Ansehen der Poststelle verbessern? Wie geht das? Vortrag PDL-Forum am

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1 Ansehen der Poststelle verbessern? Wie geht das? Vortrag PDL-Forum am Seite: 1

2 Agenda 1. Vorstellung 2. Wahrnehmung der digitalen Postbearbeitung im Haus 3. Imagepflege Seite: 2

3 1. Vorstellung Die HUK-COBURG Versicherungsgruppe Mit über 11 Mio. Kunden der große Versicherer für Privathaushalte in Deutschland Traditionell preisgünstig Größter deutscher Autoversicherer mit über 10 Mio. versicherten Kfz Platz zwei bei privaten Haftpflicht- und Hausratversicherungen Platz vier in der Rechtsschutzversicherung Lebensversicherung: Niedrige Kosten, niedrige Stornoquoten, hohe Leistungen Krankenversicherung: Erfolgreichste Neugründung der letzten Jahrzehnte Seite: 3

4 1. Vorstellung Postbearbeitung in Zahlen Post-Bearbeitung Mengen 2015 Postsendungen (Briefe) Faxe Gesamt s gesamt Briefpost-Dokumente gesamt Gescannte Blätter ~ 5,4 Mio. ~ 1,5 Mio. ~ 2,8 Mio. ~ 9,3 Mio. ~ 40 Mio. Blindverarbeitungsquote ~ 57% bis 70% Produktionsscanner 11 Stück Arbeitsplätze 235 Mitarbeiter ~ 270 (in der Spitze ~ 340) Seite: 4

5 1. Vorstellung Postbearbeitung Post legen Ca Briefsendungen, entspr. ca Blatt pro Tag Ca. 100 Mitarbeiter Spartenreines Sortieren und Legen der Dokumente zu Stapeln Berücksichtigung von mehr als 130 Besonderheiten Identifizierung der Stapel durch Stapeldeckblätter Trennung / Farbsteuerung der Dokumente durch Patchcode-Etiketten Seite: 5

6 1. Vorstellung Postbearbeitung Indizieren Ca Dokumente (Briefe + Faxe) und ca s pro Tag Ca. 100 Mitarbeiter über alle Sparten Vollständigkeits- und Qualitätskontrolle Ermittlung / Vergabe des Ordnungsbegriffes / der Dokumentenklasse Berücksichtigung von mehr als 300 Besonderheiten Stammdatenerfassung für Angebote / Neuanträge Eingabe von Kommentaren / Notizen für den Sachbearbeiter Seite: 6

7 Agenda 1. Vorstellung 2. Wahrnehmung der digitalen Postbearbeitung im Haus 3. Imagepflege Seite: 7

8 2. Wahrnehmung der digitalen Postbearbeitung im Haus Ausgangssituation 2005 Einführung einer zentralen digitalen Postbearbeitung Umroutung der gesamten Post nach Coburg Aktenlose Bearbeitung mit Workflow in der Postbearbeitung (PSI-Bearbeitung = Post Scannen Indizieren) sowie in der Sachbearbeitung Im Normalbetrieb 98% Servicelevel-Erfüllung Informationsstand der Mitarbeiter im Haus Briefpost, s und Faxe gehen in der PSI-Stelle ein und werden dort gescannt. Die tatsächlichen Hintergründe und Abläufe waren nicht bekannt. Seite: 8

9 Agenda 1. Vorstellung 2. Wahrnehmung der digitalen Postbearbeitung im Haus 3. Imagepflege Seite: 9

10 3. Imagepflege fachliche Zusammenarbeit mit Spartenabteilungen Aufbau einer Abteilungsorganisation in der PSI-Bearbeitung Beratung bei Digitalisierungsthemen Aufzeigen des Nutzens von einer besseren Digitalisierung für Fachabteilungen. Aktive Zusammenarbeit mit den Spartenabteilungen Regelmäßige Erfahrungsaustausche Gemeinsame Arbeitskreise Abstimmung von Prozess- und Technikoptimierungen Informationsaustausch z.b. bei Schadenereignissen zum erwarteten Schadenaufkommen Gegenseitige Unterstützung bei Arbeitsspitzen (z.b. Elementarschäden) Einbindung in zentrale und übergreifende Projekte Seite: 10

11 3. Imagepflege Vermittlung unserer Arbeitsweise Themenabende von Mitarbeitern für Mitarbeiter (bisher zwei) Kurzvorträge Rundgang mit live-vorführungen Visualisierung der Mengen Informationsveranstaltung für obere Führungsebenen Führungen für neue und altgediente Gruppenleiter der Spartenabteilungen Info-Veranstaltung für alle Azubis: Ein Tag in der Poststelle Vorstellung im Mitarbeitermagazin Seite: 11

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19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite: 19

20 Fragen? Seite: 20