Dienstanweisung über die Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Jugendgästehauses Northeim

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1 Allgemeines Dienstanweisung über die Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Jugendgästehauses Northeim Das budgetierte Jugendgästehaus Adolf-Galland verwaltet und bewirtschaftet die von der Stadt Northeim zugewiesenen Haushaltsmittel direkt über das bei der Kreis-Sparkasse Northeim eingerichtete Girokonto (Jugendgästehauskonto). Für die Einrichtung und Auflösung des Kontos der Einrichtung ist ausschließlich die Stadtkasse zuständig. Der Leitung des Jugendgästehauses obliegt die Führung der Kassengeschäfte der Zahlstelle,,Jugendgästehaus Adolf-Galland" über das genannte Girokonto. Daneben verwaltet die Leitung des Jugendgästehauses eine Bargeldkasse. Das,,Jugendgästehaus Adolf-Galland" untersteht hinsichtlich der Wahrnehmung der Kassengeschäfte der Fachaufsicht der Stadtkasse Northeim, die durch den Kassenverwalter 0.V.i.A. wahrgenommen wird. Verwendung der zugewiesenen Mittel 2.1 Einzelheiten über die Höhe und Verwendung der zugewiesenen Haushaltsmittel regelt die Stadt Northeim zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres in einer besonderen Mitteilung. 2.2 Die Leitung des Jugendgästehauses ist dafür verantwortlich, dass Verpflichtungen nur im Rahmen der zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel eingegangen, die zugewiesenen Mittel zweckentsprechend verwendet und alle Nachweise vollständig und richtig geführt werden. 2.3 Über das Konto des Jugendgästehauses werden folgende Zahlungsgeschäfte getätigt: alle Einnahmen, wie sie in der Budgetvereinbarung mit der Stadt Northeim aufgeführt sind; alle Ausgaben, die das Jugendgästehaus zur Bewirtschaftung übertragen worden sind (siehe Budgetvereinbarung in der zurzeit gültigen Fassung); 2.4 Das Konto des Jugendgästehauses darf im Ausnahmefall bis zu 500 überzogen werden.

2 2.5 Zur Überwachung und Kontrolle des Geldverkehrs ist ein Buchungsjournal zu führen. Das Buchungsjournal ist nach den in der Budgetvereinbarung (in der zurzeit gültigen Fassung) aufgeführten Produktkonten des Ergebnishaushaltes und der Erträge und Aufwendungen des lnvestitionshaushaltes zu gliedern. Die Einrichtung des Buchungsjournals ist auf das bestehende Finanzbuchhaltungs- und Reservierungssystem abzustimmen. 3. Verfügungsberechtigung (Girokonto) 3.1 Die Stadt Northeim erteilt der Bank gegenüber Vollmacht, dass bis zu drei Personen des Jugendgästehauses und zwei Mitarbeiterlinnen des Fachdienstes Schulen 1 Kultur der Stadt Northeim berechtigt sind, im Rahmen des Guthabens über das Girokonto zu verfügen. Die gemeinschaftliche Verfügungsberechtigung (jeweils zwei Bevollmächtigte gemeinsam) wird auf einer besonderen Unterschriftskarte festgelegt. Ist die Leiterin des Jugendgästehauses abwesend, muss die zweite Unterschrift von einem 1 einer Mitarbeiterlin des Fachdienstes Schulen 1 Kultur erfolgen. 3.2 Die Bevollmächtigten dürfen bei der Unterzeichnung von Überweisungsträgern bzw. Barschecks nicht mitwirken, wenn sie selbst Zahlungsempfänger sind. 3.3 Unterschriftsvollmachten werden von der Stadt Northeim erteilt und bei der Bank hinterlegt. Durchschriften verbleiben bei dem Jugendgästehaus Northeim und im Fachdienst Schulen 1 Kultur der Stadt Northeim. Eine Ausfertigung erhält das Rechnungsprüfungsamt (US 2). 3.4 Der Zugang zur Finanz-Software erfolgt nach dem "Vier-Augen-Prinzip" mittels gesicherter Kennwörter auf externen Speichermedien. Mit den jeweiligen individuellen personenbezogenen Kennwörtern und mittels einzelner individueller Speichermedien erfolgt die Freigabe der Überweisung durch die berechtigten Mitarbeiterlinnen des Jugendgästehauses. 3.5 Die Stadt Northeim erteilt der Bank gegenüber Vollmacht, dass bis zu drei Personen der Stadtkasse Northeim ebenfalls berechtigt sind, im Rahmen des Guthabens über das Girokonto des Jugendgästehauses zu verfügen. Die gemeinschaftliche Verfügungsberechtigung (jeweils zwei Bevollmächtigte gemeinsam) wird auf einer besonderen Unterschriftskarte festgelegt. 4. Abwicklung des Zahlungsverkehrs 4.1 Der Zahlungsverkehr des Jugendgästehauses ist im Ausgabebereich grundsätzlich bargeldlos über das Konto der Einrichtung abzuwickeln. 4.2 Die Ausnahme vom bargeldlosen Zahlungsverkehr ist unter Ziffer 8 der vorläufigen Budgetvereinbarung (in der zurzeit gültigen Fassung) mit dem Jugendgästehaus Northeim genannt. 4.3 Der Kassenbestand der Bargeldkasse beträgt

