1. Informationen zu Nauen 2. Bestandteile des doppischen Jahresabschlusses. ( 52 bis 61) 3. (ausgewählte) Jahresabschluss-Arbeiten

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1 Vortragsinhalt 1. Informationen zu Nauen 2. Bestandteile des doppischen Jahresabschlusses nach Abschnitt 9 KomHKV ( 52 bis 61) 3. (ausgewählte) Jahresabschluss-Arbeiten 1

2 Lage rund Einwohner Mittelzentrum 2

3 Landkreis Havelland 14 Ortsteile 266 qkm 3

4 Struktur der Verwaltung Bürgermeister Bürger- Büro Büro Fachbereich Service/ Dienstleistung Fachbereich Sicherheit/ Ordnung Fachbereich Bildung Fachbereich Bau Allgemeine Verwaltung Ordnungsaufgaben 4 Schulen Hoch- und Tiefbau Kämmerei/Kasse Freiwillige Feuerwehr 4 (+6) KITA`s Stadtentwicklung Controlling Freizeiteinrichtungen Öffentliches Grün Kulturbüro 54 Vollkräfte Kernverwaltung 51 Vollkräfte in Einrichtungen Liegenschaften 4

5 Stand Doppik geprüfte und beschlossene Eröffnungsbilanz per Doppische Haushalte 2006, 2007, 2008, 2009 und 2010 Beschluss des doppischen Haushalts 2011 am geprüfte Jahresabschlüsse 2006 und 2007 fast beendete Prüfung Jahresabschluss 2008 in Erarbeitung Jahresabschluss 2009 Einführung Berichtswesen zum

6 Bestandteile: Vollständigkeitserklärung Erklärung Vollständigkeit der Aufklärungen und Nachweise (hier auch: auskunftsberechtigte Personen mit konkreten Themenbereichen) Vollständigkeit der Bücher und Schriften Vollständigkeit des Jahresabschlusses einschließlich der Anlagen 6

7 Bestandteile: Ergebnisrechnung 54 KomHKV Beispiel Jahresabschluss 2008 Ergebnis 2007 Ergebnisplan Übertragungen aus Über- und außerplanmäßige Aufwendungen 2008 Fortgeschriebener Ansatz 2008 Ergebnis 2008 Abweichung Ergebnis zum fortgeschriebenen Ansatz

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9 Bestandteile: Finanzrechnung 55 KomHKV Beispiel Jahresabschluss 2008 Ergebnis 2007 Originalansatz Übertragungen aus über- und außerplanmäßige Auszahlungen 2008 fortgeschriebener Ansatz 2008 Ergebnis 2008 Abweichung zum fortgeschriebenen Ansatz

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11 Darstellung fehlt in HH-Satzung

12 Bestandteile: Teilrechnungen 56 KomHKV Produktrahmen des Landes 14 Produktbereiche 34 Produktgruppen 53 Produkte ca. 90 Leistungen Teilergebnisrechnung Teilfinanzrechnung 12

13 Bestandteile: Bilanz 57 KomHKV Aktivseite: 1. Anlagevermögen 1.1 Immaterielle Vermögensgegenstände 1.2 Sachanlagevermögen 1.3 Finanzanlagevermögen 2. Umlaufvermögen 2.1 Vorräte 2.2 Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 2.3. Wertpapiere des Umlaufvermögens 2.4. Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks , , , , , , , , , , , ,74 3. Aktive Rechnungsabgrenzungsposten , , , ,47 13

14 Bestandteile: Bilanz 57 KomHKV Passivseite: Eigenkapital 1.1 Basis-Reinvermögen 1.2 Rücklage aus Überschüssen 1.3 Sonderrücklage 1.4 Fehlbetragsvortrag 2. Sonderposten 3. Rückstellungen 4. Verbindlichkeiten , , , , , , , , , , , ,26 5. Passive Rechnungsabgrenzungsposten , , , ,47 14

