Erstellung eines Managementhandbuches als Grundlage für die Umsetzung der Betreiberverantwortung

Transkript

1 Erstellung eines Managementhandbuches als Grundlage für die Umsetzung der Betreiberverantwortung

2 Vorstellung Referent Ole Michel Schmid Standortleiter Nord (Berlin) o.schmid@bam-deutschland.de Kalkulation und Vertrieb Entwicklung von Betriebskonzepten Projektmanagement Implementierungsmanagement Immobilienberatung & Consulting Technische Controlling Ausbildung zum staatlich geprüften Gebäudesystemtechniker Technischer Angestellter bei Hochtief Facility Management Projektkoordination bei BAM Immobilien-Dienstleistungen GmbH Technischer Angestellter bei Cofely Deutschland GmbH Seit 2015 Technisches Controlling / Standortleiter Nord (Berlin) Folie 2 von 26

3 Inhaltsübersicht A B C D Managementhandbuch - zentrales Dokument Wesentliche Inhalte Fortschreibung und Aktualisierung Fazit Folie 3 von 26

4 A Das Managementhandbuch als zentrales Dokument Managementhandbuch zentrales Dokument Folie 4 von 27

5 A Das Managementhandbuch als zentrales Dokument Ist das Managementhandbuch im Gebäudebetrieb Pflicht oder Kür? Folie 5 von 26

6 A Das Managementhandbuch als zentrales Dokument Es ist keine Pflicht aber notwendig! Folie 6 von 26

7 A Das Managementhandbuch als zentrales Dokument Insbesondere gesetzliche und normative Anforderungen sowie komplexe vertragliche Zusammenhänge und Schnittstellen erfordern eine klare Definition von: Leistungsumfang, Leistungsinhalten und Verantwortlichkeiten und den daraus resultierenden Pflichten innerhalb des gesamten Immobilienbetriebes Folie 7 von 26

8 A Das Managementhandbuch als zentrales Dokument Das Managementhandbuch (auch gemäß GEFMA 190 Objekt- / Betriebshandbuch bezeichnet oder auch Objekt- oder Betriebsorganisationshandbuch genannt) kann als projektspezifisches Werkzeug / Instrument eingesetzt werden und für alle Beteiligten die Grundlage für die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung darstellen. Folie 8 von 26

9 A Das Managementhandbuch als zentrales Dokument Das Managementhandbuch ist eine strukturierte, projektspezifische Zusammenfassung objektrelevanter und objektspezifischer Informationen und Daten die zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung notwendig sind. Folie 9 von 26

10 A Das Managementhandbuch als zentrales Dokument Gesetzliche und normative Anforderungen Betriebshandbuch Anforderung für einzelne Anlagen und Leistungen Betriebs- /Objekthandbuch Für gesamte Gebäude und Immobilien Der Gesetzgeber fordert ausschließlich für einzelne Anlagen Betriebshandbücher. Beispielsweise für: Brandmeldeanlagen Aufzugsanlagen Abscheideranlagen Die GEFMA 190 empfiehlt für komplexe Gebäude ein Betriebs- / Objekthandbuch Objekthandbuch: Darstellung objektbezogener Daten und Dokumente Betriebshandbuch: Darstellung der Betriebsorganisation und der wichtigsten betrieblichen Abläufe bei Normalbetrieb, während technischer Störungen und in besonderen Notfällen. Folie 10 von 26

11 B Wesentliche Inhalte Wesentliche Inhalte Folie 11 von 26

12 B Wesentliche Inhalte Wesentlich sind folgende Inhalte: Aufbauorganisation, Schnittstellen und Pflichtenübertragung Ablauforganisationen = Prozesse Betriebsordnungen Gefährdungsbeurteilungen und Gefährdungsanalysen Anleitung für Einweisungen, Unterweisungen und Betriebsanweisungen sowie die Dokumente selbst Notfallpläne Projektspezifische Vorlagen / Dokumente Definition der eindeutigen Ablage von Dokumenten (Dokumentationskonzept) Folie 12 von 26

13 B Wesentliche Inhalte Wesentlich sind nicht nur die Inhalte an sich, sondern die logische Verknüpfung und Verzahnung der einzelnen Inhalte untereinander. MANAGEMENTHANDBUCH INHALTE BETRIEBS- / OBJEKTHANDBUCH Ablauforganisation Betriebsordnungen Gefährdungsbeurteilungen Aufbauorganisation Gesetzliche Prüfungen Notfallpläne Ein-, Unterweisung, Betriebsanweisungen PROJEKTSPEZIFISCHE DOKUMENTE UND VORLAGEN Folie 13 von 26

