Prozess- und Projektmanagement

Transkript

1 Prozess- und Projektmanagement 2011 Manfred Bauer Dipl.-Ing. Dipl.-Projektmanager (FH)

2 Ziele im Projektmanagement Für Projekte gilt: Es gibt kein nächstes Mal Es muss auf Anhieb klappen Keiner hat das Projektergebnis vorher gesehen 2

3 Ziele im Projektmanagement DIN Projektmanagement- Projektmanagementsysteme-Teil 5: Begriffe Projektziel: Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden. Alte Norm DIN 69901: Durch das Projektziel werden die Aufgabenstellungen und der Durchführungsrahmen des Projektes festgelegt. Alte Norm DIN 69905: Ein Projektziel ist ein nachzuweisendes Ergebnis und/oder eine vorgegebene Realisierungsbedingung der Gesamtaufgabe eines Projektes. 3

4 MbO = Management by Objectives Führung durch Zielvereinbarungen - Periodenziele - Gemeinsame Abstimmung und an der Zielerreichung erfolgt die Leistungsbeurteilung 4

5 MbE = Management by Exceptions Führung durchs Ausnahmeprinzip - Periodenziele - mit Toleranzen und nur bei Abweichung darüber wird informiert. 5

6 MbR = Management by Result Führung durch Ergebnisorientierung ähnlich wie MbO. Ziele werden aber vorgegeben. Ergebnisse müssen realistisch d.h. erreichbar und meßbar sein. 6

7 Projektdreieck Inhalte (Qualität) Projektziel Diese Ziele bestehen immer! Termine Kosten 7

8 Unterschied zwischen Aufgabe und Ziel Aufgabe Ziel handlungsorientiert ergebnisorientiert 8

9 Wie erkenne ich den Unterschied 9

10 Unterschied zwischen Aufgabe und Ziel Frage nach dem Warum? Aufgabe Ziel handlungsorientiert ergebnisorientiert 10

11 Ziele im Projektmanagement Im Projektmanagement haben Ziele folgende Funktionen zu erfüllen: Kontrollfunktion, Orientierungsfunktion, Verbindungsfunktion, Koordinierungsfunktion, Selektionsfunktion 11

12 Ziele als Kontrollfunktion Meßlatte Bewertung ob das Projekt insgesamt oder ein Teilziel erfolgreich war. Setzt die Meßbarkeit des Zieles voraus, d.h es muss quantifizierbar sein. Nicht: Wir wollen schnell laufen, sondern 100m in 60 Sekunden 12

13 Ziele als Orientierungsfunktion Wohin geht die Reise, welche grobe Richtung wird eingeschlagen? 13

14 Ziele als Verbindungsfunktion Begrenzte zeitliche Möglichkeit, eine Teamkultur durch lange gruppendynamische Prozesse entstehen zu lassen. Team ist oft neu zusammengesetzt Teammitglieder sind unterschiedliche Führungsstile gewohnt. Ausrichtung des Projektteams und Erzeugung eines Wir-Gefühls 14

15 Ziele als Koordinationsfunktion Festlegung gemeinsamer Ziele über Abteilungsgrenzen hinweg. Beispiele: Einkaufsziele für die Beschaffung Cash Management im Projekt-Controlling Folgeaufträge für Servicebereiche (sind auch Verbindungsfunktionen zur Teambildung) Frühzeitiger Hinweis, falls mehrere Projekte gleiche Zielsetzungen haben, die z.b. zu Personalengpässen führen. Aufzeigen gegenläufiger Ziele Projekt und Linie 15

16 Ziele als Koordinationsfunktion Die müssen im Einklang mit den übergeordneten Zielen stehen. 16

17 Ziele als Selektionsfunktion Basis für die Entscheidungsfindung in allen Projektphasen. Wahlmöglichkeiten werden an den Zielvorgaben gespiegelt. Es werden die Alternativen gewählt, die -im Sinne der Projekt -Zielerreichung- die Besten sind. 17

18 Ziele setzen Der Projekterfolg hängt vom Erreichen der ab. Gemeinsame Ziele erzeugen Motivation Ziele helfen die Effektivität zu verbessern 18

19 Zielklärungsprozeß 19

20 Zielklärungsprozeß Ziele können anfänglich ungenau sein. Ziele können sich verändern, wenn man sich auf sie zu bewegt. Je präziser das Ziel beschrieben ist, desto exakter kann der Zielraum beschrieben werden. 20

21 Zielperspektiven vs. Zielvorgabe Stehen die Zielperspektiven des Mitarbeiters, der Abteilung etc. im Einklang mit den Zielvorgaben im Projekt? 21

22 Über Ziele... Ziele müssen erreichbar sein Ziele sollten anspruchsvoll sein Ziele müssen messbar sein Ziele sollten vereinbart werden Ziele müssen genau beschrieben sein Ziele sollten von einer angemessenen Infrastruktur begleitet sein 22

23 .. Bis zum Ende der Dekade schießen wir einen JFK Mann Zitat auf den Mond und sorgen dafür, dass er heil wieder runterkommt. John F. Kennedy

24 Externe & interne Zielvereinbarungen Beispiele: Kunde Projektleiter(-team): Vertrag (Termine, Qualität, Leistung), Änderungen, andere Vereinbarungen Projektleiter (-teammitglieder) Linienmanagement: Marge, interne Verbesserungen Projektleiter Projektteammitglied: Ergebnis von Unterzielen innerhalb des Budgets Kunde Projektteam Linienmanagement 24

25 Führen mit Zielvereinbarungen 25

26 Schritte im Umgang mit n Definition der Aufgabe Definition des Ziels (= wichtiges Ergebnis aus Kundensicht und Sicht des Projektteams): Was soll erreicht werden? Für wen? Warum? Fälligkeitstag? Erforderliche Aufwendungen? Definition von Erfolgskriterien und Überwachungsmethoden Definition von Voraussetzungen und Bedingungen 26

27 Ziele setzen als Projektmanager Vereinbaren Sie für jedes Gespräch Ziele Vereinbaren Sie für jede Aufgabe Ziele Beschreiben Sie die Aufgabe so genau wie möglich Halten Sie die Vereinbarungen schriftlich/visuell fest. Vereinbaren Sie die Erfolgskriterien, die Meßmethode und die Zielkontrolle Bieten Sie Unterstützung an für den Fall, daß das Ziel aus eigener Kraft nicht erreicht werden kann. 27

28 Über Ziele... Die angenehmste Aufgabe ist nicht immer die wichtigste! 28

29 Ziel-Checkliste 29

30 Ziele im Unternehmen Projektergebnisse Projektergebnisse Projektergebniss 30

31 Ziele im Projekt und deren Bewertung 31

32 Ziele im Projekt und deren Bewertung 32

33 Ziele im Projekt und deren Bewertung 33

34 Ziele im Projekt und deren Bewertung 34

35 Es geht um das Ziel der Weg ist nur der Weg Heiko Mell Spielregeln für Beruf und Karriere ISBN Heiko Mell Springer Berlin Heidelberg 3. Auflage 35

36 Arbeitshilfen zur Vorlesung Prozess- und Projektmanagement Die zur Verfügung gestellten Dokumente/ Präsentationen lehnen sich weitgehend an das entsprechende Kapitel des PMF an. Es handelt sich um eine Arbeitshilfe für Studierende und nicht um ein zitierfähiges Werk mit entsprechendem Copyright. Büdingen Manfred Bauer 36