1 Wertgegenstände. Vorschriftensammlung Bundesfinanzverwaltung. Vorschriften für die Kassen und Zahlstellen des Bundes H 43 30

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1 in Zahlstellen des Bundes WBestB Inhalt: 1 Wertgegenstände Verfahren bei der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen Verwaltung von Wertgegenständen Behandlung von Wertgegenständen durch Verwaltungsbehörden Schlussbestimmungen... 4 Muster 1 = Einlieferungsanordnung über Wertgegenstände Muster 2 = Auslieferungsanordnung über Wertgegenstände Muster 3 = Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände 1 Wertgegenstände 1.1 Wertgegenstände sind Wertpapiere, Wertzeichen mit Ausnahme der Postwertzeichen, geldwerte Drucksachen, Kostbarkeiten und sonstige aufzubewahrende Sachen. 1.2 Wertpapiere sind Urkunden, die das in ihnen verbriefte Recht derart verkörpern, dass zur Ausübung des Rechts der Besitz der Urkunde erforderlich ist. Wertpapiere sind demnach Schuldverschreibungen auf den Inhaber (Hypothekenpfandbriefe, Kommunalobligationen), Investmentzertifikate, Zinsscheine, Aktien, Kuxe, Wechsel, Sparbücher, Depotscheine und dergleichen sowie folgende an Order gestellte Urkunden: Kaufmännische Anweisungen, Verpflichtungsscheine, Konnossemente, Lagerscheine, Ladescheine und Transportversicherungspolicen. Als Wertpapiere im Sinne dieser Bestimmungen gelten auch Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefe. 1.3 Zu den Wertzeichen und geldwerten Drucksachen gehören insbesondere Kostenmarken, Gebührenmarken, Steuerzeichen, Gebührenkarten (auch Eintrittskarten) aller Art mit und ohne Wertaufdruck, die bei der Erhebung von Einnahmen verwendet werden sowie zum Verkauf bestimmte Vordrucke und dergleichen. 1.4 Kostbarkeiten sind bewegliche Sachen, die wegen ihrer Seltenheit besonders begehrt sind und daher einen hohen Verkaufswert besitzen (z.b. Gold- und Silbersachen, Edelsteine, Schmuck). 1.5 Sonstige aufzubewahrende Sachen sind alle übrigen beweglichen Sachen, die bei der Zahlstelle als Fundsachen, Sicherheiten, gepfändete oder beschlagnahmte Sachen und dergleichen eingeliefert werden. 1.6 Keine Wertgegenstände im Sinne dieser Bestimmungen sind Bargeld und Schecks. Schuldversprechen, Schuldanerkenntnisse, Versicherungspolicen, Verpfändungserklärungen, Bürgschaftserklärungen sowie Vertragsurkunden jeglicher Art gelten nicht als Wertgegenstände. Die zuständige Dienststelle kann in begründeten Ausnahmefällen verlangen, dass solche Urkunden sowie Bargeld und Schecks (auch vordatierte Schecks) wie Wertgegenstände behandelt werden. 1

