Datenschutz im Verein - ein Überblick-

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1 Datenschutz im Verein - ein Überblick- Dr. Frank Weller Rechtsanwalt und Mediator Europäisches Institut für das Ehrenamt Dr. Weller Ihr Referent Dr. Frank Weller Rechtsanwalt + Mediator in Hohenahr Recht der Non-Profit-Organisationen Ehrenamt und Freiwillige Datenschutz Internet und SocialMedia Vorsitzender Landesausschuss Recht, Steuern, Versicherungen Landessportbund Hessen e.v. Vereins(Vorstands)mitglied 1

2 TEIL 1: Vereinsverwaltung Datenschutz gilt für personenbezogene Daten: Informationen, die einen bestimmten oder bestimmbaren (identifizierbaren) lebenden Menschen (nicht: juristische Person wie z.b. Verein, GmbH, AG) näher beschreiben Beispiele für personenbezogene Daten Name, Adresse, Familienstand, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Vertrags-und Besitzverhältnisse, Beruf, Partei-+ Vereinsmitgliedschaften, Überzeugungen, Aussehen, Eigenschaften, Krankheiten, 2

3 Roter Faden immer um einen bestimmten Zweck zu erreichen: nur so viele Daten wie unbedingt nötig nur so wenige Daten wie möglich erheben/speichern/verarbeiten Zweck hier: Satzungszweck Erfüllung des Satzungszwecks Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gilt für Vereine Grundsatz: Es ist alles verboten! Ausnahme 1: Das BDSG erlaubt es Ausnahme 2: Die betroffene Person willigt ein 3

4 28 BDSG erlaubt Verwendung von Daten, die für den Vereinszweck unbedingt erforderlichsind, ohne die ein geregeltes Funktionieren des Vereins also nicht möglich ist Auf welche Daten kann ein Verein nicht verzichten? Name und Anschrift des Mitglieds Bankverbindung bei SEPA-Einzug gem. Satzung Eintrittsdatum Funktionen im Verein TelNr/ Vorstandsmitglied Geburtsdatum (Satzung fragen: z.b. für Stimmrecht bei Volljährigkeit) oderreicht Geburtsjahr aus (Statistik)? -Adr. allgemein, wenn Satzung zulässt oder verlangt 4

5 Wozu werden Daten gebraucht (Zweck der Datenverwendung)? Wichtige Unterscheidung: interne Vereinsverwaltung, -organisation! Funktionieren des Vereins nach innen Erheben + Speichern von Daten oder Übermittlungan Dritte, z.b. Vereinszeitung, lokale Presse Webseite Verband Datenübermittlung an Dritte : Was ist damit gemeint? Wer ist Dritter? Personen außerhalb des Vereins unbefugte Personen innerhalb des Vereins, weil deren Kenntnis unnötig ist Übermittlung an Dritte weitaus problematischer als interne Nutzung, weil mehr Personen Kenntnis erlangen Dr. Frank Weller Rechtsanwalt 5

6 Datenübermittlung: Wann erlaubt? zulässigmeist Daten im Zusammenhang mit satzungsgemäßen Vereinsveranstaltungen (Mitgliederversammlungen, Veranstaltungen, Verlaufsberichte, Spiel-/Wettkampfberichte) betrifft also Satzungszwecke: insbesondere Öffentlichkeitsarbeit Achtung:je nach Satzung unterschiedliche Übermittlungen zulässig Sonderfall Mitgliederliste Mitglied kann Herausgabe zurwahrnehmung Mitgliedsrechteverlangen (z.b. Minderheitenrechtewie Sammlung Stimmen für a.o. MV, auch Teilnahmerecht) Daten an Treuhänder zwecks Nutzung? Papierform oder Datei? welche Daten genau? nur die für den Zweck notwendigen Daten Erklärung abgeben: zweckgemäße Verwendung Dr. Frank und Wellerspätere Löschung Rechtsanwalt 6

7 Besondere Arten personenbezogener Daten wie z.b. Angaben über ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse/philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit immer Einwilligung erforderlich oder Regelung durch Satzungsklausel (am besten getrennte Speicherung von anderen Daten) Information des Betroffenen ( 4) bei Erhebung der Daten über verantwortliche Stelle (Verein!) Zweck Erhebung, Verarbeitung, Nutzung (wozu?) Empfängerkategorien, wenn nicht mit Übermittlung zu rechnen (wohin?) Ausnahme: Infos ohnehin schon bekannt Verschärfung durch neue Europäische Datenschutz- Grundverordnung? Dr. Frank Weller Rechtsanwalt 7

8 Einwilligung des Betroffenen ( 4a) freiwillige Entscheidung vorherige Aufklärung über Zweck der Erhebung, Verarbeitung, Nutzung Hinweis auf Folgen Verweigerung Einwilligung widerrufbar Dr. Frank Weller Rechtsanwalt Einwilligung des Betroffenen ( 4a) Schriftform erforderlich, soweit nicht wg. besonderer Umstände andere Form angemessen Streit unter Juristen: Gilt als Schriftform oder ist Einwilligung per -auch wenn dies keine Schriftform ist -zumindest dann erlaubt, wenn im Verein weitgehend mit s gearbeitet wird? gewinnt an Bedeutung, sollte heute häufig ausreichen ( sozialadäquat ) Dr. Frank Weller Malte Jörg Uffeln Rechtsanwälte 8

