projektmanagement einführen! wie bringt man projekte im unternehmen zum funktionieren? DGQ-Regionalkreis-Sitzung am

Transkript

1 projektmanagement einführen! wie bringt man projekte im unternehmen zum funktionieren? DGQ-Regionalkreis-Sitzung am

2 tomkat training ganzheitliches projektmanagement

3 tomkat training fullsize anbieter

4 tomkat training produkt portfolio

5 tomkat training kernkompetenzen und geschäftsfelder projektmanagement selbstmanagement social skills hochpräzisionsmanagement

6 tomkat training standorte + team frankfurt buxheim fuschl tomkat deutschland tomkat österreich 2 partner 10 experten und kooperationspartner

7 in balance?

8 1. die projektorientierte organisation

9 ... die projektorientierte organisation

10 ... die epm- und mpm-organisation gf stab stab ps pmb mpm abt abt abt abt ma ma ma ma ma ma ma ma epm ma ma ma ma ma einflussprojektorganisation projektorganisation

11 ... die epm- und mpm-prozesse strategische planung und steuerung (sps) ressourcenmanagement (rm) budgetplanung und finanzcontrolling (bpfc) begleitende mpm-prozesse (bmpm) auslösende linienprozesse projektbeauftragung (mpb) multiprojektcontrolling (mpc) projektabnahme und -evaluierung (mpae) nachfolgende linienprozesse projektabschluss projektstart projektcontrolling projektkoordination projektmarketing p-antrag unterschrieb. p-auftrag freigegeb. phb freigegeb. fortschrittsber. p-abschlussbericht

12 2. einführung/professionalisierung des projektmanagements im unternehmen

13 nutzen einer pm einführung/ pm professionalisierung + hohe transparenz in den projekten / vergleichbarkeit der projekte + erhöhung der qualität, senkung der projektkosten, verkürzung der projektdurchlaufzeiten durch professionelle und standardisierte planung und steuerung der projekte + know-how transfer in zukünftige projekte und in die linie + standardisiertes pm erzeugt ein gruppenübergreifendes verständnis und eine einheitliche sprache im projektmanagement

14 kritische erfolgsfaktoren! ressourcenverfügbarkeit des projektteams! das top management unterstützt das vorhaben! committment des projektteams zu den projektzielen und zu den arbeitsergebnissen! aktives stakeholdermanagement wird durchgeführt! zielgruppenorientierte pm ausbildung hat stattgefunden! effektives projektmarketing zur organisation (erfolg = qualität x akzeptanz)

15 vorgehensweise bei der pm-einführung 1. einführung von einzelprojektmanagement (epm) 2. review des epm (nach ca. 1 jahr) 3. definition von optimierungsmaßnahmen 4. optional projekt portfoliomanagement (mpm) 5. optional ressourcenmanagement ablauforientiertes vorgehen zur entwicklung und implementierung eines professionellen projektmanagements

16 1 einführung von einzelprojektmanagement konzeptionsphase konzeptionsphase festlegen umfang epm erarbeiten von pm richtlinien, rollen, epmprozessen, pmmethoden, it einsatz parallel: erstellung des zielgruppenorientierten schulungskonzepts interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement

17 1 einführung von einzelprojektmanagement umsetzungsphase umsetzungsphase pm richtlinien und hilfsmittel umsetzen interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement

18 1 einführung von einzelprojektmanagement pilotphase pilotphase implementierung und tests an ausgewählten pilotprojekten optimierung des epm beginn der schulungen interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement

19 1 einführung von einzelprojektmanagement implementierungsphase implementierungsphase rollout des unternehmensspezifischen projektmanagements optional: abschluss der schulungen interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement

20 1 einführung von einzelprojektmanagement reviewphase reviewphase evaluierung und korrekturen im epm entscheidung zur weiteren vorgehensweise im multiprojektmanagement interne kommunikation / internes projekt-marketing / changemanagement

