SAP Best Practices - vorkonfigurierte Prozesse für KMU schnell und kostengünstig eingeführt.

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1 SAP Best Practices - vorkonfigurierte Prozesse für KMU schnell und kostengünstig eingeführt. Vortrag am Event Das "i" des Kolumbus - Power Systems mit IBM i Zürich, Thomas Burkhardt, Sales Executive

2 Agenda Folie 2

3 Agenda Folie 3

4 AGILITA stellt sich vor Standorte: Althardstrasse 80 Jungfraustrasse 1 CH-8105 Regensdorf CH-3005 Bern Rechtsform: Aktiengesellschaft Gründungsdatum: 28. Juni 2005 Schwesterfirma als SAP Service-Partner ABILITA AG, 8105 Regensdorf Partnerkonzept: Die Gründer und Aktionäre sind aktive Mitarbeiter der Unternehmung. WEB Anzahl Mitarbeiter 55 Mitarbeiter Sandra Völler Geschäftsführerin Kurt Spichiger Geschäftsführer Folie 4

5 Unsere Partnerschaften ABILITA AG SAP Service-Partner Als SAP Service Partner unterstützen wir unsere Kunden bei der Auswahl, der Einführung, der Optimierung und dem Betrieb von SAP Lösungen Crystal Reports WebIntelligence Xcelsius Live Office BO Explorer AGILITA AG SAP Channel-Partner SAP Business All-in-One SAP Best Practices SAP Releasewechsel SAP Betriebssupport ELOoffice ELOprofessional ELOenterprise Folie 5

6 Unsere Branchenkompetenz Energieversorger & Recycling Dienstleister Handel & Industrie Facility Management Medizinaltechnik Energieproduzenten Stromhandel Stromtransport Energieverteilung Projektfertiger IT Dienstleister Personaldienstleister Grosshandel Apparatebau Serienfertiger Bauzulieferer Konsumgüter Corporates Facility Manager Drittverwaltungen Bauunternehmung Folie 6

7 Unsere Dienstleistungen Energieversorger & Recycling Dienstleister Handel & Industrie Facility Management Prozessberatung SAP Einführungen mit SAP Best Practices / Baseline SAP Optimierungen / Reverse Business Engineering SAP Business Intelligence / SAP BusinessObjects Document Services mit ELO Betrieb und Support Folie 7

8 Unsere Kunden (Auszug) Fertigung Handel Dienstleistung Mitarbeiter 500 Mitarbeiter 200 Mitarbeiter 100 Mitarbeiter 50 Mitarbeiter Immobilien Folie 8

9 Agenda Folie 9

10 Geschäftsprozesse und ERP Budgets Kernprozesse in einem Produktionsunternehmen mit Mitarbeitern mit 100 Mitarbeitern Folie 10

11 Bündelung der Prozesse in Best Practices Szenarien, Bereitstellung für den KMU SAP Best Practices Szenarien Prozessbibliothek Folie 11

12 Agenda Folie 12

13 Das (E)i des Kolumbus: SAP Best Practice Ansatz SAP hat die während über 30 Jahren gesammelte Prozesserfahrung von Hunderten von grossen und kleinen Kunden aus der ganzen Welt in so genannte Best Practice Szenarien gebündelt. Sie bestehen aus: - allen erforderlichen System-Voreinstellungen - wieder verwendbaren Dokumentationen - Tools zur Projektbeschleunigung Umfassende Dokumentation Zeit So können ERP Kernprozesse mit geringem Implementierungsaufwand und kostengünstig eingeführt werden. Kosten Pragmatische Methodik SAP Best Practices Bewährte Vorkonfiguration Risiko Folie 13

