontakte aus DATEV pro anrufen Anrufdaten an die DATEV-Telefonie weiterleiten... 10

4 4 1 Die Reihe SwyxPLUS umfasst verschiedene Optionen, die es ermöglichen Anwendungen von Drittherstellern in SwyxWare einzubinden: Die Anrufdaten (Status, Dauer) werden auf Wunsch an die DATEV- Telefonie weitergeleitet. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 1.6, Wie benutze ich SwyxPLUS für DATEV pro, Seite 10. Option SwyxPLUS VisualContacts SwyxPLUS VisualContacts erweitert SwyxIt! durch die Anbindung an SwyxPLUS ContactServer. SERVER SwyxPLUS ContactServer ist eine Serveranwendung und führt unterschiedliche Datenbanken zu einem einzigen, konsistenten LDAP-Verzeichnis zusammen. SwyxPLUS VisualContacts bietet Ihnen die Möglichkeit auf Kontaktdaten wie Namen, Adressen, Rufnummern, Bilder und kundenspezifische Informationen effizient und individuell zuzugreifen. Bei großen und verteilten Datenbeständen wird die Suche nach Kontaktdaten einfacher und die Anzeige der Suchergebnisse schneller. SwyxPLUS ContactServer DATEV Stammdaten (repliziert) DATEV Stammdaten Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 1.3, Wie benutze ich SwyxPLUS VisualContacts, Seite 8. SwyxIt! BENUTZER-PC DATEV pro Option SwyxPLUS für DATEV pro VisualContacts Die Anbindung an SwyxPLUS ContactServer ermöglicht außerdem die Integration von DATEV pro in SwyxWare. Damit werden die DATEV-Kontaktdaten und die Telefonie-Funktion mit SwyxIt!, dem Computer-Telefonie-Client, zusammengeführt. Telefonische Kommunikation und Datenverwaltung werden effektiver und können in weniger Schritten abgewickelt werden. Leitung Kontakt Kontakt Anrufdaten DATEV Telefonie Stammdatenübersicht SwyxIt! dient als die Schnittstelle zwischen der Telefon-Leitung und der Datenverwaltung in DATEV pro. Kontakte, die Sie aus DATEV pro anrufen, werden über SwyxIt! gewählt. Ausgehender Ruf via SwyxIt! Die Daten aller eingehenden Rufe werden mit den DATEV Stammdaten verglichen, um eine mögliche Zuordnung zu einem DATEV- Adressaten festzustellen. Wurde eine Zuordunung festgestellt, d. h. der Anruf ist von einem DATEV-Adressaten eingegangen, werden die Schnellinfos zum Adressaten und kontextbezogenen Links zum DATEV Arbeitsplatz dynamisch aufgerufen und im SwyxIt! angezeigt. - ausgehender Ruf - eingehender Ruf

5 5 1.1 Voraussetzungen zur Nutzung von SwyxPLUS SwyxPLUS ContactServer (ESTOS MetaDirectory 3.0) muss auf einem Server im lokalen Netzwerk installiert sein. Der Administrator muss die SwyxIt! Web Extension-Skins SwyxIt! 2011 [4x VisualContacts].cab und SwyxIt! 2011 [8x VisualContacts].cab zur SwyxWare-Datenbank hinzugefügt haben, damit sie Ihnen im SwyxIt! zur Auswahl zur Verfügung stehen. Microsoft.NET Framework 4.0 muss auf dem lokalen Rechner installiert sein. SwyxIt! ab Version 2011 R2 MP1 muss installiert sein. Nur SwyxPLUS für DATEV pro: DATEV Basis pro V 2.0 oder höher mit DATEV Telefonie Basis V 1.0 oder höher muss auf demselben Rechner wie SwyxIt! installiert sein. Detaillierte Informationen zur ESTOS MetaDirectory-Installation und Datenreplikation entnehmen Sie bitte der ESTOS MetaDirectory-Dokumentation Installation von DATEV pro Für die Integration von DATEV wird es empfohlen zunächst DATEV pro zu installieren und anschließend SwyxIt!. Detaillierte Informationen zur DATEV pro Installation entnehmen Sie bitte der DATEV Dokumentation. Nach der Installation müssen Sie im DATEV Arbeitsplatz unter Extras Einstellungen Stammdaten die Option Telefon- und Faxnummern bei Eingabe ins DIN-Format umwandeln aktivieren: 1.2 Installation und Einrichtung Dieses Kapitel beinhaltet eine kurze Übersicht über die Installation und unbedingt erforderlichen Einstellungen der notwendigen Programme Installation von SwyxPLUS ContactServer SwyxPLUS ContactServer muss auf einem Server im Unternehmensnetzwerk installiert werden. Das Einpflegen der Kontaktdaten aus den gewünschten Datenquellen erfolgt mit Hilfe sogenannter Replikatoren. Diese binden die verschiedenen Datenbanken an SwyxPLUS ContactServer an und sorgen für die Datensynchronisation. Mit Hilfe eines Feldzuordnungsassistenten kann der Administrator festlegen, welche Datenfelder und in welcher Form mit SwyxPLUS ContactServer synchronisiert (repliziert) werden sollen. Um die replizierten Daten immer auf dem aktuellen Stand zu halten, muss der Administrator definieren, in welchem Intervall die Replikation durchgeführt werden soll. Abb. 1-1: Einstellung für das Nummernformat im DATEV Arbeitsplatz Um die Replikation zu ermöglichen, müssen sich die DATEV Stammdaten auf demselben Server befinden, auf dem auch SwyxPLUS ContactServer installiert ist. Für die Nutzung von SwyxPLUS ContactServer benötigen Sie eine entsprechende Lizenz. Für die Nutzung von DATEV pro benötigen Sie eine entsprechende Lizenz. Die Installationsdatei von SwyxPLUS ContactServer (ESTOS MetaDirectory 3.0) finden Sie auf der ESTOS-Homepage.

