Projektdokumentation als Teil zum Projekterfolg

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August Ritter
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1 als Teil zum syneris User Meeting 07. November 2013 mit Christian Rinner MIB, zpm

Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana Training,

2 pmcc consulting Projekte, Prozesse, Strategien 25 Mitarbeiter, 10 Sprachen, 200 Jahre Erfahrung 6 Standorte: Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana Training, Coaching, Beratung, Management auf Zeit, Tools 01 pmcc consulting 2

Christian Rinner MIB, zpm Senior Consultant Christian Rinner E: christian.

3 Christian Rinner MIB, zpm Senior Consultant Christian Rinner E: M: +43 / 676 / I: 01 pmcc consulting 3

4 > eine Frage der Projektkultur > Spielregeln im Projekt > Beitrag zum organisatorischen Lernen 4

5 Beurteilung Projektleiter Zielerreichung Beitrag zum organisatorischen Lernen Einhaltung: Budget Termine Ressourcen Stakeholderzufriedenheit 5

6 Was ist (Definition) > Eine ist gem. DIN die Zusammenstellung ausgewählter wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projekts > Zu unterscheiden ist grundsätzlich zwischen der Dokumentation des Projektverlaufs (Projektmanagementdokumentation, Projekthandbuch) und der Dokumentation des Inhalts (Ergebnisdokumentation) > Das Projekthandbuch beinhaltet alle aktuellen Projektpläne (Basispläne und die jeweils aktualisierten Pläne; optional: Fortschrittsberichte und Projektabschlussbericht) > Die Gliederung der inhaltlichen Dokumentation kann sich am Projektstrukturplan orientieren 6

7 Warum? > Das Vorgehen im Projekt und die Projektpläne sollten in einem angemessenen Umfang dokumentiert werden > Eine strukturierte Dokumentation dient der Nachvollziehbarkeit und Transparenz im Projektteam > Eine funktionale Projektmanagement-IT-Lösung trägt wesentlich zum professionellen und effizienten Projektmanagement bei > Eine umfassende Dokumentation stellt einen wertvollen Beitrag zum organisatorischen Lernen im Unternehmen dar > Die problemlose Integration zusätzlicher Projektbeteiligter ist durch eine lückenlose Dokumentation gewährleistet > Die Userakzeptanz bezüglich der eingesetzten IT-Tools ist sicherzustellen 7

Projekthandbuch Projektauftrag Projektstartereignis: > Entscheidung zur Projektdurchführung in der GF-Sitzung Projektendereignis: > Präsentation des Feinkonzeptes in der GF-Sitzung

8 Projekthandbuch Projektauftrag Projektstartereignis: > Entscheidung zur Projektdurchführung in der GF-Sitzung Projektendereignis: > Präsentation des Feinkonzeptes in der GF-Sitzung Projektstarttermin: > Projektendtermin > Projekt Projektziele: Nicht-Projektziele: > Ein Konzept für die Durchführung der > Bereits durchgeführte Veranstaltung xy liegt vor Veranstaltungen der Firma xy zu > Die inhaltlichen Schwerpunkte sind kopieren definiert > Realisierung der Veranstaltung > Ein Business Case ist errechnet > Inhaltliche und wirtschaftliche Promotoren sind bekannt > 5 Kooperationszusagen liegen vor 1 Projektleiter Phase B Phase C Phase D Phase E AP 4 AP 7 AP 10 AP 13 Hauptaufgaben (Phasen): > Projektmanagement > Analyse > Benchmarking > Grobkonzeption > Wirtschaftlichkeitsberechnung > Kontaktaufnahme > Feinkonzeption Projektressourcen und kosten: Ressourcen-/ Mengeneinheit Kosten (in Euro) Kostenart Personal ,- Fremdleistungen ,- Material ,- Sonstige (Reisekosten ,- Gesamtsumme , PL P-Koordination PL P-Controlling AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw. AP 5 AP 8 AP 11 AP AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw. AP 6 AP 9 AP 12 AP 15 Projektauftraggeber: > Susanne Mitterhuber, GF Projektleiter: > Max Mustermann, zpm, PMP PL AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw AP-Verantw. Projektteammitglieder: > Herr Huber > Frau Mayer > Herr Stenitzer Projektlenkungsausschussmitglieder: > Peter Stöckler, GF > Herbert Hinterstoder, GF P-Abschluss PL S. Mitterhuber, Projektauftraggeber, M. Mustermann, Projektleiter, Projektmanagement 1.1 P-Start 8