3 4.4 Übersteigt das Guthaben auf dem Girokonto des Jugendgästehauses E, so ist der darüber hinausgehende Betrag unverzüglich auf das Konto der Stadtkasse Northeim (Kto. Nr. 4002) bei der Kreissparkasse Northeim (BLZ ) einzuzahlen. 4.5 Bargeldbestände, Berechtigungskarte für Kontoauszüge, Belege, externe Speichermedien (siehe auch unter anderem Ziffer 3.4) und sonstige Unterlagen sind in verschließbaren Behältern aufzubewahren und vor einem unberechtigten Zugang sowie gegen Einbruch, Diebstahl und Feuer zu schützen. Die Leitung des Jugendgästehauses hat hierzu entsprechende Regelungen und Vorkehrungen zu treffen. 4.6 Schadenfälle sind unverzüglich - vorab telefonisch - der Stadt Northeim, Fachdienst Schulen / Kultur, zu melden. 5. Abrechnung 5.1 Alle Erträge und Aufwendungen sind ordnungsgemäß zu belegen und unverzüglich in das jeweils für ein Haushaltsjahr geltende Buchungsjournal einzutragen. Die Belege für die Erträge und Aufwendungen sind nach zeitlicher Reihenfolge im Buchungsjournal fortlaufend zu nummerieren und in dieser Ordnung abzuheften. Im manuellen Verfahren sind die Durchschriften der Überweisungsaufträge zu den jeweiligen Belegen für die Aufwendungen zu nehmen. Die Kontoauszüge der Bank sind ebenfalls zeitlich geordnet aufzubewahren. Auf den Kontoauszügen sind zu den einzelnen Buchungen die Beleg-Nummern des Buchungsjournals zu vermerken. 5.2 Die Eintragungen im Buchungsjournal sind bei jeder Kontenbewegung mit den Buchungen auf den Kontoauszügen der Bank abzustimmen. Vor Abgabe der Prüfungsunterlagen ist zur halbjährlichen Prüfung beim Rechnungsprüfungsamt (US 2) ein Abgleich des aktuellen Kontostandes mit dem Buchungsjournal vorzunehmen. Abweichungen müssen sofort aufgeklärt werden. Nicht aufzuklärende Unstimmigkeiten sind dem Fachdienst Schulen / Kultur umgehend mitzuteilen. 5.3 Nach dem monatlichen Abgleich muß von den EDV-Anwendern eine elektronische Sicherung der Daten auf einem externen Datenträger vorgenommen werden. 5.4 Als Belege für Erträge gelten die Mittelzuweisungen der Stadt Northeirn. Soweit schriftliche Mitteilungen über Erträge (z.6. Sonstige privatrechtliche Leistungsentgelte) nicht vorliegen, ist ein Beleg über den Ertrag zu fertigen. 5.5 Als Belege für Aufwendungen gelten Originalrechnungen, Kassenzettel, Eigenbelege usw.. Sie sind mit dem Sichtvermerk der Leiterin des Jugendgästehauses

