Erstellen einer Projektdokumentation

Transkript

1 Berufskolleg Wirtschaft und Verwaltung des Kreises Siegen-Wittgenstein Erstellen einer Projektdokumentation für die IHK-Abschlussprüfung Anwendungsentwicklung Stefan Goebel 1. März 2016

2 1 Projektantrag 1.1 Vorbereitung Erstellen einer Projektdokumentation Laden Sie den Projektantrag von der Adresse linkableblob/siihk24/produktmarken/bildung/downloads/ /.3./data/ Projektantrag_IT_Berufe-data.pdf runter und füllen Sie alle Felder aus. Achten Sie hierbei auch auf die korrekte Berufsbezeichnung. Die ersten beiden Seiten geben Sie fristgerecht zur Genehmigung Ihres Projektes bei der IHK ab. Die dritte Seite binden Sie gemeinsam mit der Projekt und Kundendokumentation, sie beinhaltet auch die eidesstattliche Erklärung. 1.2 Ausgangssituation Wer erteilt den Auftrag? Hier wird der Kunde kurz beschrieben. Welche Probleme hat der Kunde mit der aktuellen Situation, die durch das Projekt verbessert/behoben werden sollen? Diese müssen neutral beschrieben werden. 1.3 Ziele Wie soll die Situation nach der Durchführung aussehen? Der Soll-Zustand ergibt sich aus den zuvor beschriebenen Problemen. Welche Ziele sollen erreicht werden? Im Antrag dürfen keine Lösungen beschrieben werden, die müssen das Ergebnis der Entscheidung bei der Projektdurchführung sein. Diese Ziele müssen evaluierbar beschrieben werden. Evtl. werden Rahmenbedingungen des Kunden genannt, die Einfluss auf das Projekt haben. 1.4 Aufgaben Meine Aufgaben sind... Tätigkeiten in der Durchführung des Projektes grob nennen. Besonders wichtig, bei Teilprojekten Schnittstellen klar definieren. 1.5 Grobe Zeitplanung der Phasen Auf der Rückseite des Antrages müssen die wichtigen Phasen eines Projektes genannt und mit einer Zeitangabe versehen werden. Berücksichtigen Sie hier auch, dass unter Umständen unterschiedliche Alternativen geplant werden müssen und die Tätigkeiten mit den Aufgaben auf der ersten Seite übereinstimmen. c Stefan Goebel 1. März

3 2 Allgemeine Hinweise Das vorliegende Dokument gibt in den Kapiteln 3 bis 8 die IHK-Bewertungskriterien wieder und kommentiert diese. Die Struktur ist nur bedingt auf die Dokumentation übertragbar. 2.1 Umfang Die Projektdokumentation muss einen Umfang von 10 Seiten haben. Hinzu kommen das Deckblatt, das Inhaltsverzeichnis und die eidesstattliche Erklärung. Der Anhang ist auf zwanzig Seiten beschränkt (siehe Abschnitt 9 auf Seite 6). Die Kundendokumentation (siehe Absatz 8 auf Seite 8) kann beliebig lang sein. 2.2 Zielgruppe Die Dokumentation muss so geschrieben werden, dass sich die Mitglieder des Prüfungsausschusses ein Bild über die Durchführung des gesamten Projektes machen können. 2.3 Gliederung Die Gliederung, die für das Projekt gewählt wird, muss dem Projekt angemessen sein. Die Überschriften der nächsten Kapitel 3 bis 8 geben die Bewertungskriterien der IHK wieder und eignen sich nicht als Gliederung für die Dokumentation. 3 Ausgangssituation 3.1 Projektumfeld, Prozessschnittstellen Damit sich der Leser ein Bild vom Umfeld des Projektes machen kann, muss zuerst der Kunde (Auftraggeber) und die eigene Firma (Auftragnehmer) kurz beschrieben werden. Das können auch unterschiedliche Abteilungen einer Firma sein. Hierbei werden auch die Ansprechpartner, deren Funktion im Projekt und deren Aufgaben in der Firma beschrieben. Alle Personen, die hier genannt werden, müssen im Personal- und Kostenplan (siehe Kapitel 4) berücksichtigt werden. Der Einstieg und der Ausstieg werden definiert. c Stefan Goebel 1. März

4 3.2 Projektziel und Teilaufgaben Falls es Abweichungen zum Projektantrag geben sollte, müssen diese direkt zu Anfang erläutert und begründet werden. Nach der Beschreibung der Ausgangssituation in der IST-Aufnahme, in der die derzeitigen Probleme klar und wertfrei heraus gestellt werden, müssen die Ziele und Kundenwünsche, wie sie bereits im Antrag (siehe Kapitel 1) angerissen wurden, transparent und evaluierbar formuliert werden. Auf diese Ziele wird in der quantitativen Beurteilung der Projektergebnisse (siehe Kapitel 6) Bezug genommen. Empfohlene Reihenfolge in der Doku: Umfeld (evtl. beide Firmen), IST-Aufnahme, Ziele, Ansprechpartner mit Aufgaben in der Firma und Bezug zum Projekt 4 Ressourcen- und Ablaufplan Wenn der genaue Ablauf des Projektes in einer Tabelle dargestellt wird und mit den Stunden für das eingesetzte Personal und den Terminen versehen wird, lassen daraus einfach die Personalkosten ermitteln. Hinzu kommen die Sachmittelkosten, hieraus ergeben sich die gesamten Kosten für die Durchführung des Projektes. Mit diesen Kosten muss die Amortisation des Projektes gerechnet werden. Die Planung des Projekts muss in den Projektergebnissen (siehe Kapitel 6) ebenfalls überprüft werden. 4.1 Personal-, Sachmittel-, Termin- und Kostenplanung Transparent darstellen. Das Personal, dass hier in der Planung einbezogen wird, muss unter Schnittstellen (siehe Abschnitt 3.1) bereits beschrieben werden. 4.2 Ablaufplan Der Ablaufplan muss klar und übersichtlich sein und mit Meilensteinen in wenige, aber sinnvolle Abschnitte eingeteilt werden. Umfangreiche Diagramme zur Visualisierung werden dem Anhang hinzugefügt und im Text korrekt referenziert. 5 Durchführung und Auftragsbearbeitung 5.1 Abweichungen, Anpassungen, Entscheidungen (30%) Anpassungen und Folgen umfassend begründet und berücksichtigt. Bevor mit der Durchführung begonnen werden kann, müssen Alternativen, mit denen die gewünschten c Stefan Goebel 1. März

