Diplomarbeit. ECM in der Cloud. Potenziale und Risiken. Simon Koch. Bachelor + Master Publishing

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1 Diplomarbeit Simon Koch ECM in der Cloud Potenziale und Risiken Bachelor + Master Publishing

2 Koch, Simon: ECM in der Cloud - Potenziale und Risiken, Hamburg, Bachelor + Master Publishing 2013 Originaltitel der Abschlussarbeit: ECM in der Cloud Potenziale und Risiken Buch-ISBN: PDF-eBook-ISBN: Druck/Herstellung: Bachelor + Master Publishing, Hamburg, 2013 Zugl. Private Fachhochschule Göttingen, Göttingen, Deutschland, Diplomarbeit, August 2012 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek: Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Bearbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Die Informationen in diesem Werk wurden mit Sorgfalt erarbeitet. Dennoch können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden und die Diplomica Verlag GmbH, die Autoren oder Übersetzer übernehmen keine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für evtl. verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen. Alle Rechte vorbehalten Bachelor + Master Publishing, Imprint der Diplomica Verlag GmbH Hermannstal 119k, Hamburg Hamburg 2013 Printed in Germany

3 Inhaltsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis... I Abbildungsverzeichnis... III Tabellenverzeichnis... III 1 Einleitung ECM Enterprise Content Management Was macht ECM zum Thema? Definition Geschichte und Entwicklung Komponenten eines ECM-Systems Capture (Erfassung) Manage (Verwaltung) Deliver (Ausgabe) Store (Speicherung) Preserve (Langfristige Speicherung) Architektur eines ECM-Systems Cloud-Computing Überblick Definition Technische Grundlagen und Prinzipien Cloud-Architektur und Cloud-Dienstleistungen Cloud-Liefermodelle Cloud Sourcing ECM in der Cloud Einführung Gestaltungsmöglichkeiten und Dimensionen Geeignete ECM-Bereiche bzw. Lösungen Potenziale und Risiken Potenziale Risiken Schlussbetrachungen Anhang Literaturverzeichnis... 55

4 Abkürzungsverzeichnis AG: AIIM: BD-R: BDSG: BI: BPM: CC: CD-R: CD-RW: CEO: CI: COLD: COLLAB: CM: CMS: CRM: DAT: DDS: DLT: DM: DMS: DVD: EAI: ECM: ECMS: EDI: EIM: ERM: ERP: EU: EWR: FC: GDPdU: HRM: HTTP: Aktiengesellschaft Association for Information and Image Management Blu-ray Disc Recordable Bundesdatenschutzgesetz Business Intelligence Business Process Management Cloud-Computing Compact Disc Recordable Compact Disc ReWritable Chief Executive Officer Coded-Information Computer Output on Laserdisk Collaboration Content Management Content Management System Customer Relationship Management Digital Audio Tape Digital Data Storage Digital Linear Tape Dokumenten-Management Document Management System Digital Versatile Disk Enterprise Application Integration Enterprise Content Management Enterprise Content Management System Electronic Data Interchange Enterprise Information Management Enterprise Report Management Enterprise Resource Planning Europäische Union Europäischer Wirtschaftsraum Fibre Channel Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Human Resources Management Hypertext Transfer Protocol I

5 IaaS: ICR: I/O: IP: IT: LAN: LDAP: LTO: NAS: NCI: OCR: OMR: PaaS: PDF: PKI: RAID: RDBMS: RM: SaaS: SAN: SCSI: iscsi: SMB: SOA: SOAP: SOX: TCO: UDO: VPN: WAN: WCM: WCSM: WF: WSDL: XML: Infrastructure as a Service Intelligent Character Recognition Input/Output Internet Protocol Informationstechnik (engl. information technology) Local Area Network Lightweight Directory Access Protocol Linear Tape-Open Network Attached Storage Non-Coded-Information Optical Character Recognition Optical Mark Recognition Platform as a Service Printable Document Format Public Key Infrastructure Redundant Array of Independent Disks Relational Database Management System Records Management Software as a Service Storage Area Network Small Computer System Interface internet Small Computer System Interface Small and Medium-sized businesses Serviceorientierte Architektur Simple Object Access Protocol Sarbanes Oxley Act Total Cost of Ownership Ultra Density Optical Virtual Private Network Wide Area Network Web Content Management Web Content Management System Workflow Web Services Description Language Extensible Markup Language II

