Rechnungslegung. Inhalt. 5 Nachweis der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse

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1 80 Rechnungslegung (1) Für jedes Haushaltsjahr ist auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher Rechnung zu legen. Die für die Finanzen zuständige Behörde kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof bestimmen, dass für einen anderen Zeitraum Rechnung zu legen ist. (2) Auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher stellt die für die Finanzen zuständige Behörde für jedes Haushaltsjahr die Haushaltsrechnung auf. Zu 80 Inhalt Allgemeines 1 Zweck und Umfang der Rechnungslegung 2 Zuständigkeiten Einzelrechnung 3 Rechnungslegungsbücher 4 Rechnungsnachweisungen 5 Nachweis der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse 6 Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr Gesamtrechnung 7 Gesamtrechnungsnachweisung Haushaltsrechnung 8 Haushaltsrechnung Gemeinsame Bestimmungen 9 Sonstige Rechnungsunterlagen 10 Ordnen und Aufbewahren der Rechnungsunterlagen 11 Vorlage der Gesamtrechnung, Bereithalten der Einzelrechnungen 12 Ergänzende Bestimmungen 1

2 Allgemeines 1 Zweck und Umfang der Rechnungslegung 1.1 Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen. Sie umfaßt die Einzelrechnungslegung und die Gesamtrechnungslegung. 1.2 Bei der Einzelrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben durch die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher (Nr. 3) nebst Rechnungsnachweisungen (Nr. 4) und die dazugehörenden Rechnungsbelege (Nr. 3 zu 75) im einzelnen nachgewiesen (Einzelrechnung). Mit der Einzelrechnung ist der Nachweis über die bis zum Jahresabschluß nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse (Nr. 5) zu verbinden. 1.3 Bei der Gesamtrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben in Gesamtbeträgen nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung nachgewiesen (Gesamtrechnung). Sie dient dem Nachweis, daß die in der Haushaltsrechnung aufgeführten Einnahmen und Ausgaben mit der Gesamtsumme der durch die Titelbücher der Kassen einzeln nachgewiesenen Beträge übereinstimmen. 1.4 Die Einzelrechnung und die Gesamtrechnung werden durch die sonstigen Rechnungsunterlagen (Nr. 9) ergänzt. 2 Zuständigkeiten Die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben ist Aufgabe der Kasse (Nrn. 3.3 und 4.5 zu 79). Andere Stellen, die für Buchungen oder das Aufbewahren von Belegen zuständig sind, haben bei der Rechnungslegung mitzuwirken. Das Nähere bestimmt die Finanzbehörde im Einvernehmen mit dem Rechnungshof. Einzelrechnung 3 Rechnungslegungsbücher 3.1 Rechnungslegungsbücher sind das Titelbuch, die Vorbücher zum Titelbuch und Zeitbücher, die mit dem Titelbuch oder mit Vorbüchern zum Titelbuch vereinigt sind (Nr. 4.4 zu 71). 3.2 Bei Speicherbuchführung sind für die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben mindestens die Ergebnisse für jede Buchungsstelle auszudrucken. Der Rechnungshof und die Vorprüfungsstellen können verlangen, daß die einzelnen Buchungen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist in dem von ihnen für erforderlich gehaltenen Umfang ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden (Nr. 3.2 der Anlage 2 zu 79 - HKR-ADV-Best -). 4 Rechnungsnachweisungen 4.1 Die Summen der Ist-Einnahmen, der aus dem Vorjahr übernommenen Kassenreste, der in das folgende Jahr zu übernehmenden Kassenreste und der Ist- Ausgaben sind aus dem Titelbuch titelweise nach der im Haushaltsplan oder sonst 2

