1 Phase «Initialisierung»

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Heinz Grosse
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1 1.1 Übersicht Projektanmeldung Projektportfolio Projektrandbedingungen Projekt vorbereiten Projektantrag Projekthandbuch Projektplan Zurückweisung Projektauftrag Projektportfolio Status Abbruch Phase Voranalyse Abb. 1- Seite 1-1

Projekthandbuch Projektplan Zurückweisung Projektauftrag

2 Die Phase «Initialisierung» verbindet die übergeordnete Planungsebene mit der operativen Ausführungsebene und schafft für das Projekt eine definierte Ausgangsbasis. Schwerpunkte Festlegung eines klar definierten organisatorischen und technischen Rahmens als Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektabwicklung; Planung, Vernehmlassung und Beurteilung des Projekts; Freigabe der nächsten Projektphase. 1.2 Vorgehen Diese Phase wird in enger Zusammenarbeit zwischen Projektauftraggeber und Auftragnehmer durchgeführt. Die Informationen aus dem Projektportfolio, der Projektanmeldung, den Projektrandbedingungen sowie allfälliger Projekthistorien werden in die Ausarbeitung der Ergebnisse einbezogen: Der Projektantrag stellt die Entscheidungsgrundlage für die Genehmigung der Informatikprojekte dar. Projekthandbuch und Projektplan ergänzen den Projektantrag und sind Teil der Entscheidungsunterlagen; sie werden teilweise parallel zum Projektantrag erarbeitet. Ein QS-Plan wird in der ersten Phase noch nicht erstellt, hingegen sollten die QS-Ziele im Projekthandbuch definiert sein. Am Entscheidungspunkt «Projektauftrag» wird von den Genehmigungsinstanzen über den Projektantrag und die Freigabe der nächsten Projektphase entschieden. Den Projektauftrag bilden das Protokoll der Entscheidung zusammen mit dem Projektantrag, dem Projekthandbuch und dem Projektplan. Das detaillierte Vorgehen dieser Phase, die normalerweise von kurzer Dauer ist, muss organisations- und projektspezifisch geregelt werden. Festzulegen sind insbesondere: Vorgehen, Zuständigkeiten und Verantwortung vom Beginn der Phase bis zur Erteilung des Projektauftrages, der Einsatz der Vorgehensmodelle, Methoden und Werkzeuge in den Projektphasen, die Organisation der Qualitätssicherung und die Projektrandbedingungen. Seite 1-2

Projekts; Freigabe der nächsten Projektphase. 1.2 Vorgehen Diese Phase wird in enger Zusammenarbeit zwischen Projektauftraggeber und Auftragnehmer durchgeführt.

3 1.3 Ergebnisse Projektmanagement Grundlagen Inhalt Grundlagen Inhalt Grundlagen Inhalt Tailoring Projektantrag Der Projektantrag schafft für jedes Projekt eine definierte Ausgangslage, um über das weitere Vorgehen zu entscheiden. Die für die Beurteilung notwendigen Angaben werden zusammenfassend dargestellt. Projektanmeldung, Projektportfolio, Projektrandbedingungen. Ausgangslage, Ziele, Mittelbedarf, Planung und Organisation, Wirtschaftlichkeit, Konsequenzen, Antrag. Projekthandbuch Das Projekthandbuch dient als einheitliche Handlungsgrundlage für alle Projektbeteiligten und legt damit den allgemeingültigen technischen und organisatorischen Rahmen fest. Projektrandbedingungen, Projektantrag, Vorgehensmodell zur Systementwicklung, Standards. Das Projekthandbuch enthält die zur Durchführung der nächsten Phasen notwendigen Regelungen. Umfasst: Projektbeschreibung, projektspezifisches Vorgehensmodell, Entscheidungspunkte und auszuliefernde Ergebnisse, Methoden und Werkzeuge, Standards und Richtlinien, Anhang mit ergänzenden Projektvereinbarungen. Projektplan Der Projektplan enthält die Planung und Organisation des gesamten Projekts und ergänzt das Projekthandbuch als Handlungsgrundlage. Der Projektplan wird fortlaufend nachgeführt und verfeinert. Projektantrag, Projekthandbuch. Der Projektplan legt hier die Grobplanung für das gesamte Projekt fest. Umfasst: Projektorganisation, Projektablauf (Ergebnisstrukturplan, wichtige Aktivitäten), Aufwands- und Terminplan (Grobplan), Einsatzmittelplan (Personal, Sachmittel), Risikobetrachtungen. Bei kleinen Projekten muss der Projektplan noch nicht vorgelegt werden, wenn die für den Projektauftrag notwendigen Regelungen im Projekthandbuch festgelegt sind. Seite 1-3

Ausgangslage, Ziele, Mittelbedarf, Planung und Organisation, Wirtschaftlichkeit, Konsequenzen, Antrag.