15 Bestandteile: Anhang zur Bilanz 58 KomHKV Gliederung Bilanz Angewandte Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, Nutzungsdauern und Abschreibungen Zahlenmäßige Entwicklung vom Vorjahr und Erläuterungen zu den Einzelpositionen der Bilanz Korrektur der Eröffnungsbilanz Sonstige Erläuterungen und Einzelangaben Treuhandvermögen Sonst. Sachverhalte (nicht in EB enthalten, aber ggf. zukünftige Verpflichtungen) Haushaltsermächtigungen ggf. Entwicklung der Fehlbeträge Zahlungsverpflichtungen nach Restlaufzeiten Mittelbare Pensionsverpflichtungen Statistische Angaben 15

16 Bestandteile: Rechenschaftsbericht 59 KomHKV Gliederung Verlauf der Haushaltswirtschaft Grundlagen/Vorwort (Umstellung und Weiterentwicklung der Doppik) Buchführung (Organisation der Kasse) Besonderheiten/Schlussfolgerungen Wirtschaftliche Lage der Stadt Erläuterungen von Ergebnissen mit erheblicher Bedeutung und von erheblichen Planabweichungen (Erträge und Aufwendungen, Übertragung von Mitteln) Investitionstätigkeit (Einzahlungen und Auszahlungen, Übertragung von Mitteln) 16

17 Bestandteile: Anlagenübersicht 60 (1) KomHKV Widerspiegelt die Entwicklung der einzelnen Posten des Anlagevermögens Gliederung/Zwischensummen analog der Bilanz Anschaffungs- und Herstellungskosten des Anlagevermögens zum Abschlussstichtag des vorhergehenden Haushaltsjahres Zu- und Abgänge Umbuchungen Zuschreibungen und Abschreibungen des Haushaltsjahres kumulierte Abschreibungen Buchwerte am Abschlussstichtag des Haushaltsjahres 17

18 Bestandteile: Forderungsübersicht 60 (2) KomHKV Zusammengefasster Nachweis der Forderungen Angabe von Gesamtbeträgen am Abschluss- Stichtag unter Angabe der Restlaufzeiten bis zu einem Jahr von einem bis fünf Jahren von mehr als fünf Jahren Vorjahresbetrag zum Vergleich 18

19 Bestandteile: Forderungsübersicht 60 (2) KomHKV 19

20 Bestandteile: Verbindlichkeitenübersicht 60 (3) KomHKV Zusammengefasster Nachweis der Verbindlichkeiten Angabe von Gesamtbeträgen am Abschluss-Stichtag unter Angabe der Restlaufzeiten bis zu einem Jahr von einem bis fünf Jahren von mehr als fünf Jahren Vorjahresbetrag zum Vergleich 20

21 Bestandteile: Verbindlichkeitenübersicht 60 (3) KomHKV 21

22 Bestandteile: Beteiligungsbericht 61 KomHKV Rahmendaten des Unternehmens, insbesondere Name, Sitz und Gegenstand des Unternehmens, Datum der Unternehmensgründung, die Beteiligungsverhältnisse am Unternehmen und die Beteiligungen des Unternehmens, die Organe des Unternehmens und ihre zahlenmäßige Besetzung Analysedaten in Form eines mit Kennzahlen versehenen verkürzten Lageberichts die Vermögens- und Kapitalstruktur des Unternehmens, die Finanzierung und die Liquidität, die Rentabilität und den Geschäftserfolg, den Personalbestand. Analysedaten der beiden vorherigen Berichtsjahre gegenüberzustellen; die voraussichtliche Entwicklung des Unternehmens unter Beachtung der Unternehmensplanung der auf den Berichtszeitraum folgenden Wirtschaftsjahre (Wirtschaftspläne); Leistungs- und Finanzbeziehungen der Beteiligungen der Unternehmen untereinander und mit der Gemeinde, insbesondere Kapitalzuführungen und -entnahmen, Gewinnentnahmen und Verlustausgleiche, gewährte Sicherheiten und Gewährleistungen, sonstige Finanzbeziehungen, die sich auf die Haushaltswirtschaft der Gemeinde unmittelbar beziehungsweise mittelbar auswirken können. 22

23 Bestandteile: Kennzahlen Allgemeine statistische Fallzahlen Anzahl der betreuten Kinder Kita's Stadt Nauen Plan 2007 Ist Kita Biene Maja Nauen Kita 8. März Nauen Kita Kinderland Nauen Kita Borstel Nauen Hort L.de Vinci Campus 23