2 in Zahlstellen des Bundes WBestB 2 Verfahren bei der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen 2.1 Wertgegenstände sind nur aufgrund schriftlicher Einlieferungs- oder Auslieferungsanordnung (Muster 1 und 2) der zuständigen Dienststelle anzunehmen oder auszuliefern. Auch ohne Vorliegen einer Einlieferungsanordnung sind Wertgegenstände anzunehmen, wenn sie von einem Dritten eingeliefert werden, und die Anordnung noch aussteht. Für die Ein- und Auslieferung von Wertzeichen und geldwerten Drucksachen ist Nr. 2.6 zu beachten. 2.2 Wertgegenstände sind bei der Einlieferung je nach Art auf Vollzähligkeit oder Vollständigkeit und - soweit möglich - auf Wert, Beschaffenheit, Echtheit und Gewicht zu untersuchen. Die Untersuchung obliegt den mit der Annahme der Wertgegenstände betrauten Beschäftigten; sie ist möglichst in Gegenwart des/der Einlieferers/Einlieferin, andernfalls in Gegenwart eines/einer Zeugen/Zeugin vorzunehmen. Ist die Zahlstelle nicht in der Lage die Wertgegenstände zu untersuchen, so hat sie die Entscheidung der zuständigen Dienststelle über die Heranziehung eines/einer Sachverständigen herbeizuführen. 2.3 Über die Einlieferung von Wertgegenständen erteilt der/die Zahlstellenverwalter/-in auf der Durchschrift der Einlieferungsanordnung ein Empfangsbekenntnis. Liegt eine Einlieferungsanordnung nicht vor, so ist eine Einlieferungsquittung zu erteilen. Für von Hand auszustellende Quittungen sind Quittungsblocks mit durchnummerierten Doppelblättern zu verwenden (Vordruck = Quittungsblock). Bescheinigungen über die Echtheit, den tatsächlichen Wert oder den Verkehrswert dürfen nicht abgegeben werden. Die Erteilung einer Einlieferungsquittung ist auf einer nachträglich vorgelegten Einlieferungsanordnung (Muster 1) und in der Vermerkspalte der Verwahrungsanschreibung Teilband Wertgegenstände (Muster 3) zu vermerken. 2.4 Auszuliefernde Wertgegenstände sind als Einschreiben oder Wertsendung zu übersenden, sofern die unmittelbare Aushändigung durch die Zahlstelle nicht ausdrücklich von der zuständigen Dienststelle angeordnet oder vom/von der Empfangsberechtigten verlangt wird. Bei unmittelbarer Aushändigung ist eine Empfangsbescheinigung (Muster 2) des/der Empfangsberechtigten zu fordern. Wertgegenstände, für die eine Einlieferungsquittung erteilt worden ist, dürfen nur gegen Vorlage dieser Quittung ausgeliefert werden. Die Auslieferung ist auf der Quittung zu bescheinigen. Kann die Quittung ausnahmsweise nicht vorgelegt werden, so ist die Entscheidung der zuständigen Dienststelle einzuholen. Bei Auslieferung in Teilmengen ist ggf. auf der Einlieferungsquittung (Vordruck = Quittungsblock) die ausgelieferte Menge mit Datum und Unterschrift des/der ausliefernden Beschäftigten zu vermerken. Kann die Quittung ausnahmsweise nicht vorgelegt werden, so ist auch in diesem Fall die Entscheidung der zuständigen Dienststelle einzuholen. 2.5 Die Zahlstelle führt den Nachweis über die bei ihr eingelieferten Wertgegenstände in einer Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände -(Muster 3). Die mit einer Einlieferungsanordnung eingelieferten Wertgegenstände sind in der Verwahrungsanschreibung unter 2

3 in Zahlstellen des Bundes WBestB einer laufenden Nummer einzutragen. Unterschiedliche Wertgegenstände sind unter der laufenden Nummer getrennt einzutragen. Bei Auslieferung von Wertgegenständen in Teilmengen sind die nicht ausgelieferten Wertgegenstände unter einer neuen laufenden Nummer, unter dem ursprünglichen Einlieferungsdatum und unter Hinweis auf die andere laufende Nummer erneut als Einlieferung einzutragen. 2.6 Für die Einlieferung und die Auslieferung von Wertzeichen und geldwerten Drucksachen (Nr. 1.3 WBestB) sind in der Verwahrungsanschreibung besondere Abschnitte einzurichten; die Anschreibung kann in vereinfachter Form geführt werden, so dass eine Mengenabschreibung möglich ist. Nr. 2.5 WBestB ist auf die Anschreibung nicht anzuwenden. Als Einlieferungsanordnung reicht abweichend von Nr. 2.1 Satz 1 WBestB ein detaillierter Liefernachweis der liefernden Stelle für diese Gegenstände aus. Die Auslieferung kann abweichend von Nr. 2.1 Satz 1 WBestB ohne Vorliegen einer Auslieferungsanordnung erfolgen, wenn diese Gegenstände gegen Entgelt bzw. gegen Quittung abgegeben oder nach Nr. 3.3 WBestB vernichtet werden. 3 Verwaltung von Wertgegenständen 3.1 Die Zahlstelle hat - soweit möglich - für den unveränderten Zustand der eingelieferten Wertgegenstände und deren sachgerechte Behandlung (Verpackung, Lagerung usw.) zu sorgen und die Wertgegenstände ggf. verwechslungssicher zu kennzeichnen. Sie hat börsenfähige Wertpapiere in offene Depots, andere Wertpapiere und - soweit möglich - Kostbarkeiten in ein Schließfach oder in angeordneten Ausnahmefällen in verschlossene Depots gegen Depotscheine bei der zuständigen Filiale der Deutschen Bundesbank einzuliefern, ohne dass hierdurch ihre Zuständigkeit für den Nachweis dieser Wertgegenstände berührt wird. Die Verwahrung und Verwaltung der in offene Depots eingelieferten Wertpapiere obliegt der zuständigen Filiale der Deutschen Bundesbank. Die Einlieferungsbestätigungen, die Schlüssel zum Schließfach und die in Satz 2 genannten Depotscheine sind anstelle der Wertpapiere und Kostbarkeiten gemeinsam mit den übrigen Wertgegenständen sicher aufzubewahren (z.b. im Tresor, im Geldschrank oder in vergleichbaren Behältnissen). Für die weitere ordnungsgemäße Behandlung der eingelieferten Wechsel bleibt die einliefernde Dienststelle verantwortlich. In begründeten Ausnahmefällen kann die Zahlstelle für die Aufbewahrung von Wertgegenständen auch einen anderen Lagerort bestimmen. 3.2 Kosten, die durch die Verwaltung der Wertgegenstände entstehen, sind der zuständigen Dienststelle mitzuteilen, die über die Erstattung entscheidet. 3.3 Unbrauchbar gewordene Wertzeichen und geldwerte Drucksachen hat die Zahlstelle in Gegenwart des Zahlstellenprüfers zu vernichten. Über die Vernichtung ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Die Niederschrift ist Beleg. 3

