Wie gelingt ein optimaler Projektstart?

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1 Das Steuerungsgremium (Lenkungsausschuss) stellt die Weichen Wie gelingt ein optimaler Projektstart? Zeige mir, wie dein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet! Ein guter oder schlechter Projektstart ist durchaus ein Indiz dafür, ob Projektdurchführung und -abschluss ebenfalls gut oder schlecht ablaufen. Sie erfahren in diesem Kapitel, wie Sie einen Projektauftrag verfassen, die Startphase eines Projektes professionell gestalten und die Rahmenbedingungen und Ziele des Projekts festlegen.

2 58 Wie gelingt ein optimaler Projektstart? Möglichst konkret: der Projektauftrag Erfahrene Projektleiter wissen, dass der Projektstart die Weichen stellt für eine erfolgreiche oder weniger erfolgreiche Projektdurchführung. Sie wissen, dass ein optimaler Projektstart Zeit benötigt, um alle Rahmenbedingungen abzustimmen, die Ziele zu vereinbaren und das Projektteam auf die neue Aufgabenstellung einzustimmen. Der Projektstart ist kein Ereignis, sondern eine Phase die Projektstart- Phase. In dieser Phase wird der Projektauftrag konkretisiert und vervollständigt, die Ziele geklärt und alle Rahmenbedingungen werden so weit festgelegt, dass darauf die Projektstrukturierung und -planung aufbauen kann. Die Projekte der SoftWare GmbH sollen uns im Folgenden begleiten: PROJEKTSTART BEI DER SOFTWARE GMBH Das Unternehmen SoftWare GmbH hat beschlossen, stärker als bisher Projektmanagement-Methoden anzuwenden, und will deshalb die Projektleiterinnen und -leiter im Projektmanagement ausbilden. Das Projekt Projektmanagement- Ausbildung 2007 wird in Form eines Organisationsprojekts umgesetzt. Die Ausbildung soll zum Jahresende abgeschlossen sein. Parallel dazu wird das Projekt Entwicklung einer Buchhaltungs-Software für kleine und mittelständische Unternehmen durchgeführt. Beide Projekte befinden sich momentan in der Projektstart-Phase. Die Projektleiter müssen folgende Aufgaben umsetzen: Projektauftrag erstellen und genehmigen lassen, die Rahmenbindungen und die Projektpriorität klären, die Projektziele ausarbeiten und festlegen, das Projektumfeld analysieren, die Chancen und Risiken ermitteln und bewerten, das Projektteam zusammenstellen und einen Projektstart-Workshop durchführen.

3 Möglichst konkret: der Projektauftrag 59 In den meisten Fällen werden Sie als Projektleiter von der Geschäftsführung oder Ihrem Kunden beauftragt, ein Projekt durchzuführen. Achten sie darauf, dass die Projektbeauftragung schriftlich erfolgt. Im Projektauftrag werden alle relevanten Projektinformationen festgehalten. Sie sind die vertragliche Basis zwischen Auftraggeber und Projektleiter. Achten Sie auf Verständlichkeit In der Praxis sind Projektaufträge oft nicht konkret genug beschrieben. Wenn Sie einen Projektauftrag erhalten, nehmen Sie sich Zeit, ihn zu verstehen. Listen Sie offene Punkte und Unklarheiten auf und besprechen Sie diese mit Ihrem Auftraggeber. Achten Sie darauf, dass Ihr Auftraggeber und Sie dieselbe Sprache sprechen. Nichts ist frustrierender als die Aussage Ihres Auftraggebers: Aber so habe ich das doch gar nicht gewollt!, nachdem Sie das Projekt beendet haben. PROJEKTAUFTRAG Projektbezeichnung: Projektinhalt: Projektumfeld: Geplante Termine Projektbeginn: Zwischentermine: Geplanter Kapazitätsaufwand: Projektende: Geplantes Budget: Projektbeteiligte: Lenkungsausschuss: Datum: Datum: Expertenteam: Unterschrift Auftraggeber: Unterschrift Projektleitung:

