Projektentwicklung 4. Semester

Transkript

1 Projektentwicklung 4. Semester Projektplanung Teil 5 - Projektsetupaktivitäten Folienskriptum für das 4. Semester HTBLuVA Wien, Spengergasse 20 Inhalte Zusammenfassung der Projektplanungsaktivitäten Zusammenfassung der Setup-Aktivitäten Erstellen des Projekthandbuches Diverse Setup-Aktivitäten Projektstartmeetings Projektmarketing PRE Folienskriptum Die Spengergasse 2 1

2 Zeitliche Lage der Projektsetupaktivitäten Projektmanagementprozesse Projektabnahme Abschlussprozess Projekt- Controlling Prozess Risiko Management Prozess Dokumentations-, Qualitätsmanagement -und Kommunikationsprozess Startprozess Vorprojektphase Nachprojektphase Projektauftrag PRE Folienskriptum Die Spengergasse 3 Typische Situation zu Projektstart Klarer Plan Unerkannte Risiken Klare Ziele PRE Quelle: Folienskriptum Procon Austria Die Spengergasse 4 2

3 Typische Situation während der Umsetzung des Projektplanes Projektrisiken Mitarbeiterfluktuation Planänderungen Zieländerungen PRE Quelle: Folienskriptum Procon Austria Die Spengergasse 5 Projektplanung: Überblick 1. Projekt strukturieren Projektstrukturplan AP1 AP2 2. Arbeitspakete (APs) definieren 3. Aufwandsschätzung 4. Abhängigkeitsermittlung Projektablaufplan AP 1 AP 2 Terminplan 5. Ressourcenplanung 6. Kostenplanung 7. Planoptimierung Ressourcenplan Kostenplan Meilensteinplan Weitere Planungsthemen Risikomanagement Projektkommunikation Projektdokumentation Qualitätsmanagement,... PRE Folienskriptum Die Spengergasse 6 3

4 PM-Setup während der Startphase Erstellen des Projekthandbuches Diverse Setup-Aktivitäten Abhalten von Projektstartmeetings Team-Building (Details folgen im 5.Sem.) Rollendefinitionen, Anforderungen an das Team etc. Projektumfeld- bzw. Stakeholderanalyse (siehe 3. Sem.) Projektmarketing Ziel des Projektmarketings ist es, die im Projekt verfolgten Strategien und die angestrebten Projektergebnisse den relevanten Projektumwelten zu kommunizieren. PRE Folienskriptum Die Spengergasse 7 Das Projekthandbuch (1/2) Grundsätzliches Das Projekthandbuch ist die Bibel für alle Projektbeteiligten Das Projekthandbuch regelt und beschreibt die wichtigsten projektrelevanten Aspekte Das Projekthandbuch wird vom Projektmanager zu Projektbeginn erstellt und danach nach Bedarf aktualisiert Wichtige Inhalte (1/2) Projektdefinition inkl. Zieldefinition Umfeldmanagement Gestaltung der Projektorganisation Projektplanung (Termine, Ressourcen, Kosten) Funktionendiagramm PRE Folienskriptum Die Spengergasse 8 4

5 Das Projekthandbuch (2/2) Wichtige Inhalte (2/2) Qualitätsmanagement Risikomanagement Änderungs- und Entwicklungsmanagement (Change Management) Projektinformationswesen und Projektkommunikation Projektadministration und Projektdokumentation Management der Projektinfrastruktur (eingesetzte Tools) Projektcontrolling Glossar Event. Anhänge PRE Folienskriptum Die Spengergasse 9 Diverse Setup-Aktivitäten Auftraggeber Festlegen eines eindeutig festgelegten Auftraggebers bzw. Ansprechpartner für den Projektleiter bei fachlichen und organisatorischen Problemen Definieren von Aufgaben, Befugnissen und Verantwortungen Insbesondere für Auftraggeber, Projektleiter, Projektteammitglieder, in der Regel auch noch Linienvorgesetzte (z.b. Gruppenleiter), Entscheidungsgremium, Qualitätssicherungs-Beauftragter usw. Anlegen einer Projektakte (Projektordner) Anlegen eines Projekttagebuches Einrichten eines Projektbüros PRE Folienskriptum Die Spengergasse 10 5