6 Web Extension Skins der SwyxWare-Datenbank hinzufügen Um die Suche und die Darstellung der Kontaktdaten auf der SwyxIt!- Benutzeroberfläche zu ermöglichen, muss der SwyxWare-Administrator die Skin-Dateien SwyxIt! 2011 [4x VisualContacts].cab und SwyxIt! 2011 [8x VisualContscts].cab der SwyxWare-Datenbank hinzufügen. Die benötigten Skin-Dateien sind dem Installationspaket beigefügt. Detaillierte Informationen zur Skin-Installation und Einrichtung entnehmen Sie bitte der SwyxWare-Administratordokumentation, Kapitel Registerkarte Skin SwyxIt! mit SwyxPLUS installieren SwyxIt! 2011 R2 benötigt zusätzlich zum MS.NET Framework 3.5 das MS.NET Framework 4.0. Bitte laden Sie.NET Framework 4.0 über die Microsoft-Homepage herunter. SwyxPLUS VisualContacts Bei einer Neuinstallation von SwyxIt! müssen Sie im Installationsassistenten die Option Benutzerdefiniert auswählen. Für die Installation von SwyxPLUS VisualContacts muss die Komponente VisualContacts AddIn aktiviert werden (siehe Abb. 1-2:, Seite 6). Abb. 1-2: Benutzerdefinierte SwyxIt!-Installation Wenn DATEV pro auf dem System bereits vorhanden ist, wird dies bei der SwyxIt!-Installation erkannt und die erforderlichen Komponenten werden automatisch mitinstalliert. Bei einer Aktualisierung von SwyxIt! wird SwyxPLUS VisualContacts nicht automatisch installiert. Starten Sie nach der Aktualisierung das Setup erneut und wählen Sie mit der Option Modifizieren die benutzerdefinierte Installation. Aktivieren Sie anschließend die Funktion Visual- Contacts AddIn. SwyxPLUS für DATEV pro Für die DATEV-Integration müssen Sie die Komponente DATEV pro AddIn im Installationsassistenten aktivieren: Bei einer Aktualisierung von SwyxIt! wird SwyxPLUS für DATEV pro nicht automatisch installiert. Starten Sie nach der Akualisierung das Setup erneut und wählen Sie mit der Option Modifizieren die benutzerdefinierte Installation. Aktivieren Sie anschließend die Funktion DATEV pro AddIn. Detaillierte Informationen zur SwyxIt!-Installation entnehmen Sie dem Kapitel SwyxIt! installieren und deinstallieren in der SwyxIt!-Benutzerdokumentation. Um SwyxPLUS Optionen nutzen zu können, müssen Sie im SwyxIt! unter Einstellungen Benutzerprofil Skin die Skin SwyxIt! 2011 [4x

