Projektmanagement Handbuch

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1 Inhaltsverzeichnis ALLGEMEINES Allgemein Angaben zum Ziele des es Aufbau des es Dokumentenhistorie Dokumentenablage Gültigkeit Mitgeltende Dokumente Ansprechpartner Review Freigabe VORGEHENSWEISE NACH IPMA Sicherstellung der Einhaltung des PM-es Phasen nach IPMA IPMA-Phasen in Prozessform PROJEKTINITIALISIERUNG Ausgangssituation und Projektkontext Big Picture Projektumfeldanalyse Projektsteckbrief/-auftrag Projektsteckbrief Projektauftrag PROJEKTDEFINITION Durchführbarkeitsstudie (Feasibility Study) Stakeholderanalyse Version: 1.65 Seite 2 von 67

2 4.3 Risiko.-und Chancenmanagement Projektzieleplan Phasenplanung Aufwandsabschätzung Projektkategorisierung Projektstrukturplan (PSP) PROJEKTPLANUNG Projektorganisation Meilensteinplan Prozessschritte der Ablauf.- und Terminplanung Arbeitspaket-Spezifikation Ablaufplanung Terminplan Ressourcenplanung Kostenplanung Projektkommunikationsplan KickOff-Meeting PROJEKTDURCHFÜHRUNG Statussitzungen Besprechungen Berichtswesen Projektfortschrittsbericht Aktivitätssheet/TP-Bericht Störbericht Risikoreport Offene-Punkte-Liste Projekttagebuch Änderungsmanagement Risiko.- und Chancenverfolgung Prognosen.- und Fortschrittsbewertung Earned Value Analyse Meilenstein Trend Analyse PROJEKTABSCHLUSS Seite 3 von 67

3 7.1 Planung der Abnahme Projektabnahme Projektabschluss & Bewertung Projekterfolg STANDARD MEILENSTEINKONZEPT PM-Meilensteine und Meilensteinergebnisse M0: Projektbeginn M1: Ende der Projektstartphase M2: Start der Anforderungsaufnahmephase M3: Ende der Anforderungsaufnahmephase M4-My:<Variabel und sind Projektabhängig> Mz: Projektende PROJEKTREVIEW/PROJEKTAUDIT Grundsätzliches Funktionsweise Bedienung Formular ANHANG Rollenbeschreibung Checklisten Projektdefinition Projektplanung Projektdurchführung Projektabschluss Sonstige Verfahrensbeschreibungen Verfahren zur Entwicklung von Projektzielen Beschreibung von Zielen Zielbeziehungen Verfahren zum Risikomanagement Risiken identifizieren Risiken analysieren Maßnahmen planen und Umsetzen Erfahrungssicherung Ermittlung von Kosten undnutzen Verfahren Trendanalysen Abkürzungsverzeichnis Seite 4 von 67

4 Abbildungsverzeichnis Abbildung 2-1: PM-QS-Prozess Abbildung 2-2: Standardprojektverzeichnis Abbildung 3-1: Ausgangssituation und Projektkontext Abbildung 4-1: Stakeholder Portfolio Abbildung 4-2 Zielmittelhierachie (Teilausschnitt) Abbildung 4-3: Phasenplanung Abbildung 4-4: Darstellung einer Projektkategorisierung Abbildung 4-5: Darstellung des mögl. Projektstrukturplans Abbildung 5-1: Projektorganisation Variante Abbildung 5-2: Projektorganisation Variante Abbildung 5-3: Projektorganisation Variante Abbildung 5-4: Prozessschritte der Ablauf.-und Terminplanung Abbildung 5-5: Vorgangsdarstellung nach IPMA Abbildung 5-6: Darstellung eines einfachen Netzplan mit Visio Abbildung 5-7: Darstellung einer mögl. Stakeholderkommunikationsmatrix Abbildung 6-1: (Gesamt-) Projektfortschrittsbericht Variante Abbildung 6-2: Statusbericht (Projektfortschrittsbericht) Variante Abbildung 6-3: Teilprojektbericht/Aktivitätssheet in Power Point Abbildung 6-4: Störbericht Abbildung 6-5: Risikoreport Abbildung 6-6: MTA Abbildung 7-1: Ausschnitt aus dem SignOff-Dokument Abbildung 9-1: Projektreviewformular Abbildung 10-1: Zielhierarchie Abbildung 10-2: Risikomanagement Tabellenverzeichnis Tabelle 1-1: Dokumentenhistorie... 7 Tabelle 1-2: Mitgeltende Dokumente Tabelle 1-3: Ansprechpartner Tabelle 1-4: Reviewverantwortliche Tabelle 1-5: Freigabeverantwortliche Tabelle 2-1: Start der Initialisierungsphase Tabelle 2-2: Initialisierungsphase interne Projekte Tabelle 2-3: Initialisierungsphase externe Projekte Tabelle 2-4: Definitionsphase Tabelle 2-5: Planungsphase Tabelle 2-6: Steuerungsphase Tabelle 2-7: Abschlussphase Tabelle 2-8: Änderungsprozess Tabelle 3-1: Ausgangssituation und Projektkontext Tabelle 3-2: Projektumfeldanalyse Tabelle 3-3: Auszug aus dem Projektsteckbrief Tabelle 3-4: Projektauftrag (im Word-Format) Tabelle 3-5: Projektauftrag (im Excel-Format) Tabelle 4-1: Auszug Stakeholder-Matrix Tabelle 4-2: Auszug Risikomanagement-Matrix Tabelle 4-3: Auszug Chancen-Matrix Seite 5 von 67

5 Tabelle 4-4: Projektzieleplan Tabelle 4-5: Aufwandssheet (Auszug) Tabelle 4-6: tabellarischer PSP mit RACI-Matrix (Auszug) Tabelle 5-1: tabellarische Auflistung der Projektorganisation Tabelle 5-2: tabellarische Meilensteinplanung Tabelle 5-3: Auszug der Arbeitspaketbeschreibung Tabelle 5-4: Auszug tabellarische Auflistung Gantt Chart aus MS-Excel Tabelle 5-5: Auszug tabellarische Auflistung der Kostenplanung Tabelle 5-6: Auszug aus dem Kommunikationsplan Tabelle 6-1: Vorschläge für Statussitzungen Tabelle 6-2: Auszug tabellarische Auflistung der Änderungen Tabelle 7-1: Projektabschluss Tabelle 10-1: Projektrollen und deren Beschreibung Tabelle 10-2: Checklisten zur Projektdefinition Tabelle 10-3: Checklisten zur Projektplanung Tabelle 10-4: Checklisten zur Projektdurchführung Tabelle 10-5: Checklisten zur Projektabschluss Tabelle 10-6: Sonstige Checklisten Tabelle 10-7: Zielbeziehungen Tabelle 10-8: Risiken analysieren Tabelle 10-9: Kosten und Nutzen Tabelle 10-10: Abkürzungsverzeichnis Seite 6 von 67