MUSIKVEREIN JOCKGRIM e. V.

Transkript

1 MUSIKVEREIN JOCKGRIM e. V. Mitglied des Kreismusikverbandes Germersheim im BDB Musikverein Jockgrim e. V., U. Schröter, Tulpenstr. 11, Jockgrim 1. Vorsitzender: Uwe Schröter Tulpenstr Jockgrim Telefon privat: Bankverbindung: Sparkasse Ger-Kandel IBAN: DE VR Bank Südpfalz IBAN: DE Jockgrim, im Mai 2018 Bläser-Echo 2/2018 WICHTIGES Bläser-Echo SCHUTZ IHRER DATEN Liebes Vereinsmitglied, wir müssen uns heute mit dem Thema Datenschutz und Erhebung persönlicher Daten an Sie wenden. Und wir brauchen hierzu dringend Ihre persönliche Hilfe. Die im Mai in Kraft tretende Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zwingt uns, uns mit dem Thema Datensicherheit, Datenerhebung und Datendokumentation noch mehr als bisher zu beschäftigen. Um eine ordnungsgemäße Vereinsverwaltung aufrecht erhalten zu können, erheben wir wie jeder andere Verein auch - persönliche Daten von Ihnen. Diese speichern wir in unserem Vereinsverwaltungsprogramm. Wir benötigen persönliche Daten, um Mitgliedsbeiträge einziehen zu können. Wir benötigen Ihre Daten, um statistische Auswertungen erstellen und an unsere übergeordneten Verbände weitergeben zu können. Wenn wir Zuschüsse beantragen, müssen wir unter Umständen Altersnachweise führen - z. B. um Zuschüsse für unsere Jugendarbeit zu bekommen. Aber auch um auf Ihre persönlichen Jubiläen zu reagieren, nutzen wir diese Daten (z. B. Silberne und Goldene Hochzeiten / Geburtstage). Nicht alle Daten, die wir erheben, sind für die ordnungsgemäße Vereinsverwaltung unbedingt notwendig. Viele davon wurden bisher freiwillig angegeben. Wenn Sie zum Beispiel nicht möchten, dass wir Ihr Hochzeitsdatum erfahren, brauchen wir dieses nicht zu einer ordnungsgemäßen Vereinsverwaltung. Allerdings können wir dann nicht mit Gratulationen / Ständchen auf Ihr Jubiläum reagieren. So wie es sich mit Ihren persönlichen Daten verhält, verhält es sich auch mit Veröffentlichungen, z. B. in Printmedien oder auf unserer Homepage. Um über unser Vereinsleben zu informieren und unser

2 Vereinsleben zu dokumentieren, veröffentlichen wir immer mal wieder Zeitungsberichte (auch mit Bildern), wir stellen Artikel und Bilder auf unsere Homepage und erstellen eine Vereins-Chronik mit Texten und Bildern. Auch hier müssen wir klären, wie wir das alles mit Ihren persönlichen Rechten in Einklang bringen können. Die diesem Bläser-Echo beiliegenden Schriftstücke / Formulare sollen Ihnen nun aufzeigen, welche Daten wir unbedingt brauchen, welche Daten Sie uns freiwillig geben können und was grundsätzlich mit den Daten geschieht bzw. wie sie verwendet werden. Mit den Schriftstücken / Formularen können sie auch bestimmen, wie wir mit Texten und Bildern umgehen müssen. Das heißt, wie wir diese nutzen können und dürfen. Um rechtlich einwandfrei agieren zu können und keine Strafen und Abmahnungen zu riskieren, müssen wir alle Datensätze auf die Richtlinie hin überprüfen und ggf. überarbeiten. Bei fast 500 Mitgliedern ist die Überarbeitung eines jeden Datensatzes eine Mammutaufgabe, die wir trotzdem schnellstens umsetzen müssen. Darum brauchen wir auch Ihre aktive Hilfe und bitten Sie, uns die beiliegenden Schriftstücke ausgefüllt und unterschrieben (bei Minderjährigen ist die Unterschrift eines Erziehungsberechtigten erforderlich) so schnell wie möglich und zwar bis spätestens 25. Mai wieder zukommen zu lassen. Unser Vereinsverwaltungsprogramm bietet die Möglichkeit, jedem Mitglieds-Datensatz auch Schriftstücke digital (als Scan) zuzuweisen. Wir werden diese Möglichkeit nutzen und Ihre Erklärungen digital abspeichern. Somit ist gewährleistet, dass die Erklärung mit Ihrem dazugehörigen Datensatz verknüpft und jederzeit greifbar bleibt. Sollten Sie weitere Fragen haben, scheuen Sie sich nicht, uns zu kontaktieren. Wir versuchen, alle Fragen so fundiert wie es uns möglich ist, zu beantworten. Ihr Musikverein Jockgrim e. V. April 2018 gez: Uwe Schröter, 1. Vorsitzender Rückgabe persönlich bei oder per Post an: 1. Vorsitzender Uwe Schröter, Tulpenstraße 11, Jockgrim 2. Vorsitzender Norbert Bauer, Breslauer Straße 12, Jockgrim Rückgabe per Mail: info@musikverein-jockgrim.de Anlagen Merkblatt: Merkblatt zur freiwilligen Datenschutzerklärung Formular: Einwilligung zur Datenerhebung Datenverarbeitung Datennutzung, - Beschreibung Datenfelder