4 60 Wie gelingt ein optimaler Projektstart? Achten Sie beim Ausfüllen des Projektauftrags darauf, möglichst viele Daten zu erfassen. In der Zeile Projektbezeichnung tragen Sie einen möglichst einprägsamen Projektnamen ein. In der Zeile Projektinhalte legen Sie eine kurze Projektbeschreibung und die Projektziele fest. Im Projektumfeld beschreiben Sie die Bereiche (Abteilungen, Standorte usw.), die in diesem Projekt involviert oder von Ihrem Projekt betroffen sind. Anschließend legen Sie die Projekteckdaten fest: Projektanfang und -ende sowie feste Zwischentermine, beispielsweise einen Präsentationstermin oder einen festgelegten Abnahmetermin beim Kunden, Projektaufwand (grob geschätzt) und das geplante Budget, das für dieses Projekt freigestellt wird. In der Zeile Projektbeteiligte führen Sie die Projektteammitglieder auf. Falls ein Lenkungsausschuss oder ein Experte für technische Fragen benannt werden, tragen Sie diese in die entsprechenden Felder ein. Beachten Sie, dass der Auftrag von Ihnen als dem zuständigen Projektleiter und von Ihrem Auftraggeber unterschrieben werden muss. Damit signalisieren Sie das gemeinsame Einverständnis zum Projekt und haben die Projektdaten vertraglich vereinbart.

5 Möglichst konkret: der Projektauftrag 61 PROJEKTAUFTRAG PROJEKTMANAGEMENT-AUSBILDUNG 2007 Die Geschäftsführung der SoftWare GmbH hat Frau Müller, Leiterin der Personalabteilung, als Projektleiterin für das Projekt PM-Ausbildung ausgewählt. Geschult werden sollen alle Projektleiter und leiterinnen aus den Abteilungen Vertrieb, Entwicklung und Produktion. Die Projektziele sind die Erstellung eines Ausbildungskonzepts, die Auswahl eines externen Projektmanagement-Trainers sowie die Durchführung und anschließende Bewertung der Projektmanagement- Ausbildung. Das Projekt beginnt Anfang März und soll im Dezember abgeschlossen sein. Das Konzept und die Auswahl des Seminaranbieters sollen bis Juni abgeschlossen sein, sodass nach der Sommerpause im Herbst die Ausbildung beginnen kann. Nachdem Frau Müller die Ressourcen grob eingeplant hat, schätzt sie einen Kapazitätsaufwand von ca Stunden. Die Anzahl der Stunden multipliziert mit dem durchschnittlichen Stundensatz und die geschätzten Kosten für den externen Projektmanagement-Trainer ergeben ca EUR Projektkosten. Ihr Projektteam besteht aus den Abteilungsleitern Vertrieb, Entwicklung und Produktion sowie dem externen Projektmanagement-Trainer, der später nach der Auswahl des Seminaranbieters in das Projektteam eingebunden werden soll. Da dieses Projekt strategisch sehr hoch bewertet wird, möchte die Geschäftsführung regelmäßig über den Projektstatus informiert und bei allen Entscheidungen eingebunden werden.

6 62 Wie gelingt ein optimaler Projektstart? Der Projektauftrag sieht wie folgt aus: PROJEKTAUFTRAG Projektbezeichnung: Projektmanagement-Ausbildung 2007 Projektinhalt: Projektumfeld: Geplante Termine Projektbeginn: Projektende: Zwischentermine: Konzept präsentieren: Auswahl Seminaranbieter abgeschlossen: Start der Ausbildung: Geplanter Kapazitätsaufwand: Geplantes Budget: Projektbeteiligte: Lenkungsausschuss: Geschäftsführung Datum: Datum: Projektmanagement-Ausbildung für Projektleiter/innen Ausbildungskonzept entwickeln, Auswahl externer Seminaranbieter, Planung, Durchführung und Bewertung der Ausbildung Projektleiter/innen und Mitarbeiter aus den Fachabteilungen Entwicklung, Vertrieb und Produktion 03. März Mitte Dezember Ende Mai Ende Juni Mitte September ca Std. (s. Ressourcenplan) EUR (s. Kostenplan) PL-Frau Müller (Personalabt.), Herr Maier (Leiter der Entwicklung), Herr Franz (Leiter Vertrieb), Herr Überall (Leiter Produktion), Externe Trainer Expertenteam: evtl. externe Berater Unterschrift Auftraggeber: GF Unterschrift Projektleitung: PL