24 Bestandteile: Kennzahlen Produktkennzahlen (Beispiele) Vollzeitkräfte Kernverwaltung/1000 Einwohner Personalaufwendungen/Vollzeitkraft Personalaufwendungen/Gesamtaufwendungen Auslastungsgrad KITA`s Schlüsselzuweisungen/Einwohner Kreisumlage/Gesamtaufwendungen Kreisumlage/Einwohner. 24

25 Bestandteile: Kennzahlen Kennzahl Kennzahlen der Vermögenslage Formel Ein heit Jahres- Jahres- Jahres- abschluss abschluss abschluss- Plan Reinvestitionsquote Bruttoinvestitionen x 100 % 127,36 124,57 123,32 88,73 Abschreibungen auf Anlagevermögen 25

26 Bestandteile: Kennzahlen Kennzahl Kennzahlen der Ertragslage Kennzahlen der Ertragslage Formel Einheit Steuerquote (StQ)= Steuererträge= Erträge aus Steuern und ähnlichen Abgaben; Die Steuerquote gibt an, zu welchem Anteil sich die Stadt selbst finanzieren kann und damit unabhängig von anderen Zuweisungen ist. Personalintensität= Steuererträge x 100 Ordentliche Erträge % 30,32 36,27 31,92 33,26 Personalaufwendungen x 100 Jahres- Jahres- Abschluss Jahres- Abschluss Abschluss Ordentliche Aufwendungen % 25,61 23,37 24,26 20,95 Die Personalintensität gibt an, welchen Anteil die Personalaufwendungen an den ordentlichen Aufwendungen ausmachen. Plan Kennzahl ist auch für einen interkommunalen Vergleich geeignet. 26

27 Bestandteile: Kennzahlen Kennzahlen der Ertragslage Kennzahl Formel Einheit Jahres- Jahres- Jahres- abschluss abschluss- Plan abschluss Zinslastquote= Finanzaufwendungen x100 Aufwanddeckungs- Ordentliche Aufwendungen % 7,96 9,29 8,02 6,69 Die Kennzahl zeigt auf, welche Belastung aus Finanzaufwendungen (Zinsen und sonstige Finanzaufwendungen) zusätzlich zu den ordentlichen Aufwendungen aus der laufenden Verwaltungstätigkeit besteht. besteht. Ordentliche Erträge x100 grad Ordentliche Aufwendungen % 109,9 119,74 107,84 111,12 Die Kennzahl zeigt an, zu welchem Anteil die ordentlichen Aufwendungen durch ordentliche Erträge gedeckt werden können. 27

28 Bestandteile: Kennzahlen Kennzahlen der Liquiditätslage Kennzahl Formel Einheit Reale Forderungs- Werthaltige Forderungen x 100 ausstandsquote % 75,60 69,49 60,56 61,88 Forderungen gesamt Jahres- Jahres- Jahres- Plan Die Kennzahl zeigt an, zu welchem Anteil die zum Jahresabschluss vorhandenen Forderungen wirklich werthaltig sind. abschluss abschluss abschluss 28

29 Jahresabschlussarbeiten Voraussetzung: Erarbeitung eines internen Leitfadens zum Jahresabschluss mit erforderlichen Tätigkeiten und Kurzbeschreibungen Festlegungen zur Verantwortlichkeit Terminsetzungen 29

30 Jahresabschlussarbeiten 1. Erstellung einer hausinternen Dienstanweisung (Konkretisierung des Leitfadens) 2. Durchführung der Inventur (nach Inventurrichtlinie) 3. Allgemeine Abschlusstätigkeiten Abschreibungen und JA im Bereich Anlagevermögen: Aktivierung und Aussonderung Bereinigung von Fehlbuchungen Wertberichtigung auf Forderungen 30

31 Jahresabschlussarbeiten - Personalkostenverrechnung auf Produkte - Interne Leistungsverrechnung - Aktive und passive RAP (falls nicht zeitnah) Aktivseite: Aufwendungen für das Folgejahr (Beamtenbesoldung Januar) Passivseite: Erträge für Folgejahre (Friedhofsgebühren) - Rückstellungen - Eigenkapital -. 31