9 Ansprüche des Betroffenen auf Auskunft ( 34) Berichtigung ( 35) Löschung/Sperrung ( 35) Erweiterung durch Datenschutz-Grundverordnung? Anspruch auf Löschung ( 35), wenn Speicherung (von Anfang an) unzulässig ist Daten für Zweck der Speicherung nicht mehr erforderlich sind (Klassiker: Vereinsaustritt) Sperrungstatt Löschung unter bestimmten Voraussetzungen (Aufbewahrungsfristen, übermäßiger Aufwand bei Löschung) 9

10 Technische und organisatorische Maßnahmen ( 9) Verein muss technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten soweit Aufwand dafür angemessen ist (also nicht das Teuerste und Neueste!) Näheres siehe Anlage zu 9 BDSG 8 Gebote des Datenschutzes Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Weitergabe-, Eingabe-, Auftrags-, Verfügbarkeitskontrolle, Datentrennung Verschärfung durch Datenschutz-Grundverordnung? Datenschutzbeauftragter ( 4 d, f) ist vom Verein schriftlich zu bestellen, wenn in der Regel mehrals9personen ständigmit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt werden 10

11 Datenschutzbeauftragter beschäftigt in diesem Sinne: jede(r), der (die) im Auftrag des Vereins regelmäßig mit Hilfe der EDV-Mitgliederverwaltung personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt, egal, ob als Ehrenamtler(in) oder gegen Vergütung im Verein tätig Datenschutzbeauftragter also z.b.: Vorstandsmitglieder Abteilungsleiter Webmaster externe Dienstleister und 11

12 Datenschutzbeauftragter! auch: Schreibkräfte, Kursleiter Übungsleiter etc., die lediglich aus DV stammende Angaben nutzen (z.b. Adressen, Teilnehmerlisten) Datenschutzbeauftragter nichtbestellt werden dürfen Mitglieder des Vorstands oder für die Datenverarbeitung des Vereins verantwortliche Personen/EDV-Leiter 12

13 Datenschutzbeauftragter muss die zur Aufgabenerfüllung erforderliche Fachkunde + Zuverlässigkeit haben abhängig von Art und Umfang der DV welche Daten? besonders sensible? wie viele? Datenschutzbeauftragter erhält zu Beginn seiner Tätigkeit vom Vorstand: Verfahrensverzeichnis ( 4e+g) = Übersicht über im Verein praktizierte Datenverarbeitung Liste gem. 4e Nr. 1-9: Welche Daten zu welchem Zweck? Wer hat Zugriff? Welche techn/org Schutzmaßnahmen? etc. = Status quo der Datenverarbeit Muster/Informationen:

14 Wenn kein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss, hat der Vereinsvorstand die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten anders sicherzustellen ( 4g Abs.2a) t Datengeheimnis ( 5) Den bei der DV beschäftigten*personen ist untersagt, Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen = Datengeheimnis Sie sind bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis persönlich zu verpflichten! Belehrung + Abgabe Bestätigung, dass man das Datengeheimnis kennt und beachtet Muster: VerpflichtungDatengeheimnis1.html?nn= * wie vorher bei Datenschutzbeauftragtem 14

15 Anhang Muster Satzungsklausel Technisch-organisatorische Maßnahmen 15

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18 TEIL 2 Vereine im Internet - Überblick über den Datenschutz - Dr. Frank Weller Rechtsanwalt und Mediator Rechtliche Grundlagen wesentliche Rechtsgrundlage für Betreiber (Diensteanbieter) von Webseiten, Newsletter, Foren etc.: Telemediengesetz (TMG) 18

19 Unterrichtung ( 13 TMG) Wer Daten erhebt, muss den Nutzer hierüber vorher unterrichten, und zwar über Art, Umfang, Zweck der Datenerhebung und - verwendung: was-wieviel-warum Datenschutzerklärung sowieüber Datenverarbeitung in unsicheren Staaten (z.b. USA) Information und Einverständnis Frage: Wohin und wozu werden Daten übermittelt? sichere Staaten EU-Wirtschaftsraum = EU 28 + Liechtenstein, Norwegen, Island Von EU-Kommission anerkannte sichere Staaten: Schweiz, Kanada, Israel, Argentinien, Andorra, Färöer, Guernsey, Isle ofman, Jersey, Australien, Neuseeland und Uruguay. 19

20 Daten in unsicheren Staaten Problem insbesondere bei SocialMedia Buttons (z.b. Facebook, Google+, Twitter) mögliche Lösung: 2 Klicks für mehr Datenschutz Tracking-, Statistik-Software (z.b. Google Analytics) IP-Adresse als personenbezogene Information! Safe Harbor, Privacy Shield Datenschutzerklärung Es muss mit offenen Karten gespielt werden BesucherInnender Website sollen genau erfahren, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck (warum?) erhoben, gespeichert oder verwendet werden 20