7 7 VisualContacts].cab oder SwyxIt! 2011 [8x VisualContacts].cab auswählen: Abb. 1-3: Skin-Auswahl in SwyxIt! Weitere Informationen über die Einstellung einer Skin entnehmen Sie dem Kapitel Benutzung von Skins in der SwyxIt!-Benutzerdokumentation LDAP-Server-Parameter festlegen SwyxPLUS ContactServer basiert auf einem LDAP-(Lightweight Directory Access Protocol) Server. Der LDAP-Server stellt für die Kontaktinformationen einen Verzeichnisdienst zur Verfügung. Um den Zugang zum SwyxPLUS ContactServer via SwyxIt! zu ermöglichen, müssen die Zugangsparameter des LDAP-Servers auf der Registerkarte VisualContacts angegeben werden. Die LDAP-Server-Parameter rufen Sie auf, indem Sie auf die Einstellungstaste auf der Registerkarte VisualContacts klicken (siehe Abb. 1-4:, Seite 8): Unter Server: muss die IP-Adresse oder der Name des Servers angegeben werden, auf dem SwyxPLUS ContactServer installiert ist. Falls erforderlich, muss auch der Port angegeben werden. Standardmäßig verwendet SwyxPLUS ContactServer den Port 712. Falls eine Berechtigung für den Zugang zum Server erforderlich ist, muss die Option Anmeldedaten verwenden aktiviert und der Benutzername und das Kennwort angebeben werden. Für den Zugriff auf einen bestimmten LDAP-Knoten im MetaDirectory muss die Option Anderen LDAP-Knoten nutzen aktiviert und der gewünschte Knoten angegeben werden. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihren Administrator. LDAP-Server-Parameter bei automatischer Verteilung von SwyxIt! Bei einer automatischen SwyxIt!-Verteilung können die LDAP-Server- Parameter vom Administrator mittels folgenden Kommandozeilenparametern vorgegeben werden: LDAP_HOST LDAP_PORT z.b.: LDAP_HOST= beispielserver.net LDAP_PORT= 712 Detaillierte Informationen zu der automatischen Verteilung von SwyxIt! entnehmen Sie der SwyxWare Administratordokumentation, Kapitel Automatische Verteilung von SwyxIt! in einem Netzwerk.

8 8 1.3 Wie benutze ich SwyxPLUS VisualContacts Mit SwyxPLUS VisualContacts suchen Sie nach Kontakten in vorausgewählten Datenquellen. Außerdem findet SwyxIt! automatisch bei eingehenden und ausgehenden Anrufen anhand der Rufnummer die passenden Kontakte im SwyxPLUS ContactServer und zeigt sie auf der Registerkarte VisualContacts an Aufbau der Benutzeroberfläche Die Registerkarte VisualContacts besteht aus Bedienelementen und einer Kontaktliste. Im Eingabefeld können Sie Ziffern- oder Buchstabenfolgen eingeben, um nach Telefonnummern, Adressen oder Kontaktnamen zu suchen. Mit der Suchtaste starten Sie die Suche. Suchergebnisse und Kontextinformationen werden in der Kontaktliste dargestellt. Mit der Einstellungstaste rufen Sie die LDAP-Serverkonto-Einstellungen auf. 1.4 Nach Kontakten suchen Sie können nach Adressen, Namen und Telefonnummern suchen. Es wird eine begrenzte Anzahl von Suchergebnissen angezeigt. Präzisieren Sie Ihren Suchbegriff, wenn das gewünschte Resultat nicht dabei ist. So suchen Sie nach Kontakten 1. Geben Sie den Suchbegriff in das Eingabefeld auf der Registerkarte VisualContacts. 2. Klicken Sie auf die Suchtaste. Die Suchergebnisse werden in der Kontaktliste dargestellt: Registerkarte VisualContacts Weitere Information zum Kontakt anzeigen Einstellungstaste Suchtaste Eingabefeld Kontaktliste 3. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem gewünschten Eintrag, um alle in diesem Kontakt hinterlegten Informationen (Namen, Adressen, Rufnummern, Bilder, kundenspezifische Informationen, usw.) aufzurufen: Abb. 1-4: SwyxIt! mit Registerkarte VisualContacts

9 9 1.5 Anzeige der Kontakte parallel zum Anruf Bei einem eingehenden Anruf sucht SwyxIt! automatisch, anhand der Telefonnummer des Anrufers, die Kontaktdaten im SwyxPLUS Contact- Server und zeigt diese an. Falls der Suchbegriff in keiner Kontaktdatenquelle gefunden wird, erscheint die Meldung: Die Suche nach <Suchbegriff> liefert keine Ergebnisse : Versuchen Sie es mit einem anderen Suchbegriff. Die Einzelheiten über die Suchkriterien entnehmen Sie bitte der ESTOS MetaDirectory-Dokumentation. Falls die Rufnummer zu keiner Kontaktdatenquelle zugeordnet werden kann, erscheint im VisualContacts-Fenster die Meldung: Die Suche nach <Suchbegriff> liefert keine Ergebnisse. Handelt es sich bei einem Kontakt um einen DATEV-Adressaten, so wird der Kontakt mit einem DATEV-Klick -Symbol gekennzeichnet. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt DATEV- Klick, Seite 10. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem entsprechenden Eintrag, um alle in diesem Kontakt hinterlegten Informationen (Namen, Adressen, Rufnummern, Bilder, kundenspezifische Informationen, usw.) aufzurufen. Bei ausgehenden Anrufen spielt es keine Rolle, ob Sie diesen über das Eingabefeld von SwyxIt! tätigen oder z.b. von DATEV pro aus initiieren - SwyxIt! zeigt Ihnen die passenden Kontaktdaten auf der Registerkarte VisualContacts an. Durch den Klick auf eine Telefonnummer wird die Kontaktperson via SwyxIt! angerufen.