7 Möglichst konkret: der Projektauftrag 63 PROJEKTAUFTRAG BUCHHALTUNGS-SOFTWARE Herr Maier ist verantwortlich für das Projekt Entwicklung einer neuen Buchhaltungs-Software. Das Ziel ist es, eine maßgeschneiderte Buchhaltungs-Software für kleine und mittelständische Unternehmen zu entwickeln und zu produzieren. Das Projekt soll Mitte Januar beginnen und Mitte Juni abgeschlossen sein. Ende Juni beginnt die Produktion in größerer Stückzahl. Bei der ersten Ressourcenplanung schätzt er ungefähr Stunden ein. Daraus ergeben sich Projektkosten in Höhe von EUR. Sein Projektteam besteht aus den beiden Programmierern Herrn Kunz und Frau Zoltau sowie Herrn Franz aus der Abteilung Vertrieb. Auch hier soll die Geschäftsführung aktiv eingebunden werden. PROJEKTAUFTRAG Projektbezeichnung: Projektinhalt: Projektumfeld: Geplante Termine Projektbeginn: Projektende: Zwischentermine: Start Produktion: Geplanter Kapazitätsaufwand: Geplantes Budget: Projektbeteiligte: Entwicklung einer neuen Buchhaltungs-Software Entwicklung einer maßgeschneiderten Buchhaltungssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), Konzepterstellung, Entwicklung und Produktion der Software Zielgruppe: kleine und mittelständische Unternehmen 15. Januar 13. Juni Ende Juni ca Std. (s. Ressourcenplan) EUR (s. Kostenplan) PL Herr Maier (Ltr. Entwicklung), Herr Kunz, Frau Zoltau (Programmierer), Herr Franz (Vertrieb)

8 64 Wie gelingt ein optimaler Projektstart? Lenkungsausschuss: Geschäftsführung Datum: Datum: Expertenteam: keine Unterschrift Auftraggeber: GF Unterschrift Projektleitung: PL Nachdem die Projektaufträge erstellt sind, müssen im nächsten Schritt die Rahmenbedingungen des Projekts geklärt werden. Die Projektpriorität ist zu definieren und mögliche Konflikte mit anderen Projekten sind zu erkennen. Im nachfolgenden Abschnitt werden die einzelnen Schritte beschrieben. So legen Sie die Rahmenbedingungen fest Welche Priorität hat Ihr Projekt? Da ein Unternehmen nicht nur ein Projekt, sondern mehrere realisiert, müssen Sie wissen, wo Ihr Projekt im Unternehmen positioniert ist, also welche Priorität es hat. Je höher die Projektpriorität, desto eher werden Ihnen die notwendigen Einsatzmittel zur Verfügung gestellt, desto höher ist aber auch der Informationsbedarf des Auftraggebers. Um die Priorität ihrer Projekte zu ermitteln, setzen manche Unternehmen Projektbewertungstabellen ein. Darin wird festgelegt, welche Kriterien für ein Unternehmen Erfolg versprechend sind. Diese Kriterien werden prozentual gewichtet. Die beantragten Projekte durchlaufen diese Bewertungsmatrix. Durch die Zuordnung hoch, mittel oder niedrig werden Punkte vergeben, die anschließend mit der Gewichtung multipliziert werden. Das Projekt mit der höchsten Punktzahl erhält die höchste Priorität. PROJEKTBEWERTUNGSMATRIX Auf Ihrer CD-ROM finden Sie eine Projektbewertungsmatrix, die Sie für Ihre jeweiligen Projekte ausfüllen können.