21 Beispiel: Datenschutzerklärung (1) Bei jedem Zugriff Ihrerseitsauf diese Webseiten werden Daten über diesen Vorgang gespeichert. Hierbei handelt es sich um folgende Informationen: IP-Adresse Ihres Rechners bzw. Internet-Service-Providers, von dem aus der Zugriff erfolgt, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, verwendeter Browser, besuchte Webseite(n) und etwaige Dateidownloads.Diese Daten werden lediglich für statistische Zwecke und zur Verbesserung dieses Internet-Angebots im Hinblick auf Inhalt und Sicherheit gespeichert und genutzt und nicht auf Sie zurückführbar ausgewertet. Datenschutzerklärung (2) Sofern Sie über das Internet, beispielsweise via oder Kontaktformularmit uns in Verbindung treten, speichern wir Ihre hierbei übermittelten personenbezogenen Daten (z.b. Name, Anschrift, -Adresse sowie Ihre Ausführungen) elektronisch. Diese Daten werden nur für die von Ihnen beabsichtigten Zwecke (z.b. zur Beantwortung Ihrer Anfrage) verarbeitet oder genutzt und gelöscht, sobald der Zweck erledigt ist. 21

22 Datenschutzerklärung (3) Wenn Sie den hier angebotenennewsletterbeziehen möchten, erfragen und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies erforderlich ist, um die Versendung des Newsletters zu gewährleisten oder die Versendung zu beenden. Hierbei handelt es sich insbesondere um Ihre -Adresse sowie Angaben, die Ihre Identifikation ermöglichen (Vorname, Name und postalische Anschrift) und Auskunft über Beginn und Ende der Newsletter- Versendung geben. Zu anderen Zwecken werden diese Daten weder verarbeitet noch genutzt, es sei denn, Sie haben hierin durch besondere Erklärung eingewilligt. Datenschutzerklärung (4) Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn der Bezug des Newsletter beendet ist. Jeder Nutzer hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften des Telemediengesetzes bzw. des Bundesdatenschutzgesetzes das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten. 22

23 Löschen von Daten Die Löschung von Daten ist eine besondere Form der Datenverarbeitung. Daten müssen u.a. gelöscht werden, wenn sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden! Weitere Infos jeweils Forum Ehrenamt dort Magazin/Datenschutz oder Infos zu(m) Vereins-+ Freiwilligenrecht Datenschutz + Telemediengesetz Fundraising Fördermittel u.v.m. Kostenlos registrieren- anmelden - loslegen! 23

24 Herzlichen Dank! THE END! Rechtsanwalt Mediator Dr. Weller Europäisches Institut für das Ehrenamt Inhaber: Dr. Frank Weller Ser-Ve Organisationsberatung Inhaberin: Karin Buchner Anhang Persönlichkeitsrecht/Fotos 24

25 Persönlichkeitsrecht schützt die Privat- und Intimsphäre Stichwort Recht am eigenen Bild ( 22 f. KunstUrhG) Grundsatz: für Verbreitung/Veröffentlichung von Fotos immer Einwilligung der fotografierten Person erforderlich Fotos: Keine Einwilligung erforderlich, wenn Foto zeitgeschichtliche Bedeutunghat (auch örtlich/regional); es genügtaber nicht, wenn allein die Person (z.b. Bürgermeister) zeitgeschichtlich interessant ist, vielmehr muss das Ereignis mit dieser Person zeitgeschichtlich von Interesse sein ja: Bgm besucht Vereinsjubiläum nein: Bgm kauft privat Schuhe 25

26 Keine Einwilligung, wenn (2) Person = Beiwerk neben Landschaft oder Örtlichkeit; Kontrollfrage: Könnte die Person auch weggelassen werden? Person = TeilnehmerInan Versammlung, Aufzug; Veranstaltung muss im Vordergrund stehen, keine zufällige Gruppenbildung satzungsgemäße Vereinsveranstaltungen? unter zeitgeschichtliches Ereignis oder Versammlung einzuordnen (Sportveranstaltung, Mitgliederversammlung ) Noch zu beachten: Rechtsprechung betrachtet satzungsgemäße Vereinsveranstaltungen meist als zeitgeschichtliche Ereignisse. Ausnahme von der Ausnahme: Es darf in keinem Fall ein berechtigtes Interesse der abgebildeten Person oder, falls diese verstorben ist, ihrer Angehörigen verletzt werden, insbesondere darf man Personen nicht in herabwürdigender Weise fotografieren. Gerichte: Abwägung auf mehreren Ebenen 26

27 Einwilligung bei Bezahlung und nach dem Tod Einwilligung gilt im Zweifel als erteilt, wenn der Abgebildetedafür, dass er sich abbilden ließ, eine Entlohnung erhielt ( 22 KunstUrhG) nach dem Tod des Abgebildeten bedarf es bis zum Ablauf von 10 Jahren der Einwilligung der Angehörigen des Abgebildeten ( 22) 27