Checkliste OpenScape Office (OSO)

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1 Checkliste OpenScape Office (OSO) OpenScape Office (OSO) ist ein in Outlook integriertes Programm zur Zuordnung und Bearbeitung von Anrufen. Die Software bietet viele Funktionen, zeigt aber auch (je nach Konfiguration) Informationen über den einzelnen Mitarbeiter. Jeder ist selbst verantwortlich, welche Informationen Preis gegeben werden, da die Einstellungen vom Benutzer selbst gemacht werden können. LogIn Wenn Outlook geöffnet wird erscheint die Anmeldemaske für das Outlook-Plugin. Benutzername ist wenn nicht geändert immer die Nebenstelle. Standard Kennwort lautet 1234, muss jedoch nach der Anmeldung sofort auf eine 6-stellige Nummer geändert werden. Wenn der Haken bei Kennwort speichern gesetzt wird öffnet sich die Outlook-Leiste automatisch. Programmeinstellungen Die Erfassung von Vorname, Nachname und -Adresse ist wichtig. Bei den weiteren Daten ist Vorsicht geboten, da diese Daten im internen Verzeichnis angezeigt werden oder je nach Einstellung eine Weiterleitung der Anrufer an diese zusätzlichen Telefonnummern erfolgt. Klicken Sie auf (Einrichtung) Menüpunkte bei denen folgendes Symbol können nicht verändert werden. sichtbar ist, sind vom Administrator vorgegeben und

2 Persönliche Daten Klicken Sie auf die Registerkarte Persönliche Daten Im Bereich Eigene persönliche Daten muss der Vorname, Nachname und die vollständige - Adresse eingetragen sein. Im Bereich Eigenes Bild kann jeder von sich selbst ein Foto hochladen. Wenn Sie außerdem z.b. die dienstliche Mobilnummer erfassen, aber nicht möchten, dass sie im internen Verzeichnis angezeigt wird, darf kein Haken bei Sichtbar neben der Rufnummer stehen. Um das Kennwort zu ändern klicken Sie auf Kennwort ändern Geben Sie im Feld Altes Kennwort ihr momentanes Kennwort und in den Feldern Neues Kennwort und Kennwort bestätigen ihr neues Kennwort ein. Das Kennwort darf nur aus sechs Ziffern bestehen. Klicken Sie auf OK und anschließen auf Speichern

3 Meine Einstellungen Klicken Sie auf die Registerkarte Meine Einstellungen Im Bereich Darstellung können Sie wählen ob das Favoriten-Fenster aktiviert ist bzw. wie es angezeigt werden soll. Im Bereich Abkürzungstasten kann die Funktion Wählen über Desktop mit Hilfe einer selbst festgelegten Tastenkombination aktiviert werden. Dann kann in jedem beliebigen Programm eine Nummer markiert werden und durch drücken der festgelegten Tastenkombination angerufen werden.

4 Im Bereich Verschiedenes kann durch auswählen der Funktion Status automatisch auf Im Büro ändern festgelegt werden ob nach der eingegeben Abwesenheit der Status automatisch wieder geändert werden soll. Übergabemethode kann selbst gewählt werden: Übergabe vor Melden : Telefonhörer kann nach Eingabe der Nbst. sofort aufgelegt werden Übergabe nach Melden : Nbst. an die weitergeleitet werden soll, muss sich erst melden, dann kann Hörer aufgelegt werden Wie lange Anrufe im Journal sichtbar sind kann jeder selbst bei Anrufhistorie aufbewahren für: 30 Tage festlegen.

5 Anrufregeln Klicken Sie auf die Registerkarte Anrufregeln Im Bereich Weiterleitungsziele kann jeweils angegeben werden wie bei einem bestimmten Anwesenheitsstatus verfahren werden soll. Es kann z.b. für jeden einzelnen Status angegeben werden, ob der Anruf auf die Sprachbox oder gleich an eine andere Nummer weitergeleitet werden soll.

6 Kommunikation Klicken Sie auf die Registerkarte Kommunikation Im Bereich Einstellungen für Sprachnachrichten kann für jeden Status einzeln eingestellt werden ob die Aufzeichnung aktiv oder nicht aktiv sein soll. Im Bereich Sprachnachricht-Benachrichtigung und Fax-Benachrichtigung kann eingestellt werden ob bei Eingang einer neuen Fax- bzw. Sprachnachricht diese als weitergeleitet werden soll. Hierfür muss jedoch unbedingt bei den Persönlichen Daten eine -Adresse eingegeben werden.

7 Sensibilität Klicken Sie auf die Registerkarte Sensibilität Im Bereich Sicherheit und Zugriff kann festgelegt werden ob das Kennwort beim öffnen von Outlook gespeichert werden soll. Im Bereich Sichtbarkeit des Anwesenheitsstatus kann gewählt werden ob bzw. welche Kolleginnen/Kollegen im Amt ihren Anwesenheitsstatus sehen bzw. hören können. Wenn Auswahl aufheben gewählt wird, sieht und hört keiner mehr, ob Sie z.b. Besprechung oder Urlaub gewählt haben, sondern Sie erscheinen ohne Statusangabe. Wenn nur einzelne Personen Ihren Anwesenheitsstatus sehen sollen, müssen Sie diese Personen in der Tabelle anhaken. Im Bereich Voic -Anwesenheitsstatus können explizit Rufnummern angegeben werden die nicht über den Anwesenheitsstatus informiert werden sollen. Wenn der Haken bei Externe Anrufen werden über meinen Anwesenheitsstatus informiert, wenn sie meine Voic erreichen gesetzt ist, hören auch externe Anrufer Ihren Anwesenheitsstatus.

8 Weiterleitung von Sprach- und Faxnachrichten Wenn Nbst. 1 im Urlaub ist und es ist auf Nbst. 2 weitergeleitet, diese jedoch auch nicht an das Telefon geht, dann wird der Anrufbeantworter von Nbst. 1 aktiviert und es wird auf diesem eine Nachricht hinterlassen. Damit Nbst. 2 die Nachricht abhören kann bzw. sieht das eine neue Nachricht vorhanden ist kann in Outlook einer Weiterleitung der Sprach- und Faxnachrichten eingestellt werden. Hierfür ist zwingend erforderlich, dass in dem Bereich Sprachnachricht-Benachrichtigung und Fax-Benachrichtigung die weiterleitung aktiviert ist und die -Adresse im Bereich Eigene persönliche Daten eingetragen ist. (siehe oben) Um nun die Weiterleitung zu aktivieren klicken Sie im Outlook auf Extras => Regeln und Benachrichtigungen => Neue Regel => Regel ohne Vorlage erstellen => Nachricht bei Ankunft prüfen => Weiter => die von einer Person/Verteilerliste kommt anhaken und als Adresse eingeben => Weiter => diese an eine Person/Verteilerliste weiterleiten => Empfängeradresse eingeben => Fertig stellen Alle Funktionen und Einstellungen die in dieser Checkliste nicht beschrieben sind können Sie im Intranet unter EDV / Anleitungen / Bedienungsanleitung OpenScape Office (OSO) nachschauen. https://secure.landkreis-pfaffenhofen.de/intranet/edv/anwenderhandbuecher/files/osoanleitung_komplett.pdf

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