32 Jahresabschlussarbeiten 4. Übertragung von Ermächtigungen 5. Abschlussberichte Bilanz, Anhang Rechenschaftsbericht Ziele, Fallzahlen, Kennzahlen Umsatzsteuer 6. Ermittlung der Budgeteinsparungen nach DA Budgetierung und Übertragung ins Folgejahr 32

33 Jahresabschlussarbeiten Forderungen Grundsätze der Bewertung Vollständigkeit Niederstwertprinzip (vorsichtige Bewertung) Stetigkeit Unterscheidung nach: uneinbringlichen Forderungen, zweifelhaften Forderungen und sonstigen Forderungen (Beschluss StVV, DA nach Abschnitt 6, insbes. 44 KOMHKV) 33

34 Jahresabschlussarbeiten Forderungen Ausbuchung bei uneinbringlichen Forderungen Forderungen, deren Ausfall feststeht, in voller Höhe Forderungen, die durch Aufhebung eines Bescheides nicht mehr einbringbar sind, in voller Höhe Darüber hinaus: alle Forderungen mit einem Fälligkeitsdatum älter als 6 Jahre alle Forderungen mit einem Fälligkeitsdatum älter als 1 Jahr und einem Betrag von maximal 20 alle Forderungen mit einem Fälligkeitsdatum im laufenden Jahr und einem Betrag von maximal 10 34

35 Jahresabschlussarbeiten Forderungen Einzelwertberichtigung bei zweifelhaften Forderungen Forderungen mit erkennbarem und belegbarem Risiko für die Dauer der Risikovorsorge (Abschreibung erst nach Ausfall eines Teiles oder der gesamten Forderung) - Berücksichtigung der Umstände, die sich aus der Person des Schuldners und aus der Eigenschaft der Forderung ergeben. - Berücksichtigung sonstiger Umstände, die den Forderungseingang zweifelhaft erscheinen lassen. Einzelwertberichtigung auf Grund von Erfahrungen : 25 % bei Widersprüchen 50 % bei anhängigen Klagen 90 % bei Insolvenzverfahren 35

36 Jahresabschlussarbeiten Forderungen Pauschalwertberichtigung bei nicht Einzelwert berichtigten Forderungen Forderungen ohne erkennbaren Risiken und bei denen keine Einzelwertberichtigung vorgenommen wurde, um 10 % (Damit wird zugleich der Abzinsung Rechnung getragen.) 36

37 Jahresabschlussarbeiten Forderungen Abzinsung bei Transferleistungen Ausnahme Forderungen gegenüber anderen Behörden und der ILB im Rahmen der Förderung von Maßnahmen werden grundsätzlich nicht wertbereinigt. (Zahlungseingang i.d.r. sicher) Sind Laufzeiten von mehr als einem Jahr zu verzeichnen, werden die Forderungen mit einem Zinssatz von 5 % abgezinst. 37

38 Jahresabschlussarbeiten Interne Leistungsverrechnung Wann sollte intern verrechnet werden? wenn Leistungsempfänger Einfluss auf die abgenommene Leistungsmenge/den Verrechnungspreis nehmen können wenn die Verrechnung interner Leistungen die umfängliche Kalkulation von Gebühren erleichtert Möglichst unkompliziertes Verfahren wählen/wesentlichkeit prüfen (z.b. Bürgerbüro)! 38

39 Jahresabschlussarbeiten Interne Leistungsverrechnung 39

40 Jahresabschlussarbeiten Rückstellungen Pensionsverpflichtungen nach den beamtenrechtlichen Bestimmungen, Beihilfeverpflichtungen gegenüber Versorgungsempfängern, Lohn- und Gehaltszahlung für Zeiten der Freistellung von der Arbeit im Rahmen von Altersteilzeitarbeit und ähnlichen Maßnahmen, im Haushaltsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im folgenden Haushaltsjahr nachgeholt werden, die Rekultivierung und Nachsorge von Abfalldeponien, die Sanierung von Altlasten, ungewisse Verbindlichkeiten im Rahmen des Finanzausgleichs und von Steuerschuldverhältnissen, drohende Verpflichtungen aus Bürgschaften, Gewährleistungen und anhängigen Gerichtsverfahren sowie sonstige Verpflichtungen, die vor dem Bilanzstichtag wirtschaftlich begründet wurden und die dem Grunde oder der Höhe nach noch nicht genau bekannt sind, sofern der zu leistende Betrag nicht geringfügig ist. 40

