Einsatz von EasyChair für die Fachtagung FTVI & FTRI 2014 der Gesellschaft für Informatik

Transkript

1 Einsatz von EasyChair für die Fachtagung FTVI & FTRI 2014 d Warum EasyChair?... 1 Anmerkung zu den Bedienungshinweisen... 1 Hinweise zur erstmaligen Nutzung von EasyChair... 1 Einloggen in EasyChair (bei bereits vorliegendem Account)... 5 Nutzungsbestimmungen akzeptieren (Erstmalige Nutzung/überarbeitete Bestimmungen)... 6 Beitrag in EasyChair hochladen Hinweise für Autorinnen und Autoren... 7 Beitrag in EasyChair bewerten / Abgabe eines Reviews Hinweise für Mitglieder des Programmkomitees... 9 Warum EasyChair? EasyChair ist eine Freeware zur Unterstützung von wissenschaftlichen Kongressen. Die Software erleichtert es Programmorganisatoren, die eingereichten Beiträge zu verwalten und hieraus Tagungsbände zu gestalten sowie Mails an die Autorinnen und Autoren zu realisieren. Der Eingang von Beiträgen wird automatisch bestätigt. Bei Tagungen, bei denen Beiträge von einer Begutachtungskommission zu bewerten sind, wird auch dieses unterstützt. EasyChair verdient sein Geld mit Zusatzleistungen, etwa Beratung zu der frei bereit gestellten Software. Anmerkung zu den Bedienungshinweisen Die Bilder für diese Hinweise wurden im Mai 2013 erstellt. EasyChair behält sich jederzeit Updates vor. Daher ist es möglich, dass die Beschreibungen irgendwann nicht mehr 100%ig übereinstimmen. Ich gehe aber davon aus, dass Updates die hier beschriebenen Vorgänge allenfalls unerheblich verändern. Hinweise zur erstmaligen Nutzung von EasyChair Eine erstmalige Nutzung liegt nur dann vor, wenn auch im Kontext keiner anderen Konferenz EasyChair genutzt wurde. Der Ihnen bekannte Link ist zunächst aufzurufen (Sie können auch die ganz normale Einstiegsseite wählen und über den ganz oben stehenden Text click here to lock in wählen.) In der dann erscheinenden LogIn-Maske folgen Sie zunächst dem Link sign up for an account. Die Erstanmeldung wird von EasyChair verlangt, um Systemmissbrauch zu verhindern. Sie FTVI & FTRI 2014 Stand /9

2 erhalten folgenden Bildschirm, auf dem das Vorgehen beschrieben wird (vlg. ff.). Der erste Schritt zur Anmeldung 1. Um automatische Anmeldungen durch Programme zu unterbinden, sind die beiden im oberen Bereich des eingeblendeten Kastens stehenden Worte, in der Mitte getrennt durch ein Leerzeichen, einzugeben. Sofern Sie die Worte nicht sicher erkennen können, können Sie es mit vermuteten Worten versuchen oder aber ein neues Wortpaar über das ebenfalls im Kasten zu findende Symbol anfordern. 2. Daraufhin, geht es mit Anklicken des Continue-Schalters weiter. Bei richtiger Übermittlung der beiden Worte werden Sie von EasyChair aufgefordert, ein Formular (s. folgende Abbildung) mit Ihrem Vornamen (First name), Ihrem Nachnamen (Last name) und Ihrer -Adresse auszufüllen. Letztere muss korrekt geschrieben sein, sonst misslingt die Anmeldung. Auch diese Eingaben schließen Sie über den Continue-Schalter ab. FTVI & FTRI 2014 Stand /9

3 Der zweite Schritt zur Anmeldung 3. Danach erhalten Sie automatisch auf Ihrem Bildschirm eine Bestätigung Ihrer Anmeldung von EasyChair (vgl. Bildausschnitt) und den Hinweis, dass Ihnen EasyChair an Ihre E- Mail-Adresse weitere Instruktionen zugeschickt hat. Außerdem werden diverse Gründe aufgelistet, die dazu geführt haben mögen, dass Sie die Mail nicht erhalten haben oder verzögert zugestellt bekommen. Wichtig ist der Hinweis, dass Sie den Anmeldeprozess jederzeit erneut durchführen können. FTVI & FTRI 2014 Stand /9

