Prozess- und Projektmanagement

Transkript

1 Prozess- und Projektmanagement Mehrprojektmanagement Projektportfolio 2011 Manfred Bauer

2 Inhalt 1. Definition Portfolio 2. Historie 3. Portfoliotechnik BCG- Matrix Vorteile Nachteile 4. Projektportfolio 1. Ziele und Nutzen 2. Vorgehen 3. Unterteilung 4. Beispiel 5. Ergebnis 5. Projektportfoliomanagement 1. Fragestellung 2. Aufgaben 3. Ergebnis

3 Definition Portfolio Französische Übersetzung potrefeuille Brieftasche, Mappe Anwendung in der Wirtschaft: Einteilung und Bewertung von Geschäftsbereichen nach ausgewählten Kriterien Unternehmensportfolio: Marktanteil, Wachstum Produktportfolio: Gewinn, Anteil am Umsatz, Zuwachsraten Projektportfolio

4 Historie 50er Jahre: Erstes Wertpapierportfolio nach Markowitz Finanzbereich 60er Jahre: Boston Consulting Group oder McKinsey entwickelte in den Sechzigern Wachstums-/ Marktanteilsmatrix 70er Jahre: Geschäftsfeld- Portfolio: Entscheidungen über Ressourceneinsatz => Übergang zur Produktstrategie 90er Jahre: Projektportfolio: Analyse und Planungsinstrumente für das PM zur Optimierung der Ressourcen oder nach Gewinn, Qualität, Terminen

5 Portfoliotechnik BCG- Matrix Bsp.: Produktportfolio Auftragen Marktwachstum gegenüber Umsatz sog. BCG- Matrix (Boston Consulting Group) Marktwachstum hoch Nach wuchs? Stars niedrig Poor dogs niedrig Cash cows hoch Umsatz

6 Portfoliotechnik BCG- Matrix Marktwachstum? Umsatz Poor Dogs Eindeutige Strategieansätze -Produkt eliminieren, vom Markt nehmen. - ggf. ohne Investitionen mit geringen Budgets am Markt belassen bis Ergebnis negativ ist. Desinvestition Negativer oder ausgeglichener Cash-Flow, bzw. Ergebnis

7 Portfoliotechnik BCG- Matrix Marktwachstum? Umsatz Chance Selektive Strategieansätze Bei Entscheidung für Förderung: -Investieren, um Marktführerschaft zu erreichen. Bei Entscheidung für Rückzug: -Produkt vom Markt nehmen, keine Förderung Hoher Investitions-/Mitteleinsatz Negativer Cash-Flow, negatives Produkt- Ergebnis

8 Portfoliotechnik BCG- Matrix Marktwachstum? Stars Eindeutige Strategieansätze - Position als Marktführer halten und ausbauen. - Aggressive Expansion Umsatz Hoher Investitions-/Mitteleinsatz Ausgeglichener bzw. positiver Cash-Flow und Ergebnis

9 Portfoliotechnik BCG- Matrix Marktwachstum? Umsatz Cash-Cows Eindeutiger Strategieansatz - Produkt melken, hohe Gewinne und Cash-Flow erreichen - Mittelrückfluss für Förderung der Chance/Stars verwenden - Produkt so lange wie möglich am Markt halten Rationalisierungsinvestitionen Deutlich positiver Cash-Flow bzw. Ergebnis

10 Portfoliotechnik - Vorteile Grafische Darstellung komplexer Zusammenhänge Bestmöglicher Einsatz von Ressourcen Transparenz des Ressourcenverbrauchs Unterstützung der Entscheidungsträger bei Ausrichtung von Unternehmungen, Entscheidungsfindung Steigerung der Qualität und Planung Zielorientierte Problemlösung in Bezug auf unrentable Unternehmungen Erhöhung der Wirksamkeit der Kommunikation zwischen der Abwicklung und der Unternehmensleitung

11 Portfoliotechnik - Nachteile Nichtberücksichtigung weiterer unternehmensentscheidender Faktoren Manipulation bei der Gewichtung subjektiver Kriterien Nichtberücksichtigung von synergetischen Wechselwirkungen verschiedener Unternehmungen starke Vereinfachung der Daten

12 Projektportfolio Ziele und Nutzen Def.: Gesamtheit aller zu koordinierenden Projekte Ziele und Nutzen: Überblick über alle Projekte Nachweis der strategischen Entwicklung der Projekte regelmäßige Koordination von Zielen, Terminen und Kosten der einzelnen Projekte Kommunikation über die Auswirkungen auf andere Projekte (Projekterfahrungen) Entwickeln von Steuerungsmaßnahmen Nutzung vorhandener Synergien Abbruch von nicht erfolgsversprechenden Projekten

13 Projektportfolio - Vorgehen Vorgehen a.) Vorbereitung b.) Bewertung c.) Priorisierung d.) Planung

14 a.) Vorbereitung b.) Bewertung c.) Priorisierung d.) Planung a.) Vorbereitung Auswählen des Bewertungskatalogs nach der Unternehmensstrategie Definition der wirtschaftlichen Ziele durch das Management zur Messung des Erfolgs Sammlung aller notwendigen Projektdaten

