3.1 Zusammenstellung der Projektgruppe 35

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2 3.1 Zusammenstellung der Projektgruppe 35 die Planungen und vor allem Entscheidungsprozesse einzubeziehen Damit kommt unter Umständen eine beträchtliche Zahl von ProjektmitarbeiterInnen zusammen, die letztlich alle koordiniert werden müssen Erstellen Sie eine entsprechende Übersicht (s Abb 5), aus der die Funktionsbereiche und die Namen der zu beteiligenden Personen hervorgehen Damit erhalten Sie einen guten Überblick über den personellen Umfang des Vorhabens und ebenso über den notwendigen Abstimmungsaufwand Gegebenenfalls wird im Rahmen dieses ersten Überblicks deutlich, dass manche ProjektmitarbeiterInnen bereits vor dem neuen Projekt soweit ausgelastet sind, dass sich personelle Engpässe ergeben könnten Bereiten Sie die Übersicht so vor, dass Sie diese auch den Projektauftraggebern und Entscheidungsgremien vorlegen können und lassen ggf Sie entscheiden, wer im Projekt mitarbeiten soll Übersicht für alle Beteiligten Excel-Muster ProjektmitarbeiterInnen Starten Sie die Excel-Vorlage Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > I-1 ProjektmitarbeiterInnen Abbildung 5: Aufstellung der insgesamt am Projekt beteiligten MitarbeiterInnen Hinweise zur Nutzung der Excel-Vorlage Die als Muster vorgestellte Tabelle können Sie sowohl in Excel als ggf auch in Word weiter bearbeiten und leicht durch überschreiben bzw einfügen oder löschen von Zeilen Ihren Bedürfnissen anpassen

3 36 3 Werkzeuge für die Projektplanung Spezielle Formatierungen werden in der Musterdatei nicht verwendet Selbstverständlich können Sie zusätzlich zu den Funktionsbereichen und Namen bei Bedarf auch Telefonnummern und Organisationseinheiten mit aufnehmen, wenn dies im Projekt hilfreich sein könnte Fügen Sie einfach die entsprechenden Zeilen und Spalten hinzu So planen Sie richtig! Personal planen Es ist keineswegs verfrüht, den Überblick über das benötigte Personal als ersten Planungsschritt zu erledigen: Denken Sie dran, dass alle MitarbeiterInnen, die im Projekt mitmachen sollen, auch offiziell dafür abgeordnet werden müssen Sie müssen also entsprechende Übersichten und Entscheidungsgrundlagen vorlegen Praxis-Hinweis Darüber hinaus benötigen Sie bereits für die kommenden ersten Aufgabenstellungen Personal, denn die detaillierte Aufnahme des Ist-Zustandes erfordert bereits Kapazitäten, die parallel zur weiteren Planung und für Umsetzungsvorbereitungen zur Verfügung stehen müssen. Falls an dieser Stelle bereits die Frage nach den zu erwartenden Personalkosten aufkommt, reagieren Sie darauf, indem Sie parallel zur ProjektmitarbeiterInnen-Planung die Erstellung der Personalkostenübersicht auf dem Excel-Sheet I-3 Ressourcenliste vornehmen und so die zusätzlich gewünschten Informationen zur Verfügung stellen (s Kapitel 3 5 Ressourcen-Feinplanung sowie Kapitel 3 7 Kosten- und Budgetfeinplanung ) 3.2 Die Gliederung von Pflichtenheft, Grob- und Feinkonzept Analyse des Projektauftrags Hintergründe und Ziele Einer der ersten Schritte nach der Erteilung des Projektauftrages ist die Analyse der groben, ersten Projektbeschreibungen sowie der Zielvorgaben: Jetzt müssen die Aufgabenstellungen des Projektes genau ermittelt werden Handelt es sich beim Projektauftrag um eine Vorstands- oder Abteilungsvorlage, die unterschrieben zurück gekommen ist, so sind die Beschreibungen darin in der Regel recht kurz und übersichtlich Dies kann positiv für den schnellen Überblick sein, kann andererseits aber auch zunächst hemmend auf das Vorhaben wirken, da nämlich eine wirklich exakte Darstellung der Zielsetzungen notwendig ist, aus der der