9 LL im Projektabschluss Projektabschlussbericht 9

10 Lessons Learned Die Ergebnisse der abschließenden Analyse und Evaluierung werden im Projektabschlussbericht dokumentiert. Dieser Bericht ist das Abschlussdokument im Projektmanagement und dient auch als Gesprächsgrundlage für eine optionale abschließende Projektauftraggeber-Sitzung. Besondere Bedeutung wird in Zukunft bei XXX auch dem kontinuierlichen Lernen zukommen, auch aus den Projekten. Deshalb wurde speziell dafür ein Prozess zum Lessons Learned ( gewonnene Erkenntnis) definiert. 10

11 Lessons Learned als Prozess jährlich quartalsweise monatlich bei Bedarf Projektabnahme Input: EPM Übergabe-/ Abschlussberichte Output: Archivierung d. Projekts im PPF Projektabschluss EPM Projektabschluss prüfen Aufbereitung für STK + GL Info an STK und GL Kommunikation Durchführung STK-Sitzung an GL Info an AG + PL Teilprozess Unternehmensplanung Ablehnung Proj.abnahme Teilprozess: Lessons Learned Lessons Learned im Projekt- Abschluss- Workshop Lessons Learned- Dokumentation im Projekt- Abschluss- Bericht Sammlung Lessons Learned durch Projekt- Portfolio Manager Auswahl häufigster Lessons Learned- Punkte Durchführung von Optimierungs- Maßnahmen (KVP) zyklisch Kommunikation Optimierung per Intranet; ggf. direkt an GL zyklisch Präsentation Optimierung im erweiterten PM-Board 11

Projektablage > Zentral/Dezentral > Einheitliche Ablagestruktur nach PSP-Gliederung > Zugriffsberechtigung > Lese-/ Schreibschutz > Namenskonvention > Versionenmanagement Gliederung nach

12 Projektablage > Zentral/Dezentral > Einheitliche Ablagestruktur nach PSP-Gliederung > Zugriffsberechtigung > Lese-/ Schreibschutz > Namenskonvention > Versionenmanagement Gliederung nach Projektstrukturplan 1. Projekt XY 1.1 Projektmanagement Projektstart Projektcontrolling Projektkoordination Projektabschluss 1.2 Phase Arbeitspaket I Arbeitspaket II Arbeitspaket III 12

13 Negativbeispiele für > Dokumentation der Lessons Learned liegt lokal gespeichert am Rechner des Projektleiters > Lessons Learned / Projektabschlussbericht werden ins Intranet gestellt (wer liest schon alte Abschlussberichte) > Die Leute werden es sich schon merken (Dokumentation im Kopf) 13

Dokumentenmanagement, mit welchem ich eine Ablage professionell managen kann > Die zwei Nutzen der Ablage: > Während des Projekts: Damit im

14 Die Frage nach dem richtigen Tool / System > Wähle ich ein Projektmanagement Tool, welches eine Projektablage dabei hat bzw. eine Projektablage unterstützt > Es gibt viele Projektmanagement-Tools die leider keine unterstützen > Wähle ich ein separates Tool für Dokumentenmanagement, mit welchem ich eine Ablage professionell managen kann > Die zwei Nutzen der Ablage: > Während des Projekts: Damit im aktiven Projekt alle relevanten Dokumente leicht gefunden werden > Nach dem Projekt: Damit Punkte / Dokumente für ähnliche Projekte wiedergefunden werden können 14

Zusammenfassung Aus Toolsicht bestehen grundsätzlich drei

Projektmanagement-Software, mit der auch eine Dokumentation

Ablage nach Projektstrukturplan-Gliederung) > Spezialsoftware,

15 Zusammenfassung Aus Toolsicht bestehen grundsätzlich drei Möglichkeiten: > Arbeiten mit Windows Explorer > Arbeiten mit Projektmanagement-Software, mit der auch eine Dokumentation gemacht werden kann (z.b. Ablage nach Projektstrukturplan-Gliederung) > Spezialsoftware, welche ausschließlich dafür konzipiert ist, sauberes, professionelles Dokumentenmanagement zu machen, wie z.b. Syneris 15

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