MITTEILUNG AN DIE ARBEITGEBER BEZÜGLICH DER DSN -ERKLÄRUNG. DSN Phase 1

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1 MITTEILUNG AN DIE ARBEITGEBER BEZÜGLICH DER DSN -ERKLÄRUNG Die individuelle sozialrechtliche Erklärung (DSN) eine neue Einrichtung, die dazu dient, die einzelnen sozialrechtlichen Erklärungen zu ersetzen, die vom Arbeitgeber an die verschiedenen sozialrechtlichen Einrichtungen zu übermitteln sind. Sie wird nach und nach eingeführt und soll 2016 für alle Arbeitgeber zwingend sein und alle Erklärungen umfassen. Zu Beginn der ersten Startphase des Projektes sind vorerst nur bestimmte Arbeitgeber bei Strafe verpflichtet, für die Lohnzahlungen ab eine DSN-Erklärung einzurichten. Es handelt sich um die Arbeitgeber, die an URSSAF, CGSS (allgemeine Sozialversicherungskassen) für das Kalenderjahr 2013 Sozialbeiträge und -abgaben in folgender Höhe zu leen hatten: -entweder einen Betrag von 2 Millionen Euro oder mehr; -oder einen Betrag von 1 Million Euro oder mehr, wenn sie einen Drittmelder beauftragen und der Gesamtbetrag aller Sozialbeiträge und abgaben, die von diesem Drittmeldet für das Kalenderjahr 2013 für Rechnung aller seiner Kunden deklariert wurden, 10 Millionen Euro oder mehr betragen. Die Einrichtung der DSN-Erklärung erfolgt in mehreren Phasen. DSN Phase 1 Verfahren Die Arbeitgeber übermitteln an URSSAF die individuelle sozialrechtliche Erklärung (DSN), in der für jeden Arbeitnehmer und Gleichwertige die Höhe der im vergangenen Monat ausgezahlten Vergütungen, Zugangs- oder Abgangsdatum, die Daten einer Vertragsunterbrechung oder -wiederaufnahme sowie die Arbeitszeit aufgeführt sind. Genauer gesagt, muss der Arbeitgeber jeden Monat für jeden seiner Betriebe und für jeden Arbeitnehmer folgende Angaben liefern: -die Daten zur Identifizierung des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers, die Merkmale der ausgeübten Beschäftigung sowie die aufgeschlüsselten Vergütungen, die im vorausgehenden Monat ausgezahlt wurden; -besondere Ereignisse, die im betrachteten Monat eingetreten sind (wie Beginn oder Ende einer Arbeitsunterbrechung wegen nicht beruflich bedingtem Unfall oder Krankheitsfall, Mutterschafts-, Adoptions- oder Vaterschafts- und Kinderurlaub sowie das Ende eines Arbeitsvertrags). InterGest France S.A.S. Our head office: 7, place de la gare Sarreguemines France Tel: Fax: Der Arbeitgeber muss die Erklärung der Vergütungen für jeden Monat durchführen, auch wenn im Laufe des Monats keine Vergütungen ausgezahlt wurden, und zwar so lange, bis er sich bei URSSAF abgemeldet hat. Konkret erfolgt die DSN-Erklärung computergestützt durch den Austausch elektronischer Daten an eine einzige Meldestelle ( Die in der DSN- Erklärung übermittelten Daten dienen zur Erstellung der sozialrechtlichen Erklärungen und ersetzen sie. CNAV (Altersrentenversicherungskasse) übernimmt es, sie an die betreffenden sozialrechtlichen Einrichtungen weiterzuleiten (insbesondere CPAM [Krankenkasse], Pôle Emploi [Arbeitslosenversicherung], Kassen für bezahlten Urlaub, staatliche Stellen). Betroffene Erklärungen In der ersten Phase werden alleine durch die DSN die vier folgenden Erklärungen ersetzt: Lohnbescheinigung für das Sozialversicherungstagegeld (IJSS) bei Krankheit und Mutterschaft, monatliche Erklärung über die Bewegung der Arbeitskräfte, Bescheinigung für