14 SAP Best Practices Szenarien (1/2) Rechnungswesen und Controlling Hauptbuch (N156) Debitorenbuchhaltung (N157) Anlagenzugang für Anlagen im Bau Investitionsanträge (N164) Gemeinkosten- Controlling-Ist (N184) Operativer Jahresplan und Prognose Absatzmengenbudgetierung, Erlösplanung (N172) Langfristplanung an SOP / Übergabe LIS/PIS/ Kapazität (N173) Quartalsplan und Absatzmengenprognose mit CO-PA (N179) Beschaffungsprozess Beschaffungsangebot (N128) Konsignationsabwick-lung mit Lieferanten (N139) Umlagerung ohne Lieferung (N135) Periodenabschluss Allgemein (Werk) (N181) Einkauf von Verbrauchsmaterial (N129) Lohnbearbeitung (N138) Inventur/Inventurzählung mit Bestandskorrektur (N137) Auftragsabwicklung Kundenangebot (N112) Verkauf ab Lager - Telefonverkauf (N109) Kundenauftragsabwicklung mit Anzahlung (N201) Lagerware (N115) Verkauf von Nicht- Gutschriftsabwicklung Chargenrückruf (N122) (N204) Kreditorenbuchhaltung (N158) F&E-Innenaufträge- Ist (N185) Planung des Einkaufsmaterialpreises (N174) Bestandsbewertung für Jahresabschluss (N182) Beschaffung ohne QM (N130) Lieferantenretoure (N136) Tresenverkauf (N113) Konsignation mit Kunden (N119) Retouren und Reklamationen (N111) Periodenabschluss in der Finanzbuchhaltung (N159) Innenaufträge Marketing & sonst. Gemeinkosten -Ist (N186) Allgemeine Kostenstellenplanung (N175) Muster- und Simulationskalkulation (N187) Beschaffungskontrakt (N133) QM für Beschaffung mit Lieferantenbeurteilung (N127) Lean Warehouse Management (N124) Mehrfirmenverwaltung (N123) Periodenabschluss SD (N203) Cash Management (N160) Segmentberichterstattung (N166) Fertigungskostenstellenplanung (N176) Periodenabschlussaktivi täten (N224) Einkauf Fremdleistung (N208) Chargenverwaltung (N117) Kostenlose Lieferung (N110) Leihgutabwicklung (N120) Kundenauftragsabwicklung mit Sammelfakturierung (N205) Anlagenbuchhaltung (N162) F&E- Innenauftragsplanung (N177) Einkauf Dienstleistung (N209) Bestandsverwaltung, Nacharbeit, Aus-schuss, Sperre (N131) Streckengeschäft mit Lieferavis (N107) Kreditmanagement (N108) Rabattabwicklung Naturalrabatt (N121) Anlagenzugang durch Direktaktivierung (N163) Standardkostenberechnung (N178) Interne Beschaffung m. firmenübergreifender Umlagerung (N141) Umlagerung mit Lieferung (N134) Streckengeschäft ohne Liefaravis (N114) Abwicklung von Lastschriften (N116) Folie 14

15 SAP Best Practices Szenarien (2/2) Produktionsplanung und Steuerung Logistikplanung (N144) Diskrete Fertigung (N145) Nacharbeitsabwicklung - unfertige Produkte in der Fertigung (N202) Produktlebenszyklus PLM interne Produktentwicklung (N210) Dienstleistungen für Projekte und Service Adhoc Beratung zum Festpreis (N194) Reparaturen im Lager (N217) Kundenauftrag mit Festpreis und aufwandbezogener Fakturierung (N195) Periodensabschluss Serviceaufträge (N189) Lagerfertigung Prozessindustrie (N146) Interne Instandhaltung (N193) Projekt mit Festpreis und aufwandbezogener Fakturierung (N196) Human Capital Management / Travel Management Zeiterfassung (N211) Reisekostenabrechnung (N191) Personaladministra-tion & Lohnbrechnung CH (AGPY) Kundeneinzelfertigung mit Variantenkonfiguration (N147) Service mit aufwandbezogener Fakturierung (N198) Internes Projekt (N197) Personalzeitwirtschaft Präsenzzeit (AGPT) Kundeneinzelfertigung ohne Variantenkonfiguration (N148) Servicekontrakt mit periodischer Fakturierung (N199) Serienfertigung (N149) Serviceabwicklung zum Festpreis (N200) PP-Lohnbearbeitung (Fremdbearbeitung) (N150) Periodische Dienstleistungen (N112) Analytische Funktionen SAP ERP Berichte für das Rechnungswesen (N221) SAP ERP Berichte für die Logistik (N222) BEx Analyzer (N132) Branchenspezifische-Ergänzungsszenarien Folie 15

16 Agenda Folie 16

17 Fallbeispiel: Roth Planzen AG & Zulauf AG Baumschule & Gartencenter 8593 Kesswil 65 Mitarbeiter Baumschule & Gartencenter 5107 Schinznach 150 Mitarbeiter Folie 17