41 Jahresabschlussarbeiten Rückstellungen Sonstige Rückstellungen Aufstellung und Prüfung Jahresabschluss Restitutionsbehaftete Grundstücke u.a. verwaltetes Vermögen Überstunden und Urlaub drohende Inanspruchnahme aus Bürgschaften künftige Aufwendungen aus Klageverfahren Der BFH kommt in seinem Urteil vom (BStBl II 2003, 131) zu dem Ergebnis, dass für die in der Zukunft anfallenden Kosten für die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen im Jahresabschluss eine Rückstellung zu bilden ist ( 249 Abs. 1 HGB). Maßgeblich hierfür ist, dass die Aufbewahrungspflicht. 41

42 Jahresabschlussarbeiten Rückstellungen Sonstige Rückstellungen Zum Bilanzstichtag wirtschaftlich begründet! Andere Möglichkeit (Rechtsprechung): rechtliche Begründung 2 Beispiele: Stadt Nauen beschloss 2009 ein Leitbild mit dem Bestandteil des Aufbaus eines Bereichs Wirtschaftsförderung ab 2010 Stadt Nauen wurde 2009 Mitglied einer interkommunalen Projektgruppe Demografie jährliche Zahlungsverpflichtung 2010 bis HH 2010 war bereits beschlossen, JA 2009 ist noch nicht beschlossen Sachverhalte lassen bislang keine Rückstellung zu 42

43 Jahresabschlussarbeiten Budgetübertragungen Gründe für Budgetbildung Weitestgehender Handlungsspielraum für die Fachbereiche Abgrenzung pflichtiger und freiwilliger Aufgaben Einzelbudgets bei Aufgaben mit hoher politischer Priorität Relevanz für Gebührenkalkulation 43

44 Jahresabschlussarbeiten Budgetübertragungen Budgetierung Budget = Zusammenfassung von Produkten unterschiedlichster Produktbereiche Grundsatz: je Budget - 1 Verantwortlicher Vorgabe von leitbildorientierten Finanz- und Sachzielen Finanzziele = Zuschuss bzw. Überschuss Sachziele = Kennzahlen und politische Vorgabe von Zielen 2006 bis 2009 Budgets ohne Personalkosten 2010 Pilotbereich für Personalkostenbudgetierung Fachbereich I 44

45 Jahresabschlussarbeiten Budgetübertragungen Handlungsinstrumente Deckungsfähigkeit und Übertragbarkeit grundsätzlich sind alle Aufwendungen/Auszahlungen eines Budgets gegenseitig deckungsfähig (Ausnahmen) managementbedingte Mehrerträge in den einzelnen Budgets berechtigen zu Mehraufwendungen in diesen Budgets managementbedingte Minderaufwendungen können auf Antrag für Investitionsauszahlungen des Budgets als einseitig deckungsfähig erklärt werden. Einzelvermerke bei Investitionen Übertragung managementbedingter Mehrerträge bzw. Minderaufwendungen bei Unterschreitung des Zuschussbedarfs/Überschreitung des Überschusses bei ausgeglichenem Ergebnishaushalt 75 %, bei nicht ausgeglichenem Ergebnishaushalt 30 %. (Ausnahmen w.o.) nicht managementbedingte Mehrerträge bzw. Minderaufwendungen auf Antrag 45

46 Anforderungen an den Jahresabschluss Zusammenfassung Der Jahresabschluss und die den Jahresabschluss erläuternden Anlagen müssen den gesetzlichen Vorschriften der Kommunalen Haushalts- und Kassenverordnung entsprechen und unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Stadt vermitteln. Der Rechenschaftsbericht muss im Einklang mit dem Jahresabschluss stehen und zutreffendes Bild von der Lage der Stadt wiedergeben sowie die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellen. 46

47 Ein guter Tag beginnt mit einem sanierten Budget. Karl-Heinz Grasser (* ) bis 2007 österr. Finanzminister Vielen Dank! 47