4 in Zahlstellen des Bundes WBestB 4 Behandlung von Wertgegenständen durch Verwaltungsbehörden 4.1 Wertgegenstände, die in den Besitz einer Verwaltungsbehörde gelangen, sind unverzüglich bei einer zur Annahme von Wertgegenständen ermächtigten Zahlstelle einzuliefern. Wertgegenstände, die von der Verwaltungsbehörde zur Erfüllung ihrer Aufgaben gegenständlich benötigt werden, können von der Einlieferungspflicht ausgenommen werden. Die Entscheidung trifft der/die Leiter/-in der Verwaltungsbehörde durch schriftliche Weisung. 4.2 Bei der Einlieferung ist eine schriftliche Einlieferungsanordnung (Muster 1) zu erteilen. Die Zahlstelle entscheidet über die Behandlung und Aufbewahrung der Wertgegenstände. Für die weitere ordnungsgemäße Behandlung der Wechsel bleibt die einliefernde Dienststelle verantwortlich. Die Zahlstelle darf Wertgegenstände nur aufgrund einer schriftlichen Auslieferungsanordnung (Muster 2) ausliefern. Die Auslieferungsanordnung ist von einem/einer sachlich zuständigen anordnungsbefugten Beschäftigten der Verwaltungsbehörde zu unterschreiben. Die Unterschriftsproben des/der anordnungsbefugten Beschäftigten müssen der Zahlstelle vorliegen (Nr der Anlage zur VV Nr. 9.2 für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung). 5 Schlussbestimmungen 5.1 Die Bestimmungen über den Nachweis der zum Bundesvermögen gehörenden Wertpapiere in der Vermögensrechnung werden durch die vorstehenden Bestimmungen nicht berührt. 5.2 Das Bundesministerium der Finanzen kann in begründeten Einzelfällen Ausnahmen von diesen Bestimmungen, soweit erforderlich, im Einvernehmen mit dem Bundesrechnungshof zulassen. 4

5 WBestB; Muster 1 Bezeichnung der anordnenden Dienststelle Az.: Einlieferungsanordnung über Wertgegenstände Folgende/r Wertgegenstand/-stände ist/sind von der Zahlstelle/Bundeskasse zur Verwahrung anzunehmen (Anzahl/Menge, Bezeichnung, Art, Beschaffenheit, Gewicht; Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung): Art der Übergabe/ des Versands: Grund der Einlieferung und Bezug zu den begründenden Unterlagen: Annehmende Zahlstelle/Bundeskasse: Empfangsbekenntnis (Unterschrift) Bezeichnung und Anschrift der einliefernden Person: Tag, bis zu dem der Wertgegenstand auszuliefern ist: Einlieferungsquittung wurde erteilt nicht erteilt Die vorstehend angegebenen Wertgegenstände sind in der Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände - Abschnitt unter Nr. eingetragen worden. (Unterschrift Zahlstellenverwalter/-in) 5