14 B Wesentliche Inhalte Erst dadurch erhält das Managementhandbuch seinen Charakter und erfüllt auch den Zweck der Gebrauchsanweisung für das komplexe System Gebäudebetrieb. Folie 14 von 26

15 B Wesentliche Inhalte Aufbauorganisation Schnittstellen Pflichtenübertragung Die Aufbauorganisation ist wesentlicher Bestandteil des Managementhandbuchs und Grundlage für die Darstellung und Übertragung von Organisations-, Führungs- und Durchführungspflichten an interne und externe FM-Organisationen. Folie 15 von 26

16 B Wesentliche Inhalte Aufbauorganisation Schnittstellen Pflichtenübertragung Zur Darstellung der Aufbauorganisation sind folgende Inhalte notwendig: Organigramm inkl. Schnittstellen zu anderen internen und externen Organisationen Kommunikationsstruktur im Normalbetrieb und bei Betriebsstörungen, bei Notfällen und Eskalationen Besondere Pflichtenübertragung Betriebsbeauftragte und Darstellung der erforderlichen Qualifikationen Folie 16 von 26

17 B Wesentliche Inhalte Ablauforganisation Die Ablauforganisation dient der Definition objektspezifischer Arbeitsabläufe. Die Ablauforganisation ist als anweisendes Dokument zu betrachten. Sie ist derart zu gestalten, dass hieraus konkrete Abläufe für die handelnden Personen eindeutig definiert werden. Zur klaren Definition eignen sich Prozessdarstellungen. Dabei sind mindestens folgende Inhalte zu berücksichtigen: Prozessdarstellung (Workflow) Dauer / Termin / Zyklus Verantwortlichkeiten zu verwendende Dokumente und Vorlagen (Werkzeuge) Folie 17 von 26

18 B Wesentliche Inhalte Ablauforganisation Achten Sie bei der Erstellung von Prozessen innerhalb der Ablauforganisation darauf, dass die Prozesse gut verständlich, selbsterklärend und Eindeutig sind. Stellen Sie sich bei der Erstellung der einzelnen Arbeitsschritte immer die Frage: Was macht wann wer womit? Folie 18 von 26

19 B Wesentliche Inhalte Ablauforganisation Folie 19 von 26

20 C Fortschreibung & Aktualisierung Fortschreibung & Aktualisierung Folie 20 von 26

21 C Fortschreibung und Aktualisierung Die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung erfordert eine ständige Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen. Diese haben in der Regel eine direkte Auswirkung auf die Inhalte des Managementhandbuchs. Hierzu zählen beispielsweise gesetzliche und Normative Änderungen geänderte Projektanforderungen Veränderungen innerhalb der Projektorganisation Folie 21 von 26

22 C Fortschreibung und Aktualisierung Im Rahmen der erstmaligen Erstellung sind die Verantwortlichkeiten bei möglichem Anpassungsbedarf zu regeln und zu definieren. Unabhängig eines konkreten Anpassungsbedarfs durch geänderte Rahmenbedingungen sollten die Inhalte in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität hin überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Interne Audits ermöglichen eine regelmäßige Überprüfung hinsichtlich des Anpassungsbedarfs. Folie 22 von 26

23 D Fazit Fazit Folie 23 von 26

24 D Fazit 1. Die Anforderungen an Eigentümer und Betreiber erfordern ein geeignetes Instrument / Werkzeug zur Wahrnehmung der Verantwortung. 2. Mit dem Managementhandbuch kann bei frühzeitiger, strukturierter und zielorientierter Zusammenarbeit aller Beteiligten ein geeignetes Werkzeug / Instrument zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung geschaffen werden. Folie 24 von 26

25 D Fazit 3. Der Aufwand für eine Erstellung ist nicht unerheblich, lohnt sich allerdings durch die zu erzielende Rechtssicherheit die Möglichkeit zur Nutzung für projektspezifisches Qualitätsmanagement die Möglichkeit zur wirtschaftlichen Optimierung durch Aufzeigen der Objektorganisation Für eine Entscheidungsfindung und Schwachstellenanalyse ist die strukturierte Zusammenführung der bereits bestehenden Dokumente sinnvoll und zu empfehlen. Folie 25 von 26

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!