Workshop Projektmanagement Barbara Kamphusmann FagusConsult Krankenhaus-Umwelttag NRW 2008

Transkript

1 Workshop Krankenhaus-Umwelttag NRW 2008 Projektmanagement Von der realistischen Planung zur erfolgreichen Umsetzung Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an Menschen. Tom de Marco Das macht ein Projekt aus die Herausforderungen liegen in verschiedensten Bereichen: 1. Ziele formulieren, festlegen, Zwischenziele, Meilensteine 2. Unplanbares, Flexibilität, ungewisser Ausgang 3. Komplexität, Innovation, Einmaligkeit 4. Projekte abgrenzen gegenüber Routineaufgaben 5. Ressourcen planen, akquirieren oder bewilligt bekommen 6. Aufwand an Personen, Finanzen, Know how etc. 7. Zeitplanung, Planung von Anfang und Ende, Zeitpuffer 8. fachübergreifende Zusammenarbeit, Unterstützung durch Gesamtorganisation, Kommunikation 9. eine eigene Organisationsform für Projekte entwickeln 10. Abhängigkeiten von Auftraggebern, Kooperationen, Finanzgebern etc. 11. Überwachung des Projektes, Erfolgskontrolle und sicherung, Ergebnisse in Alltag transferieren, Dokumentation 12. Projekt leiten, Führungsaufgaben, das Team und die Teamleitung Vergeben Sie 1 Stern für wenig Aufwand und bis zu 4 Sternen für den Bereich, der für Sie sehr viel Aufwand bedeutet. 1

2 Dreieck Personalmanagement Qualität / Inhalt (End-)termin Kosten / Personal / Budget Als Projektleiter / -leiterin sind Sie für alle Bereiche gleichermaßen verantwortlich. 2

3 Projekte planen Der Projektstrukturplan PSP Der Projektstrukturplan ist die Beschreibung der Projektaufgaben in Einzelschritten dieser wird üblicherweise im Team erstellt, so dass ein gemeinsames Aufgabenverständnis entsteht. Der PSP ist die gemeinsame Basis für die Ablauf- und Terminplanung der PSP ist aber kein Ablauf-, Terminoder Kostenplan sowie kein Projektorganigramm. Der PSP kann hierarchisch formuliert werden. Beispiel: Hausbau Unteraufgabe: Elektroinstallation zugeordnete Aufgaben: Hauptanschluss, Kabelweiterleitung, Etagen, Zimmer etc. Die Darstellung erfolgt in Form von Listen oder Baumstruktur (Organigramm)- siehe unten. Es handelt sich um eine individuelle Gliederung. Sie sollte in der Gruppe erarbeitet werden. Grundlage kann auch ein MindMap sein. Terminplanung 3

4 Die Zeit richtig einteilen: 30 % für Planung und Überwachung 25% für Koordination des Teams 20 % für Koordination anderer beteiligter Stellen 10% Kommunikation mit Gesamtorganisation 15% Administration Dies ist eine Zeitplanung für reine Projektmanager. Wenn Sie selbst auch projektbezogen arbeiten, muss dies entsprechend einbezogen werden. Vergessen Sie bei der Zeiteinteilung nicht Ihre Alltagsund Routinetätigkeiten. Bauen Sie für ein Projekt ebenfalls einen Alltag und eine gewisse Routine auf. Phasen: 1. Vorlauf 2. Planung 3. Durchführung, Anpassungen fortlaufend i. Die Durchführung kann mit MEILENSTEINEN, d.h. fest gelegten Zwischenergebnissen geplant und umgesetzt werden. Vorteile liegen in der Überprüfbarkeit und darin, dass Anpassungen vorgenommen werden können, wenn Meilensteine nicht wie geplant erreicht werden. 4. Kontrolle, Korrekturen, Nachlauf, (regelmäßige) Bilanz Jedes Projekt verlangt eine spezifische Aufteilung in Phasen, die individuell unterschiedlich ist. Wenn Sie die Phasen festgelegt haben, können Sie zu einer Grobterminplanung kommen: Rahmenterminplanung 4