2 die Arbeitslosenversicherung bei Vertragsende, quartalsmäßige Ermittlung zur Bewegung der Arbeitskräfte. Auch wenn es nicht in den offiziellen Texten steht, ersetzt die DSN-Erklärung übrigens auch die Formalitäten zur Löschung des Unternehmens bei der Stelle für die vorgeschriebene Kollektivvorsorge und zur Übertragung der Vorsorgeansprüche. Erklärung der Vergütungen Die DSN-Erklärung bezüglich der Vergütungen muss vom Arbeitgeber spätestens am 5. des folgenden Kalendermonats an die zuständige Einziehungsstelle der Sozialversicherung (hier URSSAF) geschickt werden, wenn er seine Sozialversicherungsbeiträge monatlich bezahlt, in den übrigen Fällen am 15. des folgenden Kalendermonats. Erklärung der Ereignisse Die Ereignisse, die in der DSN-Erklärung aufgeführt sind (Phase 1) müssen grundsätzlich spätestens gleichzeitig mit der Erklärung für den Monat deklariert werden, in dem das Ereignis eingetreten. Das Ende eines Arbeitsvertrags sowie der Anfang und das Ende einer Arbeitsunterbrechung (z.b.: nicht beruflich bedingter Unfall oder Krankheitsfall, Mutterschafts-, Adoptions- oder Vaterschaftsurlaub), müssen dagegen innerhalb einer Fr von höchstens 5 Arbeitstagen deklariert werden, wenn der Arbeitgeber nicht in die Rechte des Arbeitnehmers eingetreten. Strafen Wenn ein Arbeitgeber die DSN-Erklärung nicht frgemäß erstellt, Arbeitnehmer übersieht oder falsche Angaben liefert, setzt er sich einer Geldstrafe von 7,50 pro fehlendem Arbeitnehmer oder Falschangabe aus, wobei eine Begrenzung pro Monat und Erklärung von 750 festgesetzt. Diese Geldstrafe pro Unternehmen und pro Monat auf einen Höchstbetrag von begrenzt, wenn das Unternehmen mindestens Arbeitnehmer beschäftigt, bei weniger Arbeitnehmern auf 750. DSN Phase 2 Nach Ablauf von «Phase 1» (voraussichtlich Ende August 2015) müssen die Arbeitgeber zu «Phase 2» der DSN-Erklärung übergehen. Phase 2 wird also für diese Arbeitgeber ab September 2015 zwingend. Erklärungen, die ersetzt werden Die DSN-Erklärung in Phase 2 umfasst 4 weitere Formalitäten, die der Arbeitgeber nicht mehr getrennt zu erfüllen hat, und zwar: -monatliche Aufstellung der Zeitarbeitsverträge; -Lohnbescheinigung für Tagegeld bei Arbeitsunfällen und Krankheit -Gesamtaufstellung der Beiträge (BRC und DUCS URSSAF), wenn der Arbeitgeber für den vergangenen Monat eine DSN-Erklärung für alle seine Arbeitnehmer abgebeben hat; -Gesamtaufstellung URSSAF, die für die Berichtigung der Sozialbeiträge des Kalenderjahres benutzt wird, wenn der Arbeitgeber im Laufe des Kalenderjahres und spätestens anlässlich der Lohnauszahlung im Januar des folgenden Jahres eine oder mehrere DSN- Erklärungen abgegeben hat, aus denen die Berichtigung der Sozialbeiträge und abgaben für seine Arbeitnehmer hervorgeht. Ferner soll die DSN-Erklärung an einem durch Erlass festgesetzten Termin, spätestens aber ab auch die durch das Gesetz für soziale Sicherheit vorgesehene Erklärung über den Personalbestand gegenüber den zuständigen Erhebungsstellen des allgemeinen Sozialversicherungssystems ersetzen, wenn der Arbeitgeber seine DSN- Erklärung für jeden Monat eines Kalenderjahres erstellt.

3 Diese Erklärungen ergänzen diejenigen aus Phase 1 (siehe oben): Lohnbescheinigungen für die Sozialversicherungstagegelder (IJSS) bei Krankheit und Mutterschaft, monatliche Erklärung über die Bewegung der Arbeitskräfte, Bescheinigung für die Arbeitslosenversicherung bei Vertragsende, Quartalsmäßige Ermittlung zur Bewegung der Arbeitskräfte, Formalitäten zur Löschung des Unternehmens bei der Stelle für die vorgeschriebene Kollektivvorsorge und zur Übertragung der Vorsorgeansprüche. Es wird davon ausgegangen, dass der Arbeitgeber die Erklärungen abgeliefert bzw. die Bescheinigungen ausgestellt hat, sobald ihm von URSSAF beim Datenaustausch das technische Konformitätszeugnis erteilt wurde. Neue Daten Die DSN-Erklärung umfasst in Phase 2 die Angabe der Berechnungsgrundlage, der Beiträge und der Abgaben, die aufgrund der Vergütungen des Arbeitnehmers im Vormonat zu zahlen sind. Diese Informationen ergänzen die Angaben zur Identifizierung des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers, die Merkmale der Beschäftigung sowie die Einzelheiten der Vergütungen, die dem Arbeitnehmer im Vormonat ausgezahlt wurden (siehe oben). Die DSN-Erklärung «Phase 2» enthält Anfang und Ende einer Arbeitsunterbrechung wegen Arbeitsunfall oder Berufskrankheit zusätzlich zu Anfang und Ende einer Arbeitsunterbrechung wegen nicht berufsbedingtem Unfall oder Krankheitsfall, Mutterschafts-, Adoptions- oder Vaterschafts- und Kinderurlaub sowie Ende eines Arbeitsvertrags. Datum für die Erklärung der Lohnzahlung Die DSN-Erklärung bezüglich der Lohnzahlung eines Monats spätestens zu folgenden Daten einzureichen: - am 5. des folgenden Kalendermonats, wenn die Sozialversicherungsbeiträge monatlich an diesem Datum beglichen werden; - in allen übrigen Fällen am 15. des folgenden Kalendermonats. Endet die Fr zur Einreichung der individuellen sozialrechtlichen Erklärung an einem Feiertag oder arbeitsfreien Tag, wird sie bis zum nächsten Arbeitstag verlängert. Datum für die Erklärung der Ereignisse Die Erklärung von Ereignissen muss spätestens zu demselben Zeitpunkt eingereicht werden wie die individuelle sozialrechtliche Erklärung für den Monat, in dem das Ereignis eingetreten. Dabei gelten einige wenige Ausnahmen (siehe oben), die innerhalb von 5 Arbeitstagen zu deklarieren sind. Zu diesen Ausnahmen kommen in der DSN-Erklärung Phase 2: - eine Arbeitsunterbrechung, wenn aufgrund dieser Arbeitsunterbrechung kein Lohneinbehalt für den Monat erfolgt, in dem die Unterbrechung eingetreten ; - das Ende von Einsatzverträgen für die Arbeitnehmer von Zeitarbeitsunternehmen (Leiharbeitnehmer); - das Ende von befreten Arbeitsverträgen der Arbeitnehmer von Beschäftigungsvereinen; - das Ende von üblicherweise oder saisonbedingt befreten Arbeitsverträgen. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass das Ende seines befreten Arbeitsvertrags oder die Arbeitsunterbrechung ohne Lohneinbehalt zur gleichen Zeit wie das Ereignis deklariert wird. Nachstehend finden Sie eine zusammenfassende Tabelle