18 Roth Planzen AG Die Roth Pflanzen AG ist ein unabhängiges Schweizer Unternehmen für den Handel von Pflanzen und als Baumschule für die Produktion von Bäumen, Stauden und weiteren Pflanzen. Eine breite Produktpalette an Pflanzen und Hartware (Geräte, Werkzeuge), sowie lösungsorientierte Dienstleistungen stehen den Kunden zur Verfügung. Die Hauptaktivitäten der Roth Pflanzen AG sind - Handel en gros - Handel Gartenbauer - Objekt Geschäft - Gartencenter (Verkauf privat) - Baumschul-Produktion Folie 18

19 ERP Situation 2006 IST AS/400 Selber weiterentwickelte Software Buchhaltung mit Schnittstellen Produktion nicht von EDV unterstützt Folie 19

20 ERP Situation 2006 SOLL Plattformunabhängige Lösung IBM System i bevorzugt 1 integrierte Lösung für alle Bereiche ERP mit integriertem PPS Prozesssicherheit Controlling / Profit Center Rechnung EDI mit Kunden Application Sharing mit mit Zulauf AG, Schinznach Folie 20

21 SAP Best Practices Szenarien (1/2) Rechnungswesen und Controlling Hauptbuch (N156) Debitorenbuchhaltung (N157) Kreditorenbuchhaltung (N158) Periodenabschluss in der Finanzbuchhaltung (N159) Anlagenzugang für Anlagen im Bau (Investi-tionsanträge) (N164) Operativer Jahresplan und Prognose Absatzmengenbudgetie-rung und Übergabe an SOP (N172) Quartalsplan und Absatzmengenprognose mit CO-PA (N179) Beschaffungsprozess Beschaffungsangebot (N128) Konsignationsabwicklung mit Lieferanten (N139) Umlagerung ohne Lieferung (N135) Gemeinkosten-Controlling-Ist (N184) F&E-Innenaufträge-Ist (N185) Innenaufträge für Mark-eting und sonstige Ge-mein-kosten-Ist (N186) SOP durch Übergabe der Langfristplanung an LIS/PIS/ Kapazität (N173) Periodenabschluss Allgemein (Werk) (N181) Einkauf von Ver-brauchs--material (N129) Planung des Einkaufs-ma-te-rial-preises (N174) Bestandsbewertung für Jahresabschluss (N182) Allgemeine Kostenstellenplanung (N175) Muster- und Simulations-kalkulation (187) Cash Management (N160) Anlagenbuchhaltung (N162) Anlagenzugang durch Direktaktivierung (N163) Segmentbericht-erstattung (N166) Fertigungskostenstellenpla-nung (N176) F&E-Innenauftrags-planung (N177) Standardkostenberech-nung (N178) Periodenabschlussaktivitäten (N224) Beschaffung ohne QM (N130) Beschaffungskontrakt (N133) Einkauf Fremdleistung (N208) Einkauf Dienstleistung (N209) Interne Beschaffung mit firmenübergreifender Umlagerung (N141) Lohnbearbeitung (N138) Lieferantenretoure (N136) QM für Beschaffung mit Lieferanten-beur-teilung (N127) Inventur/Inventurzäh-lung mit Bestands-korrektur (N137) Chargenverwaltung (N117) Bestandsverwaltung, Nacharbeit, Aus-schuss, Sperre (N131) Umlagerung mit Lieferung (N134) Auftragsabwicklung Kundenangebot (N112) Telefonverkauf (N109) Tresenverkauf (N113) Lean Warehouse Management (N124) Kostenlose Lieferung (N110) Streckengeschäft mit Lieferavis (N107) Streckengeschäft ohne Liefaravis (N114) Kundenauftragsabwicklung mit Anzahlung Verkauf von Nicht-Lagerware (N115) Konsignationsabwick-lung mit Mehrfirmenverwaltung (N123) Leihgutabwicklung (N120) Kreditmanagement (N108) Abwicklung von Lastschriften (N116) (N201) Kunden (N119) Gutschriftsabwicklung (N204) Chargenrückruf (N122) Retouren und Reklama-tionen (N111) Periodenabschluss SD (N203) Kundenauftragsabwicklung mit Sammel-fakturierung (N205) Rabattabwicklung Naturalrabatt (N121) Produktionsplanung und Steuerung Logistikplanung (N144) Diskrete Fertigung (N145) Lagerfertigung Prozessindustrie (N146) Kundeneinzelfertigung mit Varianten-kon-figu-ra-tion (N147) Kundeneinzelfertigung ohne Varianten-konfigu-ra-tion (N148) Serienfertigung (N149) PP-Lohnbearbeitung (Fremdbearbeitung) (N150) Nacharbeitsabwicklung (unfertige Produkte in der Fertigung) (N202) Produktlebenszyklus PLM interne Produktentwicklung (N210) Dienstleistungen für Projekte und Service Adhoc Beratung zum Festpreis (N194) Kundenauftrag mit Festpreis und aufwandbezogener Fakturierung (N195) Interne Instandhaltung (N193) Reparaturen im Lager (N217) Periodensabschluss Serviceaufträge Projekt mit Festpreis und (N189) aufwandbezo-ge-ner Fakturierung (N196) Human Capital Management / Travel Management Zeiterfassung (N211) Reisekostenabrech-nung (N191) Personaladministration & Lohnabrechnung CH (AGPY) Analytische Funktionen SAP ERP Berichte für das SAP ERP Berichte für die Logistik BEx Analyzer (N132) Rechnungswesen (N221) (N222) Branchenspezifische-Ergänzungsszenarien Wertschöpfungskette für Milchprodukte Handling Unit Mana-gement für (GE1) Lebens-mittelsicherheit (G67) Service mit auf-wand-bezogener Fakturierung (N198) Internes Projekt (N197) Personalzeitwirtschaft Präsenzzeit (AGPT) Servicekontrakt mit periodischer Fakturierung (N199) Serviceabwicklung zum Festpreis (N200) Periodische Dienstleistungen (N112) Folie 21

