Projektlabor Technische Universität Berlin Referat: Projektmanagement. Ausarbeitung: Thomas Baumann. Projektmanagement

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1 Projektlabor Technische Universität Berlin Referat: Projektmanagement Ausarbeitung: Thomas Baumann Projektmanagement 1

2 Projektmanagement Inhalt: Seite: 1.) Projektmanagement, Was ist das? 3 / Kostenrisiko 1.2 Terminrisiko 1.3 Technisches Risiko 2.) Aufbau 4 / 5 3.) Strukturplan 6 Quelle: Modernes Projektmanagement Erik Wischnewski Vieweg Verlag ISBN

3 1.) Projektmanagement Was ist das? Zunächst soll einmal der Begriff dieses zusammengesetzten Wortes erläutert werden, bevor ich auf die Umsetzung und die Bedeutung eingehe. Jedes außergewöhnliche Vorhaben wird als ein Projekt bezeichnet. Außergewöhnlich ist ein Vorhaben, wenn ein Risiko besteht, dass dieses Vorhaben im schlimmsten Fall nicht erreicht oder erfüllt werden kann. Unter Risiko können mehrere Begriffe zusammengefasst werden: zb.: Kostenrisiko, Terminrisiko, technisches Risiko, oder ähnliches. Der Begriff Vorhaben kann alles das Beschreiben, was man sich zum Ziel setzt. Nicht immer muss das Ziel in Form eines Gerätes nachher funktionieren. So kann es auch ein Ziel sein, eine Statistik, oder eine Umfrage aufzustellen. Auch die Bewertung eines Unternehmens nach der Wirtschaftlichkeit im Vergleich zu anderen ähnlichen Unternehmen wird meist als ein Projekt betrachtet. 1.1 ) Kostenrisiko: Nimmt jemand ein Vorhaben an, unter genauer Angabe der dabei entstehenden Kosten, so besteht immer ein Risiko, dass diese Vorhersagen durch nicht berücksichtigte Aspekte nicht eingehalten werden können. Ein einfaches Beispiel gibt jedes kleinere Handwerksunternehmen. Bevor z.b. ein Automechaniker, oder ein Maurer die Arbeit beginnt, möchte der Auftraggeber einen Kostenvoranschlag. Wird der Auftrag dann in Arbeit gegeben, so dürfen beim Ausführen der Arbeiten die dabei entstehenden Kosten nicht überschritten werden. Die entstehenden Folgen bei Nichteinhalten der vorher getroffenen Vereinbarungen sind klar: Der Kunde wird, je nach Größe des Auftrages und nach vertraglicher Regelung, darauf bestehen nicht mehr zu zahlen, als es der Kostenvoranschlag vorsah. Somit können einem Unternehmer durch schlechte Kalkulation Gewinneinbußen entstehen, von dem Imageverlust bei den Kunden mal ganz abgesehen. Je nach Größe eines Auftrages wird teilweise sogar der Kostenvoranschlag als ein eigenes Projekt angesehen. Man stelle sich nur einmal die Planung eines neuen Bahnhofes vor. Zum Abschätzen der gesamten Kosten müssen unzählige Informationen eingesammelt werden. Die Aufstellung eines Kostenvoranschlags beherbergt somit erhebliche Risiken. Auf unsere Projekt bezogen: zwar haben wir keinen Auftraggeber, der uns ein Limit an finanziellen Mitteln setzt, jedoch beinhaltet unser Projekt auch ein Kostenrisiko. Alle Geräte und Bauteile werden von der TU bezahlt und die ist bekanntlich pleite! 1.2) Terminrisiko: Soll ein Vorhaben bis zu einem gesetzten Termin beendet sein, so handelt es sich um ein Terminrisiko. Nahezu alle Projekte, die heute geplant werden unterliegen einem Terminrisiko und müssen zu einem bestimmten Termin fertig gestellt sein. Als jüngstes Beispiel wäre anzuführen die Einführung der Maut unterstützt durch ein elektronisches System, welches schon 2003 hätte beendet werden sollen. Bei diesem Beispiel ist schön zu erkennen, dass das Terminrisiko nicht leicht klein zu halten ist. Meist ist nicht einmal sicher, ob das gewollte Vorhaben überhaupt realisierbar ist. Trotzdem müssen solche Vorhaben in ihrer Komplexität und Zeitbeanspruchung abgeschätzt werden. 3

