Was muss ich beim Erhalt von Zuwendungen für kulturelle Projekte beachten?

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1 Landesverwaltungsamt Halle Referat 507 Kultur, Fachstelle für öffentliche Biblitheken Ernst- Kamieth- Str Halle (Saale) Was muss ich beim Erhalt vn Zuwendungen für kulturelle Prjekte beachten? - Dieses Merkblatt dient der zusätzlichen Infrmatin und ersetzt nicht die Rechtsvrschriften für die Zuwendungsgewährung - Bitte nehmen Sie bei knkreten Fragen Kntakt mit den Bearbeiterinnen und Bearbeitern des Kulturreferates des Landesverwaltungsamtes Halle auf 1. Antrag Um eine Förderung des Landes Sachsen-Anhalt erhalten zu können, ist eine schriftliche Antragstellung erfrderlich. Dem Antrag ist immer ein Ksten- und Finanzierungsplan beizufügen. Dieser enthält neben allen zu erwartenden Ausgaben auch alle zu erwartenden Einnahmen (Eintrittsgelder, Spenden, weitere Fördermittel, etc.). Sind vn Ihnen Steuern und Gebühren für das Prjekt abzuführen (z.b. Gema), ist die vraussichtliche Höhe vn Ihnen vrab zu recherchieren. Im Antrag selbst ist u.a. anzugeben, b Sie als Zuwendungsempfänger nach 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) zum Vrsteuerabzug berechtigt sind. Sfern dies zutreffend ist, sind nur Nett- Beträge hne Mehrwertsteuer zu veranschlagen. Die Finanzierung des Prjektes muss grundsätzlich gesichert sein. Die erwarteten Einnahmen (inkl. der beantragten Fördersumme) müssen die erwarteten Ausgaben decken. Sind mehrere Fördermittelgeber an dem Prjekt beteiligt, s ist jedem Fördermittelgeber ein identischer Ksten- und Finanzierungsplan vrzulegen. Fördermittel weiterer Zuwendungsgeber sind vr der Bewilligung vn Landesmitteln nachzuweisen. Mit dem Prjekt dürfen Sie erst nach Erhalt des Zuwendungsbescheides beginnen. Ist es erfrderlich, dass Sie vrab beginnen müssen (z.b. durch Abschluss vn Verträgen), ist die Beantragung eines vrzeitigen Maßnahmebeginnes möglich. Dieser kann, bei Vrliegen bestimmter Vraussetzungen, auf Grund Ihrer schriftlichen Beantragung und Begründung frühestens ab dem Tag der Antragstellung genehmigt werden. Eine rückwirkende Genehmigung ist nicht möglich.

2 Seite 2/5 Die Genehmigung des vrzeitigen Maßnahmebeginns ist unverbindlich und unabhängig vn der späteren Entscheidung über eine Förderung. Wenn Sie vr Erhalt eines Fördermittelbescheides bzw. vr Genehmigung eines vrzeitigen Maßnahmebeginns finanzielle Verpflichtungen eingehen (z.b. durch Abschluss vn Verträgen), können diese Ausgaben später nicht als förderfähig anerkannt werden. 2. Mittelverwendung Für die Verwendung und spätere Abrechnung vn Zuwendungsmitteln gelten Vrschriften, die z.b. in den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Prjektförderung festgelegt sind. Diese sind Bestandteil des Zuwendungsbescheides und werden Ihnen mit übersandt. Zuwendungsmittel sind grundsätzlich sparsam und wirtschaftlich zu verwenden. Mit Bescheid genehmigte Finanzierungspläne sind verbindlich. Alle Änderungen sind vn Ihnen rechtzeitig und schriftlich anzuzeigen und bedürfen ggf. einer Genehmigung. Beispiele: - Änderungen um mehr als 20 v.h. des geplanten Ansatzes bei den Einzelansätzen - ungeplante Ausgaben fallen zusätzlich an - Über- der Unterschreitung des Gesamtansatzes - Abweichungen, die ein Erreichen des ursprünglich vrgesehenen Zuwendungszwecks gänzlich in Frage stellen - Überschreitung des Bewilligungszeitraumes (Erläuterung siehe Punkt Verträge) Auf die Förderung durch das Land Sachsen- Anhalt ist stets hinzuweisen. (Beispiel: Hinweis in der Werbung, Hinweis auf Publikatinen etc.) Verträge sind zum Zwecke des Nachweises grundsätzlich schriftlich abzuschließen. Flgende Angaben sllten dabei enthalten sein: - Name und Anschrift der Vertragspartner - Datum der Unterzeichnung und Unterschriften der Vertragspartner - Aufgabe bzw. Leistungsbeschreibungen - Ausführungszeitraum (vn bis / am ) - Angabe, b mit dem Hnrar alle Aufwendungen abgeglten sind der b Nebenksten gesndert erstattet werden - steuerrechtliche Aussage (z.b.: Die Abführung der Steuern nimmt der Hnrarempfänger/ die Hnrarempfängerin selbst vr. ) - Bei Barzahlung ist der Empfang des Geldes zu quittieren (entweder auf dem Vertrag der mittels separater Quittung) Verträge können nur berücksichtigt werden, wenn sie im Bewilligungszeitraum und vr der Ausführung der vereinbarten Leistung schriftlich abgeschlssen wurden.

