Projektmanagement. Leitfaden. (Kurzfassung) OEC GmbH Vogelbergstraße 20 D Zusmarshausen

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1 Projektmanagement Leitfaden (Kurzfassung)

2 Inhaltsangabe Projektmanagementleitfadens Seitenzahl 1. Zweck und Ziel des Leitfadens 1 2. Geltungsbereich 1 3. Aufbau der Leitfadens 1 4. Projektorganisation 2 a. Projektauftrag b. Projektablauf c. Aufbauorganisation d. Arbeit des Projektleiters 1. Aufgaben des Projektleiters 2. Kompetenzen 3. Verantwortung e. 5. Berichtswesen und Dokumentation 3 Berichtsplan 6. Projektordner 3 7. Projektablauf (Diagramm) a. Startphase b. Definitionsphase Designvorgaben c. Planungsphase d. Umsetzungsphase e. Designvalidierung

3 OEC Projektmanagement Leitfaden Kurzfassung Zweck und Ziel des Leitfadens Zweck des Leitfadens ist es, die Effizienz und Effektivität der Projektarbeit sicherzustellen und damit einen Beitrag zur Erreichung der Ziele zu leisten. Ziel des Leitfadens ist - ein abgestimmtes Vorgehen bei der Projektarbeit zu gewährleisten - eine umfassende Projektsteuerung - die Vorgehenssicherheit zu erhöhen - das Konfliktpotential zu reduzieren Geltungsbereich Der Leitfaden gilt für alle Projekte. Projekte mit Lieferanten werden gemäß Leitfaden abgewickelt. Bei Kundenprojekten ist die Zusage, gemäß Leitfaden zu verfahren, Teil eines jeden Angebotes. Der Leitfaden hat den Charakter einer Sollvorschrift. Mussbestimmungen gibt es bei der Projektorganisation. Aufbau der Leitfadens Der Leitfaden gliedert sich in 3 Abschnitte: - Begriffe - Projektorganisation - Projektablauf Herzstück des Leitfadens ist der Abschnitt Projektablauf. Hier werden die einzelnen Schritte eines Projektes vorgestellt. Begriff Projekt Ein Projekt ist ein Vorhaben, das durch Entscheidung der Geschäftsleitung - den Status eines Projektes, - eine Projektnummer und - einen Projektnamen bekommen hat.

4 Projektorganisation Der Projektauftrag regelt eindeutig, welches Ergebnis einer Phase bzw. zum Projektende abzuliefern ist. Ein unterschriebener Projekt- bzw. Phasenauftrag ist eine unverzichtbare Voraussetzung für Projekte (Muß- Vorschrift!). Die Projektabwicklung folgt einem Phasenschema, wie im Abschnitt Projektablauf beschrieben wird. Die Ergebnisse jeder Phase und darauf folgende Entscheidungen müssen dokumentiert werden. Aufbauorganisation: Jedes Projekt hat einen Auftraggeber und einen Projektleiter, dem das zugeordnet ist. Bei Problemprojekten ist es sinnvoll, einen Lenkungsausschuß einzurichten. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sind oder werden festgelegt. Die Arbeit des Projektleiters ist die Qualität, in der der Projekt- bzw. Phasenauftrag erfüllt wird. Aufgaben des Projektleiters: - Umsetzen des Projektauftrages gemäß Leitfaden - Entscheidungen des Auftraggebers oder anderer Instanzen herbeiführen - Führung des s - Vertretung des Projekts nach außen. Kompetenzen: - weisungsbefügt gegenüber den Mitgliedern des s - bei projektgebundenen Aufgaben - während Erledigung des Projektauftrages - soweit die Aufgabenstellung nicht in die fachliche Zuständigkeit anderer Bereiche fällt - verfügt über das Projektbudget - Zugriff auf alle projektbezogenen Informationen