4 1.3.2 Referenzierte Ergebnisse Projektanmeldung Die Projektanmeldung leitet die Aufnahme eines Vorhabens in das Projektportfolio ein. Budget und personelle Kapazitäten werden eingeplant. Zur Realisierung eines Informatikvorhabens können schlussendlich mehrere Projekte notwendig sein. Projektportfolio Das Projektportfolio ist das Verzeichnis aller Informatikprojekte einer Verwaltungseinheit. Die Abgrenzung, Abhängigkeiten und Prioritäten der Projekte sind darin festgelegt. Projektrandbedingungen Die Projektrandbedingungen enthalten alle Vorgaben und Auflagen, die für das Projekt und das zu entwickelnde System gültig sind. Die Projektrandbedingungen werden im Projekthandbuch referenziert und in der Projektplanung berücksichtigt. Zu den Projektrandbedingungen gehören insbesondere: gesetzliche Grundlagen, Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), Informatikleitbild (ILB), Dokumente des Qualitätsmanagement-Systems, Regelungen des Datenschutzes, Verfahren und Regelungen zur Sicherheit, Standards und Weisungen, IT- und IS-Architekturen, Anforderungen an die Wartung und Weiterentwicklung, Anforderungen an die Wiederverwendbarkeit, verfügbare Projektinfrastruktur. 1.4 Entscheidungspunkte Entscheidungen Projektauftrag Der Entscheidungspunkt «Projektauftrag» dient zur Beurteilung der Phasenergebnisse und zur Entscheidung über die Freigabe der nächsten Phase. Die Rollenträger entscheiden über: 1. das Ergebnis «Projektantrag», 2. die Ergebnisse «Projektplan» und «Projekthandbuch», 3. das weitere Vorgehen: Freigabe der nächsten Phase, Auflagen, Abbruch oder Zurückweisung. Seite 1-4

Projektportfolio Das Projektportfolio ist das Verzeichnis aller Informatikprojekte einer Verwaltungseinheit. Die Abgrenzung, Abhängigkeiten und Prioritäten der Projekte sind darin festgelegt.

5 Checkfragen 1. Zum Entscheid über das Ergebnis «Projektantrag»: a) Wurden alle interessierten Stellen informiert und angehört? b) Sind alle gesetzlichen Auflagen berücksichtigt worden? c) Sind übergeordnete Ziele und Strategien beachtet und eingehalten worden? d) Ist die Abgrenzung zu anderen Projekten klar? e) Wurde überprüft, ob im Projektportfolio benachbarte Vorhaben in das Projekt einzubeziehen sind? f) Wurde untersucht, ob geplante oder bereits vorhandene Lösungen verwendet werden können? g) Können die erforderlichen Mittel (personelle, finanzielle, materielle) bereitgestellt werden? h) Kann das Projekt auf Grund seiner Priorität im Projektportfolio jetzt freigegeben werden? i) Hat das Vorhaben eine sinnvolle Realisierungszeit? 2. Zum Entscheid über die Ergebnisse «Projektplan» und «Projekthandbuch»: a) Entspricht die Projektorganisation den Anforderungen der Aufgabenstellung? b) Sind die Mitarbeiter mit der notwendigen Qualifikation ernannt und verfügbar? c) Wurden die Projektrisiken abgeschätzt und angemessene Massnahmen getroffen? d) Liegt ein schriftlich dokumentiertes Vorgehensmodell für die Abwicklung des Projektes vor? e) Ist eine zweckmässige Projektinfrastruktur vorhanden? f) Sind die Meilensteine mit den verfügbaren Einsatzmitteln erreichbar? g) Sind alle zuständigen Koordinations- und Kontrollstellen informiert oder einbezogen? 3. Zum Entscheid über das weitere Vorgehen: a) Kann auf Grund der vorliegenden Ergebnisse entschieden werden? b) Sind wesentliche Abweichungen vom Phasen- wie Vorgehensmodell begründet? c) Kann die nächste Phase freigegeben werden? Kann sie andernfalls mit Auflagen freigegeben werden? Seite 1-5

e) Wurde überprüft, ob im Projektportfolio benachbarte Vorhaben in das Projekt einzubeziehen sind? f) Wurde untersucht, ob geplante oder bereits vorhandene Lösungen verwendet werden können?

6 1.5 Zuständigkeiten Rollen SM Ergebnisse PL PAG PA Anw Entw Betr QV KA KK PM Projektantrag ma 1) A (ma) (ma) (ma) PM Projekthandbuch ma 1) A,E Z 1) (ma) (ma) PM Projektplan ma 1) A,E Z 1) (ma) (ma) 1) Falls zu diesem Zeitpunkt bereits bestimmt und eingesetzt. Abb. 1-2 Ergebnisse und Zuständigkeiten Rollen Entscheidungspunkte PL PAG PA Anw Entw Betr QV KA KK 10 Projektauftrag I 1) E Z 1) G 1) Falls zu diesem Zeitpunkt bereits bestimmt und eingesetzt. Abb. 1-3 Entscheidungspunkte und Zuständigkeiten Seite 1-6

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