22 Agenda Folie 22

23 Best Practice Configurator für ERP Lösungen Folie 23

24 Jedes Best Practice Szenario ist vollständig dokumentiert Ablaufdiagramm Konfigurationsleitfaden Ablaufbeschreibung Folie 24

25 Output aus dem Configurator: Ausgewählter Prozessumfang & Kostenschätzung Folie 25

26 Wie realistisch ist die Kostenschätzung aus dem Configurator? Frage Ist der berechnete Configurator-Preis ein verbindliches Angebot von AGILITA an den Interessenten? Antwort Der Preis ist ein erstes Richtangebot, jedoch durchaus genau, sofern der Kunde in seinem Projekt möglichst nahe am ausgewählten, voreingestellten Prozess- und Funktionsumfang bleibt. Was ist die Kalkulationsgrundlage des SAP Solution Configurator? Langjährige KMU Projekterfahrungen von SAP und AGILITA Diverse ERP Studien, z.b. Schätzung und Beeinflussung der Kosten von ERP-Systemen in Schweizer KMU von Thomas Widmer Diss., Technische Wissenschaften, Eidgenössische Technische Hochschule ETH Zürich, Nr , Folie 26

27 Wie realistisch ist die Kostenschätzung aus dem Configurator? Frage Zu welchem Preis wird das Projekt zum Schluss effektiv realisiert? Antwort Erfahrungsgemäss etwa 10 30% über den im Configurator geschätzen Dienstleistungskosten. Woher kommen die Deltas zur Schätzung aus dem Configurator? Wie werden die Deltas ermittelt? z.b. wenn die Organisationsstruktur aus mehreren Firmen besteht. aus den Anpassungen der Prozesse/Szenarien mittels Customizing. aus branchenspezifischen Spezialprozessen, welche in mit den Szenarien nicht abgebildet sind. aus kundenindividuellen Anforderungen, welche meist mittels Customizing, manchmal via Programmierung, umgesetzt werden, z.b. besondere Auftragsmasken, Reports oder Formulare. Mittels Delta-Workshops werden die Abweichungen identifiziert, dokumentiert, bewertet, priorisiert und verbindlich geschätzt. Folie 27

28 Agenda Folie 28

29 Einige ERP Besonderheiten Pflanzenhandel / Baumschule Die Parzellen/Beete sind am Boden liegende Hochregallager, darauf basiert die Lagerplatzverwaltung. Die Lagerplätze werden durch langlaufende Fertigungsaufträge (wachsende Pflanzen, z.t. über mehrere Jahre) belegt. Die Instandhaltung (giessen, düngen, ) erfolgt an einem Produkt (Baum), welches sich immer noch im Produktionsprozess befindet. Umkehr der klassischen Produktionslogistik: Nicht die Produkte gehen zu den Arbeitsplätzen, sondern die Instandhaltungs-Arbeitsplätze kommen zu den Produkten. Die wertschöpfenden Tätigkeiten und damit verbundene Kosten können nur mit eingeschränkter Genauigkeit einem einzelnen Produkt ( Baum ) zugeordnet werden - Giesskannenprinzip Folie 29