3 Großes Orchester Jugendorchester - Blockflötenausbildung Merkblatt zur freiwilligen Datenschutzerklärung Wenn ich Mitglied des Musikverein Jockgrim e. V. werde, bin ich mit der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) oder Nutzung meiner personenbezogenen Daten im folgenden Umfang einverstanden: Datenerhebung Für satzungsgemäße Zwecke Der Musikverein Jockgrim e. V. erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Einzelangaben zu persönlichen und sachlichen Verhältnissen) mittels Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung seiner satzungsgemäßen Zwecke und Aufgaben, z. B. der Mitgliederverwaltung. Es handelt sich insbesondere um folgende Mitgliederdaten: Vorname, Name, Anschrift, Bankverbindung (falls Lastschrifteinzug in der Satzung vorgesehen ist), Telefonnummer sowie -Adresse, Geburtsdatum, Funktionen im Verein. Datenerhebung Zur Weitergabe an Mitgliedsverbände Als Mitglied im Kreismusikverband Germersheim und damit auch im Bund Deutscher Blasmusikverbände ist der Musikverein Jockgrim e. V. verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten dorthin zu melden. Übermittelt werden z. B. Vorname, Name, Alter oder Geburtsdatum, Vorname und Nachname der Vorstandsmitglieder mit Funktion, Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer, -Adresse. Datenerhebung Zur Weitergabe an Versicherungen Der Musikverein Jockgrim e. V. hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er und / oder seine Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Vorname, Name, Geburtsdatum oder Alter, Funktionen im Verein usw.) an das zuständige Versicherungsunternehmen. Der Verein stellt hierbei vertraglich sicher, dass der Empfänger die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet. Datenerhebung Zur Beantragung von Zuschüssen Unter Umständen ist der Musikverein Jockgrim e. V. berechtigt, Zuschüsse zu beziehen. Es werden ausschließlich die zur Beantragung notwendigen, personenbezogenen Daten an die Zuschuss- Stelle übermittelt. Veröffentlichungen in Chronik / Homepage / Printmedien Im Zusammenhang mit dem satzungsgemäßen Zweck, sowie anderen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Musikverein Jockgrim e. V. personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder in seiner Chronik sowie auf seiner Homepage und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Printmedien. Dies betrifft u. a. Wahlergebnisse sowie bei sonstigen Veranstaltungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige mit Vereinsfunktionen betreute Mitglieder. Die Veröffentlichung / Übermittlung von Daten beschränkt sich dabei auf Vorname, Name, Vereins- und Abteilungszugehörigkeit, Funktion im Verein und soweit erforderlich Alter oder Geburtsdaten. FORTSETZUNG RÜCKSEITE!

