Projektcontrolling. Konzeption und Instrumente

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Bertold Hofmann
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1 Wirtschaft Sevil Sencan Projektcontrolling. Konzeption und Instrumente Studienarbeit

3 Inhaltsverzeichnis 1.Einleitung Definition Projekt Begriffserklärung Projektcontrolling Projektkonzeption und Projektplanung Realisierungsplanung Projektphasen und Arbeitsschritte Projektstrukturplan Terminplanung Meilensteinfestlegung Kapazitäten- und Ressourcenplanung Kostenplanung Risikoplanung Projektsteuerung Leistungskontrolle Terminkontrolle Kostenkontrolle Schluss... 20

4 1.Einleitung Viele Unternehmen sehen sich neuen Aufgabenstellungen gegenüber. Ursachen sind der weltweite Wettbewerb, die häufigen Produktwechsel und der Zwang zu permanenter Veränderung. Dies wird besonders in sehr dynamischen Bereichen, wie der Unterhaltungselektronik deutlich. Gab es dort vor 30 Jahren fast nur nationale Anbieter mit vergleichsweise einfachen Produkten, findet man heute weltweite Hersteller, die technisch hoch anspruchsvolle Produkte vermarkten. Natürlich ist von diesen Änderungen auch die Abwicklung der innerbetrieblichen Aufgaben betroffen. Der Anteil der Routineaufgaben nimmt ab, während zunehmend komplexe und neuartige Aufgaben anstehen, die in Form von Projekten abgewickelt werden müssen Definition Projekt Zur weiteren Einführung sollten noch einige Definitionen genannt werden. Sehr geläufig ist die Definition von Schröder: Als Projekt kann jede Aufgabe bezeichnet werden, die einen definierbaren Anfang und ein definierbares Ende besitzt, die den Einsatz mehrere Produktionsfaktoren für jeden der einzelnen, miteinander verbunden und wechselseitig voneinander abhängigen Teilvorgänge erfordert, die ausgeführt werden müssen, um das dieser Aufgabe vorgegebene Ziel zu erreichen. 2 Nach der DIN versteht man unter einem Projekt ein Vorhaben, welches im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in Ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.b.: Zielvorgabe mit definiertem Anfang und Ende Zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderer Vorhaben Spezifische Organisationen 3 Aus der Gesamtheit der Definitionen ergibt sich eine Fülle von Anforderungen an die Unternehmensführung, an das Management und an die Projektleitung. Projekte unterscheiden sich von der täglichen Routinearbeit und müssen dementsprechend nach anderen Gesetzmäßigkeiten behandelt werden. 4 1 Fiedler, Rudolf: Controlling von Projekten. Wiesbaden: Friedr. Vieweg Verlag / GWV Fach Verlage GmbH, S.2 2 Schröder Harald J.: Projekt-Management. Wiesbaden: Gabler Verlag, S Schröder Harald J.: Projekt-Management. Wiesbaden: Gabler Verlag, S. 17 2

5 Wie die einzelnen Merkmale von Projekten charakterisiert werden, wird im nächsten Abschnitt näher erläutert: Festgelegtes Ziel Ohne Ziel kein Projekt! Probleme entstehen, wenn am Anfang eines Projektes keine messbaren Ziele definiert werden. Daher sollten die Projektziele mit dem Management gemeinsam festgelegt und schriftlich fixiert werden. Anschließend leiten sich aus den Zielen die Maßnahmen ab. 5 Als Anfang des Projekts wird die Planung/Bekanntmachung der Kickoff- Veranstaltung definiert. Das so genannte erste gemeinsame Treffen mit möglichst Aller am Projekt beteiligten Personen. Hier werden die Projektbeteiligten und das Projekt vorgestellt. Selbstverständlich ist durch die Bindung personeller Ressourcen oftmals ein hoher Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Trotzdem sollte es durchgeführt werden um gleich zu Beginn ein Teamgeist und ein Zugehörigkeitsgefühl entstehen zu lassen. 6 Begrenzung des zeitlichen, finanziellen und personellen Rahmens! Demnach kann folgender Aspekt abgeleitet werden: Ein Projekt muss in einer vorgegebenen Zeit angefangen und abgeschlossen sein, hierzu wird ein bestimmtes Budget festgelegt, wozu ein speziell ausgesuchtes Team mit entsprechendem Know-How und Projektleiter zusammengestellt wird. Abgrenzung gegenüber anderer Vorhaben! Bei Projekten gibt es eine klare Unterscheidung zur Tages- bzw. Routinearbeit. Spezifische Organisation Da ein Projekt ein bestimmtes Ziel hat, ist es auch nötig eine entsprechende Organisation aufzusetzen. Es muss vor allem eine verantwortliche Person zum Projektleiter ernannt werden. Des Weiteren wird ein spezielles Team gebildet und es werden auch bei Bedarf externe Mitarbeiter in das Team integriert, die das besondere Know-How mitbringen. 4 Litke, Hans D.: Projektmanagement: Methoden,Technik,Verhaltensweisen. 5. Aufl., München: Hanser Verlag, S Vgl. Fiedler, Rudolf: Controlling von Projekten. Wiesbaden: Friedr. Vieweg Verlag / GWV Fach Verlage GmbH, S. 3 6 Vgl. Biel, Alfred 2007: Instrumente eines erfolgreichen Projektcontrollings, in CM Controller Magazin 2/07, S

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