Leiter der Datenverarbeitung/des Datenschutzes: Vereinsvorstand

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1 Datenschutzordnung Brander Turnverein 1883 Aachen e.v. Mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung meiner personenbezogenen Daten für Vereinszwecke, gemäß den Bestimmungen des Datenschutzes, bin ich einverstanden. Zudem erkläre ich mein Einverständnis zur Weitergabe meiner personenbezogenen Daten an die bereichsspezifischen Sportverbände zum Beispiel zur Erlangung von Pässen, Meldungen zu Sportereignissen etc. Ich habe jederzeit die Möglichkeit, vom Verein Auskunft über die erfassten und weitergeleiteten Daten von mir zu erhalten und deren Löschung zu veranlassen. Mit der Erstellung von vereinsinternen Adress- und Telefonlisten einschließlich meiner personenbezogenen Daten erkläre ich mich einverstanden und ich stimme zu, dass diese allen Mitgliedern der Sportabteilung für die ich mich hiermit anmelde und in denen ich mich künftig anmelde zugänglich gemacht bzw. an diese verteilt werden kann. Externe Durchführungsverordnung Name des Verein: Brander Turnverein 1883 Aachen e. V. Leiter der Datenverarbeitung/des Datenschutzes: Vereinsvorstand Anschrift der verantwortlichen Stelle: Trierer Str. 753, Aachen Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder nutzung: Mitgliedsdaten: Das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten erfolgt zur Erfüllung der satzungsmäßigen Vereinszwecke. Vereinspartner: Das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten erfolgt zur Aufrechterhaltung des Sportbetriebes, Teilnahme an sportlichen Veranstaltungen und Wettbewerben. Personaldaten: Das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten unserer Vorstandsmitglieder, Bereichs- und Übungsleiter erfolgt zur

2 Durchführung und Abwicklung des jeweiligen Bereichs- und Übungsleiterverhältnisses. Betroffene Personengruppen: Mitglieder, Geschäftspartner, Sportverbände Diesbezügliche Daten oder Datenkategorien: Kontaktdaten, Vertragsdaten, Personaldaten Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können: - Zuständige Mitglieder im Vorstand, Bereichs- und Übungsleiter. - Im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten ggf. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden, Sozialversicherungsträger - Sportverbände Regelfristen für die Löschung der Daten: Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen müssen auch personenbezogene Daten für jeweils einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden. Haben die Daten steuerliche Relevanz, beträgt die Aufbewahrungsdauer bis zu 10 Jahre. Nach Ablauf der jeweils einschlägigen Aufbewahrungsfristen erfolgt eine Löschung der Daten. Bestehen keine Aufbewahrungspflichten, werden personenbezogene Daten gelöscht, wenn der mit ihrer Speicherung verfolgte Zweck weggefallen ist. Die Passdaten erfahren keinerlei Löschung. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten: Es erfolgt keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten. Eine Übermittlung ist auch zukünftig nicht vorgesehen. Ausnahme, wenn ein Basketballer ins Ausland wechselt, so werden die Daten vom DBB an den entsprechenden Basketballbund im Ausland übermittelt.

3 Interne Durchführungsverordnung Name des Verein: Brander Turnverein 1883 Aachen e. V. Leiter des Vereins: Matthias Breuer Leiter der Datenverarbeitung/des Datenschutzes: Vereinsvorstand gem. Geschäftsordnung. Anschrift der verantwortlichen Stelle: Trierer Str. 753, Aachen Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder nutzung: Mitgliedsdaten: Das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten erfolgt zur Erfüllung der satzungsmäßigen Vereinszwecke. Vereinspartner: Das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten erfolgt zur Aufrechterhaltung des Sportbetriebes, Teilnahme an sportlichen Veranstaltungen und Wettbewerben. Personaldaten: Das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten erfolgt zur unserer Vorstandsmitglieder, Bereichs- und Übungsleiter erfolgt zur Durchführung und Abwicklung des jeweiligen Bereichs- und Übungsleiterverhältnisses. Betroffene Personengruppen: Mitglieder, Geschäftspartner, Sportverbände Diesbezügliche Daten oder Datenkategorien: Kontaktdaten, Vertragsdaten, Personaldaten Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können: - Zuständige Mitglieder im Vorstand, Bereichs- und Übungsleiter. - Im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten ggf. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden, Sozialversicherungsträger