9 So legen Sie die Rahmenbedingungen fest 65 Die SoftWare GmbH hat beispielsweise für die Bewertung ihrer Projekte festgelegt, dass alle Projekte nach den Kriterien strategisch, dringlich, innovativ und nach dem Return on Investment (ROI) bewertet werden sollen. Ziel ist es, ein Projektportfolio zu erstellen, in dem strategische und wirtschaftliche Projekte in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen. Projektbewertungsmatrix KRITERIUM GEWICHTUNG WERTUNG HOCH (6 P.) Strategisch 25 % Dringlich 20 % Innovativ 25 % ROI 30 % Summe 100 % WERTUNG MITTEL (3 P.) WERTUNG NIEDRIG (1 P.) PROJEKTBEWERTUNG BEI DER SOFTWARE GMBH Gemeinsam mit ihrem jeweiligen Projektteam und der Geschäftsführung haben die Projektleiter, Herr Maier und Frau Müller, ihre Projekte bewertet. Die Entwicklung einer neuen Buchhaltungs-Software wird mit einer hohen Dringlichkeit bewertet, da sich das Unternehmen mehr Marktanteile verspricht, wenn es die Software frühzeitig auf den Markt bringt. Außerdem verspricht sich die Geschäftsführung einen ROI (Return on Investment) innerhalb der nächsten zwei Jahre. Die Gesamtsumme 3,1 ergibt sich aus der Summe der Bewertung in den Spalten hoch, mittel und niedrig. Das Projekt Projektmanagement-Ausbildung 2007 wurde strategisch sehr hoch bewertet. Da das Kriterium Strategie auch sehr hoch gewichtet wird, ergibt sich für dieses Projekt eine höhere Priorität, nämlich 3,75.

10 66 Wie gelingt ein optimaler Projektstart? PROJEKTBEWERTUNG BEI DER SOFTWARE GMBH Projektbezeichnung: Entwicklung einer neuen Buchhaltungs-Software Kriterium Gewicht Hoch 6 P. Gew. Bew. Mittel 3 P. Gew. Bew. Niedr. 1 P. Gew. Bew. Strategisch 25 % 0,75 Dringlich 20 % 1,20 Innovativ 25 % 0,25 ROI 30 % 0,90 Summe 100 % 3,10 Projektbezeichnung: Projektmanagement-Ausbildung 2007 Kriterium Gewicht Hoch 6 P. Gew. Bew. Mittel 3 P. Gew. Bew. Niedr. 1 P. Gew. Bew. Strategisch 25 % 1,50 Dringlich 20 % 1,20 Innovativ 25 % 0,75 ROI 30 % 0,30 Summe 100 % 3,75 Aus der Projektbewertung kann nun eine Projektrangfolge abgeleitet werden, in der die Prioritäten übersichtlich dargestellt werden. In diesem Beispiel wurden die Spalten Start, Ende und Plankosten mit aufgenommen. Die Festlegung der Prioritäten dient nicht dazu, die Projekte nach ihrer Rangfolge abzuarbeiten. Wenn genügend Ressourcen oder Geldmittel vorhanden sind, werden die Projekte ohne Rücksicht auf die Prioritäten abgearbeitet. Erst wenn Konflikte entstehen, beispielsweise Engpässe beim Personal oder dem Projektbudget, wird aufgrund der Priorität entschieden, welches Projekt zuerst Personal oder Geldmittel erhält.