21 vorgehensweise bei der pm-einführung die nächsten schritte 1. einführung von einzelprojektmanagement (epm) 2. review des epm (nach ca. 1 jahr) 3. definition von optimierungsmaßnahmen 4. optional projekt portfoliomanagement (mpm) 5. optional ressourcenmanagement nach dem review des epm werden weitere schritte zur einführung des mpm und des ressourcenmanagements definiert. definition und erarbeitung der mpm richtlinien und tools definition und erarbeitung der detailierungsebene im ressourcenmanagement ggfs. definition und einführung eines ressourcen-tools

22 3. einführung/ professionalisierung des projektmanagements im unternehmen am beispiel eines stahlbauunternehmens mit ca. 140 mitarbeitern

23 professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmen ausgangssituation fakten die firma stainless steel erholt sich nach einer insolvenz der investor besteht auf eine baldige iso-9001 zertifzierung parallel soll der neue gf projektmanagement analysieren und ggfs. optimieren nach einer ist-analyse ist handlungsbedarf erkennbar die pm optimierung wird als internes projekt aufgesetzt die komplette führungsmannschaft incl. gf sind im kernteam

24 generell: professionalisierung des projektmanagements durchführung als internes projekt projektorganisation für breite akzeptanz innerhalb des unternehmens saubere leistungs-, termin-, ressourcen- und kostenplanung und controlling stufenkonzept (epm, dann mpm, dann ressourcenmanagement) einzelprojektmanagement-professionalisierung personalentwicklung (training, coaching) und organisationsentwicklung (richtlinien und hilfsmittel, edv-einsatz) multiprojektmanagement mpm-organisation, -prozesse und projektedatenbank

25 professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmen ablauf

26 professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmen grober terminplan

27 generell: projektbegriff und pm-ansatz temporäre aufgaben in verschiedenen organisationsformen temporäre aufgabe programm kleinprojekt projekt aufgabe hat hohe komplexität mehrere projekte und kleinprojekte mit der gleichen zielsetzung linie aufgabe hat geringe komplexität aufgabe hat mittlere komplexität komplexität

28 professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmen projektdefinition kriterien kleinprojekt vs. projekt (beispiel) kriterien kleinprojekt projekt organisatorische komplexität (anzahl der involvierten abteilungen) inhaltliche komplexität 2-3 abteilungen > 3 abteilungen keine auswirkungen auf strukturen und prozesse des unternehmens personaleinsatz 80pt 200pt >200pt projekt liefert ggf. neue organisatorische strukturen und/oder prozesse kosten > dauer min. 2 monate mind. 6 monate risiko aufgabe ohne wirkung auf externe umwelten des unternehmens (kunden, lieferanten, presse) aufgabe mit wirkung auf externe umwelten des unternehmens (kunden, lieferanten, presse)

29 professionalisierung des pm in einem stahlbauunternehmen überblick pm methodenliste projektplanung kleinprojekt projekt projektauftrag arbeitspaketspezifikation arbeitspaketverantwortliche X X X X balkenplan ergebnisplan / betrachtungsobjekteplan X finanzmittelplan funktionendiagramm kommunikationsstrukturen X kostenplan X meilensteinplan X X organigramm X projekthandbuch X X projektstrukturplan (psp) X X ressourcenplan X risikoanalyse X rollenbeschreibung stakeholderanalyse X terminliste projektfortschrittsbericht (controlling) X X projektabschlussbericht (abschluss) X

30 generell: projektbegriff und pm-ansatz methodenübersicht regeln abgrenzung und kontextanalyse leistungsplanung terminplanung oranisation ressourcen- und kostenplanung projektauftrag projektzieleplan vor- und nachprojektphase stakeholderanalyse ergebnisplan projektstrukturplan to-do liste ap- spezifikationen terminliste meilensteinplan balkenplan vernetzter balkenplan projektorganigramm projektrollen funktionendiagramm projektkommunikationsstrukturen ressourcenplan kostenplan risikoanalyse finanzmittelplan beziehungen zu anderen projekten netzplan spielregeln ap-verantwortliche