3 vorgesehenen Ordnung in Rechnungsnachweisungen zu übernehmen. Wird nach anordnenden Stellen getrennt gebucht (Nr. 8.1 zu 71), so sind außerdem die auf sie entfallenden Ergebnisse für jeden Titel anzugeben oder in einer Anlage zusammenzustellen. Aus den Titelergebnissen sind Kapitel- und Einzelplansummen zu bilden. Die Rechnungsnachweisungen sind den Erfordernissen der Rechnungsprüfung entsprechend aufzustellen. 4.2 Einnahme- und Ausgabeübersichten (Nr zu 71) oder Ausdrucke nach Nr. 3.2 Satz 1 können als Rechnungsnachweisungen verwendet werden, wenn sie die nach Nr. 4.1 erforderlichen Angaben enthalten. 4.3 Die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Rechnungsnachweisungen sind vom zuständigen Sachbearbeiter und vom Leiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen. 5 Nachweis der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse 5.1 Die bis zum Jahresabschluß nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sind getrennt nach Buchungsstellen (Nr und Nr zu 71) in Nachweisungen zu übernehmen, die den Rechnungsnachweisungen beizufügen sind. 5.2 In den Nachweisungen sind anzugeben die laufende Nummer, der Buchungstag, der Betrag, die Begründung der anordnenden Stelle oder der Kasse, weshalb die Abwicklung bisher nicht möglich war, außerdem bei Vorschüssen ein Hinweis auf die Einwilligung der Finanzbehörde, sofern diese nach 60 Abs. 1 erforderlich ist. 5.3 In den Nachweisungen können ohne die Begründung nach Nr jeweils in einer Summe angegeben werden die als Verwahrungen behandelten Abzüge von persönlichen Bezügen (z.b. Steuern, Sozialversicherungsbeiträge), die gerichtlichen Geldhinterlegungen, Sicherheitsleistungen sowie Beträge, die für die Insassen von Heimen, Justizvollzugsanstalten und dgl. verwahrt werden, Verwahrungen anderer Art, die nach dem 30. September des Haushaltsjahres gebucht worden sind, andere Verwahrungen bis zum Einzelbetrag von 1000 DM, die Gehaltsvorschüsse, die Handvorschüsse und andere Vorschüsse bis zum Einzelbetrag von 1000 DM mit Ausnahme solcher Vorschüsse, die bis zum Ende des zweiten auf ihre Entstehung folgenden Haushaltsjahres nicht abgewickelt worden sind. 5.4 Zu den Summen nach Nr , Nr und Nr ist die Anzahl der Fälle anzugeben. 3

4 5.5 Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen. 5.6 Die Finanzbehörde kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Erleichterungen zulassen. 6 Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr 6.1 Die Finanzbehörde kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof bestimmen, daß über Ausgaben für Maßnahmen, die sich über mehrere Haushaltsjahre erstrecken (z.b. größere Baumaßnahmen) und die im Haushaltsplan einzeln veranschlagt sind, für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr zusammenhängend Rechnung gelegt wird. In diesem Falle sind die Ist-Ergebnisse der einzelnen Haushaltsjahre nach Abschluß der Maßnahme zusammenzustellen. Die Einbeziehung der jeweiligen Jahresergebnisse in die Rechnungsnachweisungen nach Nr. 4 bleibt unberührt. 6.2 Bei der Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr kann auch angeordnet werden, daß schon vor Abschluß der Maßnahme für einen bestimmten Zeitraum Zwischenrechnung zu legen ist. Hierfür gilt Nr. 6.1 sinngemäß. Gesamtrechnung 7 Gesamtrechnungsnachweisung 7.1 Als Gesamtrechnungsnachweisung dient das Gesamttitelbuch oder eine auf seiner Grundlage erstellte Übersicht, die die Ergebnisse nach Kassen und Titeln getrennt sowie die Titel-, Kapitel- und Einzelplansummen enthalten muß. 7.2 Die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Gesamtrechnungsnachweisung sind vom Leiter des Sachgebiets Buchführung und vom Kassenleiter zu bescheinigen. Haushaltsrechnung 8 Haushaltsrechnung 8.1 Die Finanzbehörde übersendet den planführenden Behörden nach Schluß des Haushaltsjahres von der ADV ausgedruckte Entwürfe der Haushaltsrechnung ihres Einzelplans. 8.2 Die planführenden Behörden prüfen die Ausdrucke auf Vollständigkeit und Richtigkeit und führen gegebenenfalls erforderliche Korrekturen durch. Das Verfahren richtet sich nach Nr ADV-Haushalt. 8.3 Die der Haushaltsrechnung beizufügende volkswirtschaftliche Gliederung der Einnahmen und Ausgaben ist vom Statistischen Landesamt zu erstellen. 8.4 Nach Art. 70 der Verfassung der Freien und Hansestadt Hamburg ist der Haushaltsrechnung eine Vermögens- und Schuldenübersicht beizufügen. Sie ist von der Finanzbehörde zu erstellen. Die Beiträge hierfür sind nach Nr. 3.3 bis 3.8 zu 73 und 86 von den anordnungsbefugten Behörden bei der Finanzbehörde einzureichen. Die Bewertung des Vermögens und der Schulden richtet sich nach Nr. 2 zu 73 und 86. 4