5 Ziele erreicht werden können, verglichen werden. Hierbei sind ca. drei Alternativen anhand von ca. fünf Kriterien in einer gewichteten Nutzwertanalyse zu vergleichen und zu bewerten. Unter Umständen macht es Sinn, zuerst die Entscheidungen zu treffen und im Anschluss den Ablauf (siehe 4.2) zu planen. Z. B. wenn eine Make-or-Buy-Entscheidung getroffen wird, hängt der Inhalt der Ablaufplanung sehr stark vom gewählten Lösungsweg ab. 5.2 Prozessschritte, Vorgehensweise Durchführung der Prozessschritte umfassend dargestellt. Nachdem die Entscheidung für eine der Alternativen gefallen ist, wird mit der Durchführung begonnen. Die darf nicht kleinschrittig erklärt werden, sondern muss umfassend und handlungsorientiert beschrieben werden. Dabei ist auf zielgruppengerechte Formulierungen zu achten. 6 Projektergebnisse 6.1 Soll-Ist-Vergleich, Qualitätskontrolle Zunächst muss die Abnahme umfassend dargestellt werden. Hierzu gehört neben der Aufzählung der teilnehmenden Personen auch eine Beschreibung der Vorbereitung, Tests und der eigentlichen Abnahme. Testprotokolle, soweit vorhanden, können im Anhang beigefügt werden. 6.2 Abweichungen, Anpassungen Anschließend müssen Prozess und Ergebnisse umfassend bewertet werden. Hierbei sind die folgenden Teile zu bearbeiten: 1. Die Projektplanung wird mit dem tatsächlichen Verlauf verglichen und bei einer zeitlichen Abweichung die Personalkosten neu berechnet. Mit einer Betrachtung der tatsächlich verwendeten Sachmittel werden die Projektkosten neu bestimmt. Unterschiede werden beschrieben und der Prozessverlauf rückblickend bewertet. 2. Die Ergebnisse werden mit den Zielen gegenübergestellt und die Einsparungen, die durch die Erreichung der Projektziele realisiert werden können, mit den entstandenen Projektkosten gegen gerechnet. Daraus wird dann die Amortisation bestimmt. c Stefan Goebel 1. März

6 7 Gestaltung des Portfolios 7.1 Äußere Form Gestaltung von Text, Tabellen, Grafiken, etc. Insgesamt überzeugende Darstellung. Zu einer guten Formatierung gehören: Blocksatz, 12 Punkt Kopf- und/oder Fußzeile mit fortlaufender Seitennummerierung einheitlich Schrift für Text, Überschriften und Kopf-/Fußzeilen Inhalts-, Tabellen- und Abbildungsverzeichnis Tabellen und Grafiken sind nicht breiter als der Text und werden in der zehnseitigen Doku sparsam verwendet. Umfangreiche Tabellen und Grafiken bilden den Anhang und werden im Text korrekt referenziert. Eine korrekte Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung gehören ebenfalls zu der Gestaltung des Textes. 7.2 Inhaltliche Form Strukturierung, fach- und normgerechte Darstellung. Fachgerechte Struktur und Darstellung, dem Inhalt optimal angepasst. Die Dokumentation muss alle wichtigen Teile (s.o.) enthalten, damit für einen Außenstehenden das Projekt in seiner Gesamtheit klar nachvollziehbar wird. Die Struktur muss dem Projekt angepasst sein. 8 Kundendoku Kunden gerechte Anfertigung, Zusammenstellung und Modifizierung, die auftragsgemäß, gut strukturiert und deutlich nachvollziehbar sein muss. Die Kundendokumentation ist im Umfang nicht beschränkt. Sie sollte für eine bestimmte Zielgruppe formuliert werden und dieser im Niveau angepasst sein. Das bedeutet, dass z.b. eine Doku für einen Endbenutzer kleinschrittiger formuliert werden muss und weniger computer-spezifisches Fachwissen voraussetzen muss, als eine Doku für einen Administrator. Ebenso sollten alle wichtigen Teile enthalten sein und die Bedienung schlüssig und gut nachvollziehbar erklärt werden. (10%) c Stefan Goebel 1. März

7 9 Anhang Der Anhang ist zwanzig Seiten beschränkt. Die Überschriften- und Seitennummerierung sollte durchlaufen, um einen Referenzierung in der Dokumentation zu erleichtern. Vom Prüfungsausschuss unterschriebener Projektantrag. Eidesstattliche Erklärung des Prüfungsteilnehmers (dritte Seite des Antrages). c Stefan Goebel 1. März