Projektmanagement Aufgabenstellung

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1 Modulprüfungen SVF-ASFC Ausgabe Herbst 2010 Projektmanagement Aufgabenstellung Dauer der Prüfung: 60 Minuten Erlaubte Hilfsmittel: keine Kleben Sie Ihre Prüfungsmarke hier auf! Punkte: Note: Unterschrift Experte 1: Unterschrift Experte 2:

2 Ausgangslage Porträt der OSIRIS GmbH Das Unternehmen OSIRIS GmbH ist ein kleines Unternehmen mit 30 Mitarbeitern und hat seinen Geschäftssitz in Winterthur. Es entwickelt und produziert Anwendungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Der Markt für Softwareentwicklungen wird immer kleiner und der Konkurrenzkampf immer stärker. Um sich auch in Zukunft im Markt behaupten zu können, möchte das Unternehmen OSIRIS sich mehr auf seine Stärken besinnen und die Produkte schneller, zuverlässiger und unter dem Gesichtspunkt der Kundenorientierung entwickeln und produzieren. Um dieses Ziel zu erreichen, will OSIRIS zukünftig stärker Projektmanagement-Methoden einsetzen. Bisher haben die Projektmitarbeiter Projektmanagement im Learning-by-doing oder Trial-anderror -Verfahren umgesetzt. Störungen oder Verzögerungen in Projekten werden häufig unter gemeinsamer Kraftanstrengung gemeistert. Die Kommunikation und Information kommt durch die Hektik des Alltags oftmals zu kurz. Systematische Projektmanagement-Methoden werden viel zu wenig eingesetzt oder mit dem Argument Wir haben keine Zeit! nicht angewandt. Projekt PM-Ausbildung Die Geschäftsführung der OSIRIS GmbH hat beschlossen, dass alle Projektleitenden im Projektmanagement ausgebildet werden sollen. Das Unternehmen verspricht sich dadurch eine effektivere und wirtschaftliche Durchführung der Projekte. Die Projektmanagement-Ausbildung soll als Projekt geplant und realisiert werden. Frau Müller, Leiterin der Personalabteilung, wird die Projektleiterin für dieses Projekt. Projekt Buchhaltungs-Software Parallel zum Projekt PM-Ausbildung steht ein weiteres Projekt an. Es handelt sich um die Neuentwicklung einer massgeschneiderten Buchhaltungs-Software. Das Unternehmen möchte dieses neue Produkt schnell auf den Markt bringen und so weitere Marktanteile sichern. Herr Maier, Leiter des Fachbereichs Entwicklung, wird für dieses Projekt als Projektleiter benannt. Die Geschäftsführung möchte die Projektergebnisse und -erfahrungen aus den beiden Projekten sammeln und auswerten lassen. Die Ergebnisse der Auswertung sollen in einem übergeordneten Projektmanagement-Handbuch zusammengefasst und für alle Projekte angewendet werden. Ihre Rolle Als Führungsfachfrau/ -mann erhalten Sie das Mandat, die OSIRIS GmbH zu begleiten und insbesondere die Projektleitenden zu coachen. Ausgabe: Herbst 2010 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 2/13

3 Aufgabe 1: Projektinitialisierung 16 Punkte Das Team Projektmanagement-Ausbildung 2011 hat sich für das Phasenmodell eines Organisationsprojektes entschieden. Im Projekt Projektmanagement-Ausbildung 2011 wird in der ersten Phase eine Analyse der Probleme, Schwachstellen und Anforderungen erstellt. Diese Analyse umfasst alle Fachbereiche des Unternehmens, in denen Projekte umgesetzt werden, sowie eine Befragung aller Projektleitenden. Daraus wird ein Schulungskonzept abgeleitet, das die Themenschwerpunkte abdecken soll. In der Phase Detaillierung sollen ein externer Seminaranbieter ausgewählt, die Schulungsunterlagen erstellt und der Seminarort sowie weitere Rahmenbedingungen geklärt werden. Im Herbst soll die Schulung der Projektleiterinnen und -leiter beginnen und im Dezember des Jahres abgeschlossen sein. Anschliessend werden die Seminare und das gesamte Projekt ausgewertet, um weiterführende Massnahmen oder Verbesserungen abzuleiten. Ziel ist es, diese Projektmanagement-Ausbildung zukünftig in die Personalentwicklung des Unternehmens einzubinden und weiteres Projektpersonal auszubilden. Nach der Durchführung der Projektmanagement-Ausbildung soll der Fachbereich Personal die Betreuung übernehmen. Ausgabe: Herbst 2010 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 3/13

4 Aufgabe 1.1: Phasenplan 5 Punkte Erstellen Sie einen Phasenplan mit fünf konkreten Phasen und den dazugehörendenen Meilenstein- Ergebnissen. Phasenplan Projektmanagement-Ausbildung 2011 Nr. Phasen Meilenstein-Ergebnisse 1 Meilenstein 1 2 Meilenstein 2 3 Meilenstein 3 4 Meilenstein 4 5 Meilenstein 5 Ausgabe: Herbst 2010 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 4/13

5 Aufgabe 1.2: Projektstart bei der OSIRIS GmbH 5 Punkte Beide Projekte befinden sich momentan in der Projektstart-Phase. Damit ein optimaler Projektstart gelingt, müssen die Projektleiter erste wichtige Aufgaben umsetzen. Nennen und beschreiben Sie fünf konkrete Aufgaben in je einem vollständigen Satz Ausgabe: Herbst 2010 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 5/13