5 Die Zeitdimension für die Rahmen- oder Grobterminplanung ist Monate oder Quartale und bezieht sich inhaltlich auf übergeordnete Aufgaben (20 50 je nach Projektlänge). Feinterminplanung Sie umfasst ca. 100 Vorgänge und bezieht sich auf Tage oder Stunden. Sie beschreibt die zeitliche Dimension einzelner Projektschritte. Steuerungsterminplanung Die Zeitdimension sind Tage. Hier werden alle Vorgänge genau geplant (mehrere hundert oder tausend Vorgänge). Dieser Steuerungsterminplan ist äußerst genau und wird z.b. bei Bauvorhaben verwendet. Darstellungsarten von Terminplänen 1. Terminliste, ist übersichtlich, wird beim Controlling zur Erfolgsmeldung verwendet. 2. Balkenplan, die Vorgänge werden in Spalten geschrieben, die entlang einer horizontalen Zeitachse positioniert werden, oben stehen die Vorgänge, die früh und unten die, die spät beginnen. 3. Netzplan, hier werden Zeitpuffer durch Vorwärts- (frühester Termin) und Rückwärtsterminierung (spätester Termin) angegeben. Tipp: Um einen Netzplan zu erstellen, sollten Sie zunächst jede Arbeitsaufgabe auf einen gelben Klebezettel schreiben und versuchen, diese Schritte in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. In einem Netzplan können Sie durch Pfeile Querverweise anbringen, um sich die Abhängigkeiten bewusst zu machen. Danach erstellen Sie eine grobe Terminliste. Mit Hilfe dieser Terminliste können Sie im Netzplan entsprechende Puffer erarbeiten und aufzeichnen. Dies geschieht in Form eines Netzplanknotens, der ff. Angaben enthält: Nummer, Name (d.h. z.b. Arbeitsaufgabe) D Dauer, 5

6 GP Gesamtpuffer, FP freier Puffer, FB frühester Beginn, SB spätester Beginn, FE frühestes Ende, SE spätestes Ende Ressourcenplan Streng genommen ist der Ressourcenplan eine dritter Plan, der zum Projektmanagement gehört und die Finanzen, Arbeitslöhne und stunden und alle weiteren Aufwendungen umfasst. Ressourcen können in den Projektstrukturplan eingearbeitet werden oder gesondert erfasst werden. Ein Ressourcenplan kann auch in einen Netzplan eingearbeitet werden. MENSCHEN im Projekt Ein Projekt zusammen durchführen 10 mögliche Leitsätze für eine gute Teamzusammenarbeit im Projekt (diese oder ähnliche Leitsätze sollten Sie selbst im Team für Ihr Projekt erarbeiten!) 1. Wir üben Verantwortung aufgabenbezogen und nicht hierarchiebezogen aus. 2. Informiert werden immer alle, Besprechungen finden regelmäßig statt, wichtige Infos werden niemandem vorenthalten! 6

7 3.Über Probleme (z.b. wenn Ziele drohen nicht erreicht zu werden) sprechen wir offen und suchen gemeinsam nach Lösungen. 4. Alles, was einmal formuliert, wurde kann auch wieder umformuliert werden. 5. Wir haben Zeit unsere Arbeit fortlaufend zu reflektieren und unsere Ergebenisse zu hinterfragen. 6. Rückschläge nutzen wir dazu nach den Ursachen zu fragen und es beim nächsten Mal besser zu machen. 7. Wir bauen unsere eigenen Stärken aus und fördern die Stärken der anderen. Schwächen gleichen wir aus. 8. Wir fragen nach jeder Entscheidung: Was bedeutet das? Was kommt danach? 9. Wir bleiben dicht am Kunden / an der Zielgruppe und stimmen unsere Vorstellungen mit ihnen ab. 10. Wir halten engen Kontakt zu Förderern, Geldgebern, zur Gesamtorganisation und werben so um Unterstützung und Verständnis für unser Projekt bzw. unseren Projektfortschritt. 7

8 Literaturauswahl Korff, Michael: Projektmanagement Management von Zeit, Ressourcen und Kosten im Rahmen eines Projektes, GRIN Verlag 2007 Oltman, Iris: Projektmanagement. Zielorientiert denken, erfolgreich zusammenarbeiten. Rowohlt (Berlin) 1999 Ottmann, Roland; Schelle, Heinz: Projektmanagement - Die besten Projekte, die erfolgreichsten Methoden C.H. Beck, 1. Auflage 2008 Schelle, Heinz: Projekte zum Erfolg führen. Projektmanagement systematisch und kompakt. Dtv (München) 5. Auflage