15 a.) Vorbereitung b.) Bewertung c.) Priorisierung d.) Planung b.) Bewertung Bewertung durch Projektverantwortliche Bei bereits laufenden Projekten: Festlegung der Notwendigkeit für einen Abbruch und der Abbruchsfähigkeit (point of no return) Zur Bewertung wird das Portfolio verwendet

16 a.) Vorbereitung b.) Bewertung c.) Priorisierung d.) Planung Übertragung der Portfoliotechnik auf Projekte durch die Änderung der Kriterien der Achsen Matrixachsen einteilbar nach Einzelkriterien Leistungsindizes aus earned value Analyse Return on Invest (Rentabilität) Projektrisiko Projektbudget Laufzeit Thematische Ausrichtung Organisatorische Zuordnung Ertragsaussichten Kriteriengruppen Wirtschaftliche Bedeutung: Entwicklungsaufwand Personalreduzierung Kostenersparnis Rentabilität Amortisationsdauer Strategische Bedeutung: Kundenorientierung Wettbewerbsvorsprung Reaktionsfähigkeit Entwicklungsfähigkeit

17 a.) Vorbereitung b.) Bewertung c.) Priorisierung d.) Planung Kriterien Gewichtung Bewertungsfaktoren Punkte Max. (1-5) Punkte Amortisationsdauer 2 P Kostenersparnis 5 P Rentabilität 3 P Wirtschaftl. Bedeutung Entwicklungsfähigkeit 1 P1 1 5 Kundenorientierung 4 P Wettbewerbsvorsprung Strategische Bedeutung 3 P

18 a.) Vorbereitung b.) Bewertung c.) Priorisierung d.) Planung c.) Priorisierung Darstellung der Bewertung in BCG- Matrix Entscheiden und Festlegen der Prioritätsstufen der einzelnen Projekte Vorraussetzung: klare Erkennbarkeit der Abhängigkeiten unter den Projekten Abgrenzung sog. Muss- Projekte

19 a.) Vorbereitung b.) Bewertung c.) Priorisierung d.) Planung Strategische Bedeutung 40 P5 27 P1 20 P4 P3 P Wirtschaftliche Bedeutung

20 a.) Vorbereitung b.) Bewertung c.) Priorisierung d.) Planung d.) Planung Zeitliche Einordnung der Projekte Berücksichtigung der Abhängigkeiten der Projekte Kapazitätsabgleich Gesamtprojektplan Abgleich des Finanzplanes mit den definierten Projektzielen Erfolg des Projekts Priorisierung und Planung sind iterativ zu durchlaufen bis optimales Projektportfolio gefunden ist Entscheidung über Auswahl, Fortgang des Projekts

21 a.) Vorbereitung b.) Bewertung c.) Priorisierung d.) Planung Vergleich der Vorteile Portfoliotechnik Projektportfolio: Unterstützung der Entscheidungsträger bei Ausrichtung von Unternehmungen, Entscheidungsfindung Erhöhung der Wirksamkeit der Kommunikation zw. der Abwicklung und der Unternehmensleitung Grafische Darstellung komplexer Zusammenhänge Vergleich von Projekten Beschränkung der Projekte nach Anzahl und Umfang auf das notwendige Maß Konzentration und Investition in wichtige Projekte Vermeidung von Überschneidungen von Projekten

22 Projektportfoliomanagement - Fragestellung Anderer häufig verwendeter Begriff: Multiprojektmanagement Fragestellungen: Welche Projekte? Wichtigkeit der Projekte? Kapazitäten (Mensch und Material)? Stand der Projekte?

23 Projektportfoliomanagement - Aufgaben Bewertung der Projekte Analyse und Abhängigkeiten zw. laufenden Projekten Priorisierung Genehmigung, Ablehnung ggf. Abbruch von Projekten Überwachung von Projekten Koordination der Ressourcen Prüfung der Zielrichtung des Projektportfolios Sicherung der Projekterfahrungen Initiierung neuer Projekte Lenkungskreis

24 Projektportfoliomanagement - Ergebnis richtige Projekte, zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Umfeld Hilfestellung, Transparenz für Projektmitglieder Einzelne Projekte wie Geschäftsbereiche bzw. wie Produkte des Unternehmens Projektübersicht für das Management Frühzeitige Steuerung durch das Management Ziel: Ableitung strategischer Vorgaben für die Projekt- und Geschäftsleitung

25 Lenkungskreis

26 Arbeitshilfen zur Vorlesung Prozess- und Projektmanagement Die zur Verfügung gestellten Dokumente/ Präsentationen lehnen sich weitgehend an das entsprechende Kapitel des PMF an. Es handelt sich um eine Arbeitshilfe für Studierende und nicht um ein zitierfähiges Werk mit entsprechendem Copyright. Büdingen Manfred Bauer