4 Widerspruch zu Veröffentlichungen in Chronik / Homepage / Printmedien Ein Mitglied des Musikverein Jockgrim e. V. kann jederzeit gegenüber dem Vorstand die abgegebene Einwilligung in die Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widerrufen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage. Veröffentlichung von Ehrungen / Geburtstagen / Jubiläen In seiner Chronik und seiner Homepage berichtet der Musikverein Jockgrim e. V. auch über Ehrungen und Geburtstage oder andere Jubiläen seiner Mitglieder. Hierbei werden Fotos des Mitgliedes und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht: Vorname, Name, Alter oder Geburtsdaten. Berichte über Ehrungen mit Fotos darf der Musikverein Jockgrim e. V. unter Meldung von Vorname, Name, Vereins- / Abteilungszugehörigkeit, deren Dauer, Funktion im Verein auch an Printmedien übermitteln. Widerspruch der Veröffentlichung von Ehrungen / Geburtstagen / Jubiläen Bezüglich Ehrungen, Geburtstagen oder sonstigen Jubiläen kann das betroffene Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung / Übermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Der Verein informiert das Mitglied rechtzeitig über eine beabsichtigte Veröffentlichung / Datenübermittlung in diesem Bereich und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann. Wird der Widerspruch fristgemäß ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung. Anderenfalls entfernt der Verein Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen / Übermittlungen. Mitgliederlisten Mitgliederlisten werden in digitaler oder gedruckter Form an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder weitergegeben, die deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme dieser Daten erfordert. Benötigt ein Mitglied glaubhaft die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte, erhält es eine gedruckte oder digitale Kopie gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass diese Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden und die Daten zurückgegeben, vernichtet oder gelöscht werden, sobald der Zweck erfüllt ist. Auskunftsrecht Jedes Mitglied hat im Rahmen der aktuellen Datenschutzgesetzte und Richtlinien das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, den Empfängern bei Datenübermittlungen, den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten. Grundsätzliches Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverarbeitung oder Nutzung (z. B. zu Werbezwecken) ist dem Musikverein Jockgrim e. V. nur gestattet, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist oder eine Einwilligung des Mitgliedes vorliegt. Ein Verkauf von Daten ist nicht erlaubt. Freiwilligkeit von Einwilligungserklärungen Einwilligungserklärungen sind freiwillig und können jederzeit widerrufen werden. Musikverein Jockgrim e. V. April 2018 Musikverein Jockgrim e. V. 1. Vorsitzender: Uwe Schröter, Tulpenstraße 11, Jockgrim, / 50257

5 Großes Orchester Jugendorchester - Blockflötenausbildung Einwilligung zur Datenerhebung Datenverarbeitung - Datennutzung Vorname, Name, Adresse eintragen (um bei Namensgleichheit diese Einwilligung richtig zuordnen zu können) Ich bin damit einverstanden, dass der Musikverein Jockgrim e. V. als Mitglied im Kreismusikverband Germersheim und damit auch im Bund Deutscher Blasmusikverbände meine persönlichen Daten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, -Adresse, Telefonnummern, Fotos u. ä.) erhebt, speichert, nutzt und den Verbänden im Rahmen der Auskunftspflicht und den Mitgliedern im Rahmen ihrer Vereinsfunktion zur Verfügung stellt. Die Daten werden ausschließlich dazu verwendet, den in der Satzung festgeschriebenen Vereinszweck zu erfüllen. Die vorstehende Einwilligungserklärung ist freiwillig. Ich kann sie jederzeit widerrufen. Ich erlaube dem Musikverein Jockgrim e. V. gegebenenfalls meine Daten in der vereinseigenen Chronik zu nutzen sowie im Internet und in Printmedien zu veröffentlichen. Mir ist bewusst, dass trotz aller Maßnahmen zur Gewährung des Datenschutzes diese Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen. Ferner ist nicht garantiert, dass diese Daten vertraulich bleiben, die inhaltliche Richtigkeit fortbesteht und die Daten nicht verändert werden können. Ich bestätige, das Vorstehende zur Kenntnis genommen zu haben und erlaube dem Musikverein Jockgrim e. V. folgende Daten zu veröffentlichen / zu nutzen: Allgemeine Daten Vorname Nachname Geburtsdatum Hochzeitsdatum Bildmaterial Videomaterial Anlass der Veröffentlichung Zusätzliche Daten bei Funktionsträgern Anschrift Telefonnummern Faxnummern -Adresse Funktion im Verein Rückseite beachten: Die Beschreibung der Datenfelder habe ich zur Kenntnis genommen Das gesonderte Merkblatt zur freiwilligen Datenschutzerklärung habe ich erhalten. Ja nein Ich stimme der dauerhaften Speicherung meiner Daten NACH EINEM AUSTRITT zu * *Nach bestimmten Mitgliedszeiten erfolgt die beitragsfreie Ehrenmitgliedschaft. Findet nach dem Austritt ein späterer Wiedereintritt statt, ist u.a. die Gesamt-Mitgliedszeit hierfür maßgebend. Nach der Löschung der Daten ist eine Gesamt-Mitgliedschaft nicht mehr nachvollziehbar. Ort, Datum, Unterschrift (bei Minderjährigen die Erziehungsberechtigten): Musikverein Jockgrim e. V. April 2018 Musikverein Jockgrim e. V. 1. Vorsitzender Uwe Schröter, Tulpenstraße 11, Jockgrim, / 50257