4 4. Die zugestellte Mail (s. Abb.) erhält einen weiteren Link, der zur endgültigen Bestätigung Ihrer Anmeldung ebenfalls noch anzuklicken ist. Hiermit ist sichergestellt, dass sich nur der Inhaber des angegebenen Mail-Faches bei EasyChair anmelden kann und keine fremde Person dies mit Ihrer Mail-Adresse durchführen kann. 5. Danach können Sie sich als Nutzer registrieren (den eigentlichen Account anlegen / letzter Schritt der Anmeldung). Zunächst legen Sie hier ihren Nutzernamen (User name) fest. Ferner sind folgende Angaben sind zwingend (vgl. Abbildung): First name - Vorname Last name - Nachname Organization - Organisation Phone - Telefon Address, line 1 - Straßenangabe City - Stadt Post code - Postleitzahl Country Land Password Passwort Retype the password Passwort wiederholen Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie den Schalter Create my account anklicken. 6. Im Anschluss daran erhalten Sie eine Bestätigung darüber, dass der Account angelegt wurde. Sie können sich nun sofort in den Einlog-Prozess begeben, indem Sie den angezeigten Link click this link anklicken: FTVI & FTRI 2014 Stand /9

5 Einloggen in EasyChair (bei bereits vorliegendem Account) Das Anklicken des Ihnen zugesandten Links ermöglicht Ihnen sich bei EasyChair direkt für die Fachtagung FTVI & FTRI 2014 anzumelden. Wenn Sie über den Link vorgehen, müssen Sie, sofern Sie easychair für verschiedene Konferenzen nutzen, ggf. nach der Anmeldung noch auswählen, welche Konferenz Sie in welcher Rolle betreten möchten. Geben Sie Ihren Nutzernamen (User name) und Ihr Passwort (Password) ein. Sofern Sie Ihr Passwörter oder Ihren Nutzernamen vergessen haben, können Sie diese Angaben über die beiden untersten Anklickmöglichkeiten neu abfragen. Sie erhalten diese dann per Mail neu zugeschickt. Wenn das Einloggen erfolgreich war, erhalten Sie eine Kurzübersicht zur Tagung. So wird zum einen die Website der Veranstaltung gezeigt, zum anderen der Link, den Sie benötigen, um Ihren Beitrag am System hochzuladen (Submission Page). FTVI & FTRI 2014 Stand /9

6 Nutzungsbestimmungen akzeptieren (Erstmalige Nutzung/überarbeitete Bestimmungen) Bei Änderungen der Nutzungsbestimmungen (Terms of Service) oder bei erstmaliger Nutzung von EasyChair sind vor einer Übertragung zunächst diese Bestimmungen zu bestätigen (An den Stellen, an denen Sie in den Abbildungen V-XY ausgewiesen finden, steht der Name der Veranstaltung, für die Sie gerade eingeloggt sind.). V-XY V-XY Hier ist aktiv durch Ankreuzen zuzustimmen und mit Continue fortzufahren. V-XY V-XY Wesentliche Inhalte: Korrekte Angaben und das Verbot, gefährdende oder inhaltlich verwerfliche Dinge hochzuladen. Ferner wird das Nutzungsverhalten auf den Seiten von EasyChair automatisch erfasst (Einlogstatistik, Zugriffsstatistik, Aktivitäten). FTVI & FTRI 2014 Stand /9