10 10 Durch den Klick auf eine -Adresse in den Kontaktdetails öffnet sich Ihr Standard- -Programm und übernimmt die - Adresse in ein leeres -Fenster. Der Klick auf eine Adresse öffnet Google Maps im externen Browser. Auch das Starten von Anwendungen aus den Kontaktdetails heraus ist möglich. Dies muss zuvor im MetaDirectory entsprechend eingerichtet werden Mehrere Anrufe Die Schnellinfos und kontextbezogenen Informationen werden zu der Kontaktperson angezeigt, die gerade anruft. Bei zwei oder mehreren parallelen Verbindungen, werden die Informationen zur Kontaktperson angezeigt, die sich gerade auf der aktiven Leitung befindet. Wenn Sie zu einer gehaltenen Verbindung wechseln und die gewünschte Leitung aktivieren, wird die Anzeige der Kontaktinformationen entsprechend aktualisiert. Weitere Informationen, wie Sie zwischen der aktiven und gehaltenen Verbindungen wechseln können, entnehmen Sie der SwyxIt!-Benutzerdokumentation, Kapitel 5.6 Wie wechsle ich zwischen mehreren Teilnehmern. 1.6 Wie benutze ich SwyxPLUS für DATEV pro Zusätzlich zu den Funktionen von SwyxPLUS VisualContacts bietet Swyx- PLUS für DATEV pro spezielle Funktionen für DATEV-Benutzer Kontakte aus DATEV pro anrufen Sie können Kontakte direkt aus der DATEV Stammdatenübersicht anrufen. So rufen Sie Kontakte aus DATEV pro an Die Liste Kommunikation ist in DATEV pro aufgerufen. 1. Klicken Sie auf das Hörer-Symbol neben der gewünschten Rufnummer. Das SwyxIt!-Fenster erscheint im Vordergrund. Die Verbindung wird via SwyxIt! aufgebaut. Die Anrufdaten werden in das DATEV- Telefonie-Protokoll eingetragen Anrufdaten an die DATEV-Telefonie weiterleiten Wenn bei einem eingehenden Ruf der Anrufer in den DATEV-Stammdaten gefunden wurde, zeigt SwyxIt! zusätzlich zum Namen das Symbol DATEV-Klick und den Link Daten übermitteln an: Abb. 1-5: Der Kontakt aus DATEV pro DATEV- Klick DATEV-Klick Wenn Sie auf das DATEV-Klick -Symbol oder auf den Link klicken, werden die Anrufdaten an DATEV Telefonie weitergeleitet.

11 11 Aktuelle Information zu den Produkten entnehmen Sie bitte der Homepage im Internet: Unter der Rubrik Support der Homepage können Sie die aktuellste Dokumentation (PDF) herunterladen: Abb. 1-6: DATEV Telefonie-Protokoll Um die Weiterleitung der Anrufdaten zu ermöglichen, muss der DATEV Arbeitsplatz gestartet sein. Nach der Trennung der Verbindung zum Gesprächspartner ist die Weiterleitung der Anrufdaten an die DATEV-Telefonie nicht mehr möglich. Sie können weitere Information zum Adressaten sehen, wenn Sie auf den Pfeil rechts in der Zeile klicken:

12 12 - A - Anmeldedaten 7 ausgehender Anruf 9 - D - Datenquelle 9 Datenquellen 8 DATEV-Klick 9, 10 - E - eingehender Anruf 9 Einstellung DATEV pro F - Feldzuordnungsassistent 5 - P - Port 7 - R - Replikation 5 - S - Skin-Dateien 6 - W - Web Extension Skin 6 - Z - Zugangsparameter 7 - G - Google Maps 10 - I - Installation 5 DATEV pro 5 MetaDirectory 5 SwyxPLUS 6 IP-Adresse 7 - K - Kontaktdaten 9 Kontaktliste 8 - L - LDAP-Knoten 7 LDAP-Server 7 LDAP-Server-Parameter 7, 8 LDAP-Verzeichnis 4 - M - Makeln 10