5 Verantwortung: Erreichen des Projektziels. Gelegentlich muß ein Lenkungsausschuß über projektbezogene Angelegenheiten eingesetzt werden, der unternehmensübergreifende Entscheidungen vorbereitet und herbeiführt. Das bearbeitet Teilaufgaben und berät Auftraggeber und Projektleiter in Fachfragen. Es hat die Verantwortung für die Einhaltung der sachlichen, aufwandsbezogenen und terminlichen Vorgaben. Ihre Kompetenz ergibt sich aus den jeweils übertragenen Arbeitspaketen. Unterstellungsverhältnisse der Mitglieder des s sind mit dem Projektauftrag klar zu regeln. Berichtswesen und Dokumentation Berichtsplan Art des Berichts Verfasser Empfänger Wann Statusbericht Statusbezogenes Teilprojekt Sofortbericht Ergebnis- und Abschlußbericht Präsentation Phasenergebnis Präsentation Projektergebnis Projektleiter Mitglied des Teams Auftraggeber Projektleiter monatlich Letzter Freitag Monatlich Letzter Freitag In Krisen Projektleiter Auftraggeber Projektleiter Auftraggeber Nach Abnahme Projektleiter Auftraggeber Ende einer Phase Projektleiter Auftraggeber Projektende

6 Für jedes Projekt wird ein Projektordner geführt mit folgender Gliederung: - Projektorganisation Projektleiter und team Entscheidungsinstanzen Sonstige Kontaktpersonen Berichte Dokumentation - Projektauftrag Startphase Definitionsphase Planungsphase Umsetzungsphase - Projektdurchführung 1. Planungsunterlagen Ablaufplan Vergabe Teilprojekte Kostenplan Ressourcenplan Projektplan 2. Berichte Statusbericht Sofortbericht Phasenberichte Ergebnisbericht Abschlußbericht 3. Protokolle Sitzungen Auftraggeber Sitzungen Andere Sitzungen 4. Übergabe an Kunden - Schriftverkehr

7 Projektablauf: Jede Phase schließt mit einem Bericht ab, auf Grund dessen der Auftraggeber über den weiteren Verlauf entscheidet, ob die Phase wiederholt, ob das Projekt abgebrochen wird oder die nächste Phase begonnen werden kann. Eine Phasenstruktur muss eingehalten werden.

8 Startphase Projektstart Ein Projektauftrag ist vollständig, wenn er das zu liefernde Ergebnis präzise und begründet beschreibt, wird ergänzt mit fachlichen Informationen. Definitionsphase Designvorgaben Situationsanalyse Stellt die Situation klar und transparent klar, damit eine sinnvolle Zielformulierung erfolgen kann. Hier beginnt die Produktentwicklung. Stakeholderanalyse Betrachtet das Projektumfeld, also alle die ein Interesse am Projekt haben. Zielentwicklung Die Zielformulierung wird ergänzt mit Grobplanung. Ziele sind eine klare Vorstellung und Beschreibung dessen, was machbar ist, Qualität, Aufwand, Zeit. Grobplanung Ist eine Kurzfassung der Planungsphase. Detailplanung festlegen. Planungsphase Projektstrukturplanung Hauptaufgabe und Teilprojekte festlegen, überarbeiten und ergänzen, Arbeitspaketliste erstellen. Ablaufplanung Ist die Grundlage für die Koordination aller Aktivitäten. Aufwandsschätzung Aussagen zu zeitlichem Aufwand und Kosten zur Erfüllung der Projektaufgabe sind eingeschränkt bzw. überwiegend Schätzungen. Risikoplanung Risiken sind vor allem in der Projektplanung verborgen, sie betreffen Inhalt, Aufwand oder zeitliche Komponenten.

9 Endgültige Projektplanung Beinhaltet u.a. Ungenauigkeiten, Schätzungen, Annahmen, Informationslücken und evtl. Risiken. Die Designverifizierung ist somit abgeschlossen. Umsetzungsphase: Die tatsächliche Arbeit beginnt. Das erarbeitete Projektergebnis kommt der Verpflichtung gegenüber dem Kunden nach = Designvalidierung. Projektsteuerung Ist die Kernaufgabe und sorgt für die Umsetzung aller Teilprojekte und Arbeitspakete. Grundlage der Steuerung ist das tatsächliche Geschehen im Projekt, der Ist- Zustand. Abweichungen zwischen Soll und Ist erfassen und analysieren, Korrekturmaßnahmen planen. Wichtigstes Werkzeug ist die Kommunikation. Berichtswesen Ist Grundlage für die Projektsteuerung; sorgt dafür, dass rechtzeitig alle wichtigen Informationen bei den richtigen Personen landen siehe Berichtsplan. Dokumentation Sie liefert immer den aktuellen Stand des Projektes bis zum Projektergebnis, einschließlich aller Veränderungen und Abweichungen. Abschlussanalyse Evtl. erforderliche Folgeaktivitäten sicherstellen. Der Kunde erklärt das offizielle Ende. Ein gutes Ergebnis kann in das Projektmarketing von OEC eingehen.