PROJEKTMANAGEMENT GRUNDLAGEN_1

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1 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik Dipl. Ing. Gerhard Strubbe IBM Deutschland GmbH Executive Project Manager (IBM), PMP (PMI) Tel.: Xing, LinkedIn PROJEKTMANAGEMENT GRUNDLAGEN_ Projektmanagement Grundlagen_1 1

2 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik DEFINITION WESENTLICHER BEGRIFFE Projektmanagement Grundlagen_1 2

3 Projekt Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen (PMI) Kann in der Linienorganisation nicht durchgeführt werden Interdisziplinär Eingeschränkt durch begrenzte Einsatzmittel Einmalig Zeitlich begrenzt Geplant, durchgeführt, gesteuert Projektmanagement Grundlagen_1 3

4 Teilprojekt Ein Teilprojekt ist ein einfacher steuerbarer Teil eines Projekts, das auch wie ein Projekt gemanagt werden kann Deckt eine bestimmte Phase im Projekt-Lebenszyklus ab Stellt bestimmte Anforderungen an die Fähigkeiten des ausführenden Personals Erfordert eine spezialisierte Technologie Projektmanagement Grundlagen_1 4

5 Projektmanagement Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektvorgänge, um die Projektanforderungen zu erfüllen Identifizieren von Anforderungen Formulieren klarer, erreichbarer Ziele Ausgleichen konkurrierender Bedürfnisse von Qualität, Inhalt und Umfang, Zeit und Kosten Anpassen der Spezifikationen, Pläne, Herangehensweisen an unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder Projektmanagement Grundlagen_1 5

6 Stakeholder Stakeholder sind Personen oder Organisationen, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind Projektleiter Kunden / Benutzer Projektmitarbeiter Trägerorganisation Sponsor Einflussnehmer Lieferanten Projektmanagement Grundlagen_1 6

7 Projektportfolio Ein Projektportfolio bietet eine Geschäftssicht auf Projekte und/oder Programme, die eine gemeinsame Charakteristik haben und aus Management Gesichtspunkten zu einer Gruppe zum Erreichen strategischer Unternehmensziele zusammengefasst werden (IBM) Beispiel: Alle Projekte zur Weiterentwicklung einer Produktfamilie Das Portfoliomanagement dient der Wertmaximierung eines Portfolios durch sorgfältige Untersuchung und Priorisierung von Programmen und Projekten Projektmanagement Grundlagen_1 7

8 Programm Ein Programm ist ein langfristiges Unternehmen zum Umsetzen einer Strategie oder eines Auftrags zur Verfolgung geschäftlicher oder organisatorischer Ziele. Ein Programm wird durch eine Anzahl von Projekten und fortlaufenden Aktivitäten realisiert. (IBM) Das Programmmanagement ist das koordinierte Management, um die strategischen Ziele und Leistungen des Programms zu erreichen Projektmanagement Grundlagen_1 8

9 Ziel eines Programms ist die Transformation von einem IST Zustand in einen SOLL Zustand bei der der Veränderungsgrad und die Zeitspanne wesentlich sind Grad der Veränderung SOLL IST Zeit Projektmanagement Grundlagen_1 9

10 Beispiel: Einführen einer Standardanwendung Standard Grad der Veränderung SOLL IST Zeit 4+ Jahre Einsparen von IT Kosten durch Einführen einer Standardanwendung Anpassen der Fachprozesse Neue Technologie im IT Bereich Messbare Zielsetzung: alle Daten sind migriert, die Altanwendung wird abgeschaltet Zeithorizont: 4+ Jahre Projektmanagement Grundlagen_1 10

11 Aspekte, die für ein Programm anstelle von mehreren Projekten sprechen Das Unternehmen verfolgt strategische Ziele Die Basis des Geschäfts wird verändert Es wird ein wesentlicher Wert für den Konzern erzeugt Eine Geschäftstransformation wird umgesetzt Das Unterfangen verlangt einen hohen Integrationsbedarf Das Vorhaben dauert sehr lange Es ist mit signifikanten Kosten und Risiken verbunden Projektmanagement Grundlagen_1 11

12 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik DER PROJEKTMANAGER Projektmanagement Grundlagen_1 12

13 Rolle des Projektmanagers Wird von der für den Projekterfolg verantwortlichen Organisation eingesetzt Ist verantwortlich für das Erreichen der Zielvorgaben des Projekts Managed die triple constraints (Inhalt, Zeit, Kosten plus business value) Stellt die Erfüllung der Anforderungen sicher Aufgabe Stakeholder (z.b. Projektteam, Management) Nimmt eine zunehmend strategische Rolle ein als Vermittler zwischen Organisation und Projekt Projektmanagement Grundlagen_1 13

14 Anforderungen an Projektmanager Methodisches, fachliches Wissen und Leistungsbereitschaft Methode und Instrumente des Projektmanagements Bereichsspezifisches Wissen (z.b. Software Entwicklung) Branchenkenntnis (z.b. Banken und Versicherungen) Kenntnis der Projektumgebung (z.b. Linienorganisation) Fähigkeit zum Umsetzen des Wissens Starke Zielorientierung Projektmanagement Grundlagen_1 14

15 Anforderungen an Projektmanager und soziale Kompetenz Führung Teambildung Motivation Kommunikation Beeinflussung Entscheidungsfindung Politisches und kulturelles Verständnis Verhandlungsführung Vertrauensbildung Konfliktmanagement Coaching Projektmanagement Grundlagen_1 15

16 Friedrich-Schiller-Universität Jena Fakultät für Mathematik und Informatik Lehrstuhl für Softwaretechnik PROJEKTORGANISATION Projektmanagement Grundlagen_1 16

17 Formen der Projektorganisation Die grundlegenden Formen der Projektorganisation unterscheiden sich hinsichtlich der Befugnisse der Projektleitung (PL) versus der Linie Quelle: Projektmanagement Grundlagen_1 17

18 Formen der Projektorganisation Stab-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Reine Projektorganisation Quelle: Projektmanagement Grundlagen_1 18

19 Einfluss der Organisationsstruktur Organisationsstruktur Linie / Stab Matrix (schwach / mittel / stark) Projekt Projektmerkmale Befugnisse des Projektmanagers Gering oder keine Gering bis mäßig bis hoch Hoch bis fast vollständig Ressourcenverfügbarkeit Wer managed das Projektbudget Gering oder keine Gering bis mäßig bis hoch Linienmanager Gemischt (Linien- / Projektmanager) Hoch bis fast vollständig Projektmanager Rolle des Projektmanagers Verwaltungspersonal des Projektmanagements Teilzeit Teil- / Vollzeit Vollzeit Teilzeit Teil- / Vollzeit Vollzeit Projektmanagement Grundlagen_1 19

20 Projekttyp und Organisationsform Auswahl der passenden Organisationsform anhand z.b. von folgenden Kriterien: Bedeutung für das Unternehmen Projektumfang Technologie Projektdauer Komplexität Unternehmenskultur Verfügbarkeit von Projektmanagern Projektmanagement Grundlagen_1 20

21 Projektmanagement in der Matrix Heute in vielen IT Organisationen anzutreffen Matrixorganisationen sind komplex und herausfordernd für Projektmanager, Linienmanager und Mitarbeiter Projektmanager: Führung ohne hierarchische Führungsrolle Linienmanager: Personalführung ohne direkte Befugnis im Projekt Mitarbeiter: Umgang mit der zwei-boss Situation (fachliche und personelle Führungskraft) Projektmanagement Grundlagen_1 21

22 Projektinterne Struktur Quelle: Projektmanagement Grundlagen_1 22