6 WBestB; Muster 1 Bezeichnung der anordnenden Dienststelle Durchschrift Az.: Einlieferungsanordnung über Wertgegenstände Folgende/r Wertgegenstand/-stände ist/sind von der Zahlstelle/Bundeskasse zur Verwahrung anzunehmen (Anzahl/Menge, Bezeichnung, Art, Beschaffenheit, Gewicht; Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung): Art der Übergabe/ des Versands: Grund der Einlieferung und Bezug zu den begründenden Unterlagen: Annehmende Zahlstelle/Bundeskasse: Empfangsbekenntnis (Unterschrift ) Bezeichnung und Anschrift der einliefernden Person: Tag, bis zu dem der Wertgegenstand auszuliefern ist: Einlieferungsquittung wurde erteilt nicht erteilt Die vorstehend angegebenen Wertgegenstände sind in der Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände - Abschnitt unter Nr. eingetragen worden. (Unterschrift Zahlstellenverwalter/-in) 6

7 WBestB; Muster 2 Bezeichnung der anordnenden Dienststelle: ausliefernde Zahlstelle/Bundeskasse: Auslieferungsanordnung über Wertgegenstände Ich bitte, den/die in der Verwahrungsanschreibung (Teilband Wertgegenstände) unter Abschnitt lfd. Nr. eingetragenen Wertgegenstand/-stände vollständig (Bezeichnung des Wertgegenstandes wie in der Einlieferungsanordnung beschrieben) teilweise, und zwar dem/der Empfangsberechtigten (Name und Anschrift): auszuhändigen zu übersenden an: Art des Versands: Hinweis auf die begründende Unterlage: Tag, bis zu dem auszuliefern ist: (Unterschrift Anordnungsbefugte/-r) Empfangsbekenntnis Ich habe von der Zahlstelle folgende/n Wertgegenstand/-stände erhalten: (Unterschrift Empfangsberechtigte/-r) 7

8 Bezeichnung der anordnenden Dienststelle ausliefernde Zahlstelle/Bundeskasse: WBestB; Muster 2 Durchschrift Auslieferungsanordnung über Wertgegenstände Ich bitte, den/die in der Verwahrungsanschreibung (Teilband Wertgegenstände) unter Abschnitt lfd. Nr. eingetragenen Wertgegenstand/-stände vollständig (Bezeichnung des Wertgegenstandes wie in der Einlieferungsanordnung beschrieben) teilweise, und zwar dem/der Empfangsberechtigten (Name und Anschrift): auszuhändigen zu übersenden an: Art des Versands: Hinweis auf die begründende Unterlage: Tag, bis zu dem auszuliefern ist: (Unterschrift Anordnungsbefugte/-r) Empfangsbekenntnis Ich habe von der Zahlstelle folgende/n Wertgegenstand/-stände erhalten: (Unterschrift Empfangsberechtigte/-r) 8

9 WBestB; Muster 3 (Deckblatt) Zahlstelle Seite: Titelseite Verwahrungsanschreibung - Teilband Wertgegenstände - für die Haushaltsjahre 20..., 20..., Verzeichnis der Abschnitte: Nr. 1 Seite Nr. 2 Seite Nr. 3 Seite Nr. 4 Seite Diese Anschreibung enthält Blätter, die mit einer - amtlich angesiegelten - plombierten - mit Trockenstempel befestigten - Schnur durchzogen sind *) Geführt von:, (Ort) (Datum) (Unterschrift) (Zahlstellenprüfer/-in) *) Nichtzutreffendes streichen 9

10 WBestB; Muster 3 (Einlegeblatt) Seite: (linke Seite) Lfd. Tag der Einlieferungsanordnung Einlieferer Wertgegenstand (Art, Vermerke Nr. Einlieferung vom Beschaffenheit, Menge, Nennbetrag usw.)

11 WBestB; Muster 3 (Einlegeblatt) Zu lfd. Nr. Tag der Auslieferung Auslieferungsanordnung vom Empfänger Seite: (rechte Seite) Vermerke 11