Backup-Partnerschaft HUK-COBURG und EnBW. Baden-Baden

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1 Backup-Partnerschaft HUK-COBURG und EnBW Baden-Baden

2 Die Referenten... Heiko Luft Robert Duisberg Harald Eichhorn 3

3 Grundlage der auf Langfristigkeit ausgelegten Partnerschaft zwischen EnBW und HUK-COBURG ist ein Vertrag über eine nicht-kommerzielle Notfall-Lösung auf Gegenseitigkeit für die Aufrechterhaltung des notwendigen Druck- und Versandservices im Notfall Eine wechselseitige Backup-Lösung für die kritischen Massenanwendungen an den Druckzentrumsstandorten der HUK-COBURG (Coburg) und der EnBW (Karlsruhe) - dies auf Basis der Anforderungen aus dem jeweiligen Business Continuity Management (BCM) 4

4 Die HUK-COBURG ist eine Versicherung auf Gegenseitigkeit mit klarem Fokus auf die privaten Haushalte Einer der zehn größten deutschen Versicherungsgruppen Mit knapp 12 Millionen Kunden der große Versicherer für Privathaushalte in Deutschland Kostenführer im Versicherungsmarkt daher traditionell preisgünstig Größter deutscher Autoversicherer mit über 11,6 Millionen versicherten Kfz Platz eins in der Rechtsschutzversicherung im Privatgeschäft Platz zwei bei privaten Haftpflicht- und Hausratversicherungen Lebensversicherung: Niedrige Kosten, niedrige Stornoquoten, hohe Leistungen Krankenversicherung: Erfolgreichste Gründung der letzten Jahrzehnte HUK24 Führender deutscher Online-Versicherungsanbieter mit noch günstigeren Konditionen 5

5 Die EnBW ist einer der vier Grundversorger und Treiber der Energiewende Konzernumsatz ca. 22 Mrd. Euro (2017) ca Mitarbeiter etwa 5,5 Millionen Kunden Fokus auf Strom, Gas und Wasser sowie Energielösungen und energiewirtschaftlichen Dienstleistungen Anteil der erneuerbaren Energien an der gesamten Erzeugungskapazita t soll sich von 19 % (Basisjahr 2012) auf u ber 40 % im Jahr 2020 mehr als verdoppeln 6

6 Der Umstieg auf Rollendruck bei weiter steigenden Mengen verbunden mit stärkeren Risiko-Mgt-Anforderungen erforderten eine neue Backup-Lösung Seit 2006 betreibt die HUK-COBURG einen eigenen Logistikstandort für Input und Output Ab 2012 Umstieg von zentralem Einzelblattdruck auf Rollendruck ( White Paper ) Bis heute ständig weiter steigende Mengen führen zu weiter steigenden Ausfallrisiken Die unternehmensweite Stärkung des Risiko-Managements mit Business-Continuity- Management (BCM) und Business-Impact-Analysis (BIA) führten zu erhöhten Anforderungen an die Backup-Lösung Vorstandsauftrag Backup für Druck und Versand 7

7 Die Entscheidung zum Aufbau eines neuen Printcenters erforderte auch die Etablierung einer professionellen Backup-Lösung EnBW hatte ein veraltetes Printcenter und so stand zunächst die Frage der generellen Eigen- oder Fremdfertigung im Raum Klare Entscheidung für Eigenfertigung, da Kostenvorteile ggü. Fremdfertigung (auch Dienstleister müssten investieren, um EnBW-Anforderungen abzudecken) Eigenfertigung bot den weiteren Vorteil, bisher umständehalber an externe Dienstleister vergebene Volumina (wieder) kostengünstiger inhouse zu produzieren Neue Sicht auf die Bedeutung des Printcenters verantwortlich für die fristgerechte Faktura nach EnWG von etwa 4,3 Mrd. Euro p.a. Bewilligung der Investmittel zum Aufbau eines neuen Printcenters in anderer Immobilie unter der Auflage, eine den gestiegenen Risiko-Management- Anforderungen entsprechende, professionelle Backup-Lösung zu etablieren Vorstandsauftrag Backup für Druck Versand 8

8 Grundsätzliche Gemeinsamkeiten und Unterschiede von Backup-Lösungen kommerziell hohe Zuverlässigkeit gemäß abgestimmten Servicelevel hoher Aufwand zur Einrichtung und Übertragung von Druckdatenströmen fortlaufende Aufwände zur Aufrechterhaltung der jederzeitigen Druck- und Kuvertierbereitschaft sowie Postauflieferung Sehr hoher Aufwand zur Sicherstellung des vorgeschriebenen und angemessen Datenschutzes ( 203 StGB, DSGVO,...) sehr hohe Kosten nicht-kommerziell hohe Zuverlässigkeit gemäß abgestimmten Servicelevel hoher Aufwand zur Einrichtung und Übertragung von Druckdatenströmen fortlaufende Aufwände zur Aufrechterhaltung der jederzeitigen Druck- und Kuvertierbereitschaft sowie Postauflieferung... es kommt auf die Lösung an... sehr geringe Kosten Potenzial zur echten Auftragsdatenverarbeitung (z.b. Lastspitzen) 9