6 Aufgabe 1.3: Auftraggeber möchte mitarbeiten 6 Punkte Der Auftraggeber, Herr Huber, möchte selber im Projekt mitarbeiten. Beschreiben Sie 3 Schwierigkeiten, welche entstehen können, wenn der Auftraggeber gleichzeitig auch als Teammitglied in diesem Projekt mitarbeitet. Schwierigkeit Beschreibung Ausgabe: Herbst 2010 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 6/13

7 Aufgabe 2: Projektauftrag 15 Punkte Erstellen Sie im Folgenden den schriftlichen Projektauftrag für das Projekt Projektmanagement- Ausbildung Legen Sie dazu eine klare Struktur der Inhaltspunkte fest und erklären Sie diese konkret auf den Fall bezogen. Als Ergebnis der vorherigen Initialisierungsphase liegen nun folgende Informationen vor: Die Geschäftsleitung der OSIRIS GmbH hat Frau Müller, Leiterin der Personalabteilung, als Projektleiterin für das Projekt PM-Ausbildung ausgewählt. Geschult werden sollen alle Projektleiter und -leiterinnen aus den Abteilungen Vertrieb, Entwicklung und Produktion. Die Projektziele sind die Erstellung eines Ausbildungskonzeptes, die Auswahl eines externen Projektmanagement-Trainers sowie die Durchführung und anschliessende Bewertung der Projektmanagement-Ausbildung. Das Projekt beginnt Anfang März 2011 und soll im Dezember 2011 abgeschlossen sein. Das Konzept und die Auswahl des Seminaranbieters sollen bis Juni 2011 abgeschlossen sein, sodass nach den Sommerferien im Herbst die Ausbildung beginnen kann. Nachdem Frau Müller die Ressourcen grob eingeplant hat, schätzt sie einen Kapazitätsaufwand von ca Stunden. Die Anzahl der Stunden, multipliziert mit dem durchschnittlichen Stundenansatz und die geschätzten Kosten für den externen Projektmanagement-Trainer, ergeben ca Fr. 600' Projektkosten. Ihr Projektteam besteht aus den Abteilungsleitern Vertrieb (Herr Franz), Entwicklung (Herr Maier) und Produktion (Herr Überall) sowie dem externen Projektmanagement-Trainer, der später nach der Auswahl des Seminaranbieters in das Projektteam eingebunden werden soll. Da dieses Projekt strategisch sehr hoch bewertet wird, möchte die Geschäftsführung regelmässig über den Projektstatus informiert und bei allen Entscheidungen eingebunden werden. Bitte benutzen Sie die nächste Seite für Ihren Projektauftrag. Ausgabe: Herbst 2010 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 7/13

8 Projektauftrag Ausgabe: Herbst 2010 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 8/13

9 Aufgabe 3: Projekte planen 19 Punkte Als Grundlage für eine gute Planung liegen die definierten Ziele und das erwartete Projektresultat für das Projekt Projektmanagement-Ausbildung 2011 mit der Projektfreigabe vor: Ergebnisziele: PM- Ausbildung für alle Projektleitenden Pilotschulung Dauer der Ausbildung: 4 Monate Bewertung der Ausbildung Spätere Einbindung in das Personalentwicklungskonzept Verbesserung der PM- Kompetenz des Unternehmens Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit durch qualifizierte Projektmitarbeitende Vorgehensziele: Informationen aus dem Projekt Entwicklung einer neuen Buchhaltungs-Software integrieren Systematischer Projektstart und -abschluss Ausführliche Projektdokumentation Anhand des Phasenkonzepts als Vorgehensmethodik, der definierten Ziele und des angestrebten Projektresultats können Sie nun Ihr Projekt strukturieren. Aufgabe 3.1: Ziele Projektstrukturplan (PSP) 9 Punkte Erläutern Sie in einem vollständigen Satz, welches die Zielsetzung der Projektstrukturierung ist und erklären Sie (auf der folgenden Seite) 6 Ziele, die die Erstellung eines Projektstrukturplans verfolgt. Zielsetzung Projektstrukturierung Ausgabe: Herbst 2010 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 9/13

10 Die Erstellung eines Projektstrukturplans hat zum Ziel, Ausgabe: Herbst 2010 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 10/13

11 Aufgabe 3.2: Projektstrukturplan erstellen 10 Punkte Erstellen Sie den Projektstrukturplan für das Projekt PM-Ausbildung Es werden mindestens 10 Arbeitspakete erwartet. Ausgabe: Herbst 2010 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 11/13

12 Aufgabe 4: Projekte steuern und abschliessen 10 Punkte Für das Projekt PM-Ausbildung 2011 liegen Ihnen am heutigen Stichtag folgende Daten vor: Plan-Kosten (Budget) Budget bis Stichtag Ist-Kosten am Stichtag Fr. 600' Durchlaufzeit 200 Tage Fr. 350' Stichtag nach 100 Tagen Fr. 370' % fertig 60% Aufgabe 4.1: Termin und Kostenstatus ermitteln 6 Punkte Ermitteln Sie folgende Kennzahlen: - Earned Value (EV) - Scheduled Performance Index (SPI) - Cost Performance Index (CPI) Kennzahl Berechnung Bedeutung/Interpretation Earned Value (EV) Scheduled Performance Index (SPI) Cost Performance Index (CPI) Ausgabe: Herbst 2010 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 12/13

13 Aufgabe 4.2: Termin- und Kostenprognose 4 Punkte Erstellen Sie eine Termin- und Kostenprognose: Kennzahl Berechnung Bedeutung/ Interpretation Ende der Prüfung Ausgabe: Herbst 2010 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 13/13