Willkommen. Projektmanagement Basiskurs. München, den Angela Reeg-Muller. Exzellenta GmbH. Angela Reeg-Muller

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1 Willkommen Projektmanagement Basiskurs München, den Angela Reeg-Muller

2 Agenda Projektorganisation Projektorganisationsformen im Unternehmen Projektorganisation im Projekt Projektrollen Planung im Projekt Projektstrukturplan Arbeitspakete

3 Projektmanagement- Organisationsformen im Unternehmen Stabsprojektorganisation Matrix-Projektorganisation Reine Projektorganisation = Autonomes PM Quelle:

4 Stabsprojektorganisation Die Personal- und Führungsverantwortung für die Projektmitarbeiter verbleibt bei den Linienvorgesetzten Der Projektleiter hat i.d.r. nur eingeschränkte Weisungsbefugnis über seine Projektmitarbeiter Linienarbeit hat tendenziell Vorrang Projekte werden nebenbei gemacht

5 Vor- und Nachteile der Stabsprojektorganisation Vorteile Schlankheit des Ansatzes Kein unnötiger administrativer Aufwand Nachteile Projektgröße begrenzt Nur für kleine überschaubare Projekte

6 Matrixprojektorganisation Projektleiter und mitarbeiter erfüllen parallel Linienund Projektaufgaben Im Rahmen des Projekts ist der Mitarbeiter dem PL unterstellt Sobald der Mitarbeiter seiner Fachfunktion nachkommt, ist der Linienvorgesetzte zuständig Die Personalverantwortung verbleibt üblicherweise in der Linie.

7 Projekte in Matrixorganisation Vorteile Flexibler Personaleinsatz Schneller Aufbau des Projektteams Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter Nachteile Potenzielle Ziel- und Interessenkonflikte: Diener zweier Herren Ggf. hoher Koordinationsbedarf

8 Reine Projektorganisation I Projektleiter und mitarbeiter sind ausschließlich mit Projektarbeiten beschäftigt. Die Mitarbeiter sind dem PL fachlich und disziplinarisch unterstellt

9 Reine Projekt-Organisation im Unternehmen Vorteile Kein Kapazitätenproblem mit Linie Höhere Identifikation der Projektmitarbeiter mit dem Projekt Projektarbeit als Baustein in der Karriere? Nachteile Distanz zur Linie Projektarbeit als Warteschleife? Wiedereingliederung der Mitarbeiter am Ende des Projektes kann problematisch sein

10 Warum überhaupt eigene Projektorganisation? Bestehende Linienorganisation Vorteile einer eigenen Projektorganisation Ideal für die Erfüllung regelmäßig wiederkehrender bekannter (meist fachorientierter) Geschäftsvorfälle Fehlende Flexibilität Fehlende interdisziplinäre Zusammensetzung Klare Führungsverantwortung und Entscheidungskompetenzen des PL Hohe Identifikation des Projektteams mit dem Projekt Konflikte müssen nicht über die Hierarchien der Linienorganisation ausgetragen werden Projektorganisationen ergänzen die bestehenden Linienorganisationen

11 Reine Projektorganisation II z.b. für Beratungsunternehmen

12 Grundformen der Projektorganisation in Unternehmen im Überblick Aspekte des Projektes Stabsprojektorganisation Matrixorganisation Autonomes Projektmanagement Größe der Aufgabe klein mittel und groß eher groß bis sehr groß Personalbedarf gering mittel und groß eher groß bis sehr groß Projektdauer kurze Laufzeit mittlere bis längere Laufzeit mittlere bis längere Laufzeit Erfahrung der Beteiligten eher gering mittel und groß groß bis sehr groß Komplexität gering mittel und groß groß bis sehr groß

13 Projektorganisation: wir unterscheiden Projektorganisationsformen im Unternehmen Projektorganisation im Projekt

14 Organisation des Projektes

15 Projektorganisation mit drei Teilprojekten, Beispiel Lenkungsausschuss Projektleiter Projektassistenz Teilprojektleiter 1 Teilprojektleiter 2 Teilprojektleiter 3 Projektmitarbeiter/In Projektmitarbeiterin Projektmitarbeiter/In Projektmitarbeiter/In Projektmitarbeiter/in Projektleiter=Projektleiterin Projektmitarbeiter/In