4 und dem Eingangsdatum zu versehen und müssen Zeitpunkt sowie Art der Lieferung und Leistung eindeutig erkennen lassen. 5.6 Die Belege für Aufwendungen sind von der Leiterin des Jugendgästehauses oder einer von ihr beauftragten Person sachlich und rechnerisch zu prüfen. Diese Prüfung ist durch Unterschrift zu bescheinigen. 6. Aufbewahrungsdauer Alle vorgenannten Unterlagen sind für die Dauer von 10 Jahren nach Entlastung durch den Rat in dem Jugendgästehaus Northeim aufzubewahren. Das Buchungsjournal (Speichermedium) ist dauernd aufzubewahren. Nach Ablauf dieser Zeit ist über die Vernichtung in Abstimmung mit dem Archiv der Stadt Northeim zu entscheiden. 7. Abschlüsse, Zwischen- und Jahresabschluss 7.1 Abschlüsse Die Bargeldkasse ist regelmäßig abzugleichen. Ein Kassenmehrbestand ist wie ein Ertrag zu behandeln. Hierzu ist von der Leiterin des Jugendgästehauses ein Beleg über den Betrag für sonstige privatrechtliche Leistungsentgelte zu erstellen, sollte sich der Grund des Mehrbestandes aufklären, ist der Betrag auf das entsprechende Produktkonto umzubuchen. Ein Kassenfehlbestand ist unverzüglich aufzuklären und ggf. zu ersetzen. Der Fachdienstleiter Schulen. 1 Kultur ist umgehend zu informieren. Bei konkreten Verdachtsmomenten gegen Personen ist der Kassenvenualter, der Kassenaufsichtsbeamte und das Rechnungsprüfungsamt unverzüglich zu unterrichten. 7.2 Zwischenabschluss Der Rechnungsordner, die Kontoauszüge und das Buchungsjournal sowie ein Nachweis der offenen Posten sind als Verwendungsnachweise beim Rechnungsprüfungsamt (US 2) monatlich vorzulegen. 7.3 Jahresabschluss Zum , oder aber am letzten Werktag des alten Jahres, ist das Buchungsjournal abzuschließen und die Gesamtabrechnung zu erstellen. Der Abschluss beinhaltet sämtliche Buchungen auf dem Girokonto. Danach zu verzeichnende Gutschriften oder zu leistende Aufwendungen sind grundsätzlich im neuen Haushaltsjahr zu buchen. 7.4 Die Leiterin des Jugendgästehauses bescheinigt die Richtigkeit und Vollständigkeit jeglicher Kassenabschlüsse. 7.5 Im laufenden Jahr vereinnahmte Forderungen aus Vorjahren sind bei der Ablieferung entsprechend kenntlich zu machen.

5 8. Umgang mit Forderungen Rechnungen sind an den Empfänger mit Zahlungsziel 14 Tage zu richten. Nach Ablauf des Zahlungsziels ist dem Zahlungspflichtigen eine Zahlungserinnerung (auch telefonisch mit schriftlichem Vermerk auf der Rechnung möglich) und eine schriftliche 1. Mahnung mit einer Zahlungsfrist von jeweils höchstens 14 Tagen zuzustellen. Soweit die Zahlungserinnerung und die 1. Mahnung ohne Erfolg bleiben, ist der Vorgang unverzüglich dem Fachdienst Schulen I Kultur zwecks Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens zuzuleiten. Sofern nach Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens die Forderung vom Zahlungspflichtigen durch Überweisung auf das Girokonto des Jugendgästehauses Northeim beglichen ist, ist die Stadtkasse unverzüglich schriftlich (im Voraus telefonisch) zu unterrichten. Durch die Stadtkasse im Rahmen des Vollstreckungsverfahrens eingezogene Beträge werden von ihr auf das Girokonto des Jugendgästehauses überwiesen. 10. Prüfung der Kassenführung Rechnungsprüfungsamt (US 2)und der Kassenaufsichtsbeamte haben das Recht auf unvermutete Prüfungen der Kassenführung. 1 I. lnkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt ab dem in Kraft. Die Dienstanweisung vom tritt außer Kraft Northeim, den 2 0, feb, 2009 Stadt Northeim