6 Projektstartmeetings (1/3) Proj. Man. Qualität Niedrig mittel hoch Einzelgespräche Projektsitzung Projektworkshop Niedrig mittel hoch Ressourcenbedarf PRE Folienskriptum Die Spengergasse 11 Projektstartmeetings (2/3) Einzelgespräche Mit den wichtigsten Projektstakeholder Kick-Off Meeting Projektauftraggeber & Projektmanager informieren das Projektteam (Einweg-Kommunikation, 1-3 Std.) Projektstartworkshops bzw. Klausur Wenn möglich extern, starke Interaktion, starke Teambildung, 1-3 Tage) Zu beachten: Relation Aufwand / Nutzen Meetingarten (Informationsmeeting / Arbeitsmeeting) PRE Folienskriptum Die Spengergasse 12 6

7 Projektstartmeetings (3/3) Ziele des Projekt Kick-Off Meetings Vorstellung der einzelnen Teammitglieder Klärung der Rollen der einzelnen Teammitglieder Herstellen eines gemeinsamen Informationsstandes für alle Projektbeteiligten Festlegen von Spielregeln für die Teamarbeit Organisation (Protokoll, Raumreservierung, Beschlussfindung, Moderation, etc.) Kommunikation innerhalb des Teams und mit der Umgebung Verhaltenskodex (Vorbereitung von Sitzungen, Pünktlichkeit, maximale Redezeit, etc.) Sanktionen bei Nichteinhalten der Spielregeln ("Mannschaftskasse",...) PRE Folienskriptum Die Spengergasse 13 Wozu Projektmarketing? (1/2) Nicht alle Mitarbeiter und Manager im Unternehmen kennen das neue Projekt und stehen hinter ihm: Unkenntnis über die Aktivitäten benachbarter Bereiche Grundskepsis gegenüber Neuerungen Streben nach Sicherheit, Angst vor Veränderungen Negative Grundstimmung durch gezielte oder ungezielte Verunsicherung weiterer Mitarbeiterkreise Risiko insbesondere bei Implementierungsprojekten (z. B. Einführung betriebswirtschaftlicher Standardsoftware) Gegensteuerung durch Projektmarketing, d. h. Verkaufen des Projekts im Unternehmen und Etablierung einer positiven Projektkultur PRE Folienskriptum Die Spengergasse 14 7

8 Wozu Projektmarketing? (2/2) Jedes Projekt braucht guten Ruf Fördert Motivation des Teams Fördert Akzeptanz des Projektes Bringt Unterstützung von außen Nutzen Sie jede Gelegenheit, das Projekt vorstellen zu können Lösen Sie Konflikte innerhalb des Teams PRE Folienskriptum Die Spengergasse 15 Mögliche Projektmarketing Maßnahmen Einprägsame Projektbezeichnung Verwendung eines eigenen Projektlogos Projektpräsentationen und -publikationen Werbematerialien mit Projektlogo (z. B. Buttons, Anstecknadeln, Kugelschreiber, Mousepads etc.) Social Events/Activities (z. B. Projektfeier, Projektstammtisch) Information des Betriebsrats Einführungsseminare für betroffene Abteilungen und Mitarbeiter Herausgabe einer Projektzeitschrift bzw. Projekt-Newsletter PRE Folienskriptum Die Spengergasse 16 8

9 Bereits am Start werden die Sieger ermittelt Sage mir, wie das Projekt beginnt und ich sage Dir, wie das Projekt endet PRE Folienskriptum Die Spengergasse 17 Weitere Informationen Buch EDV Projektentwicklung von Schwab, Schneider & Schwab-Matkovits, ISBN , Manz Verlag Buch Projektmanagement von Patzak / Rattay, ISBN , Linde Verlag Buch Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling von Harold Kerzner, ISBN Buch Projektcontrolling von Berta Schreckeneder, ISBN X, Haufe Verlag Buch IT-Projektmanagement von Uwe Frölich, Andreas Heiden, Thomas Heydemann, ISBN , Verlag mitp PMBOK Guide von PMI, ISBN PM Baseline von PMA ( -Downloads) PRE Folienskriptum Die Spengergasse 18 9