3 Seite 3/5 Unter dem Bewilligungszeitraum ist die Zeitspanne zu verstehen, in der die Maßnahme durchgeführt und abgeschlssen werden muss (zeitlicher Umfang der Förderung). I.d.R. endet der Bewilligungszeitraum mit Abschluss des Prjektes, spätestens jedch mit Ablauf des Kalenderjahres. Die Festlegung des Bewilligungszeitraumes erflgt im Zuwendungsbescheid. Bei Persnalksten ist das Besserstellungsverbt zu beachten, welches festlegt, dass sich Zuwendungsempfänger bei den Persnalksten (und auch bei Sachleistungen) an den Grundsätzen rientieren müssen, wie sie für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes gelten. Bitte infrmieren Sie sich bei Bedarf knkret bei der/dem zuständigen Sachbearbeiter/in. Sfern die Erstattung vn Reiseksten vereinbart werden, können diese, ggf. zuzügl. Tage- und Übernachtungsgeldern, analg den Regelungen des Bundesreisekstengesetzes bzw. der Auslandsreisekstenverrdnung berücksichtigt werden, wenn sie bereits im Ksten- und Finanzierungsplan enthalten sind. Wegstreckenentschädigungen für die Nutzung vn privaten Fahrzeugen innerhalb des Prjektes können nur anerkannt werden, wenn die Fahrten nachgewiesen werden - z.b. durch eine Reisekstenabrechnung mit Angabe des Fahrtweges, des Zweckes der Reise und der gefahrenen km der durch das Führen eines Fahrtenbuches. Aktuell werden entsprechend des Bundesreisekstengesetzes max. 20 Cent pr gefahrenen Kilmeter anerkannt. Bei Benutzung vn öffentlichen Verkehrsmitteln sind neben den Rechnungen auch die Tickets, die Fahrkarten etc. vrzulegen. Taxifahrten der Flugksten werden nur in Ausnahmefällen anerkannt. Hier ist eine gesnderte Begründung erfrderlich. Vergeben Sie innerhalb eines Prjektes Aufträge an Dritte, sind Sie verpflichtet, sich an das Vergaberecht zu halten (z.b. Vertragsrdnung für Bauleistungen -VOB-, Vertragsrdnung für Leistungen -VOL-, Vertragsrdnung für Freiberufliche Leistungen -VOF- etc.). Im Ksten- Leistungs- Vergleich wählen Sie dann das günstigste Angebt aus. Die Einhaltung der Vrschriften und Ihre Entscheidung ist durch Vrlage der Angebte nachzuweisen. Beispiele VOL, gültig ab : - Bei Aufträgen vn bis zu 500 Eur Nett ist ein frmlser Preisvergleich vrzunehmen (z.b. Vergleich in Katalgen, Internetrecherche, telefnische Auskünfte). - Bei einem Auftragsvlumen vn über 500 bis Nett sind mind. drei schriftliche Angebte einzuhlen. (Freihändige Vergabe) - Bei einem Auftragsvlumen vn über bis ist eine beschränkte Ausschreibung durchzuführen. Dabei sind mindestens drei Unternehmen zur Einreichung eines schriftlichen Angebtes aufzufrdern. - Bei einem Auftragsvlumen über muss eine öffentliche Ausschreibung erflgen. Im Zweifel erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem zuständigen Sachbearbeiter.