31 generell: projektmanagement als prozess vorprojektphase projektmanagement prozess nachprojekt phase vorläufiger projektauftrag projektauftrag unterschrieben projektabschlussbericht projektkoordination projektmarketing projekt projektcontrolling projektbeauftragung projektabschluss projektstart projektevaluierung [projektkrise] inhalt idee planung beschaffung durchführung abnahme nachbereitung 1. besprechung abnahme

32 generell: projektmanagement als prozess phase 1 strategische entscheidung abgelehnt linienauftrag nein nein?? OK! pwa anfrage des kunden erstellung von lasten- und pflichtenheft prüfung inhalte und vertrag ok? freigegebener kundenauftrag zuordnung zu pag und pd durchführung projektwürdig? übergabe an phase 2 vertrieb pd +

33 generell: projektmanagement als prozess phase 2 beauftragungsphase PD + auswahl des projektleiters erstellung der erstansätze termine ziele p-team psp (optional) dokumentieren in phb vorläufig! überprüfung der auftragsunterlagen vorläufiger projektauftrag PD + lenkungskreis

34 generell: projektmanagement als prozess projektcontrollingprozess

35 4. geeignetes projektpersonal und zielgruppengerechte schulung

36 projektmanager anforderungen icb 3.0

37 projektmanagement schulung incl. zertifzierung ipma level d dauer der schulung wer? wieviele teilnehmer pm methoden 3 tage gf 2 incl. stainless steel prozesse ipma pl ptm's 2 8 gesamt: 12 pm prozesse ipma zert 2 tage pl 3 ipma gf 1 ptm s 12 gesamt: 16 führen in projekt-teams 2 tage pl 3 ipma gf 1 ptm's 12 gesamt 16 methoden und prozesse stainless steel 1 tag pma' s 18 info-veranstaltung für alle restlichen ma 2 stunden alle ma zertifizierungsvorbereitung 1,5 tage alle zertifikanten 8

38 definition der eignungsmerkmale für projektmanager soziale kompetenz kommunikation verbale ausdrucksfähigkeit, argumentation und rhetorik teammanagement/ motivation konstruktive zusammenarbeit mit kollegen im hinblick auf ein gemeinsames ziel konfliktmanagement und durchsetzungsvermögen sicherheit im umgang mit konflikten und auseinandersetzungen interkulturelle kompetenz sozialkompetenter umgang mit personen anderer kulturen

39 definition der eignungsmerkmale für projektmanager managementkompetenz innovation und veränderungsbereitschaft vorantreiben von innovationen, offenheit für veränderungen aufgabenmanagement/ planungskompetenz pragmatische, logische und effiziente bearbeitung von aufgaben entscheidungsfähigkeit und ergebnisorientierung eigenverantwortliches und zielorientiertes entscheiden stress-/ selbstmanagement belastbarkeit und eigener kräftehaushalt unternehmerisches und strategisches denken und handeln berücksichtigung von strategischen zielen und ökonomischen aspekten; effizienter ressourceneinsatz; kunden- und serviceorientierung

40 karrierepfad zum projektmanager 1. bewerbungsgespräch als projektleiter 2. projektmanagement grundausbildung 1. pm methoden 2. pm prozesse 3. führen in projekt teams 3. umsetzung in die praxis 1. als projekt-mitarbeiter 2. als projekt-teammitglied 3. als projektmanager kleiner projekte 4. development center für den weiteren einsatz 1. große projekte 2. programme 3. portfoliomanager

41 next generation management! tomkat training gmbh hauptstrasse buxheim fon +49 (0) fax +49 (0) amtsgericht memmingen, hrb geschäftsführer: tom haug und dr. katharina haug