6 Datenerhebung Mitgliedschaft Musikverein Jockgrim e. V. Beschreibung Datenfelder und deren Nutzung Datenfeld Beschreibung Nutzung Bemerkung Notwendig Freiwillig Vorname Für Schriftverkehr Für Meldungen Nur bei Funktionsträgern = ggf. auch zur Veröffentlichung in Chronik, auf Homepage, in Printmedien Nachname Geburtsdatum Adresse Telefon-Nummer -Adresse Eintrittsdatum Bankverbindung Funktion Hochzeitsdatum Instrument Für Schriftverkehr Für Meldungen Für Ehrungen Für Gratulationen Für Versicherungen Für Anträge Für Schriftverkehr Für Bläser-Echos Für Ehrungen Für Gratulationen Für Beitragsfestsetzung Für Meldungen Für Beitragseinzug Für Zahlungsverkehr Für Beitragsfestsetzung Für Ehrungen Für Versicherungen Für Anträge Für Gratulationen Für Anträge Nur bei Funktionsträgern = ggf. auch zur Veröffentlichung in Chronik, auf Homepage, in Printmedien Aus dem Geburtsdatum können Jahrgang und Volljährigkeit errechnet werden. Sofern nur Geburtsjahrgänge benötigt werden, werden grundsätzlich nur diese verwendet Straße / Hausnummer / Postleitzahl / Ort Nur bei Funktionsträgern = ggf. auch zur Veröffentlichung in Chronik, auf Homepage, in Printmedien Festnetz und / oder Mobil-Nummer Nur bei Funktionsträgern = Zur Veröffentlichung in Chronik, auf Homepage, in Printmedien Bläser-Echo ist das Mitteilungsblatt des MV Jockgrim Nur bei Funktionsträgern = Zur Veröffentlichung in Chronik, auf Homepage, in Printmedien In der Satzung des MV Jockgrim sind Ehrungen anlässlich der langjährigen Mitgliedschaft festgeschrieben Aktive / Funktionsträger = in der der Zeit der Aktivität und / oder als Funktionsträger beitragsfrei Aktiv / Passiv / Gewähltes Amt Nur bei Funktionsträgern = Zur Veröffentlichung in Chronik, auf Homepage, in Printmedien Aktiv / Funktionsträger = in der Zeit der Aktivität und / oder als Funktionsträger beitragsfrei Auf Wunsch gratuliert der Musikverein zu Silbernen / Goldenen / Eisernen Hochzeit. Auf Wunsch spielt der MV Jockgrim auch ein Ständchen Die Eigentumsverhältnisse bezüglich Instrumente werden hinterlegt. Notwendig für Zuschüsse und für die Instrumentenverwaltung. = Rückseite Einwilligung zur Datenerhebung Datenverarbeitung Datennutzung