4 Seite 4/5 Knkrete Beispiele für nicht zuwendungsfähige Ausgaben: Aufwendungen für Fahrten vn der Whnung zur Arbeitsstätte und zurück (weder Pkw nch öffentliche Verkehrsmittel, Besserstellungsverbt, siehe ben) Ksten für bestimmte freiwillige Versicherungen (Bitte fragen Sie hier ggf. nach) Mitgliedsbeiträge, Mahngebühren, Verzugszinsen, Vertragsstrafen, Ksten für Vereinsbrschüren Nicht genutzte Skntabzüge (Haushaltsgrundsatz der Sparsamkeit) Verträge, Rechnungen, Quittungen und snstige Zahlungsnachweise hne genaue Angaben (z. B.: fehlendes Rechnungsdatum, Lieferdatum, Adressat, Rechnungsaussteller, Art der Leistung, Preis der Ware/ Dienstleistung, Umsatzsteuer) Grundgebühren für Festnetzanschlüsse und Mbilfunkverträge (Ausnahme ist ein ausschließlich prjektbezgener Anschluss im Bewilligungszeitraum mit Nachweis) Steuerberatungsksten, diese sind nur in wenigen, sachlich begründeten Ausnahmefällen zuwendungsfähig (bitte fragen Sie hier ggf. nach) Ksten vn Wirtschaftsprüfern bei nicht bestehender Prüfungspflicht Reiseksten, Verpflegungs- und Unterkunftsksten, die über das Bundesreisekstengesetz hinaus gezahlt werden (Beispiel: Erstattung Fahrtksten mit 0,30 statt mit 0,20 pr km) Verpflegungs- und Übernachtungsksten vn Ehrengästen (diese Aufwendungen sind ggf. mit einer zweckgebundenen Spende finanzierbar) Aufwendungen für Speisen und Getränke, insbes. alkhlische Getränke (bezügl. Ausnahmeregelungen fragen Sie ggf. nach) Die Verwendung der Fördermittel sll vn der Auszahlung der Zuwendung bis zur Begleichung der Ausgaben (Rechnungsdatum) zeitnah erflgen und zwei Mnate nicht überschreiten (Verwendungszeitraum). Wird der zweimnatige Verwendungszeitraumes überschritten, zieht dies i.d.r. eine Zinsfrderung nach sich. Anfrderung der Fördermittel, Auszahlungsmöglichkeiten: Die Geldbedarfsanfrderung kann als individuelle Bedarfsanfrderung erflgen, es können im Bescheid aber auch feste Auszahlungstermine und Auszahlungsraten festgelegt werden. 3. Verwendungsnachweisprüfung Nach Abschluss des Prjektes erflgt eine Verwendungsnachweisprüfung. Dabei wird u.a. geprüft, b der im Bescheid genannte Bewilligungszeitraum (Erläuterung unter Punkt Verträge) eingehalten wrden ist, b die Ausgaben im Zusammenhang mit dem Prjekt stehen und b die Einnahmen und Aufwendungen bereits im Ksten- und Finanzierungsplan veranschlagt wurden.

5 Seite 5/5 Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht, einem zahlenmäßigen Nachweis und Belegübersichten, i.d.r zuzüglich der Originalbelege (Rechnungen und Zahlungsnachweise). Der Umfang der vrzulegenden Nachweise wird mit dem Zuwendungsbescheid festgelegt. Im Sachbericht erläutern Sie bitte den Ablauf der durchgeführten Maßnahme, deren Dauer, den Erflg und die Auswirkungen des Prjekts. In dem zahlenmäßigen Nachweis sind alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen und Ausgaben entsprechend der Gliederung des Ksten- und Finanzierungsplanes zu erfassen. (Beispiel: Hnrare - einer bestimmten Berufsgruppe ,00 (kumuliert)) In der Belegübersicht werden die einzelnen Einzahlungen und Auszahlungen nach Art und in zeitlicher Reihenflge getrennt vneinander erfasst. Die Belegliste ist nach den Psitinen des Finanzierungsplanes und zusätzlich innerhalb der jeweiligen Finanzplanpsitin chrnlgisch aufzustellen. Es müssen Belegnummer, Zahltag, Einzahler/ Empfänger swie Art bzw. Grund der Zahlung und der genaue Zahlbetrag ersichtlich sein. (Beispiel: Hnrare, Beleg Nr. 1, Schauspielerhnrar, Herrn für Vrstellung am XXX,XX am per Überweisung ausgezahlt). Ordnen und kennzeichnen Sie bitte die Originalbelege entsprechend der Nummerierung in den Belegübersichten. Es können nur Belege und Verträge berücksichtigt werden, die eindeutig dem Prjekt zuzurdnen sind. Fehlende Angaben auf den Originalbelegen der nicht zweckgerechte Verwendung etc. führen zur Nichtanerkennung und ggf. zu Rückfrderungen. Bei Aushilfskräften bzw. Hilfsarbeitskräften ist, sfern kein Hnrarvertrag abgeschlssen wird, eine Aufstellung über die geleistete Tätigkeiten, die geleisteten Arbeitsstunden, den Stundensatz und die Gesamtvergütung vrzulegen. Bei Barzahlung ist ein/e entsprechend/e Quittung/ Nachweis beizufügen. Als Zuwendungsempfänger sind Sie verpflichtet die Originalbelege fünf Jahre nach Vrlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sfern nicht eine längere Aufbewahrungsfrist vrgeschrieben ist. Zweckbindungszeitraum: Werden geförderte Sachwerte angeschafft, kann für diese Gegenstände/ Grundstücke im Zuwendungsbescheid ein Zweckbindungszeitraum festgelegt werden. Innerhalb des Zeitraumes dürfen die Gegenstände/ Grundstücke dann nicht veräußert werden der die Erlöse sind anteilig entsprechend des Fördersatzes dem Zuwendungsgeber zurückzuerstatten. Zweckbindungszeiträume können je nach Maßnahme und angeschafftem Sachwert unterschiedlich sein. Den genauen Zeitraum für die angeschafften Sachwerte entnehmen Sie bitte dem Zuwendungsbescheid.