5 Gemeinsame Bestimmungen 9 Sonstige Rechnungsunterlagen 9.1 Bei Baumaßnahmen hat die hierfür zuständige Stelle als sonstige Rechnungsunterlagen die Entwurfzeichnungen, Kostenberechnungen, Bauabrechnungen und weitere nach ergänzenden Bestimmungen (Nr. 12) vorgesehene Unterlagen bereitzuhalten. 9.2 Bei Maßnahmen, über die für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr Rechnung gelegt wird (Nr. 6.1), hat die zuständige Stelle nach Abschluß eines jeden Haushaltsjahres dem Rechnungshof mitzuteilen den Stand der Ausgaben seit Beginn der Maßnahme, bis wann die Maßnahme voraussichtlich beendet sein wird und bis wann die Rechnung voraussichtlich fertiggestellt sein wird. 9.3 Bei Baumaßnahmen, die bereits beendet, aber noch nicht abgerechnet sind, ist zusätzlich zu den Mitteilungen nach Nr. 9.2 anzugeben, wann der Bau in seinen wesentlichen Teilen in Gebrauch genommen worden ist. 9.4 Soweit für wiederkehrende Zahlungen, Zusammenstellungen der Jahresbeträge von Personen- oder Objektkonten zu erstellen sind, müssen sie als sonstige Rechnungsunterlagen bereitgehalten werden. 9.5 Sonstige Rechnungsunterlagen sind die HÜL-E, die HÜL-A und die HÜL-VE. 9.6 Die Dienststellen, die Planstellen und andere Stellen bewirtschaften, haben die Stellenkarteien und Kostenanschreibungen nach VV Teil II und III zu 17 Abs. 5 und 6 und 49 LHO als sonstige Rechnungsunterlagen bereitzuhalten. 10 Ordnen und Aufbewahren der Rechnungsunterlagen Die Rechnungslegungsbücher, die Rechnungsbelege, die Rechnungsnachweisungen, die Gesamtrechnungsnachweisung und die sonstigen Rechnungsunterlagen sind sicher und geordnet aufzubewahren; die Art und die Dauer des Aufbewahrens sowie das Ordnen richten sich nach den Bestimmungen der Anlage zu Nr zu 71. Nr zu 71 gilt entsprechend. 1. Ergänzung Vorlage der Gesamtrechnungen, Bereithalten der Einzelrechnungen Die Gesamtrechnung ist dem Rechnungshof vorzulegen. Die Einzelrechnungen sind zur Prüfung bereitzuhalten. 12 Ergänzende Bestimmungen Die zuständige Behörde kann im Einvernehmen mit der Finanzbehörde und dem Rechnungshof ergänzende Bestimmungen erlassen, wenn für einzelne Bereiche zusätzliche Anforderungen an die Rechnungslegung gestellt werden müssen. 5