11 So legen Sie die Rahmenbedingungen fest 67 PROJEKT PRIORITÄT START ENDE PLANKOSTEN PM- 3,75 3. März 11. Dezember EUR Ausbildung Buchhaltungs- 3,1 15. Januar 13. Juni EUR Software NN Die Priorität kann sich während des Projektverlaufs auch wieder ändern, beispielsweise dann, wenn andere, dringlichere Projekte durchzuführen sind, Kunden vorrangig behandelt werden müssen oder wenn die Geschäftsführung sich dafür entscheidet, Projekte zu verschieben, weil momentan keine weiteren Geldmittel zur Verfügung stehen. Wenn ein Unternehmen seine Zielsetzung und strategische Ausrichtung überprüft, können auch strategische Projekte gestoppt werden, weil sie die Zielsetzung nicht mehr erfüllen. Alle Beteiligten mit einbeziehen Die Erstellung einer Projektbewertungsmatrix erscheint in der Praxis oft als zu aufwendig oder auch zu umständlich in der Handhabung. Dennoch sollten Sie prüfen, welchen Stellenwert Ihr Projekt im Unternehmen hat. Aber Achtung: Projektbewertungen sind meist subjektiv. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass alle Projektbeteiligten bei der Bewertung eingebunden werden. Auch wenn ein Projekt eine hohe Punktzahl erreicht hat, müssen Ausschlusskriterien berücksichtigt werden, zum Beispiel: Haben wir das notwendige Budget? Sind die Ressourcen verfügbar? Ist das notwendige Know-how für die Projektrealisierung vorhanden? Mit welchen weiteren Projekten ist Ihr Projekt vernetzt? Da ein Unternehmen meist nicht nur ein Projekt durchführt, sondern ein ganzes Portfolio von Projekten, ist zu prüfen, ob diese Projekte Ihr Projekt beeinflussen.

12 68 Wie gelingt ein optimaler Projektstart? Beispielsweise kann es sein, dass dasselbe Personal benötigt wird oder dieselben Arbeitsmittel eingesetzt werden müssen. Bei einer hohen Anzahl von Projekten besteht die Gefahr, diese Einflüsse nicht oder zu spät zu erkennen. Eine gute Möglichkeit, dies zu verhindern, ist, anhand einer vernetzten Matrix die gegenseitigen Einwirkungen darzustellen. Anschließend können Sie dann überlegen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Ein Blanko-Formular einer solchen Vernetzungsmatrix finden Sie auf Ihrer CD-ROM. AUF PROJEKT A PROJEKT B PROJEKT C PROJEKT D VON Projekt A neutral neutral neutral Projekt B mittel neutral neutral Projekt C hoch mittel neutral Projekt D neutral neutral neutral Listen Sie alle Projekte auf, die in Ihrem Unternehmen zurzeit umgesetzt werden. Prüfen Sie anschließend, ob sich diese Projekte gegenseitig beeinflussen. Beispielsweise hat Projekt A keinen Einfluss auf das Projekt B. Projekt B aber beeinflusst Projekt A. Dies kann dann der Fall sein, wenn beispielsweise Projekt B von Projekt A Ressourcen benötigt und diese aus dem Projekt A abzieht. Projekt-Vernetzungsmatrix Die Projekt-Vernetzungsmatrix der Firma SoftWare mit den beiden Projekten sieht folgendermaßen aus:

13 Die Projektziele: Was möchten Sie mit dem Projekt erreichen? 69 AUF BUCHHALTUNGS-SOFTWARE PM-AUSBILDUNG VON Buchhaltungs- Software PM- Ausbildung Ggf. Ressourcenkonflikte Erfahrungsaustausch notw. Ggf. Ressourcenkonflikte Erfahrungsaustausch notw. Das Unternehmen befürchtet Probleme bei der Ressourcenauslastung, da Mitarbeiter aus der Entwicklung und dem Vertrieb in beiden Projekte eingesetzt werden sollen. Außerdem müssen Erfahrungen aus beiden Projekten untereinander ausgetauscht werden und entsprechend in die Projekte einfließen. Die Projektziele: Was möchten Sie mit dem Projekt erreichen? Ein Projekt besteht immer aus mehreren Zielen. Das spiegelt sich auch im so genannten dynamischen Projektdreieck wider. Leistung Termine Kosten Wenn an der Kostenschraube gedreht wird, verändern sich gegebenenfalls Qualität oder Funktionalität des Produkts. Wenn der Termin eingehalten werden muss und aus diesem Grund mehr Mitarbeiter eingesetzt werden sollen, steigen die Kosten im Projekt.