4 3.2 Gliederung von Pflichtenheft, Grob- und Feinkonzept 37 weitere Projektverlauf mit seinen Ergebnissen bzw Lösungen abgeleitet werden kann Was ist zu tun? Folgende Arbeitsschritte stehen jetzt an: Nehmen Sie sich den Projektauftrag vor und stellen Sie auf dieser Basis eine Übersicht zusammen, die alle Zielvorgaben umfasst Erstellen Sie dafür eine Grobgliederung, die auch die Basis für Ihr Pflichtenheft bzw Umsetzungskonzept bilden wird Ein Muster finden Sie im folgenden Abschnitt Word-Muster Pflichtenheft In der Praxis müssen Sie diese Gliederung an Ihren Projektauftrag anpassen und ergänzen, um allen Anforderungen gerecht zu werden Oft ergeben sich bei der ersten Analyse der Zielsetzungen Fragestellungen, die bei der Erstellung der Entscheidungsvorlage noch gar nicht bekannt waren, nicht bekannt sein konnten, oder die in der jetzt notwendigen Tiefe noch nicht betrachtet wurden Notieren Sie diese Fragestellungen und überlegen Sie dabei, ob es um K.O.-Kriterien oder Zielkonflikte handelt, die zum Scheitern von Teilbereichen oder auch des gesamten Projekts führen können So etwas sollte zwar nicht vorkommen, aber manchmal wird bei der Antragstellung etwas übersehen, oder das betriebliche Umfeld bzw die gesetzlichen Anforderungen ändern sich, und ein Umsteuern ist notwendig Zielvorgaben zusammenstellen Fragen notieren Praxis-Hinweis Wichtig in dieser Phase ist, sofort auf Probleme hinzuweisen, wenn bei der Feinanalyse der Zielsetzungen Konflikte erkannt werden oder sonstige Informationen dafür sorgen, dass Teilziele des Projekts nicht wie gedacht erreicht werden können. Aktueller Projektstand: Wichtiges Endergebnis dieser Phase ist, dass sowohl die Projektvorgaben als auch Teilziele klar beschrieben und verbindlich kommuniziert sind. Nach diesen Schritten sind die ersten Punkte Ihres groben Pflichtenheftes mit Inhalten gefüllt Im weiteren Verlauf werden auch die weiteren Abschnitte ergänzt bzw die Beschreibungen verfeinert Alle relevanten Anforderungen werden mit den geplanten Lösungsansätzen zusammengeführt und stimmig gemacht Word-Muster Pflichtenheft Auf Ihrer CD-ROM zum Buch steht Ihnen als Word-Dokument ein Muster für ein IT-Pflichtenheft zur Verfügung: Vorlage IT- Pflichtenheft

5 38 3 Werkzeuge für die Projektplanung Word-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > Pflichtenheft-Gliederung Muster-Pflichtenheft für ein EDV-Projekt (Gliederung): 1 Einleitung 1.1 Über dieses Dokument 1.2 Versionshinweise 1.3 Management Summary des beschriebenen Projekts 1.4 Verteiler 1.5 Verwendete Abkürzungen 2 Projektauftrag 3 Umsetzungskonzept 3.1 Feindefinition der Projektziele 3.2 Muss-, Soll- und Kann-Kriterien 3.3 Rahmenbedingungen 3.4 Technische Anforderungen Systemvoraussetzungen Hardware Anforderungen / Funktionen Aufwand Risiken Datenbank Anforderungen / Funktionen Aufwand Risiken Schnittstellen Anforderungen / Funktionen Aufwand Risiken Weitere Software Anforderungen / Funktionen Aufwand Risiken Benutzeroberfläche Anforderungen / Funktionen Aufwand Risiken

6 3.2 Gliederung von Pflichtenheft, Grob- und Feinkonzept Kapazitätsbedarf Server Anforderungen / Funktionen Aufwand Risiken Kapazitätsbedarf Netzwerk Anforderungen / Funktionen Aufwand Risiken Risiken allgemein 3.5 Organisatorische Anforderungen Betriebsbedingungen Betriebszeiten Wartungszeiten und Wartungsabläufe Datenspeicherung und -aufbewahrung 3.6 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Personalbedarf im Überblick Weiterer Ressourcenbedarf Zeitplan Umsetzung im Überblick 4 Anhang Hinweise zur Bedienung des Musters Die dargestellte Muster-Gliederung ist für ein IT-Projekt vorgesehen, da es gerade in diesem Bereich üblich ist, sehr detaillierte und ausführliche Beschreibungen anzulegen Selbstverständlich ist dieses Muster übertragbar: Die verwendete Aufteilung nach technischen, organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen ist auch für Projekten außerhalb des IT-Bereichs sinnvoll; Sie können das Muster problemlos für Projekte mit anderen Schwerpunkten verwenden In Excel macht diese Ausarbeitung wenig Sinn, da Excel nicht für umfangreiche Texte geeignet ist Projekt-Tipp Für jedes Projekt wird das Pflichtenheft anders aussehen, da es sich am jeweiligen Umfang, Zeitplan und natürlich dem Inhalt des Projekts ausrichtet. Passen Sie die Projektstruktur entsprechend Ihrer Projekterfordernisse an, indem Sie die Vorlage in Word um die für Ihr Projekt relevanten Punkte ergänzen oder kürzen. Aktueller Projektstand: Projektphase 3: Zusammenstellung der Projektziele und Erstellung einer Gliederung für das Pflichtenheft.