4 Klar ist, dass auch unser Projekt diesem Terminrisiko in vollem Umfang unterliegt. Es ist weder sicher, ob wir das Vorhaben erfüllen können, noch ob der gesetzte Zeitrahmen dabei eingehalten werden kann. 1.3) Technisches Risiko: Unter einem technischen Risiko versteht man das schon in dem letzten Kapitel angesprochenen Risiko, dass ein technisches Vorhaben unter Umständen nicht zu realisieren ist. Technisches Risiko besteht vor allem immer dann, wenn es sich um Forschungsaufträge handelt, die ein bestimmtes Ziel verfolgen. Von vorneherein kann nicht, oder nur sehr schwer abgeschätzt werden, ob das Vorhaben in dem gewünschten Maße überhaupt realisierbar ist. Beispiele hierfür lassen sich unzählige Finden: Ein Automobilhersteller stellt fest, dass es praktisch ist, ohne einen Schlüssel das Fahrzeug zu öffnen. Dieser Auftrag wird an die Technikabteilung weitegegeben, die zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht weis, wie ein solches Vorhaben überhaupt realisierbar ist. Trotzdem muss die Komplexität und damit der finanzielle und terminliche Rahmen eines solchen Vorhabens abgeschätzt werden. Für unser Projekt besteht auch dieses Risiko in vollem Maße. Wir wissen zwar, dass unsere Vorhaben auf jeden Fall realisierbar ist, da schon andere geschafft haben, was wir uns zum Ziel gesetzt haben, allerdings wissen wir nicht, ob wir dieser Aufgabe ebenfalls gewachsen sind. Das technische Risiko geht meist Hand in Hand mit dem Terminrisiko, denn nicht Fehler bei der Planung zu suchen, die sich über das Ausmaß des gesamten Projektes, und den dafür benötigte Zeitramen, nicht im klaren war. 2.) Aufbau Mit dem Aufbau ist hier die Personelle Struktur der Planung eines Projektes gemeint. Diese Aufteilung ist sehr wichtig, um Redundanzen bei der Bearbeitung von kleinen Teilprojekten auszuschließen und die vorhanden Arbeitskräfte effektiv im Team arbeiten zu lassen, dass sich die einzelnen Mitarbeiter ergänzen und zusammenarbeiten. Diese Aufteilung ist absolut notwendig, da heutige Projekte von so komplexen Umfang sind, dass sie schwer oder gar nicht mehr von einer Person alleine bewältigt werden könnten. (Der hier vorgestellte Aufbau wird hier nur sehr vereinfacht und schematisch wiedergegeben und ist auf unser Projekt an der technischen Universität zugeschnitten. Ich erwähne nur Instanzen, die auch für uns wichtig sind, da uns dieses vorrangig interessiert) Alle Unternehmen strukturieren nicht nur Projekte, sondern alle Arbeitsabläufe werden in Ihrer personellen Struktur geplant. Ziel ist es für jede Aufgabe einen Verantwortlichen zu haben, der dafür sorgt, dass eben diese Aufgabe korrekt erfüllt wird. An Oberster Stelle steht hier der Projektleiter. Er hat die Aufgabe mit dem Auftraggeber, oder mit der Geschäftführung in Kontakt zu stehen und den Auftrag so präzise zu formulieren, dass der Auftrag nicht missverstanden werden kann. Direkt unter dem Projektleiter stehen die Projektmanager Technik. Sie arbeiten jeweils in einer Teilgruppe. Man könnte sie auch Teilprojektleiter nennen. Das heißt nicht unbedingt, dass diese die Teilprojekte leiten, sondern eher, dass diese immer über den aktuellen Stand der Arbeit informiert sein müssen, um dem Projektleiter gegebenenfalls Zwischenbericht zu erstatten, oder mit anderen Teilprojektleitern Informationen über Schnittstellen auszutauschen. 4

5 Weiter zu nennen wären die Projektmanager der Abwicklung. Sie sind dafür zuständig das Projekt hinsichtlich des Dokumentationswesens, des Berichtswesens, und hinsichtlich des einzuhaltenden Termins zu überwachen und zu beurteilen und gegebenenfalls einzugreifen, wenn z.b die Überschreitung der Kosten gefährdet ist, oder wenn abzusehen ist, das der gesetzte Termin nicht eingehalten werden kann. Hier der Aufbau noch einmal im Überblick: Abb. 1: Firmenleitung Auftraggeber Projektmanager Abwicklung Projektleiter Teilprojektleiter / Technik Teilprojektleiter / Technik Teilprojektleiter / Technik Auf unser Projekt bezogen: Einen Projektleiter benötigen wir nicht, da wir weder eine Firmenleitung, noch einen Kunden haben, mit dem man in Verbindung stehen muss, und mit dem der Auftrag abgesprochen werden muss. Teilprojektleiter, oder Projektmanager Technik benötigen wir auf jeden Fall, da sich während der Arbeit in den Teilgruppen Schnittstellenprobleme ergeben werden, die nur mit Absprache mit den betroffenen Gruppen gelöst werden können. Hier ist es sinnvoll eine Person zu ernennen, um einen konkreten Ansprechpartner zu haben. Auch den Projektmanager Abwicklung ist in unserem Fall wichtig. Wir haben einmal einen Termin einzuhalten, und weiter sind wir zur Abgabe eines Zwischenund Abschlussberichtes verpflichtet. Diese sind nun nicht dazu verpflichtet die Berichte selbst zu verfassen, jedoch müssen diese sehen, dass sie alle erforderlichen Unterlagen und Teilberichte von den Mitarbeitern bekommen und in eine sinnvolle weise zu einem Bericht zusammenfügen. 5

6 3.) Strukturplan: Als Strukturplan bezeichne ich hier die zeitliche Planung eines Projektes. Als aller erstes muss einmal die Zielsetzung klar sein. Für ein Projekt in der Wirtschaft heißt das, das eine sehr detaillierte Absprache mit dem Auftraggeber stattfinden muss. Wie bei vielen Dingen im Leben, handelt es sich hierbei um eine Detailfalle. Probleme werden meist erst erkannt, wenn man schon mitten in der Arbeit sticht. Somit ist eine ständige Überwachung der Projektleitung notwendig, ob das Projekt in die richtige Richtung läuft. Für uns bedeutet das, das wir uns selber klar werden müssen, was wir überhaupt erschaffen möchte. Die Auswahl ist auf einen Roboter gefallen. Jedoch ist dieser Begriff zu vielseitig wie der Begriff Auto. Als Beispiel gibt es da Sportwagen, Geländewagen,.. Die Auswahl ist schlicht unerschöpflich so dass es unbedingt erforderlich ist genau festzulegen, was wir uns unter dem Begriff Roboter vorstellen, und was dieser nachher machen sollte. Nachdem das Ziel klar ist, muss eine sinnvolle Quantisierung des Projektes erfolgen. Das Gesamtprojekt muss so strukturiert werden, dass kleine Teilaufgaben bestehen, die nachher möglichst einfach zu dem Gesamtprojekt zuammengesetzt werden können. Direkt im Anschluss werden die Teilprojekte an Teilgruppen mit den jeweiligen Teilprojektleitern weitergegeben. Ab hier ist der Zeitplan etwas unbestimmt, da er von vielen Faktoren abhängt. Ständig muss die Arbeit überwacht werden, und es muss ein menschlicher Regelprozess bestehen, der eingreift, wenn das Projekt durch irgendeine Situation ins wanken kommt. Zusammenfassend ist zu sagen, dass das Projektmanagement dem Gelingen eines Vorhabens dient. Man sollte nicht stur aus einem Lehrbuch den Strukturplan eines Projektmanagements aufgreifen und daran festhalten, sondern immer mit der Logik nach einem Weg suchen, der einen reibungslosen Ablauf, sowie gute Teamarbeit gewährleistet. Denn es zählt am Ende nur das Resultat. Macht man sich Gedanken solcher Art, so betreibt man schon Projektmanagement, ohne sich vielleicht bewusst darüber zu sein. 6