4 - Sportverbände - Vereinsgeschäftsstelle Regelfristen für die Löschung der Daten: Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen müssen auch personenbezogene Daten für jeweils einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden. Haben die Daten steuerliche Relevanz, beträgt die Aufbewahrungsdauer bis zu 10 Jahre. Nach Ablauf der jeweils einschlägigen Aufbewahrungsfristen erfolgt eine Löschung der Daten. Bestehen keine Aufbewahrungspflichten, werden personenbezogene Daten gelöscht, wenn der mit ihrer Speicherung verfolgte Zweck weggefallen ist. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten: Es erfolgt keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten. Eine Übermittlung ist auch zukünftig nicht vorgesehen. Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit: Schulung: Zutrittskontrolle zur Geschäftsstelle und der IT: Zugangskontrolle zum IT bzw. allen Rechnern auf denen personenbezogene Daten der Mitglieder erhoben werden. Zugriffskontrolle: Berechtigungskonzept auf Dateiordner im IT-System: Weitergabekontrolle: USB-Sticks, Online-Weitergabe (organisatorische Regelung?) Eingabekontrolle: Auftragskontrolle: Verfügbarkeitskontrolle (wer kontrolliert evtl. Angriffe auf den PC s mit vereinsbezogenen personenbezogenen Daten) Trennungsgebot (Aufbau der Datenstruktur mit Berechtigungen persönlichen Logins). Die personenbezogenen Daten werden über den Aufnahmeantrag erhoben. Die Speicherung der Daten erfolgt über den PC des Vereins, welcher an folgendem Standort steht: Geschäftstelle, Trierer Str. 753, Aachen, derzeit wird das Vereinsverwaltungsprogramm Pro-Winner genutzt, die Speicherung erfolgt online in Deutschland.

5 Und auf den Laptops/PC der entsprechenden Bereichs/Übungsleiter. Die personenbezogenen Daten werden an den entsprechenden Landes- und Bundessportverband sowie der internationalen Verbände des angemeldeten Bereichs übermittelt, damit Pässe und/oder Wettbewerbsanmeldungen erfolgen können. Beim Austritt werden die Daten von den PC der Bereichs-/Übungsleiter gelöscht und vom Vereins-PC/Vereinsverwaltungsprogramm erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Eine Liste an wen die Daten übermittelt wurden, kann beim Bereichs-/Übungsleiter bzw. der Geschäftsstelle angefordert werden. Änderung/Erweiterung der Satzung : 13 Datenschutz / Persönlichkeitsrechte (1) Der Verein erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse) unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung der gemäß dieser Satzung zulässigen Zwecke und Aufgaben, beispielsweise im Rahmen der Mitgliederverwaltung. Hierbei handelt es sich insbesondere um folgende Mitgliederdaten: Name und Anschrift, Bankverbindung [falls Lastschrifteinzug in Satzung vorgesehen], Telefonnummern (Festnetz und Funk) sowie -Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Lizenz(en), Funktion(en) im Verein, vorherige Vereine. (2) Als Mitglied der Landessportbunde, der Fachverbände, der Landesverbände, des Bundesverbandes etc. ist der Verein verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten dorthin zu melden. Übermittelt werden an Empfänger u. a. die Adresse, Namen und Alter der Mitglieder sowie Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Nationalität, vorherige Vereine, Familienstand. (3) Der Verein hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er und/oder seine Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur

6 Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder Name, Adresse, Geburtsdatum oder Alter, Funktion(en) im Verein etc. an das zuständige Versicherungsunternehmen. Der Verein stellt hierbei vertraglich sicher, dass der Empfänger die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet. (4) Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder in seiner Vereinszeitung sowie auf seiner Homepage und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien. Dies betrifft insbesondere Start- und Teilnehmerlisten, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Wahlergebnisse sowie bei sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionäre. Die Veröffentlichung/ Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Name, Vereins- und Abteilungszugehörigkeit, Funktion im Verein und soweit aus sportlichen Gründen (z.b. Einteilung in Wettkampfklassen) erforderlich Alter oder Geburtsjahrgang. Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung/Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage. (5) In seiner Vereinszeitung sowie auf seiner Homepage berichtet der Verein auch über Ehrungen und Geburtstage seiner Mitglieder. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht: Name, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer, Funktion im Verein und soweit erforderlich Alter, Geburtsjahrgang oder Geburtstag. Berichte über Ehrungen nebst Fotos darf der Verein unter Nennung von Name, Funktion im Verein, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln. Im Hinblick auf Ehrungen und Geburtstage kann das betroffene Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung/Übermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Der Verein informiert das Mitglied rechtzeitig über eine

7 beabsichtigte Veröffentlichung/Übermittlung in diesem Bereich und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann. Wird der Widerspruch fristgemäß ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung/Übermittlung. Anderenfalls entfernt der Verein Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen/ Übermittlungen. (6) Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form soweit an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder herausgegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z.b. Minderheitenrechte) benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie der Liste gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden. (7) Durch ihre Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung dieser Satzung stimmen die Mitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten in dem vorgenannten Ausmaß und Umfang zu. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverwendung ist dem Verein nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft. (8) Jedes Mitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (insbesondere 34, 35) das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten. (9) Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen zur Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Die Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.