9 Die erste Prüfung... branchenfremd nicht überlappende Hochlastphasen Unternehmen a hnlicher Kaliber am jeweiligen Markt ähnliche Infrastrukturen Einzelblattdrucker halbmaschinelle Kuvertierer Hausdruckerei 2 x CS x FusionX 1 x CS3500 Einzelblattdrucker halbmaschinelle Kuvertierer andere Kuvertierer Sortieranlagen 10

10 Wesentliche Herausforderungen Angemessener Detaillierungsgrad der Analyse Grundsätzliche Verfahren und Prozesse DATENSCHUTZ / IT-SICHERHEIT (Technische Architektur) Kostenaufkommen und teilung Turnusmäßige, wechselseitige Notfallübungen Gleichhaltung der Infrastrukturen bzw. der Gesamtlösung 11

11 Die Lösung im Überblick ausgewählte Fallstricke Zwei Arten von Notfällen: plötzlich oder schleichend Info Backupgeber bereits bei Anbahnung eines schleichenden Notfalls Bei Eintritt Notfall Backupbereitschaft nach der nach 24h folgenden Nachtschicht Test Authentizität des Notrufs Backupnehmer-Mitarbeiter reisen zum Backupgeber vorherige Vereinbarung mit Personalabteilung/Betriebsrat, Aktivierung Not-AZ-Modell Backupnehmer-Mitarbeiter produzieren auf Backupgeber-Anlagen im Voraus geregelter Zugang, Zuweisung Arbeitsplätze, Einweisung in fremdes Gebäude (inkl. Sicherheit/Brandschutz) Backupnehmer arbeiten jeweils nachts oder an Wochenenden/Feiertagen Hotels müssen nachtschichttauglich sein Backupgeber stellt administrativen Begleiter Geisteshaltung in Backupgeber-Org., ggf. Sonderschichten auf Backupgeberseite Produktion auf Backupgeber-Materialien (außer Beilagen oder Sondermaterialien) im Voraus geregelte Logistik (2x) Backupbetrieb maximal sechs Wochen geordneter Rückzug (z.b. alle Reprints) 12

12 Basiskonzeption: vergleichende Analyse in 8 Kategorien mit 79 Einzelpunkten 1. TECHNISCHE PRODUKTIONSDETAILS 2. NOTFALL-PRODUKTIONSANLAGEN 3. ABLAUF NOTFALLPRODUKTION 4. WECHSELSEITIGER MITARBEITEREINSATZ 5. LOGISTIK 6. NOTFALLÜBUNG 7. FUNKTIONSTEST 8. AUFSICHTSGREMIEN Anlagen: Notfallplan Post-Dienstleister; Statusprotokolle 1 Gemeinsamkeit 2 Unterschied 2.1 akzeptabel 2.2 behindernd 2.3 verhindernd 13

13 Backupgeber HUK-COBURG Backupgeber EnBW Backupnehmer EnBW Backupnehmer HUK-COBURG EnBW hat Notfall Regelbetrieb HUK hat Notfall Komponenten NICHT vom Notfall betroffen Komponenten NICHT vom Notfall betroffen OMS EnBW OMS HUK Prisma EnBW Controller EnBW Prisma HUK Prisma HUK Controller HUK 323 km 323 km Prisma EnBW Prisma HUK Prisma (HUK) Prisma HUK Prisma EnBW Controller HUK Controller HUK Controller EnBW 14

14 Komplexe Vertragsgestaltung mit vielen Parteien Letter-of-Intent 1 Letter-of-Intent 2 Vertragsverhandlung "First-Page" X X Notfallübungen ab

15 Nach der Unterschrift fängt die Arbeit an... Abstimmung, Planung und Durchführung der wechselseitigen Notfallübungen Kritische Prüfung JEDWEDER Änderungen der eigenen Infrastruktur, ob Backup-Partner betroffen sein könnte Regelmäßige Abstimmung zu allen Fragen der Backup-Partnerschaft technisch strategisch prozessual organisatorisch Fokussierung möglichst auf Rollen und nicht auf Personen 16

16 Der Erfolg kommt durch zwei engagierte Teams mit einem starken man in the middle Gemeinsame kritische Würdigung Rückblickend würden wir wieder genauso agieren; Entscheidungen in kritischen Phasen waren richtig (z.b. LoI 2) Erfolgsbegünstigend waren wenige, hochkompetente Personen, die nur in Ausnahmefällen bzw. zu (finalen) Abstimmungen weitere Experten hinzuziehen mussten Die Pflicht Tagesgeschäft ist vor allem jetzt der Feind der vermeintlichen Kür Backup-Partnerschaft Diese Infrastruktur für den Backupfall eröffnet die Möglichkeit einer weiterführenden, dann kommerziellen Nutzung mit geänderten Verantwortlichkeiten im Sinne einer Auftragsdatenverarbeitung (z.b. Übernahme von Lastspitzen des Partners) Fazit: Druck verbindet auch branchenübergreifend 17

17 Backup-Partnerschaft für alle? 18

18 Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit Heiko Luft Harald Eichhorn Robert Duisberg 19

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20 Kommunikation... 21