16 Der Lenkungsausschuss (LA) steuert die Richtung des Projekts und trifft die wesentlichen Entscheidungen erteilt den Projektauftrag definiert die Ziele des Projektes gibt das Budget frei, ggf. phasenweise nimmt Projektstatus-Berichte der Projektleitung entgegen gibt Anträge frei entscheidet über Änderungsanträge Unterstützt und berät die Projektleitung Mitglieder des LA > Geschäftsleitung > Stakeholders > Nutzer der Ergebnisse des Projekts

17 Das Projektteam setzt sich zusammen: Die Effektivität des Projektes beruht auf der optimalen Zusammenarbeit im Projektteam

18 Teilprojektleiter/In Teilprojekte werden gebildet, wenn das Projektteam zu groß ist (Faustregel ab 7 Mitarbeitern) Teilprojektleiter verantwortlich für ihre Teilprojekte erstellen Projektpläne für die jeweiligen Teilprojekte sind dem PL unterstellt

19 Projektmitarbeiter/in sind für die Dauer des Projektes aus der Linie ganz bzw. zeitweise herausgelöst dem/der PL oder TPL unterstellt Aufgaben termingerechte Abarbeitung der Arbeitspakete regelmäßige Bericht über den Fortschritt der Arbeitspakete, Zeitaufwände und Prognosen Einfordern von notwendigen Entscheidungen

20 Der Projektstrukturplan (PSP) Was ist das überhaupt? - ist der Plan der Pläne, Grundlage für die weitere Planung - beantwortet die Frage: Was ist zu tun im Projekt? - gliedert sämtliche Aktivitäten - enthält Teilaufgaben und Arbeitspakete* - üblicherweise in Baumstruktur * Arbeitspakete befinden sich auf der untersten Ebene im PSP. Für jedes AP gibt es einen Verantwortlichen. Ziele des Projektstrukturplans - Planung der zu erbringenden Leistung/en - Strukturierung des Projektes - organisiert die Arbeit in überschaubare Einheiten - Gemeinsame Basis - Kommunikationsinstrument

21 PSP, schematisch

22 Projektstrukturplan (PSP) besteht aus

23 Vorgehen bei der Erarbeitung des Projektstrukturplans Name des Projektes in die oberste Ebene schreiben Die Ebenen darunter enthalten Teilaufgaben und Arbeitspakete Teilaufgaben fassen mehrere gleichartige Arbeitspakete zusammen Ein Arbeitspaket definiert die Arbeit, die Dauer und die Kosten für die Aufgaben, die zur Erstellung des Arbeitspakets nötig sind Pro Arbeitspaket gibt es einen Verantwortlichen, auch wenn mehrere Personen daran arbeiten Auf klare Beschreibung achten 100%-Regel beachten, d.h. ALLES erfassen Kreativitätstechniken anwenden, um Nichts zu vergessen PSP mit dem Team erstellen, um alle Aspekte zu berücksichtigen und Komplexität abzubilden

24 Beschreibung eines Arbeitspakets

25 Formblatt Arbeitspaketbeschreibung, Beispiel Arbeitspaketbeschreibung Projekt-Nr.: Projektbezeichnung: Projektleiter: Arbeitspaket-Nr.: Arbeitspaketbezeichnung : Arbeitspaketveranwortlic her: Ziele, beabsichtigte Ergebnisse: Voraussetzungen für den Start des Arbeitspaketes: Tätigkeit / Bearbeiter: Aufwand: Bearbeitungsdauer: Gesamtaufwand, Arbeitspaket: Gesamtdauer, Arbeitspaket: Unterschrift, Projektleiter Unterschrift, Arbeitspaketverantwortlicher

26 Danke, dass Sie alle so super mitmachen! Angela Reeg-Muller Dipl.-Volkswirtin Lean Six Sigma Black Belt Beratung Training Business Coach - Moderation a.reeg-muller@exzellenta.de Wolfseeweg 11, Fischbachau Mobil: