Geschenke nicht abzugsfähig Zuwendungen an Dritte nicht abzugsfähig Geschenke ausschließlich betrieblich genutzt

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1 Seite 1 BUCHHALTUNGSANLEITUNG Geschenke fachliche Informationen Bei der Erfassung von Geschenken in der Buchhaltung gibt es eine Reihe von Konten, die zur Verfügung stehen. Die differenzierte Verbuchung muss aufgrund von rechtlichen Besonderheiten erfolgen. So muss z.b. unterschieden werden, ob es sich um Bagatellgeschenke, Streuartikel Geschenke bis 10 EUR, Streuwerbung Geschenke zwischen 10 und 35 EUR Geschenke über 35 EUR handelt. Weiterhin ist zu beachten, dass bei den abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Geschenken die Pauschalierung nach 37b EStG vorgenommen werden kann. Auch hier sind Besonderheiten zu berücksichtigen. Folgende Konten stehen aus diesem Grunde zur Verfügung: Kontenbezeichnung SKR 03 SKR 04 Geschenke abzugsfähig Zuwendungen an Dritte abzugsfähig Pauschale Steuern und Abgaben für Geschenke und Zuwendungen abzugsfähig Geschenke nicht abzugsfähig Zuwendungen an Dritte nicht abzugsfähig Pauschale Steuern und Abgaben für Geschenke und Zuwendungen nicht abzugsfähig Geschenke ausschließlich betrieblich genutzt Auf den nachfolgenden Seiten haben wir die wichtigsten Grundlagen dargestellt. Weiterhin stehen eine Übersicht und Buchungsanleitungen mit Beispielen zur Verfügung. Buchhaltungsanleitung - Geschenke, Stand: 10/2011, S, Stand: 10/2011, Stand: 10/2011

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3 Seite 3 Die Aufwendungen für Geschenke können nur dann als Betriebsausgabe abgezogen bzw. pauschal besteuert werden, wenn die Geschenke ausschließlich aus betrieblichen Gründen gemacht werden. Geschenke aus privatem Anlass haben steuerlich überhaupt keine Auswirkung. Entscheidend ist die Beurteilung aus der Sicht des Schenkers. Es spielt keine Rolle, ob der Anlass beim Geschäftspartner betrieblich oder privat ist. Das heißt, es kommt z. B. nicht darauf an, ob er einen Geburtstag oder ein Geschäftsjubiläum feiert. Geschenke, die teilweise betrieblich und teilweise privat motiviert sind, dürfen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht in einen betrieblichen und privaten Anteil aufgeteilt werden. Es gibt keinen Aufteilungsmaßstab, sodass gemäß 12 EStG der Abzug als Betriebsausgaben insgesamt entfällt. Der Beschenkte muss den Wert des Geschenks (Marktwert) als Betriebseinnahme erfassen. Dabei spielt es keine Rolle, ob und in welchem Umfang der Schenkende die Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehen kann. Der Beschenkte muss bei privater Verwendung des Geschenks den Wert als Betriebseinnahme und gleichzeitig als Privatentnahme erfassen, bei betrieblicher Verwendung des Geschenks den Wert als Betriebseinnahme und gleichzeitig als Betriebsausgabe erfassen, keine Einnahmen versteuern, wenn der Schenker ihm mitteilt, dass er die Zuwendung pauschal versteuert. Hinweis Der Beschenkte braucht den Wert des Geschenks nicht als Einnahme zu erfassen, wenn es sich nur um Kleinigkeiten bzw. Gegenstände von geringem Wert bis 10 EUR (Streuwerbeartikel) handelt, z. B. Stifte, Einwegfeuerzeuge usw. (BMF, Schreiben v , IV B 2 - S b/07/0001). Maßgebend für die Bagatellgrenze sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten beim Schenker. Unterscheidung: Geschenk oder Streuwerbung Streuwerbeartikel, wie Feuerzeug, Kugelschreiber etc, die keinem direktem Empfänger zugeordnet werden können, sind nicht als Geschenk zu behandeln. Sie stellen Kosten der Warenabgabe bzw. Werbekosten dar und sind damit in vollem Umfang Betriebsausgaben. Unterscheidung: Geschenk oder um 100 % abziehbare Betriebsausgaben Ein Geschenk setzt eine unentgeltliche Zuwendung an den Empfänger voraus (R 4.10 Abs. 4 EStR). Der Zweck, Geschäftsverbindungen anzubahnen, zu sichern oder zu verbessern, ist keine Gegenleistung. Der Sinn und Zweck von Geschenken ist ja gerade der, sich in Erinnerung zu bringen. Liegt eine konkrete Gegenleistung vor, handelt es sich nicht um ein Geschenk. Die Aufwendungen für Provisionen, Werbeaufwendungen und Zugaben können deshalb uneingeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Bedeutung der 35-EUR-Grenze bei Geschenken Nach 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG dürfen Geschenke an Nicht-Arbeitnehmer nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn ihr Wert pro Person und Jahr nicht mehr als 35 EUR beträgt und die Geschenkaufwendungen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.

4 Seite 4 Die 35 EUR-Grenze ist eine Freigrenze. Übersteigen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten den Betrag von 35 EUR pro Empfänger und Jahr auch nur um einen Cent, entfällt der Betriebsausgabenabzug insgesamt und nicht nur der Betrag, der über 35 EUR hinausgeht. Die 35 EUR-Grenze gilt pro Person und Jahr. Empfänger können natürliche und juristische Personen sein (z. B. eine GmbH). Zuwendungen an Arbeitnehmer der GmbH (z. B. Gesellschafter- Geschäftsführer) sind jedoch nicht automatisch als Zuwendungen an die GmbH anzusehen. Jede Person, mit der ein Unternehmer im Geschäftsleben zu tun hat, ist als eigenständiger Zuwendungsempfänger anzusehen, z. B. die Sekretärin, der Marketing-Assistent usw. Ehegatten werden allerdings nach Auffassung der Finanzverwaltung als "ein Empfänger" angesehen. Wenn das Wirtschaftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, ist der Zeitraum vom 1.1. bis maßgebend. Ermittlung der 35 EUR-Grenze bei Geschenken Bereits ein geringes Überschreiten der 35 EUR-Grenze führt dazu, dass nichts abgezogen werden darf. Es ist daher genau darauf zu achten, was zu den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten gehört. Zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten gehören nach R 4.10 Abs. 3 EStR die Kosten der Kennzeichnung des Geschenks als Werbeträger und die Umsatzsteuer, die nicht als Vorsteuer abgezogen werden darf. Wenn der Unternehmer die Geschenkzuwendungen pauschal mit 30 % versteuert, gehört auch die pauschale Steuer zu den Zuwendungen. Aber: Bei der Ermittlung des Grenzwerts von 35 EUR braucht die pauschale Steuer nicht einbezogen zu werden (BMF, Schreiben v , Rz. 25 [IV B 2 - S 2297-b/07/0001]). Nicht zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten gehören nach R 4.10 Abs. 3 EStR die Umsatzsteuer, die als Vorsteuer abziehbar ist, die Verpackungskosten und die Versandkosten (auch dann nicht, wenn der Schenker die Präsente von einem anderen Unternehmen im eigenen Namen und Auftrag direkt an den Beschenkten versenden lässt). Auch bei gebrauchten Wirtschaftsgütern gilt die 35 EUR-Grenze. Der Unternehmer muss den Wert des Geschenks schätzen und sich ggf. mit dem Finanzamt auseinanderzusetzen. Gegenstände, die der Unternehmer in 2010 eingekauft hat, aber erst im Jahr 2011 verschenkt, zieht er in 2010 als Betriebsausgaben ab. Sollten diese Geschenke im Jahr 2011 nicht abziehbar sein, z. B. weil der Grenzwert von 35 EUR überschritten wird, muss der Gewinn im Jahr 2011 entsprechend erhöht werden (R 4.10 Abs. 2 EStR). Geschenke, die nur betrieblich verwendet werden können Das Abzugsverbot gilt nicht für Geschenke, die der Empfänger ausschließlich betrieblich nutzen kann (R 4.10 Abs. 2 Satz 4 EStR). Maßgebend ist also nicht die tatsächliche Nutzung, sondern vielmehr, dass der Gegenstand nur betrieblich und nicht privat genutzt werden kann. Beispiel: Herr Huber ist Krankengymnast, der bei Bedarf die Bewohner eines Altenheims behandelt. Die Entscheidung, wer als Krankengymnast eingesetzt wird, hängt im Wesentlichen von der Heimverwaltung ab. Diese für Herrn Huber vorteilhafte Verbindung möchte er durch die Überlassung eines Blutdruckmessgerätes festigen. Die Verwaltung bzw. der Inhaber des Altenheims kann das Blutdruckmessgerät nur ausschließlich betrieblich verwenden. Herr Huber kann die Kosten unabhängig von der 35 EUR-Grenze in vollem Umfang abziehen.

5 Seite 5 Pauschale Besteuerung mit 30 % gemäß 37b EStG Der Empfänger zahlt für Sachzuwendungen keine Steuern, wenn der Schenker diese gemäß 37b EStG pauschal mit 30 % versteuert. Es handelt sich um ein Wahlrecht, das der Unternehmer jedes Jahr neu ausüben kann. Der Schenker kann die Besteuerung pauschal mit 30 % übernehmen bei Sachzuwendungen aus betrieblichem Anlass an seine Arbeitnehmer (1. Empfängerkreis) und/oder an Nichtarbeitnehmer, z. B. an Geschäftsfreunde und deren Arbeitnehmer (2. Empfängerkreis), die er zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung (bei Arbeitnehmern zusätzlich zum Arbeitslohn) erbringt. Der Schenker darf die Wahl nicht auf einzelne Sachzuwendungen beschränken, sondern muss (ggf. getrennt für jeden Empfängerkreis) alle Sachzuwendungen eines Jahres einbeziehen (BMF, Schreiben v , IV B 2 - S 2297-b/07/0001). Außerdem darf der Schenker nur Sachzuwendungen bis maximal EUR pro Person und Jahr pauschal versteuern. Liegt der Wert einer einzelnen Zuwendung über EUR, scheidet hierfür die pauschale Besteuerung insgesamt aus. Ob der Schenker die Sachzuwendungen pauschal versteuert, entscheidet er als Unternehmer allein, der einem anderen einen Gegenstand oder eine Dienstleistung zuwendet, die für den privaten Bedarf bestimmt oder geeignet ist. Wenn der Schenker die pauschale Besteuerung wählt, ist er der Schuldner der pauschalen Steuer. Nicht abziehbare Betriebsausgaben bleiben nicht abziehbare Betriebsausgaben, auch wenn der Schenker diese pauschal mit 30 % versteuert. Die pauschale Steuer zieht der Schenker als Betriebsausgabe ab, wenn er auch die Aufwendungen, die er pauschal mit 30 % versteuert, als Betriebsausgaben abziehen darf, nicht als Betriebsausgaben ab, wenn er die Aufwendungen, die er pauschal mit 30 % versteuert, nicht als Betriebsausgaben abziehen darf. Die Pauschalbesteuerung kann dennoch sinnvoll sein, weil damit die Freude des Beschenkten über die Sachzuwendung nicht durch den Zugriff des Fiskus getrübt wird. Denn der Zuwendungsempfänger braucht keinen geldwerten Vorteil mehr zu versteuern. Zuwendungen an Arbeitnehmer zieht der Arbeitgeber immer als Betriebsausgaben ab. Allerdings kommen nicht alle Zuwendungen beim Arbeitnehmer steuerfrei an. Dieses Ergebnis kann allerdings durch die 30 %ige Pauschalierung erreicht werden. Mitteilungspflicht an die Empfänger der Sachzuwendungen Wenn der Schenker die pauschale Steuer übernimmt, muss er den Empfänger darüber informieren ( 37b Abs. 3 EStG). Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Das Einfachste ist, wenn der Unternehmer seinem Geschenk (ggf. in Visitenkartenformat) eine Information über die pauschale Besteuerung beifügt. Muster: Absenderangabe (Aufdruck oder Stempel) Das beigefügte Geschenk wird gemäß 37b EStG pauschal versteuert. Sie brauchen den Wert der Zuwendung daher nicht zu versteuern. In den eigenen Unterlagen sind Anlass, Zeitpunkt, Art der Zuwendung und Betrag jeweils genau zu bezeichnen.