6 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1:Contentelemente... 3 Abbildung 2: Das 5-Komponentenmodell der ECM... 5 Abbildung 3: Umwandlung Papierdokument zu einem NCI- bzw. CI-Dokument... 9 Abbildung 4: Recherche indexierter CI-/NCI-Dokumente durch einen Index Abbildung 5: SAN-Architektur Abbildung 6: DMS-Architektur Abbildung 7: IBM FileNet P8 Platform, Enterprise Reference Architecture Abbildung 8: Content Engine internal system architecture Abbildung 9: ECMS-Architektur Abbildung 10: Potential Cloud-Computing Abbildung 11: Servervirtualisierung Abbildung 12: SOA trifft auf SMB (Small and Medium-sized businesses) Abbildung 13: Cloud-Dienstleistungen als Ergebnis der Cloud-Architektur Abbildung 14: Hybrid Cloud-Computing Abbildung 15: Sourcing Optionen für Cloud-Dienstleistungen Abbildung 16: Begriffsverständnis Cloud vs. ECM, Abbildung 17: Cloud ECM nach AIIM Abbildung 18: Magic Quadrant for Enterprise Content Management Abbildung 19: Risikocluster ECM-Cloud Abbildung 20: Poster ECM Abbildung 21: Gründe für den Einsatz von ECM aus der Cloud Abbildung 22: ECM-Bereiche mit hoher Eignung für Cloud-Computing Abbildung 23: Gründe gegen den Einsatz von ECM aus der Cloud Abbildung 24: Cloud Computing Hype Cycle Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Gegenüberstellung lokale Installation vs. Cloud-ECM Tabelle 2: Verfügbare ECM-Komponenten als Cloud-Service Tabelle 3: Rechtsvorschriften und Archivierung III

7 1 Einleitung Obwohl wir weiterhin davon überzeugt sind, in einer Industriegesellschaft zu leben, sind wir in Wirklichkeit auf dem Weg zu einer Gesellschaft, die auf Erstellung von Informationen und deren Verbreitung basiert. 1 Die Mobilität der Menschen kennt keinen Stillstand. Smartphones und Tablets sind längst in unserem Alltag angekommen und geben uns die Sicherheit nahezu überall und zu jeder Tageszeit auf Informationen zugreifen zu können. Cloud-Dienste geben uns im privaten Umfeld Sicherheit persönliche Daten nicht durch einen Hardwaredefekt der eigenen Festplatte zu verlieren und an IPTV oder Video on Demand hat man sich unlängst gewöhnt. Im Büroalltag vermisst man diese Gewohnheiten schmerzhaft, kann man auf geschäftsrelevante Informationen in bestimmten Situationen nicht zugreifen, z. B. vor Ort beim Kunden. Enterprise Content Management, kurz ECM, verschreibt sich der Aufgabe Unternehmen dabei zu unterstützen die Vielzahl an Informationen jeglicher Quellen zu organisieren und am Ort des Bedarfs bereitzustellen. Als Dokumenten-Management-System wird Enterprise Content Management bereits heute von unzähligen Unternehmen eingesetzt. Auch in Zukunft ist zu erwarten das Unternehmen in ECM-Lösungen investieren werden, um Prozesse informationstechnisch zu unterstützen und von einer zentralen Informationsplattform zu profitieren. 2 Cloud-Computing steht zurzeit stark im Mittelpunkt aktueller IT-Trends. Bei Unternehmen werden die Erwartungen geweckt durch Cloud-Computing über eine Lösung zu verfügen, um Dienstleistungen flexibel und ohne Fixkosten einzukaufen, um sich anschließend ganz auf die eigene Kernkompetenz konzentrieren zu können. In Verbindung mit Enterprise Content Management entsteht so die Vision den Ansprüchen einer mobilen sowie flexiblen Organisation der eigenen Informationen durch einen ECM-Cloud-Dienst gerecht zu werden. Doch bereits bei der Entscheidung über Eigen- oder Fremdbetrieb von Cloud-Diensten gilt es Risiken und offene Herausforderungen zu berücksichtigen. Die vorliegende Arbeit hat das Ziel die Potenziale und Risiken des Enterprise Content Management im Verbund mit Cloud-Computing aufzuzeigen. Dazu werden zunächst Grundlagen des Enterprise Content Management erörtert, um ein besseres Verständnis zu geben, was ECM ist, welche Möglichkeiten es bietet und welche rechtlichen Anforderungen zu berücksichtigen sind. In Kapitel 3 werden Grundlagen zum Cloud- Computing vermittelt. Im Anschluss erfolgt eine Einführung wie sich ECM in der Cloud darstellt, was Kunden erwarten und welche Möglichkeiten sich grundlegend bieten. IT- Segmente mit einer hohen Eignung für ECM-Cloud-Dienste werden vorgestellt und erläutert sowie aktuell verfügbare ECM-Cloud-Lösungen verschiedener ECM-Anbieter. Darauf aufbauend werden die Potenziale und Risiken einer ECM-Cloud-Lösung in verschiedenen Kategorien vorgestellt. Abschließend wird eine Schlussbetrachtung vorgenommen, in der die Ergebnisse der vorhergehenden Kapitel festgehalten werden. 1 John Naisbitt (*1930), amerik. Prognostiker 2 Siehe dazu aufgerufen am