Projektmanagement an der JLU. Projekte in der Zentralverwaltung Von der Projektidee zur erfolgreichen Umsetzung

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Frauke Seidel
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1 Projektmanagement an der JLU Projekte in der Zentralverwaltung Von der Projektidee zur erfolgreichen Umsetzung

2 Gliederung 2 von 15 Sinn und Zweck des Projektmanagements Was ist ein Projekt? Von der Projektidee zum erfolgreichen Projektabschluss: Prozesse und Formulare Berichte Weiterentwicklung des Projektmanagements

3 Sinn und Zweck des Projektmanagements 3 von 15 Seit Einführung des neuen Steuerungsmodells haben sich die Rahmenbedingungen der Hochschulsteuerung permanent weiterentwickelt. Daraus resultierende Berichts- und Dokumentationspflichten, notwendige Veränderungen der Aufbau- und Ablaufprozesse sowie steigende Qualitäts- und Professionalisierungsansprüche müssen in den zuständigen Dezernaten und Stabsabteilungen neben dem Tagesgeschäft umgesetzt werden. Die Entwicklung von neuen Steuerungsinstrumenten, Konzepten, Modellen und Prozessen geschieht vermehrt in Projektstrukturen, zum Einen, um die teils sehr komplexen Anforderungen neben dem laufenden Tagesgeschäft bewältigen zu können und zum Anderen, um ein notwendiges abteilungsübergreifendes Handeln möglich zu machen. Um die Steuerung der Projekte über die klassische Aufbauorganisation hinaus und trotz der knappen Personalressourcen angemessen zu gewährleisten, hat sich die JLU zum Ziel gesetzt, ein zentrales Projektmanagement für die Projekte in der Zentralverwaltung aufzubauen.

4 Was ist ein Projekt? 4 von 15 Definition nach DIN 69901: "Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation. Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes einmaliges Vorhaben verfolgt ein klar definiertes Ziel ist bereichsübergreifend

5 Vor- und Nachteile von Projektarbeit 5 von 15 Welche Vorteile bringt Projektarbeit? Arbeit im geschützten Rahmen außerhalb der Linienstruktur Klare Zuständigkeiten und Strukturen; abgesteckter Ressourcenrahmen Chance auf kreative Problemlösungen durch übergreifende Sichtweise Welche Nachteile kann Projektarbeit bedeuten? Zusätzlicher Organisationsaufwand und evtl. Belastung des Tagesgeschäfts Demotivation der Projektbeteiligten bei Nichtgelingen Nachteile und Risiken von Projekten lassen sich durch sorgfältige Projektarbeit minimieren!

6 Von der Projektidee zum erfolgreichen Projektabschluss 6 von 15 Projektbeantragung Projektidee (in Absprache mit Vorgesetztem) Rückkopplung mit Ressortverantwortlichem Erstellung Projektauftrag Entscheidung über Projekt Aufnahme ins Projektportfolio (Stark vereinfachte Prozessdarstellung)

7 Projektbeantragung 7 von 15 Bei der Projektbeantragung ist darauf zu achten, dass das zentrale Projektmanagement einbezogen / informiert wird der formale Projektauftrag genutzt wird / die formalen Instrumente genutzt werden eine enge Rückkopplung mit allen Akteuren erfolgt

8 Projektauftrag 8 von 15 Für jedes neue Projekt ist ein genehmigter Projektauftrag erforderlich. Ausgangslage Ziele und Maßnahmen (Personal-)Ressourcen Meilensteine (s.a. Projektstrukturplan) Projektorganisation Überführung in die Linie nach Projektende Änderungen an übergeordneten Zielen bedürfen einer Genehmigung!

9 Projektstrukturplan 9 von 15 Der Projektstrukturplan (PSP) ist das Ergebnis einer Gliederung des Projekts in plan- und kontrollierbare Elemente. Der PSP wird hier zusätzlich ergänzt um Verantwortlichkeiten sowie eine Zeitplanung.

10 Maßnahmen zur Nachsteuerung 10 von 15 Bei kritischen Punkten (der Zeitbalken erscheint rot) können ebenfalls im PSP Maßnahmen zur Nachsteuerung dokumentiert werden.

11 Projektstatusbericht 11 von 15 Der Projektstatusbericht erfolgt quartalsweise an KB3.4 und dient der Erstellung eines Gesamtberichts zur Vorlage an die Kanzlerin.

12 Gesamtbericht 12 von 15 Berichtsempfänger können sein: Kanzlerin und/oder jeweilige/r Ressortverantwortliche/r Dezernentinnen / Dezernenten Präsidium Personalrat in der monatlichen Gemeinschaftlichen Besprechung (regelmäßiger TOP Projekte und Organisationsuntersuchungen)

13 Weiterentwicklung des Projektmanagements 13 von 15 Ausweitung der Unterstützungsangebote für die Projektleiter/innen und Projektmitarbeiter/innen: Unterstützung beim Verfassen des Projektauftrags sowie beim Füllen des Strukturplans Klärung und Unterstützung bei der Personalratsbeteiligung Unterstützung bei Aufzeichnung von Ist- und Sollprozessen Erarbeitung eines Kriterienkatalogs für eine möglichst realistische Kalkulation von Finanz- und Personalressourcen im Vorfeld des Projekts

14 Weiterentwicklung des Projektmanagements 14 von 15 Weitere Schritte in der Ausarbeitung des Projektmanagements allgemein: Definition bzw. Schärfung der Rollen im Projekt Erstellen eines Projekthandbuchs Erarbeitung von Kommunikationswegen und strategien Erarbeitung eines Projektabschlussberichts / Ergebnisberichts Erarbeitung weiterer allgemeiner Prozesse (bspw. Projektabschluss) Ausrollung des Projektmanagements auf die gesamte Verwaltung

15 Projektmanagement im Netz 15 von 15

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