7 Beitrag in EasyChair hochladen Hinweise für Autorinnen und Autoren Für die Übertragung von Beiträgen ist lediglich der Bereich New Submission (Neueinreichung) von Belang. Vorab sei darauf hingewiesen, dass sich beim Testen des Systems herausstellte, dass ein ausschließliches Hochladen eines Abstracts, auch wenn dafür das entsprechende Kreuz gesetzt wurde, nicht funktionierte. Laden sie daher stets ein - ggf. leeres - Dokument hoch, auch wenn Sie zunächst nur ein Abstract hochladen möchten. Nach Auswahl erhält man die folgend beschriebenen und abgebildeten Instruktionen zur Übermittlung eines Beitrags. Pflichtfelder sind durch * gekennzeichnet. Neben einem 1. Author können weitere angegeben werden. Mindestens eine der angegebenen Personen muss mit Mail-Adresse versehen sein und nur solche mit angegebener -Adresse sind berechtigt, Beiträge hochzuladen. Mails, die vom Organisationsteam an die Autorinnen und Autoren abgeschickt werden, erreichen nur diejenigen, die mit Mailadresse im System sind und bei denen Corresponding author angekreuzt wurde! Mindestens ein Kreuz in Verbindung mit einer Mail-Adresse muss gesetzt sein. Als Web Sites sind nur private Web Sites zugelassen. Im Anschluss an die personenbezogenen Angaben werden solche zur Einreichung vorgenommen (s. nächste Abb.). Veranstaltung XY XY XY FTVI & FTRI 2014 Stand /9

8 Angaben zum Beitrag Titel, Abstract und mindestens 3 Schlüsselworte (Keywords) sind Pflicht. Schlüsselworte werden zeilenweise gezählt, d. h. ein Schlüsselwort kann durchaus aus mehreren Wörtern bestehen. Laden Sie dann Ihren Beitrag (Paper) hoch, indem Sie den Speicherpfad Ihrer Datei über den Durchsuchen-Schalter dort eintragen lassen. Wir haben für die Jubiläumsbandgestaltung lediglich doc- und docx-dateien zugelassen. Zum abschließenden Übertragen muss der Submit-Button angeklickt werden. Nach Übertragung Ihres Beitrags können Sie mit SIGN OUT (oben rechts) EasyChair wieder verlassen. Sofern Sie ein falsches Dateiformat für das Paper genutzt haben, erhalten Sie hierzu eine Information und können ohne erneut alles erfassen zu müssen, neu hochladen. FTVI & FTRI 2014 Stand /9

9 Beitrag in EasyChair bewerten / Abgabe eines Reviews Hinweise für Mitglieder des Programmkomitees Sicht eines Programmkomiteemitglieds Mitglieder des Programmkomitees sind als solche in EasyChair eingetragen. Ihnen stehen daher im System andere Rechte zu als Autorinnen und Autoren. Sie dürfen eingereichte Beiträge (Submissions) sehen und zu diesen Bewertungen (Reviews) abgeben. Von Seiten der Tagungsverantwortlichen (dem Program Chair) wurden dazu vorab Konfirgurationseinstellungen gesetzt. Von diesen hängt beispielsweise ab, ob Sie nur die Ihnen zugeordneten Einreichungen sehen oder alle. Außerdem wird von dieser Seite die Art des Reviews vorgegeben. Sofern Sie nicht nur als Programmkomiteemitglied an der Fachtagung mitwirken, sondern auch als Autor, müssen Sie nach der Anmeldung bei EasyChair die Rolle auswählen, in der Sie aktiv werden möchten. Von der Rolle hängt ab, welche Menüpunkte Ihnen in der oberen Menüleiste zur Verfügung stehen. Die Rolle kann jederzeit über den Menüpunkt, der den Veranstaltungsnamen aufweist, gewechselt werden. Abb.: Menüleiste eines Programmkomiteemitglieds (PC-member) Eingabe eines Reviews Im Bereich Submission erhalten Sie einen Überblick über vorliegende Einreichungen. Bei der FTVI & FTRI 2014 sehen Sie hier nur die Ihnen zugeordneten. Je nach Einstellung kann hier auch eine Liste aller Einreichungen angezeigt sein. Über das Ordner-Symbol können Sie die Einreichungen auf Ihren Rechner laden. Ihre Begutachtungen gestalten sie über den Menüpunkt Reviews. Hier erhalten Sie immer nur eine Sicht ausschließlich auf die Ihnen zugeordneten Beiträge. Und auch von hier können Sie über das Ordner-Symbol die Ihnen zugeordneten Beiträge auf Ihren Rechner laden. Außerdem haben Sie in der Übersicht auf der rechten Seite ein + - Symbol über das Sie Ihr Gutachten eingeben können. FTVI & FTRI 2014 Stand /9