30 ERP Logistik im Gartencenter (schematisch): Fertigungsauträge, Lagerplätze, Instandhaltungsaufträge Aussenquartier Liste der belegten WM-Plätze: A A A A A A etc. etc etc. etc etc. etc A A A A etc. etc. FAUF IH-Auftrag Vorgang 10 Düngen FAUF IH-Auftrag Düngen Totalkosten: CHF 150. Abrechnungsvorschrift automatisch CHF (Anteil) CHF CHF Rest CHF 85.--* ==> Verteilung Rest über Programm oder FHM-Zuordnung FAUF FAUF FAUF Stück Vorgang 10 Säen Vorgang 20 Umgraben Vorgang 30 Ernten ( Vorgänge = virtuelle Arbeitsplätze) FAUF Folie 30

31 Besondere Anforderungen: Etikette Folie 31

32 Besondere Anforderung: Umlagerung + Zusatzverkauf Folie 32

33 Besondere Anforderung: Sortimentsverkauf Ich hätte gerne 50 Stück ABELIA, cm hoch, Folie 33

34 Agenda Folie 34

35 Aufbau einer SAP Best Practice Lösung Realisierungsgrad der Lösung 100% 95% 90% 80% 70% Heutige Anforderungen des Kunden Umfang Einführungsprojekt 4. Programmierung 3. Customizing 2. weitere Standardprozesse aus SAP ERP 5. Veränderung / Wachstum der Anforderungen über die Zeit 1. SAP Best Practices 0% SAP ERP Weitere SAP Lösungen SAP Prozess- & Funktionsumfang SAP Business Suite Folie 35

36 Erfolgsfaktoren Best Practice Projekte Wenn immer möglich: Rückführung vermeintlich neuer oder gar exotischer Anforderungen auf bekannte Best Practice Szenarien, Prozesse und Funktionen Kunde ist bereit, seine Prozesse & Organisation an Best Practice anzupassen Klare Definition des Projektumfanges weniger ist mehr KMU orientiertes pragmatisches Projektvorgehen: AGILITA SPEED Folie 36

37 KMU Projektmethode SPEED: Vorgehensmodell Konzeption Feintuning Key User Schulung Testing Detailanpassungen Kapazität Kunde in % Delta Workshops Schulung Projektteams Personal Projekt Vorbereitung Logistik Customizing Werkstatt Datenmigration Personal Logistik Produktiv Start Go Live Support P Orga 2. P Start 3. Baseline Installation 1. Delta ausprägen Finanzen 2. Prozesse Finanzen dokumentieren Projekt Durchlaufzeit (Monate) Folie 37

38 KMU Projektmethode SPEED: Tagesablauf mit minimaler Belastung des Kunden Der Tagesablauf in der Projektphase Feintuning zur Bewältigung von Projektaufgaben und Tagesgeschäft Mittag Gemeinsame Festlegung Anpassungen Tagesgeschäft (Kunde) Customizing (Berater) Prototyping Berater + Schulung Kunde Prozessabnahme Dokumentation / / Know -how Transfer Folie 38

39 Zusammenfassung: Ihr Nutzen aus dem Best Practices Ansatz Sie erhalten international erprobte Best Practice Prozesse, lokalisiert für die Schweiz. Sie verkürzen die Evaluations- & Implementierungszeit Ihres Projektes. Sie senken die Kosten für Auswahl und Einführung Ihres integrierten ERP Systems. Sie minimieren das Risiko Ihres SAP Projektes. Sie schonen Ihre Budgets und Ressourcen welche Sie besser in denjenigen Prozessen einsetzen, wo Ihre Firma wirklich individuell ist. Sie erhalten einen höheren ROI und eine kürzere Paybackdauer auf Ihre Investition. Sie schützen Ihre Investition durch die Wahl einer zukunftssicheren Softwarelösung. Sie setzen auf einen pragmatischen, agilen & erfahrenen KMU- Beratungs- & Implementierungspartner. Folie 39

40 Ihre Kontaktperson für Fragen: Thomas Burkhardt Sales Executive lic. oec. publ. agilita.ch AGILITA AG Althardstrasse 80 CH 8105 Regensdorf Telefon: Telefax: Mobile: Folie 40

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