6 Seite 6 Erhält der Empfänger eine derartige Mitteilung, darf er sich darauf verlassen, dass der Schenker die pauschale Steuer ermittelt und an das Finanzamt abführt. Mit der Entscheidung, die Sachzuwendungen nach 37b EStG pauschal zu versteuern, bindet sich der Unternehmer für das entsprechende Jahr (Wirtschaftsjahr). Er kann seine Entscheidung nicht mehr rückgängig machen. Besondere Aufzeichnungspflichten a) Aufzeichnung bei der pauschalen Besteuerung Gemäß 37b EStG bestehen für die pauschale Besteuerung keine besonderen Aufzeichnungspflichten. Aus der Buchführung bzw. den Aufzeichnungen muss jedoch erkennbar sein, dass alle Zuwendungen erfasst worden sind und der Höchstbetrag von EUR pro Person und Jahr nicht überschritten wurde. Dazu ist es erforderlich, die Zuwendungen den Empfängern zuzuordnen und dies aufzuzeichnen. Bei Zuwendungen, deren jeweiliger Wert 40 EUR nicht übersteigt, braucht der Schenker die Empfänger nicht aufzuzeichnen. Nach 37b Abs. 4 EStG gilt die pauschale Einkommensteuer als Lohnsteuer. Der Unternehmer muss - auch wenn er bisher keine Lohnsteueranmeldungen abzugeben brauchte - die pauschale Steuer in einer Lohnsteueranmeldung erklären. Diese übermittelt er innerhalb von 10 Tagen nach Ablauf des Anmeldungszeitraums elektronisch an das für seine Betriebsstätte zuständige Finanzamt. b) Aufzeichnungen für den Betriebsausgabenabzug Um den Betriebsausgabenabzug für Geschenke bis 35 EUR pro Person und Jahr zu erhalten, muss der Unternehmer die besonderen Aufzeichnungspflichten des 4 Abs. 7 EStG erfüllen. Danach müssen die Geschenke einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung mithilfe einer einfachen Belegsammlung reicht die geordnete Belegablage allein nicht aus. Vielmehr muss der Unternehmer den getrennt abgelegten Geschenkbelegen eine Zusammenstellung vorweg heften. In dieser Zusammenstellung müssen die Geschenke einzeln mit ihren Beträgen aufgelistet werden. Der Name des Empfängers muss aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg erkennbar sein. Nach R 4.11 Abs. 2 EStR dürfen Geschenke der gleichen Art in einer Buchung zusammengefasst werden (Sammelbuchung), wenn die Namen der Empfänger auf dem Buchungsbeleg vermerkt bzw. eine Namensliste zusammen mit der Rechnung abgeheftet werden. Bei Gegenständen von geringem Wert (bis 10 EUR je Artikel), wie z. B. bei Taschenkalendern, Kugelschreibern und dergleichen, brauchen die Namen der Empfänger nicht festgehalten zu werden. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. FRIEDRICHS & PARTNER Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Wagenstieg Göttingen Tel.: 0551/ Fax: 0551/ info@fp-goettingen.de