4 Datum der Erklärung (DSN Phase 2) I Erklärung der Lohnzahlung Allgemeine Regel Am 5. des Folgemonats, wenn der Arbeitgeber seine Beiträge monatlich zu diesem Datum leet. Ereignis, das zwischen dem ersten und 14. des Kalendermonats eingetreten : - Anfang und Ende einer Arbeitsunterbrechung (Arbeitsunfall/Berufskrankheit, nicht berufsbedingter Unfall oder Krankheitsfall, Mutterschaft, Adoption, Vaterschaft), wenn der Arbeitgeber gegenüber den IJSS nicht in die Rechte des Versicherten eingetreten ; - Ende des Arbeitsvertrags Fr zur Einreichung der DSN-Erklärung, die an einem Feiertag oder arbeitsfreien Tag ausläuft II Erklärung der Ereignisse Am 15. des Folgemonats in allen übrigen Fällen Wenn die Deklarationsfr für das Ereignis am 15. endet: dieselbe Fr wie für das Ereignis Verlängerung der Fr bis zum nächsten Arbeitstag Ende des Arbeitsvertrags («allgemeiner Fall») Höchstens 5 Arbeitstage Anfang und Ende einer Arbeitsunterbrechung (nicht berufsbedingter Unfall oder Krankheitsfass, Arbeitsunfall oder Berufskrankheit, Mutterschaft, Vaterschaft) Adoption, Wenn der Arbeitnehmer gegenüber den IJSS in die Rechte des Versicherten eingetreten Wenn der Arbeitnehmer gegenüber den IJSS nicht in die Rechte des Versicherten eingetreten Spätestens zur gleichen Zeit wie die Erklärung der Lohnzahlung (5. bzw. 15.) höchstens 5 Arbeitstage Arbeitsunterbrechung Spätestens zur gleichen Zeit wie die Erklärung der Lohnzahlung (5. ohne Lohneinhalt für bzw. 15.) den Monat, in dem die Unterbrechung eingetreten

5 Ende des Arbeitsvetrags: - bei Einsatzverträgen der Arbeitnehmer von Zeitarbeitsunternehmen, bei saisonbedingt oder üblicherweise befreten Arbeitsverträgen; - bei befreten Arbeitsverträgen von Beschäftigungsvereinen; ohne besondere Anforderung des Arbeitnehmers : spätestens zur gleichen Zeit wie die Erklärung der Lohnzahlung (5. bzw. 15.) Auf ausdrückliche Anforderung des Arbeitnehmers: höchstens 5 Arbeitstage DSN Phase 3 : ab 2016 Vorschrift für alle Arbeitgeber Ab wird die DSN-Erklärung für alle Arbeitgeber vorgeschrieben und ersetzt zusätzlich die folgenden Erklärungen: - Jahreserklärung der sozialen Angaben (DADS) ; -individuelle Jahresaufstellung für die Zusatzrentenkassen ARRCO und AGIRC (DADS «Zusatzrente») ; - Erklärungen der Sozialbeiträge für URSSAF (oder CGSS), AGIRC-ARRCO, für die Vorsorgeinstitutionen, die Schlechtwetterurlaubskassen des Baugewerbes, für die Arbeitslosenversicherung bei bestimmten Gruppen von Beitragszahlern; - Erklärungen der Beitragszahlungen an die Kasse für bezahlten Urlaub im Baugewerbe und für die Urlaubskasse im Schauspielgewerbe; - Erklärungen gegenüber der staatlichen Ausgleichskasse der Sozialversicherungsbeiträge von Mehrfirmenvertretern (CCVRP); - vorgeschriebene monatliche Erklärungen bezüglich der Bewegung von Arbeitskräften (DMMO); - Jahreserklärung bezüglich der vorgeschriebenen Beschäftigung behinderter Mitarbeiter.