Hotel am Wald GmbH Verfahrensverzeichnis Stand: Juni 2014

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1 Verzeichnis der Verarbeitungen nach 4g BDSG 1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle 1.1 Name und Anschrift Hotel am Wald Gmbh Schmücker Straße Elgersburg/Thüringen 1.2 Name und Anschrift des Auftragnehmers, wenn Daten nach 11 BDSG im Auftrag verarbeitet werden : neonik it-service / Dipl.-Ing. Volker Bialozyt, Karl-Marx-Str. 15, Meissen 1&1 Internet AG, Elgendorfer Str. 57, Montabaur DynaMotion GmbH, Burgstraße 3, D Elgersburg 06: TourOnline AG, Mühlhaldenweg 81, D Plochingen 2. Gesetzliche Vertreter 2.1 Inhaber/ Vorstände/ Geschäftsführer oder sonstige berufene Leiter Geschäftsführer: Herr Matthias Hertel und Frau Birgit Möller 2.2 Mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragte Personen Herr Matthias Hertel und Frau Birgit Möller bpm Unternehmensberatung Seite 1

2 3. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung 3.1 Bezeichnung des Verfahrens 01: Büroanwendung 02: Hotel Profi 04: Videobeobachtung 05: Lohnrechnung 3.2 Zweckbestimmung 01: Büroanwendung Geschäftspost, Angeboterstellung 02: Hotel Profi Reservierung, Belegung und Rechnungslegung für Beherbergungsgäste Werbung, Kontaktaufnahme, Reservierungsanfragen 04: Videobeobachtung Ablauforganisation, Diebstahlschutz 05: Lohnrechnung Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten als Arbeitgeber Vertragsanbahnung und -erfüllung 3.3 Rechtsgrundlage 01: Büroanwendung 28(1) Nr. 1-3 BDSG, 32(1) Satz1 BDSG 02: Hotel Profi 28(1) Nr. 1, 2 BDSG 28(1) Nr. 2 BDSG 04: Videobeobachtung 6b(1) Nr. 2 BDSG 05: Lohnrechnung 32(1) Satz1 BDSG 06: 28 (1) Nr. 1 BDSG 4. Art der gespeicherten Daten Lfd. Nr. Arten Daten nach 3 Abs. 9 Ja bpm Unternehmensberatung Seite 2

3 01: Büroanwendung Adressen von Interessenten, Kunden, Geschäftspartnern, Mitarbeiter 02: Hotel Profi Adressen und Buchungsdaten von Kunden 04: Videobeobachtung IP-Adressen, Anschriften und Kontaktdaten von Nutzern der Webpräsentation und Interessenten auf freiwilliger Basis Keine Speicherung, nur Bildübertragung von zum Kellnerbüro im Gebäudeinneren 05: Lohnrechnung Beschäftigtendaten zur Lohnrechnung 01 X 02 X 03 X 04 X 05: X Kontaktdaten und Vertragsdaten 06: X bpm Unternehmensberatung Seite 3

4 Blatt 2: 5. Kreis der Betroffenen 01: Büroanwendung Kunden, Lieferanten, Interessenten, Mitarbeiter 02: Hotel Profi Kunden und Interessenten Nutzer und Interessenten 04: Videobeobachtung Kunden 05: Lohnrechnung Beschäftigte Interessenten und Kunden 6. Empfänger und Herkunft der Daten 6.1 Empfänger der Daten 01: Büroanwendung Keine Übermittlung pbdaten 02: Hotel Profi Keine Übermittlung pbd 04: Videobeobachtung Google Inc. bei Nutzung Routenplaner, ggf. deutsche staatliche Stellen auf gesetzlicher Grundlage, Zuständiger Mitarbeiter 05: Lohnrechnung Banken, Finanzamt, Sozialversicherungsträger Drittstaaten- übermittlung Ggf. bei Nutzung Routenplanung TourOnline AG 6.2 Herkunft der Daten 01: Büroanwendung Betroffene, öffentl. Verzeichnisse 02: Hotel Profi Betroffene Betroffene 04: Videobeobachtung Betroffene bpm Unternehmensberatung Seite 4

5 05: Lohnrechnung Betroffene Betroffene 7. Regelfristen für die Löschung der Daten Löschfristen 01: Büroanwendung 5 Jahre 02: Hotel Profi 10 Jahre nach Rechnungsabschluss 4 Monate 04: Videobeobachtung Keine Speicherung 05: Lohnrechnung 10 Jahre nach Ende der Beschäftigungszeit 10 Jahre nach Rechnungsabschluss bpm Unternehmensberatung Seite 5